6個最佳軟件文檔示例和最佳實踐

想知道良好，蓬勃發展的軟件產品背後的成功嗎？

這是他們的文檔。

好公司在其軟件文檔中投入了很多資金。實際上，他們要做的第一件事是創建文檔，其中包括軟件的目的，範圍，其工作和行業參考。

這使利益相關者可以窺視軟件開發成本，時間表，營銷角度和策略，功能差距以及關注的關鍵功能。

它不僅有助於開發，而且軟件文檔是培訓新員工，登上新客戶並提供支持的最常用方法之一。

我們還創建了多個軟件及其文檔，從中我們可以使用您的軟件文檔指導您。

所以，讓我們開始吧！

我們嚴格測試和研究我們通過赫洛塞姆推薦的每種產品。我們的審查過程。如果您通過我們的鏈接進行購買，我們也可能會賺取佣金。

什麼是軟件文檔？

軟件文檔是任何有助於軟件開發，記錄開發過程和進步的書面或視頻材料，可以解釋軟件應用程序的工作原理，指導用戶有效地使用軟件並用作客戶支持材料。

軟件文檔的類型

一個軟件項目可能需要幾天到幾年才能完成。因此，在使用任何業務軟件開始之前，重要的是要了解您正在研究什麼。

結果，軟件文檔涵蓋了大量文檔。從計劃階段到遵守法律。

軟件開發生命週期中生產的一些文檔，來源 - cds.cern.ch

這將有助於您了解如何啟動軟件文檔以及要介紹的內容。

1。項目文檔

項目文檔是在軟件創建的初始階段創建的，並在其整個生命週期中保持。

由於它使鳥類眼光了解軟件開發過程，因此極大地有助於決策。

它涵蓋研究，測試，想法，示例，資源分配，會議細節，工作進度，里程碑和未來目標。

2。要求和設計文檔

要求和設計文檔都可以手工工作。這就像在實際開始編碼之前對軟件進行粗略的草圖。

它包括關鍵組件，例如：

• 系統概述
• 高級目標和目標
• 功能要求
• 接受標準
• 系統體系結構
• 技術堆棧

儘管需求文檔側重於系統應該做什麼，但設計文檔側重於如何構建系統。

最佳實踐：最好將您從軟件中的所有要求列出並將其分為幾個階段。這將幫助您從一開始就設計更好的軟件。

重新設計了許多軟件（例如，以不同的語言重寫或重新結構）僅僅是因為它首先是不正確的設計。

3。技術文檔

技術文檔涵蓋了軟件系統的構建，操作和維護方式。

在軟件文檔中，您必須創建技術文檔來解釋：

• 代碼如何工作
• API（應用程序編程接口）
• 數據庫架構（表，關係和數據流）
• 如何升級軟件依賴性
• 故障排除指南

我們擁有創建和編寫技術文檔的完整指南，請檢查一下！

4。用戶文檔

用戶文檔可幫助最終用戶（客戶）有效地使用您的軟件。

它包括：

• 用戶手冊：為最終用戶創建。例如，用戶如何使用產品的特定功能。
• 培訓材料：它為最終用戶包含各種培訓資源。例如，設置指南，視頻或課程。

用戶文檔與技術文檔有些不同，我們有一些指南可以幫助您了解有關它的更多信息：

• 5個最佳用戶文檔示例（好與壞 +提示）
• 如何創建用戶手冊：從零到英雄（完整指南）

5。測試文檔

針對質量保證（質量保證）團隊專門創建的測試文檔或指南。確保軟件質量符合市場標准或滿足利益相關者的需求。

它包括：

• 測試計劃和測試用例
• 測試軟件功能時要遵循的清單
• 代碼質量指南
• 自動測試

6。維護 /安全文件

這種類型的文檔可以幫助開發人員和團隊維護，更新，調試和對軟件進行故障排除。

它包括：

• 更新指南或清單
• 指南更新軟件依賴性
• 訪問控件
• 事件計劃
• 發行說明

7.法律和合規文件

法律和合規文件，以確保軟件遵循法律，監管和行業標準。

法律文件，例如：

• 最終用戶許可協議（EULA）
• 服務條款（TOS）
• 隱私政策
• 軟件許可和使用信息

合規文件，例如：

• 數據保護和隱私合規性，其中包括GDPR，CCPA或HIPAA等法規。
• 安全合規性
• 可訪問性合規性
• 特定於行業的法規

探索：什麼是軟件文檔？

6個最佳軟件文檔示例

1。WordPress

您以前已經使用過WordPress了，因此這可能是要學習的最佳軟件文檔示例。

WordPress在網絡上所有網站的43％上使用。因此，它的文檔必須是為世界各地數百萬人提供服務的最佳人物之一。

其中包括開發人員，設計師，博客作者，作家或任何想要建立網站的人。

WordPress的主要文檔分為三個不同的部分：

1. 學習WordPress：以深入課程，視頻和書面教程的形式包括指南。針對初學者，中級和高級用戶。
2. 主要文檔：針對普通用戶。以簡單的書面教程的形式提供WordPress功能的概述。
3. 開發人員資源：針對創建WordPress主題，插件或想要使用自定義編碼擴展WordPress的開發人員。它包括啟動指南，API文檔和編碼示例。

總體而言，它為想要創建網站或開始使用WordPress的任何人創建了一個完美的資源樞紐。易於導航，搜索友好，深入，充滿示例，並且非常有用。

從WordPress軟件文檔中學習的東西：

• 他們了解他們的受眾，因此，您可以看到基於用戶知識級別或專業知識創建的多個文檔部分和指南。
• 連續更新。軟件文檔不是一次性的事情，軟件功能，UI或功能可能會隨著時間而變化。 WordPress（從經典主題到Block Theme和Gutenberg添加）也是如此，他們確保在每次更新中更新文檔。
• 支持論壇。除了預製教程和指南外，WordPress還包括一個為每個插件和主題的支持論壇。如果用戶自己解決問題，這非常有用。
• SEO（搜索引擎友好） 。在我擔任WordPress用戶的9年以上的職業生涯中，我很少直接訪問或瀏覽WordPress文檔。我所做的只是在Google上搜索，我找到了查詢的解決方案。 WordPress文檔和用戶生成的支持頁面很容易在Google（或其他搜索引擎）上索引，這使您可以輕鬆找到它們。
• 常見問題解答。大多數時候，文檔中都錯過了常見問題解答。但是WordPress並沒有錯過他們。常見問題解答提供即時信息或解決方案，並且易於掃描。
• 反饋系統。您可以在每個指南上提供反饋，這是尋找過時和無助的指南的有用功能。

不喜歡WordPress文檔：

• 沒有多語言文檔。儘管您可以輕鬆地使用您的語言找到第三方WordPress指南。但是我希望WordPress為流行語言創建了一些教程。

2。骨知識基礎

我們自己的軟件文檔。

這不是最好的例子，但是鑑於大多數人與我們的情況類似：

• 不知道從哪裡開始
• 低預算

這可能是一個很好的榜樣。

Herothemes提供客戶支持插件，包括英雄知識庫，該插件允許用戶在沒有任何編碼知識的情況下創建知識庫或文檔網站，以供公眾和內部使用。

從Herothemes文檔中學習的東西示例：

• 僅創建必要的文檔並改進它。鑑於大多數目標客戶是中間級別（開發人員，WordPress用戶），因此Herothemes的指南很少，並且該軟件非常簡單且易於使用。
• 目錄（TOC） 。考慮到這些指南中的一些包含完整的演練，TOC有助於查找必要的信息。
• 屏幕截圖。由於我們大多數人從一開始就無法為文檔（尤其是分配設計師來創建高質量的視覺效果）的良好預算，因此添加屏幕截圖遠不止什麼都沒有添加。但是，設計師創建的視覺效果確實給人以優質的感覺。
• 文檔以支持門票跟踪。

它是英勇的KB分析功能之一，可以跟踪源自文檔的支持門票。對於尋找無用，過時的內容非常有幫助。

• 常見問題解答。用戶詢問許多常見問題，例如退款政策或將來的升級，通過文檔來回答它們，可幫助用戶使用搜索欄和AI幫助助理輕鬆找到它們。
• AI幫助助理。與搜索條類似，AI幫助助手可幫助用戶輕鬆找到其查詢的答案。它經過了文檔內容的培訓，因此答案是相關且有用的。

不喜歡Herothemes文檔：

由於Herothemes提供了多種軟件解決方案，因此文檔內容分組有點混亂。

我們有一些指南可以幫助您使用WordPress創建文檔網站：

• 如何創建WordPress知識庫（分步指南）
• 如何創建內部文檔

3。Barn2軟件投資組合文檔

Barn2銷售了基於WordPress和WooCommerce的多種軟件產品，這些產品用於90,000多個網站。

從單個門戶網站提供多個軟件文檔可能具有挑戰性，但是Barn2做得很好。

如果您有多個產品，則絕對應該研究Barn2的示例。

從BARN2文檔中學習的東西示例：

Barn2非常仔細地製作了他們的支持頁面。可以通過其整體功能和實用性來看待。

當您訪問他們的支持頁面時，您會找到一個突出的搜索欄，其中有一個選擇特定產品的選項。

經常詢問的問題與預售，許可，更新和技術問題有關。這非常引人入勝，並且也提供了快速的答案。

當搜索無法提供任何結果時，它將顯示出一種獲得人為支持的方法。

談論主要軟件文檔：

• 您會發現頂部的所有重要指南，並且指南分為不同的部分，以方便導航。
• 包括書面和視頻教程。
• 側邊欄CTA很容易獲得人力支持。
• 定制塊/設計，用於筆記，提示，警告消息和代碼片段，以提高掃描能力。

關於Barn2的文檔不喜歡什麼：

• 沒有反饋系統。儘管他們可以直接訪問人類支持，但他們無法從用戶那裡收集實時反饋。這可能導致過時的信息和教程。

Barn2還使用英雄知識庫來創建其軟件文檔。

4。iPhone用戶指南

iPhone的用戶文檔（iOS軟件指南）有很多喜歡和不喜歡的事情。

這是一本帶有易於遵循的說明的精美外觀軟件文檔，您可以從Apple期望這樣的東西。

從iPhone的文檔示例中學習的東西：

iPhone文檔看起來很棒。

• 單列佈局
• 很多白空間
• 小段落和內容
• 美麗的視覺效果
• 很好地利用標題，列表和分隔線

他們的文檔中最重點是創建這種視覺令人驚嘆和有用的指南。

當您找到相關指南時，掃描並了解該怎麼做需要不到一分鐘的時間。

iPhone的文檔是專門創建的，因此每個人都可以輕鬆理解它。

如果您想創建產品軟件文檔，我強烈建議您創建類似於iPhone的用戶指南，如果您有一些預算可以用於文檔。

除了美化他們的文檔外，蘋果還沒有忘記正確使用SEO 。具體：

• 標題和標題結構
• 以TOC，相關帖子，上一個和下一個導航形式相互聯繫

指南反饋系統很棒。您單擊是或否，如果需要，也會給出反饋。

反饋系統聽起來不那麼酷，但是當您有數百萬用戶向您提供反饋時，簡單或否跟踪對於檢查指南的性能真的很有用（您只是無法閱讀所有這些反饋，對嗎？） 。

蘋果還根據軟件版本提供指南（在這種情況下為iOS版本）。

iPhone文檔不喜歡什麼：

我對上面的iPhone文檔表示讚賞，但也有一些煩人的東西。

特別是導航部分。

• 目錄無用，因為它包含所有指南鏈接。
• 搜索圖標太小，無法注意到。

5。軟件設計文檔（內部示例）

軟件文檔始於創建任何軟件的想法。

例如，您的初始軟件文檔可以包括：

• 軟件的需求是什麼
• 範圍
• 它將如何工作
• 參考

擁有詳細的信息將有助於避免許多以後的會議，培訓新員工並創建具體指南。

您可以從公路旅行顧問軟件設計文檔中學到很多東西。

它概述了啟動構建軟件（在這種情況下是Web應用程序）或幫助新員工了解軟件的要求所需的所有要求。

此外，您可以隨時在軟件開發過程中改進它。

從這個示例中學習的東西：

• 包括基本但重要的信息，例如目的，範圍和創建具體準則的定義。
• 使用圖和視覺圖形來幫助開發人員更好地了解要求。例如：用圖描述功能的連接或流動。

6。谷歌文檔

誰不知道Google？我們每天使用他們的頂級軟件，例如Chrome，Gmail，Google Maps，Google Drive或YouTube。

它們可用於計算機和移動設備。不同的操作系統，設備，分辨率和設置。

在這種情況下，創造好東西而沒有一團糟的東西一定是一場噩夢。 Google在他們的文檔上做得非常好。

從Google的軟件文檔中學習的東西：

• 充分利用標籤和手風琴來簡化內容簇。

如果您為多個設備創建軟件，則可以避免創建多個文檔。

• 很棒的反饋系統。與上面的一些示例類似，Google還包括一個是/否反饋系統，該系統還收集了用戶的反饋。

但是Google在這裡又走了一步。他們有一個適當的系統，該系統根據特定部分收集反饋。這非常直觀和方便。

• 快速內容。去那裡，單擊此，下載，安裝和繁榮。這就是Google文檔教程的快速感受。
• 頂級酒吧快速訪問搜索，幫助中心，社區和產品頁面。
• 文檔有多種語言。

不喜歡Google的文檔：

我試圖在這裡找到很多抱怨，但最後我做不到。 Google肯定具有良好的軟件文檔。

最後的想法

在本軟件文檔示例指南中，我們介紹了許多不同的示例，並也分享了我們的個人經驗。

這是一些最後的話：

1. 從軟件創建開始時，請創建一些內部指南，以概述軟件目的，範圍，功能和發布標準。
2. 在開發軟件時構建文檔組合。例如，API文檔和技術文檔。
3. 在啟動軟件之前，請創建包括設置指南，用例，功能概述和常見問題的用戶文檔。
4. 啟動後，創建教程以解決最常見的用戶問題並改善您的舊文檔。

文件不是開玩笑。它可以使您免於可怕的軟件重建或重新設計流程。我可以幫助您提供更好的客戶體驗並保留客戶。

如果您正在尋找軟件文檔解決方案，那麼英雄知識庫將提供我們在本指南中討論的所有內容。

嘗試一下！