什麼是范圍蠕變？ 預防它的例子和方法

已發表: 2022-07-15

範圍蔓延是幾乎所有服務提供商或自由職業者在處理項目時遇到的一個猖獗的問題。 尤其是在軟件和網站開發領域，範圍蔓延會對您的時間、生產力和利潤率產生嚴重影響。

作為項目經理，在您徹底了解即將開始的項目範圍之前，您無法遏製或管理範圍蔓延。

在本文中，我們將探討範圍蔓延的含義和常見原因。 您還將看到網站項目管理中範圍蔓延的示例以及避免它的實用方法。

項目的範圍是什麼？

顧名思義，項目範圍（或工作範圍）是指啟動和完成項目所需的工作計劃、步驟、流程、關鍵可交付成果和要求。 為您的項目制定工作分解結構 (WBS) 是識別構成項目範圍的所有規格、里程碑、活動、成本、預算、邊界和項目進度的簡單方法。

所有這些都將幫助您和您的客戶在出發前確定項目的範圍。 最好將其簡化為項目說明，以便在項目工作進行時作為一個簡單的提醒。
未能在客戶訪談中定義項目範圍不僅可能導致範圍蔓延，而且最終產品與客戶的設想完全不同。

什麼是范圍蠕變？

範圍蔓延，也稱為功能蔓延，是對項目原始範圍的增加或偏離請求。 這並不是說不歡迎對范圍進行更改。 但是，您需要遏制這些變更請求，使其與項目範圍保持一致，因為這些變更會影響項目進度、資源、預算、生產力、時間和成本。

當客戶或利益相關者在項目開始後添加新的項目功能或要求時，範圍蔓延變得特別難以忍受。 當您的團隊預計在原始時間表、預算和資源內完成項目時，這可能是有害的。

就像蠕變這個詞的含義一樣，它通常從一些小的請求開始，這些請求會逐漸影響項目的目的並給你帶來問題。 對項目範圍的不受控制的更改會使您很容易超出預算。 這將影響您的利潤率，導致您錯過最後期限，並導致您偏離客戶真正想要的東西。 所有這些都可能對您的聲譽造成災難性的影響。

如果您沒有準確定義項目的範圍，您的項目很容易超出其最初的預期。

範圍蔓延的常見原因

範圍蔓延的發生有幾個原因，它可能是客戶或項目團隊的錯誤。 範圍蔓延會影響網頁設計師、開發人員和企業家。 以下是范圍蔓延的一些常見原因。

模棱兩可或未定義的項目範圍

項目範圍定義不明確是鼓勵範圍蔓延的最簡單方法。 作為項目經理，您必須了解完成項目所需的流程和要求。 否則，最終產品將偏離客戶的意圖。

有時客戶要為項目範圍的模糊性負責，因為他們對自己想要什麼沒有明確的想法。 需要適當的項目管理溝通來引導這樣的客戶獲得清晰的願景。 隨著項目的進行，客戶“想弄清楚”是未來可能出現範圍蔓延的明顯跡象。

迴避項目管理實踐

有一個項目範圍和管理實踐是一回事，但堅持實踐是另一回事。 為較小的變更請求迴避項目管理實踐會鼓勵範圍蔓延。

例如，您的客戶要求您對網頁的主題顏色進行細微更改。 這樣的改變不需要你一個小時就能生效，所以你可能會想在既定的練習之外實施它。 然而，這就是范圍蔓延的方式，並且會隨著時間的推移而累積。

遵循項目管理實踐也將幫助您保持正軌，同時防止甚至批准的功能請求偏離項目的原始目標。

無證或模棱兩可的協議

將與客戶的所有通信和協議減少為書面形式是限制範圍蔓延的好方法。 記錄您與客戶的溝通的一種簡單方法是確保通過電子郵件而不是電話進行重要的溝通。 或者通過要求通過物理會議達成的協議，並通過電子郵件重新確認電話。

此外，擁有一份包含雙方同意的項目條款、條件和義務的靈活合同是確保清晰度和阻止客戶不必要的功能請求的好方法。 但要確保所有文件都是明確的和明確的，這樣任何一方都不會受到任何誤導的印象。

功能請求的不受監管的過程

項目期間的變化通常是不可避免的。 作為專業的項目經理，創造改進空間是切實可行的。 任何功能請求都必須符合確保成本、資源和時間得到考慮的流程。

除了客戶要求外，有時項目團隊可能會專注於添加額外的功能來打動客戶。 這必須遵循適當的渠道，以確保它不會適得其反並花費您的金錢和時間。

一定要使添加過程靈活，這樣它就不會抑制創造力，但仍能抑制範圍蔓延。 合併請求的適當結構將消除不必要的延遲和不滿意的客戶。

沒有一致目標的多個項目利益相關者

當客戶有多個人監督項目的各個方面時，通常會發生這種範圍蔓延的原因。 通常，每個人對於如何執行項目會有不同的想法或觀點。

如果管理不當，這是一個“廚房裡有太多廚師”的經典案例。 當客戶擁有多個對項目具有決策權的人時，他們必須保持一致的願景以避免範圍蔓延問題。

作為項目經理，在著手處理來自利益相關者之一的任何變更請求之前，您必須意識到這種不和諧並確保利益相關者之間的協同作用。

其他原因包括：

  • 缺少項目說明
  • 客戶訪談是非正式的和模糊的
  • 不切實際的預算和時間框架
  • 客戶公司管理層變動
  • 模糊或模棱兩可的客戶願景
  • 低效的項目管理
  • 與客戶的溝通差距

範圍蔓延的例子

儘管範圍蔓延通常來自未經批准的變更請求，但情況並非總是如此。 如果早期未將授權請求識別為範圍蔓延，則授權請求也可能導致相同的問題。
以下是范圍蔓延的三個示例，可幫助您在實際場景中識別它們。

示例 1：停滯的內容

考慮一家電子商務公司與您的網站開發公司聯繫以創建一個 WordPress 網站。 您已經與客戶進行了面談，並且項目範圍已得到雙方的批准。 如有必要，您還提供了小變更請求的程序。

但是，在網站項目的要求中，客戶堅持為電子商務網站提供內容，拒絕使用您提供網站內容的附加服務。 該網站預計將在兩個月內推出。 客戶的內容交付安排在發布前 3 週。

客戶端未能在預定日期交付 Web 內容。 直到預定發射前 5 天，客戶才與客戶聯繫。 客戶最終伸出手，提出了 Web 內容開發和審查的請求，具有預期的成本影響，但沒有延長預定的發布日期。

這是范圍蔓延，如果獲得批准，可能會產生與未批准類似的後果。 除非在項目時間交付方面有重大考慮，否則它將給您的生產力、人力資源和可能的發布延遲帶來壓力。

示例 2：丹佛國際機場

現在來看一個範圍蔓延的真實例子：丹佛國際機場 (DIA) 傳奇。 它非常有名，因為它顯示了範圍蔓延的危險程度。 創建全自動行李處理系統的機場項目進行了 2,000 多次設計更改。 該項目雖然比預定時間晚了 16 個月並且超出預算 250%，但最終還是失敗了。

設計階段範圍蔓延的主要原因是沒有讓所有相關的利益相關者（例如航空公司）參與到規劃階段。 由於忽略了重要的項目問題，行李處理系統也失敗了。

由此，我們可以觀察到客戶和項目團隊的失誤。 在生成項目範圍時，項目經理必須優先考慮創建工作分解結構 (WBS)。 如本例所示，在繼續之前，客戶和所有利益相關者必須在同一頁面上。

示例 3：設計修訂

考慮一個需要設計他們的網站但對最終產品應該是什麼樣子一無所知的客戶。 客戶說“當我看到我喜歡的東西時我就會知道”，但對規劃過程沒有任何決定性的貢獻。

在設計階段，您將當前的設計提交給客戶，他們並不滿意，因為似乎沒有什麼能捕捉到他們喜歡的東西。 客戶繼續要求修改設計，從而使整個項目受挫。 在預計發布的幾天后，一項設計獲得批准，您仍應及時交付網站以進行發布。

從這個例子中，很明顯，來自客戶的模糊指令必然會導致範圍蔓延，以無休止的修訂形式出現。 這會降低您的生產力和資源，並可能會延遲。

如何避免範圍蔓延

範圍蔓延是項目超出預算和延遲的主要原因； 特別是在軟件、網站設計和開發領域。 通過至少遏制未經授權的更改，您的項目將見證生產力、利潤率和時間管理的顯著提高。 這使您有充足的時間來處理來自客戶的重要變更請求。

以下是防止範圍蔓延破壞項目的 5 種最佳方法：

1. 記錄項目需求

儘管看起來很直觀，但記錄客戶的項目要求並不總是完成。 記錄您的項目需求可以讓您清楚地定義項目的範圍。

從客戶諮詢開始，了解您的客戶需要什麼。 一旦您記錄了客戶會議的項目要求，請務必與所有相關方分享。 該文件還應包含跟踪項目進度的所有必要信息。

請注意，應根據需求的重要性對需求進行優先級排序，因為可能並非所有需求都是可能的。 這有助於通過防止他們浪費時間專注於不重要或不可能的任務來控制您的團隊。

2. 設置變更請求程序

無論您的項目範圍準備得多麼充分，都只能期望隨著項目的進展會發生變化。 這就是為什麼您必須在與客戶的合同中包含規定變更請求程序的條款。

此變更請求程序將幫助您管理意外範圍蔓延的可能性。 但要做到這一點，必須嚴格遵守程序。 否則，這個過程將變得毫無用處。 此外，包括對變更請求的適當成本和時間影響，以阻止客戶提出輕率的請求並保持利潤率。

一旦提出請求，設置此過程非常容易。 基本程序步驟是審查、批准或拒絕，以及要遵循的合併。 當情況需要時，不要害怕對更改請求說不。 但是，清楚地解釋某個請求可能不被批准的原因並提供替代方案。

3. 讓利益相關者參與項目範圍過程

在創建項目範圍時，必須與所有利益相關者進行良好的溝通。 作為項目經理，必須確認您已收集並了解利益相關者的所有要求。 通過與利益相關者共享您的需求文檔，您可以消除以後可能出現的混淆。 因此，請花足夠的時間盡可能多地審查項目範圍。

此外，確保各個利益相關者了解在項目範圍完成後請求更改功能的程序和含義。 不涉及利益相關者可能會破壞項目，因為利益相關者可能會在項目開發過程中提出重大要求。 如果利益相關者通常無法為項目範圍做出重大貢獻，則建議您在項目進展時定期提醒。

4. 攜帶項目團隊成員

儘管讓利益相關者參與循環很重要，但確保您的團隊成員也參與循環同樣重要。 團隊成員必須了解變更請求程序及其對他們的影響。

您的團隊成員傾向於過度交付並給客戶留下深刻印象。 通過確保團隊成員了解項目範圍和聲明，您可以防止他們過火。 這樣，您就不會因未經授權的更改而偏離商定的項目聲明。

5. 積極主動

避免範圍蔓延的最佳方法之一是預測項目中可能出現的領域。 然後製定方法來遏制這種範圍蔓延。 通過積極主動，您可以領先於可能的變化，並且不會因客戶的最後一刻變化而措手不及。

有時，變更請求是合理且可預測的。 作為一個積極主動的項目經理，您可以儘早建議這些更改以供客戶和利益相關者確認。 而不是在項目後期等待客戶請求這些更改，因為這可能非常不方便。

就像在示例 1 中一樣，作為一個 Web 開發人員，很明顯客戶端會延遲提供網站內容，您可以積極主動地起草內容並將其發送給客戶端進行確認。 為了避免最後一刻的請求，這會延長項目進度或在以後顯著增加您的成本。

包起來

範圍蔓延是大多數項目失敗或經歷延誤和成本上升的主要原因。 作為項目經理，重要的是您不僅要了解範圍蔓延的影響，而且要能夠在它發生之前識別和預防它。 項目期間的變化本身並不是壞事； 但是，必須對它們進行審查和管理，以免它們使項目偏離目標並延誤項目。

請記住本文中分享的範圍蔓延的原因和示例。 它將幫助您識別出現時的模式。 然後，您可以應用 5 種最佳方法之一來避免下一個項目中的範圍蔓延。

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