什麼是工作範圍？

已發表: 2022-07-07

與客戶合作並不容易。 客戶關係惡化的主要原因之一是在客戶應該接受哪些服務方面存在分歧。 您需要一個工具來清楚地說明您將為他們執行哪些服務。 該工具稱為工作範圍。

你有沒有發現自己為客戶做額外的無償工作，或者被指責沒有給他們足夠的工作來完成他們同意的工作？

這往往會發生，尤其是在網頁設計和開發等數字職業中。

客戶可能認為您很容易添加額外的工作，並希望您在沒有通知或沒有補償的情況下這樣做。 其他時候，他們對特定服務中包含的內容感到困惑。 有時，您會遇到一個客戶，他只是想為您提供盡可能多的免費工作。

為了防止這些客戶端問題，您需要一個工作範圍。 在本文中，我們將解釋什麼是工作範圍，為什麼需要一個，以及如何創建一個。

什麼是工作範圍？

工作範圍是關於將在項目中完成的工作的協議。 它詳細說明了將要做什麼、何時完成以及如何完成。

工作範圍定義了服務的邊界和限制。

工作範圍與工作說明書

工作範圍經常與工作說明書混淆，特別是因為它們都有相同的首字母縮寫詞——SoW。 但這些術語不是同義詞。

工作範圍概述了所執行的服務，以及為實現項目目標而完成的各項任務。

工作說明書是更廣泛、更全面的項目大綱和項目管理文件。 它包含與將要完成的工作相關的所有內容。 工作說明書可以包括分包商信息或旅行要求等內容。 這些文件通常與更多的利益相關者共享，而不是工作範圍。

工作範圍

為什麼工作範圍很重要？

工作範圍簡明扼要地向客戶傳達他們將從您那裡收到的內容以及您的工作方式。 這兩點很關鍵。

工作範圍可用於向客戶介紹您的內部流程。 這是確保您在同一頁面上的最佳方式。 它可以為您節省大量時間和頭痛。

想要防止客戶不斷詢問您已經完成了多少工作以及他們何時可以期待交付成果？ 寫詳細的工作範圍。

它還通過證明他們已經同意一組明確定義的服務和任務來防止範圍蔓延和服務後投訴。 如果您願意，您可以為他們提供一種添加其他服務的方法。

您可以創建一個精簡版本，只詳細說明一些服務和任務。 或者，您可以創建一個更廣泛的共享審批截止日期。

我需要工作範圍嗎？

是的。 如果您向客戶提供服務，您必須有文件準確定義您向他們提供的服務、這些服務的範圍和限制，以及您將如何提供這些服務。 此信息未包含在提案或合同中。

應該為每項服務完成一個工作範圍——即使它是為長期客戶提供的重複服務。 期望客戶知道或記住您流程的所有細節是不合理的。 這將使事情保持專業，並在出現問題時為您提供支持。

沒有工作範圍的工作會讓自己陷入失敗。

工作範圍應該包括什麼？

可以定制工作範圍以適應您的服務、項目和客戶。 它至少必須詳細說明您提供的服務、提供服務的時間、提供服務的方式以及客戶將獲得什麼。

我們編制了一份包含 20 個元素的列表，這些元素可以納入工作範圍。 並非所有這些都適合每個項目。 您可以選擇要包含的內容和省略的內容。

請記住，這一切都是為了傳達項目細節，這將有助於使您的客戶-設計師關係更輕鬆、更高效、更有成效且風險更低。

以下元素可以被認為是必不可少的：

  • 概述
  • 目的/目標
  • 工作範圍
  • 更改協議
  • 批准條款
  • 服務說明
  • 可交付成果
  • 里程碑
  • 進度報告
  • 時間表/時間表

可以根據您的需要包括以下內容：

  • 問題陳述
  • 詞彙表
  • 範圍外列表
  • 任務列表
  • 資源
  • 工作地點
  • 項目管理
  • 測試
  • 付款條件
  • 預算或資源分配

1. 項目概述或背景

項目概述總結了項目。 它必須包括項目的基本細節：誰是客戶，誰是服務提供者，以及正在提供什麼服務。

大多數概述還提供有關正在完成的工作的背景信息。 這可能包括您被選為服務提供商的原因以及客戶如何做出該決定。 它還可以包括估計的時間表。

2. 項目目標

項目目標描述了您的服務旨在實現的結果和成果。

這是一般的、宏觀的、表面的描述。 它不應包含可交付成果的詳細列表或獲取技術信息。

想想“帶有購物車的登錄頁面”與“線框圖、頁面搜索引擎優化、購物車集成”等。

3. 問題陳述

問題陳述描述了該服務正在解決的問題、問題或需求。 這是一個簡短的部分，概述了該項目的原因。

這部分可以被認為是可選的。 它不適用於所有項目，但如果您覺得合適，應該包括在內。

例如，從事網站更新工作的網頁設計師可能希望包含一個問題陳述，描述網站的高跳出率或殘障人士無法訪問。

4. 詞彙表

與可能不熟悉用於描述您的服務的語言的個人合作時，您應該考慮包括一個詞彙表。

列出並定義外人可能不知道的任何事情。

這可以包括在您的工作和行業中使用的首字母縮略詞、術語和行話。 它還應包括任何服務條款、條件和要求。

如果包含，詞彙表應放在文檔開頭附近。 它至少應該放在任何必須定義的術語之前。

五、工作範圍

工作範圍部分列出了客戶將獲得的具體服務。

本節類似於但不同於可交付成果或任務列表。 它列出了您為它們提供的不同服務和子服務。

例如，提供圖形設計服務的網頁設計師可能包括線框圖、3 個標誌設計、背景圖像和排版。

如果有不同的服務級別，本節應包括該工作的範圍。

6. 範圍外列表

超出範圍的部分列出了在此服務期間不會執行的工作。 這是防止範圍蔓延的好方法——無論是無意的還是客戶試圖在你身上工作。

本部分列出了客戶在整個項目期間最有可能要求的附加服務，或者對項目成功至關重要的服務，但您不會完成這些服務。

任何從事以某種方式依賴於外部人員或因素的項目的服務提供商都必須包括一個超出範圍的活動部分。 它可以保護您免於對您無法控制的事情負責。 本節還有助於徹底消除對免費工作或獎金服務的期望。

客戶經常向網頁設計師詢問更多功能、升級、更改或其他附加功能。 有時會發生這種情況，因為他們事先沒有想到它，忘記包括一些東西，或者認為它會被包括在內。想想任何比你提供的東西更互補、密切相關或更廣泛的東西。

許多客戶在看到超出範圍部分列出的服務後，會選擇將更多服務添加到協議中。 所以，認為這是一個很好的追加銷售方式。

7. 更改協議

客戶會想要改變。 您需要為處理與客戶的更改和項目內流程製定一套協議做好準備。

對客戶進行有關如何以及應該如何進行更改的預先教育有助於保持項目的順利運行。 它為您的工作流程帶來了更多的結構，展示了專業精神，並為您的客戶關係增添了一種形式感。

它向客戶表明您認真對待您的工作，並對他們在項目期間的行為有明確的期望。

客戶尊重設定明確界限的人。 他們應該明白，您不會在“任何事情發生”的基礎上進行操作。

更改協議或流程部分概述瞭如果客戶想要進行更改會發生什麼。 它至少應包括以下內容：

  • 協議範圍內包含哪些變更
  • 客戶應如何進行這些更改
  • 如果他們未能在設定的條款內進行更改會發生什麼
  • 如何處理超出約定服務範圍的變更
  • 額外更改的定價和付款條款

包括使您更輕鬆地處理更改所需的一切。 服務提供商通常更喜歡將更改限制在一個固定的數量和有限的時間範圍內。

本節防止無意義的變更請求，確保變更不會混亂，並限制範圍蔓延。

八、服務說明

服務描述部分描述了您將執行的服務。 考慮類型和類別，而不是任務。

例如，電子商務網站的 Web 服務可能是 SEO 研究、WordPress 網站開發、主題定制、移動優化和營銷插件集成。

您可以利用服務描述部分來強化您的價值。

9. 任務清單及詳情

本節包括完成每項服務所需的所有任務及其截止日期。 這是您為客戶所做的最詳細的列表。

任務部分可能會開始變得相當長，尤其是在提供 Web 服務或其他工作時，其中單個服務可能包含一長串任務。 因此，請保持本節整潔且有條理。

如果多人參與其中或需要參考，則此部分應足夠詳細以用作參考。

10. 資源

如果客戶需要為您提供資源、信息或其他任何東西來完成服務，則應包括資源部分。

這應該是您對他們的需求、提供每種資源的截止日期以及您接收它的首選方法的列表。

11. 工作地點或演出地點

本節說明將在何處執行工作。 對於許多服務提供商而言，這意味著虛擬或遠程工作地點。

但是，如果您與客戶進行任何面對面的會議，它可以是混合的。

12. 可交付成果

本節列出了客戶將作為所提供服務的一部分收到的每種不同的最終產品。 您可以選擇包括提供它們的方法。

這裡有兩個例子：

  • 徽標設計師的可交付成果可能是通過 Google Drive 以 SVG 和 JPG 格式提供的 5 個徽標版本
  • 網頁設計項目的可交付成果可能是競爭對手分析、用於 A/B 測試的 2 個網站版本、創意資產和風格指南

這部分是必不可少的。 您的客戶必須確切知道他們將在項目結束時收到什麼。

13. 項目或工作管理

管理部分詳細說明了與客戶或其他利益相關者參與相關的項目管理。

這應該包括虛擬會議、電話交談、視頻會議、利益相關者討論等。

例如，如果您想每週召開一次會議來討論進度，請將其放在本節中。

14. 里程碑

里程碑部分適用於幾乎所有工作範圍。 這列出了整個項目的重要點。

它可以關聯到不同的項目管理階段和/或標記決定性的成就。

15. 時間表或工作時間表

工作範圍將始終包括一個時間表。 它應該列出項目的開始和結束日期（或預計結束日期）以及任何里程碑的日期。

您還可以選擇為客戶提供項目階段時間表。 這是幫助他們跟踪事物位置的好方法。

典型的時間表將有：

  • 項目開始日期
  • 項目預計結束日期
  • 項目的最終終止日期
  • 工作的開始和結束日期
  • 里程碑日期
  • 可交付的截止日期
  • 關鍵階段的大致日期

確保區分確定的日期和估計的日期。 項目的開始日期通常是唯一可以明確確定的日期。

當涉及里程碑和項目階段時，您可能希望提供日期範圍或最終截止日期，而不是單個日期。

確保客戶了解您何時給他們一個確定的截止日期而不是估計的時間表。

16. 進度報告

這部分工作範圍描述了您將如何與客戶共享狀態報告和更新。

告訴他們他們將獲得什麼樣的信息、何時獲得、採用何種格式以及如何傳遞。

最好以以後可以驗證的方式提供進度報告。

17. 測試和檢查點

如果這些是您正在執行的服務的關鍵部分，則工作範圍應包括測試或檢查點部分。

它應該有：

  • 將測試什麼工作
  • 將進行什麼樣的測試
  • 這些測試的範圍
  • 何時進行測試

這讓客戶知道您的標準是什麼，並防止他們在事後提出投訴或指控低於標準的服務。

這些應包含在您的日程安排或時間表中。

18. 接受和批准條款

您的工作範圍應始終包括對客戶批准和接受​​您的工作的預期。

它應該告訴客戶需要批准什麼，他們應該如何批准，以及他們需要多少時間來批准。 客戶未能滿足這些條件將被視為接受工作。

客戶應該在此過程中批准工作。 包括對每個重要階段、可交付成果、里程碑和項目最終結束的分階段批准。

19. 付款條款

工作範圍可以包括付款條件和到期日。 這些條款應包含在其他文件中，例如合同和提案。

然而，在工作範圍內重申它們重申了這樣一個事實，即工作的條件是滿足這些要求。

20. 項目預算或資源分配

重大項目的工作範圍可以包括詳細說明預算分配的部分。

包起來

工作範圍應使您的工作關係更輕鬆，同時提供法律保護以防止投訴和分歧。

首先關注基礎知識，然後添加任何有助於您和您的客戶在同一頁面上的內容。

這裡有一些最後的提示：

  • 寫得清楚簡單
  • 詳細而細化
  • 循序漸進，思考從準備到結束的一切
  • 將工作分解為其服務、子服務、任務和子任務
  • 設定明確的基準、成功標準和階段
  • 讓其他人審查工作範圍或讓它休息並仔細檢查

觀看網絡研討會：如何創建全面的工作範圍

這篇文章基於 iThemes Training 的網絡研討會“如何創建全面的工作範圍”。 詳細了解如何創建使您的業務更加高效和高效的工作範圍或工作說明。