撰寫引人入勝的電子郵件：辦公室最機智員工的經驗教訓
已發表: 2024-01-17你正在成為麥可·史考特。 承認吧，你已經連續看了《辦公室》的次數多得數不過來，為其中搞笑的尷尬和令人畏縮的時刻而大笑。 但在喜劇的背後，該劇為任何行銷或銷售人員提供了寶貴的經驗教訓。 這些角色可能在斯克蘭頓的一家紙張供應公司工作，但他們的技術非常適合製作可銷售的電子郵件。
說出笑點：麥可史考特的標誌性動作
《辦公室》的麥可史考特是個爛笑話和尷尬幽默之王，但他總是兌現他所承諾的喜劇妙語。 您的電子郵件主題行也應該這樣做。 如果您向讀者承諾他們將學習“雙倍電子郵件開啟率的 5 種方法”，那麼您最好兌現這一承諾。
過度承諾和交付不足的主題行只會讓您的讀者感到沮喪並損害您的可信度。 主題行要清晰簡潔，並專注於您想要傳達的主要好處或關鍵訊息。 一些受辦公室啟發的例子：
- “辦公室裡的 5 個經典惡作劇（千萬不要在工作中惡作劇）”
- “邁克爾·斯科特教給我的有關公開演講的知識（好的、壞的和尷尬的）”
- “如何避免成為辦公室的‘托比’”
這些主題行清楚地傳達了讀者對電子郵件內容的期望。 他們以一種有趣、有共鳴的方式激起了粉絲們的興趣。 您的電子郵件內容應該提供有用的資訊、娛樂或工具，這些資訊、娛樂或工具可以直接對應到主旨行中的承諾。 保持內容的重點，避免離題。 點擊此處學習編寫高效能主題行的實用技巧。
吉姆·哈爾珀特的溫暖：透過語氣建立信任
來自 The Office 的 Jim Halpert 擅長使用熱情可愛的語氣與電子郵件讀者建立信任。 作為電子郵件文案撰寫者，您可以學習吉姆的方法。
透過溫暖建立融洽關係
吉姆被描繪成一個體貼且語氣溫暖的好人。 他給人的印像是你下班後願意一起喝一杯的人。 眾所周知，吉姆很討人喜歡，並透過他的語氣與他人建立了信任。 如果您符合以下條件，您的讀者會更信任您：
- 在描述您的品牌時，請使用「我們重視」、「我們關心」、「我們致力於」等字眼。 這表明您優先考慮您的客戶。
- 突顯保護讀者的安全措施、保證或政策。 例如，“根據我們的隱私權政策，您的個人資訊將被嚴格保密。”
- 分享一些有關您公司的幕後細節，讓自己看起來更透明。 但不要過度分享——保持專業。
- 感謝讀者的支持與忠誠。 可以這樣說：「我們感謝您選擇我們的品牌。 您的支持對我們來說意義重大。”
有策略地使用幽默——但不要像安迪那樣過度使用
《The Office》的安迪伯納德 (Andy Bernard) 是一個完美的例子，說明如何在電子郵件文案寫作中不使用幽默。 他的笑話很尷尬、不合時宜，而且常常令人反感。 但如果運用得當，幽默會非常有效。
使用量身訂製的笑話
根據您的受眾和產品製作輕鬆的笑話或詼諧的言論。 例如，如果為生產力應用程式編寫內容，您可能會說“自[成立年]以來幫助您完成更多工作......而不是我們在吹牛或其他什麼。” 有針對性的幽默表明您了解您的客戶，並使您的品牌更具相關性。
避免太傻
雖然幽默是好的，但不要過度。 偶爾開個玩笑固然很好，但不要讓每句話都變得愚蠢。 您的客戶仍然需要有用的信息。 看看吉姆和潘姆對德懷特的惡作劇，尋找靈感。 它們是策略性的，而不是一成不變的。 你的幽默感應該是一樣的。
獲得第二意見
請同事審查你的草稿，以確保幽默達到預期效果。 解釋上下文並詢問是否有任何部分看起來不合適或可能冒犯某些群體。 根據需要進行更改。 保持安全總比冒著因不明智的笑話而疏遠客戶的風險要好。
安琪拉馬丁的組織：轉變的關鍵
《辦公室》中的安琪拉馬丁是組織女王。 她細緻的方法可以教我們很多關於設計有效的電子郵件副本的知識。
結構清晰
安吉拉的文件、辦公桌和日程安排得井井有條。 她始終清楚地知道所有東西在哪裡。 您的電子郵件的內容和佈局應該具有類似的清晰結構。 將相關的想法和部分分組到標題下。 使用編號或項目符號清單來組織要點。 讓讀者很容易理解你的思路。
優先考慮重要性
安吉拉為她的所有任務和責任分配了重要性等級。 在您的電子郵件中，將最重要的內容、號召性用語或訊息放在最顯眼的位置。 使用字體大小、顏色和對齊等工具建立突出優先順序的視覺層次結構。
注重細節
安吉拉注意到最小的細節，並確保她工作的所有領域都達到最高效率。 發送前校對您的電子郵件是否有任何錯誤或不一致之處。 仔細檢查連結、圖像、格式和內容是否正常運作。 您對細節的一絲不苟會給人留下專業的印象。
按照規則
安吉拉堅信政策、協議和「規則」。 確保您的電子郵件副本遵循有關隱私、透明度、垃圾郵件和行銷的所有適用法律和最佳實踐。 在分發之前，請仔細查看公司的所有政策，以確保您的內容符合規定。
PAS、AIDA 和 Dwight Schute 的銷售魔法
德懷特·施魯特知道如何銷售。 您也可以按照他的提示來超越競爭對手。 他的非正統方法，有時甚至在辦公室裡令人畏縮的滑稽動作，為撰寫有說服力的電子郵件副本提供了寶貴的見解。 他使用兩種行之有效的銷售技巧：PAS（問題攪拌解決方案）和 AIDA。
回教黨：製造問題、挑起事端、拯救世界
德懷特是 PAS 大師。 他經常發明問題，讓自己看起來對解決這些問題至關重要。 對於電子郵件副本，請專注於您的產品或服務解決的實際問題。 以引起讀者共鳴並讓他們點頭同意的方式描述問題。 然後，激起他們對現狀的不滿，讓問題看起來無法忍受。 最後，以拯救世界的英雄的身份提出您的解決方案。
AIDA：吸引他們的注意力，激發他們的興趣，激發他們的慾望，並號召他們採取行動
德懷特透過表演來吸引人們的注意力。 他的滑稽動作令人難忘並引起人們的注意，即使他們並不總是認可！ 在您的電子郵件中，透過有趣的主題行和引人注目的開頭來吸引註意力。 透過專注於好處並使用生動的語言來幫助讀者想像如何使用您的產品來激發興趣。 透過挖掘情感並分享令人興奮的可能性來創造慾望。 發出明確的行動號召，讓讀者可以輕鬆採取下一步行動。
以對話方式說話，而不是像 Pam Beesly 這樣的公司
就像《The Office》中的 Pam Beesly 一樣，在電子郵件文案中採用對話式的語氣。 像對待朋友一樣與讀者交談，而不是用生硬的公司用語。
保持休閒風格
帕姆的電子郵件總是輕鬆隨意，即使在交換工作主題時也是如此。 她說話很自然，就像她本人一樣。 您的讀者會喜歡非正式、友善的語氣。 說“這是我們下次會議的詳細資訊”，而不是“請參閱下面有關我們即將舉行的會議的議程”。
為了加強與讀者的聯繫，請考慮加入個人細節或故事，就像帕姆在給吉姆或她的朋友發送電子郵件時經常做的那樣。 可以這樣說：今天早上我開車去上班時，我發現自己在思考這款新產品的發布，並想與您分享一些想法。” 包括個人接觸有助於在相關各方之間建立熟悉和信任。
Creed 的創意：跳脫收件匣思考
克里德·布拉頓 (Creed Bratton) 是鄧德·米夫林紙業公司的品質保證代表，以其非常規和古怪的行為而聞名。 這延伸到了他獨特的電子郵件寫作風格。 克里德在收件匣之外思考，他的電子郵件經常包含意想不到的有趣內容，從而吸引收件者的注意。
不可預測性
Creed 的電子郵件是隨機且不穩定的。 當您在收件匣中看到來自 Creed 的訊息時，您永遠不知道會發生什麼。 這種驚喜元素以一種很好的方式讓讀者措手不及，讓他們想看看克里德要說什麼。 在您自己的電子郵件文案中，注入一些不可預測性以保持訂閱者的參與度。 在他們最意想不到的時候加入有趣的事實、有趣的圖像或詼諧的評論。
簡潔
信條重視簡潔。 他的電子郵件簡短而切中要點，通常只有 1-2 句話。 他不會浪費文字或讀者的時間。 製作電子郵件副本時，要簡潔。 盡可能用盡可能少的文字傳達您的訊息，同時仍然具有吸引力。 保持段落和句子簡短，避免不必要的冗長。
真實性
克里德的電子郵件反映了他獨特的聲音，並且不要試圖假裝相反； 他的訊息完美地捕捉了他古怪的自我，贏得了讀者的真實性讚譽。 在撰寫電子郵件副本時，透過做你自己來展現你的真實個性； 直接與觀眾交談，就像直接與朋友交談一樣——這樣，他們與真實訊息的聯繫將比捏造的訊息更緊密。
達成交易，辦公室風格
您是否也想以 Dunder Mifflin 的風格達成交易？ 保持真實，讓您的公司個性閃耀。 Dunder Mifflin 古怪而認真的方法是公司成功的關鍵。 您想保持自己的專業形象，但不要害怕讓公司獨特的聲音和個性脫穎而出。
與匿名公司相比，讀者將更能感受到人情味。 您應該重申並發出明確的號召性用語，例如安排演示、開始試用或立即購買。 讓您的讀者輕鬆而有說服力地說“是！”
結論
在電子郵件遊戲中，《辦公室》的非傳統魅力提供了洞察力的寶庫。 從強大的主題行到溫暖的色調和意想不到的創造力，有很多東西需要學習。 因此，讓您的電子郵件成為您品牌的獨特體現，在專業和真實個性之間取得平衡。 借助 Office 的另類智慧，製作具有吸引力、相互聯繫並最終達成交易的電子郵件。