何時、如何以及為什麼在 WooCommerce 中使用形式發票

文檔在在線業務中很有用，因為它們可以提供信息、要求付款、建立關係並提供法律保護。 WooCommerce 中的形式發票在某些方面與其他 WooCommerce 發票不同。

讓我們跳進去了解有關 WooCommerce 中形式發票的更多信息。

形式發票通常用於在交付產品或服務之前向承諾的客戶索取付款。 本文件包含有關物品、付款金額和其他交易細節的信息。

它本質上是您（供應商）和客戶之間“善意”達成的協議，以便他們都知道會發生什麼。

例如，使用形式發票，您可以提出即將發生的交易的詳細信息，以確保在您製造商品或提供服務之前安排好資金。

此外，它作為買賣雙方之間的協議，雙方目前均不承諾銷售/購買所需的商品或服務。 賣方可以放心地知道，一旦給出最終銷售發票，買方將完成訂單並付款。 買方還可以免受賣方任何意外的附加費/多收費用。

它對國際貿易也很重要，因為它提供了清關所需的所有信息。

需要了解的重要一點是，WooCommerce 中的形式發票通常是在客戶或客戶承諾向您購買後提供給他們的，但由於最終細節仍需確認，因此無法發送正式發票。 一旦客戶同意一切，您就可以交付貨物並開具正式發票。

國際賣家也充分利用它們。 世界各地港口的海關要求要求有關所運貨物的事實易於獲取和可見。 為確保快速清關，形式發票可用於共享重量、價值、稅金、運費、運費等事實。

形式發票使銷售過程更容易。 您的客戶接受形式發票上的定價，然後您交付產品。 合同是單向的，所以在你完成一半後沒有來回談判。

形式發票的優點包括：

• 術語“透明度”是指明確約定的所有條款，例如交貨日期、價格、數量等。
• 它既可以作為採購訂單，也可以作為報價單。 購買者可能會要求內部採購批准。
• 它們不代表付款要求或請求。 形式發票是一種“善意”的安排，可以告知您的客戶期望什麼。
• 一些公司要求形式發票作為其內部採購審批程序的一部分。

形式發票與最終銷售發票非常相似，並且包含相同的信息。 可以使用 WebToffee 的 WooCommerce PDF 發票、裝箱單、交貨單和運輸標籤創建。

形式發票的主要目的是向您的客戶展示擬議交易的細節。 因此，它應該具有與最終發票相同的信息。

包括以下詳細信息：

• 唯一發票編號
• 您的公司名稱、地址和聯繫方式
• 您客戶的姓名和地址
• 簽發日期和到期日
• 商品描述
• 運輸條款
• 銷售條款
• 適用稅項（如有）
• 運費（如有）
• 形式發票編號（如果適用）

與最終銷售發票不同，形式應包括以下信息：

“形式發票”一詞向您的客戶表明這不是銷售或稅務發票。

首先，您必須在 WooCommerce 商店中購買、安裝和激活插件的高級版本。

在 WordPress 儀表板中，轉到發票/包裝>形式發票

在這裡，在常規設置中，您可以配置形式發票的基本設置。

形式發票日期 -您可以選擇訂單日期或形式發票創建日期。

為訂單狀態生成形式發票 - 僅為某些訂單狀態生成形式發票。 根據您的業務需求，您可以相應地選擇多個訂單狀態。

在電子郵件中附加形式發票 PDF：允許訂單電子郵件包含當前活動形式發票模板的 PDF 版本。

為客戶啟用打印形式發票選項：使您能夠在訂單電子郵件中向客戶顯示打印形式發票按鈕。

形式發票的自定義頁腳：在文本部分，輸入形式發票的自定義頁腳。 如果此字段留空，則將加載常規設置中的默認頁腳。

特別說明：在提供的文本字段中，提供應包含在形式發票中的任何相關說明。

在產品表 e 中顯示個別稅收列：允許將不同的稅收分類在不同的列中。

進行必要的更改後，單擊“更新設置”按鈕。

您可以使用前綴/後綴/數字系列創建自定義形式發票編號，也可以將訂單編號鏡像為形式發票編號。

形式發票編號格式：提供應生成形式發票的格式。 例如：[prefix][number][suffix]

將訂單號用作形式發票號：要將訂單號用作形式發票號，請選擇是。 如果要生成唯一的形式發票編號，請選擇否並在填充區域填寫所需信息。 這些字段會根據之前指定的數字格式自動填寫。

發票起始編號：在提供的區域中，輸入所需的形式發票起始編號。

形式發票長度：該值表示形式發票編號的總長度。 如果生成的形式發票編號比指定的長度短，它將用“0”填充。

進行必要的更新後，單擊“更新”按鈕以在最終形式發票中反映更新。

您可以使用內置模板編輯形式發票並對其進行調整以滿足您的特定業務需求。

您可以通過切換自定義選項卡左側的按鈕來進行更改。

也可以通過單擊自定義選項卡下方的創建新模板選項來創建新的形式發票模板。

您可以從出現的彈出框中選擇 3 個不同的模板選項中的任何一個。

對佈局進行任何必要的更改並保存。

保存後，激活模板以在將來用於形式發票。

WooCommerce 中的形式發票是一個重要的文件，因為它允許在獲取商品/服務時進行有效的商業交易。 它有助於提高買賣雙方之間的透明度。 此外，它不僅是一個很好的談判工具，而且是全球運輸的必需品； 它還有助於在買賣雙方之間建立更牢固的關係。

希望您發現這篇文章有助於指導您朝著正確的方向前進。

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