如何在Gmail中創建共享收件箱 - 分步指南

Gmail中的共享收件箱？

這是可能的，很容易設置。

在本指南中，我們將向您展示如何使用Gmail設置您的共享收件箱，這將為您提供一些基本功能來擴展電子郵件通信。

什麼是共享收件箱？

共享收件箱是一個電子郵件收件箱，多個用戶可以訪問，查看，協作並響應來自的電子郵件。

它通常用於一般電子郵件，包括info@，sales@，support@，marketing@或需要管理數百封電子郵件的團隊。

為什麼使用共享收件箱？

與傳統的電子郵件帳戶不同，共享收件箱設計用於團隊使用。如果您有多個團隊成員或團隊，並且想集中電子郵件通信，那麼創建共享收件箱就是必需的。

這是共享收件箱有助於的內容：

• 改進的協作
• 促進清晰度和問責制
• 改善了響應時間
• 流線型工作流程
• 減少了電子郵件超載
• 自動化
• 分析和報告

讓我們分解其中一些好處。

1。改進的協作

協作使共享收件箱變得很棒。分配電子郵件，協調響應並促進團隊成員之間的清晰度。

當您查看普通的電子郵件通信方案時，團隊通常會訴諸於轉發電子郵件，CC的多個人以及接聽電話，這會造成混亂，並永遠需要結束對話。

共享收件箱通過簡單的工作流和集中式平台改善了這種情況。

與共享收件箱軟件協作的圖形表示。

2。促進清晰度和問責制

不確定您幾週前與團隊成員轉發的那個重要電子郵件發生了什麼？

，我和你在同一條船上。

電子郵件的優先次序，不謹慎，挫敗感，越來越多的積壓 - 似乎沒有任何效果。那是我們切換到共享收件箱的時候。

使用共享收件箱，您可以跟踪誰在研究什麼，哪些電子郵件/對話已關閉或正在進行中。這促進了用戶之間的清晰度和責任感。

3。自動化

共享郵箱提供的自動化功能比常規郵箱更多。

• 發送一封自動發送電子郵件，內容涉及潛在的響應，辭職或機票確認。
• 基於客戶類型或優先級自動化電子郵件分配。
• 自動化每月報告生成。

什麼時候從Gmail升級到專用的共享收件箱軟件？

Gmail作為1比1的電子郵件對話平台，管理很少的電子郵件或獲得一次性密碼（OTP）非常好。

但是，當您必須管理數百封電子郵件，跟進，轉發電子郵件或不斷需要高級幫助時，您應該考慮使用共享的收件箱系統。

即使您的團隊似乎工作正常，也不要像他們那樣留下東西。嘗試改善工作流程，使事情更容易管理。

如何在Gmail中創建共享收件箱

在開始在Gmail中設置共享收件箱之前；讓我們看看這是否適合您。

在本指南中，我將向您展示三種使用Gmail帳戶作為共享收件箱的方法。

1. Google組：如果您有一個小團隊並且想使用Google服務，這是您的最佳選擇。 Google組讓您創建一個可以與多個團隊成員管理的協作收件箱。
2. 英雄收件箱：第三方軟件，可為您提供共享的收件箱功能，並允許使用1鍵設置的Gmail帳戶。如果您想體驗真正的共享收件箱功能並提高團隊效率和生產力，則強烈建議您使用。
3. Gmail委託：與某人共享您的Gmail帳戶訪問的一種簡單安全方法。如果您正在尋找協作功能，則不建議使用。

讓我們仔細看看每種方法。

方法1：與Google組創建共享收件箱

這是您要在Google生態系統中創建共享收件箱的方法。

先決條件：

• Gmail或Google Workspace帳戶：您可以使用具有標準帳戶或Google Workspace帳戶的Google組
• 管理訪問：對於某些設置（尤其是使用Google Workspace帳戶），您可能需要管理員級訪問權限。

步驟1：創建一個Google組

1. 轉到Google組並使用您喜歡的Google帳戶登錄。
2. 單擊左側菜單的“創建組”按鈕。
3. 輸入組信息
   填寫所需的詳細信息，並確保選擇一個明確反映其用例的名稱和電子郵件地址。例如，support@yourcompany.com。
4. 選擇隱私設置。
5. 通過使用其電子郵件將邀請函發送給會員將其添加到創建組中。
6. 最終確定組創建。

步驟2：啟用協作收件箱功能

現在是時候啟用協作收件箱功能了，現在我們的Google組啟動並運行了。

這將使您能夠利用Google組的其他功能，例如將團隊成員分配到主題，解決電子郵件，對消息進行分類等等。

在Google組中啟用協作收件箱功能：

1. 通過單擊組名稱旁邊的設置圖標打開組設置，或者如果您已經打開了組頁面，請單擊左側菜單的組設置。
2. 在一般設置中，向下滾動一點，找到協作收件箱複選框，然後選擇它。
3. 保存更改。

就是這樣。您準備添加隊友，進行內部通信或幫助客戶進行查詢。

將Google組作為共享收件箱

我花了一天的時間測試Google組作為共享收件箱，並在下面分享我的想法。

首先，讓我們不要寄希望於您。

Google團體非常適合免費提供。您可以添加隊友，接收第三方電子郵件，與團隊合作，中度對話以及做許多其他有用的事情。

我發現Google群體是一個迷你論壇，而不是共享收件箱。

如果您想將其用作共享收件箱來提供客戶支持，情況就很複雜。

讓我解釋一下；

客戶可以通過電子郵件發送您的Google組電子郵件地址並開始對話>您可以與隊友合作>通過私人消息回复給客戶。

但是，您的私人消息不會在對話卡中顯示（在創建的共享收件箱中），客戶會從個人電子郵件中獲得回复，該電子郵件會創建單獨的電子郵件到email對話。

這不是共享收件箱系統的優化工作流程。客戶很樂意獲得一對一的幫助，但是代理商會有壓力很大的工作條件。在Gmail和Google組之間不斷切換不是理想的情況。

正確利用Google組作為客戶支持的共享收件箱：

1. 要求客戶加入您的Google組並從那裡開始對話。這樣，小組成員（包括客戶）就會收到有關對話的通知。
   您可以留在Google組中回答客戶問題，並且客戶可以使用Gmail回复。雙贏的情況。
2. 在一天結束時，請在Google組中進行更新。
   即使您正在與客戶一起工作1：1以解決他們的問題，也可以跟踪具有常規狀態更新的內容。

方法2：英雄收件箱 - 推薦的第三方共享收件箱解決方案

英雄收件箱是一個共享的收件箱軟件，旨在有效地與團隊管理數千封電子郵件。

對於需要真正共享收件箱體驗的團隊，英雄收件箱是一個不錯的選擇。它具有所有必要的功能，並且非常負擔得起。

另外，您可以將其連接到Gmail或其他電子郵件帳戶，並易於遵循設置嚮導。

英雄收件箱的主要特徵：

• 無縫Gmail集成：只需選擇一個單擊Gmail設置選項>選擇您的帳戶>並允許英雄收件箱訪問您的帳戶即可。這就是用英雄收件箱設置Gmail郵箱的簡單簡單。
• 電子郵件分配和跟踪：將電子郵件分配給團隊成員，檢查誰在處理什麼或根據您的需求輕鬆確定電子郵件的優先級。
• 協作：在電子郵件通信中添加私人內部註釋，代表團隊成員創建電子郵件草稿，添加標籤或更新電子郵件門票的狀態。
• 如果檢測到傳入消息，則碰撞檢測以防止計劃的電子郵件發送。
• 發送自動化的電子郵件以確認已接收的電子郵件或通知有關辭職的通知。
• 績效分析和報告。
• 客戶歷史和上下文保存。
• WooCommerce，EDD和其他電子商務集成。
• 保存的答复/模板可以加快電子郵件起草過程。

與Gmail一起使用英雄收件箱的先決條件

• WordPress網站：英雄收件箱是一個基於WordPress的插件，它利用Core WordPress功能，並提供了共享收件箱所需的其他功能。
  
  在線有許多教程可以幫助您設置WordPress網站，或者只是要求您的託管提供商為您安裝WordPress。
• 英雄收件箱插件：這是一個優質的共享收件箱軟件。購買並下載為官方網站。
• Gmail或Google Workspace帳戶。
• WordPress網站上的管理訪問：要配置英雄收件箱，創建用戶並管理其他設置。

現在設置了先決條件，讓我們開始安裝插件。

步驟1：安裝和配置英雄收件箱插件

1. 訪問您的WordPress網站儀表板。
2. 單擊左側菜單中的插件>添加新插件。
3. 單擊上傳插件按鈕。
4. 瀏覽並選擇您下載的英雄收件箱插件文件>單擊“立即安裝”底部。
5. 等待幾秒鐘並激活插件。

關注“歡迎巫師”，並使用許可證密鑰激活英雄收件箱。

在第二步中，您可以在包括Gmail在內的多個提供商中添加一個新的郵箱。

只需單擊Gmail部分中的一個單擊設置選項，即可將您的Gmail帳戶與英雄收件箱聯繫起來。

選擇您的Gmail帳戶>允許Herothemes訪問您的帳戶。

導入您的舊電子郵件，或者如果要開始新鮮。

通過導入舊電子郵件，您將獲得舊的轉換數據，這些數據將幫助您與同一客戶進行未來的轉換。

您已經準備好了新的共享收件箱。

步驟2：將隊友添加到英雄收件箱中

我們正在共享收件箱，所以我們需要在其中有隊友，對嗎？ 。

讓我們在創建的共享收件箱中添加一些同事。

首先，將一些用戶從網站的用戶部分添加到您的WordPress網站中。

在用戶屏幕上後，單擊“添加新用戶”按鈕，然後填寫表單>選擇所需的角色>保存更改。

其次，將您創建的用戶分配給郵箱。

轉到英雄收件箱>設置>郵箱>選擇您創建的郵箱。

現在，轉到“用戶”部分>添加用戶>選擇用戶並設置角色。

郵箱用戶和管理員只有兩個角色。如果您不想提供對隊友的任何設置訪問權限，請選擇郵箱用戶並保存更改。

就是這樣。與SaaS共享收件箱替代品相比，英雄收件箱不會增加用戶數量和門票的任何限制。這使得它更加負擔得起，並且更容易為小型團隊而言。

方法3：使用Gmail委託

如果您只想要一種簡單的方法來允許同事訪問您的Gmail並管理一些電子郵件，那麼Google代表團就是您的選擇。

除了給他們您的帳戶憑據外，這不是一個非常安全的或最佳的方法。

這是本機Gmail功能。設置它：

• 登錄您的Gmail帳戶（如果使用工作區電子郵件，則需要管理級別訪問權限）
• 單擊右上角的設置圖標>查看所有設置。

• 打開帳戶和導入設置選項卡。
• 添加另一個帳戶以授予對您的帳戶的訪問。

• 輸入您想要授予訪問權限的電子郵件地址，並發送確認電子郵件。
• 在對方確認後，他們可以無需任何登錄憑證即可訪問您的Gmail。

它就像Gmail中的本機共享收件箱一樣簡單。

使用Gmail代表團時要考慮的事情

1. 您需要在代表您閱讀，刪除和發送電子郵件的情況下對代表提出很多信任。
2. 您最多可以添加10個代表。
3. 定期審查和監視代表。
4. 它比共享帳戶憑據更好，更安全。
5. 為代表設定明確的準則。

使用共享收件箱的最佳實踐

無論您選擇哪種方法，這些實踐都將有助於優化您的共享收件箱體驗。

1. 按類型對電子郵件進行分類（支持，銷售，信息）：這有助於為工作分配合適的人。 Gmail和英雄收件箱都提供了本地選項來對電子郵件進行分類。
   
   您還可以創建單獨的電子郵件帳戶或共享郵箱，以更好地組織和分類您的電子郵件對話。
2. 優先考慮緊急電子郵件：為緊急電子郵件添加標籤，因此團隊成員可以在這些對話中付出更多精力。
3. 使用基於狀態的系統：最好更新或使用電子郵件狀態，例如正在進行，打開或關閉的工作。 Gmail不提供本地支持，但英雄收件箱確實可以。
4. 創建和使用保存的答复（或電子郵件模板） ：這將加快您的電子郵件起草和對話過程。用預製模板回答重複的問題很輕鬆，可以節省大量時間。
   
   Gmail組和英雄收件箱使您可以創建電子郵件模板，並提供在對話期間輕鬆使用它們的選項。
5. 建立通信協議：語氣，語音一致性，簽名，交接過程，對話升級時該怎麼辦，等等。
6. 跟踪重要的指標，例如響應時間，客戶滿意度得分，電子郵件量，每個團隊成員處理的電子郵件以及標籤/標籤使用度量指標。
7. 利用知識庫或自助服務門戶來回答重複的電子郵件查詢。這將使您減少一些工作負擔。
   
   我們有有關如何使用WordPress創建知識庫的指南，請按照它創建您的自助服務門戶。
8. 鼓勵高級/初級環境。有一個人處理重要的電子郵件或幫助大三的人是共享收件箱系統中最好的事情。

常見問題

什麼是團隊共享的收件箱軟件是什麼？

有數百個共享收件箱軟件價格合理且功能豐富。我們親自創建了英雄收件箱，使其簡單且負擔得起。

我們還審查了許多幫助台軟件，並創建了一份指南，該指南肯定會幫助您選擇最佳的共享收件箱。

我可以在沒有Google Workspace的情況下創建共享收件箱嗎？

是的，Gmail代表團，Google組或英雄收件箱也可以與個人Gmail帳戶一起使用。

有多少人可以訪問共享收件箱？

這取決於您選擇的方法。 Google Groups允許數百名成員，Gmail的代表團功能可讓您最多分配10個代表，並且使用英雄收件箱，您可以添加無限的團隊成員。

我可以在移動設備上使用共享收件箱嗎？

是的，但是您將獲得有限的功能，並且必須處理不優化的工作流程。

最後的想法

那裡有！在Gmail中創建共享收件箱肯定是可能的，但不像我們想像的那樣夢幻。

您必須做出很多妥協才能將Gmail用作與Google的本機服務共享收件箱。

嘗試使用英雄收件箱，這是一個合適的共享收件箱軟件，並且非常負擔得起。

這些是我的想法，讓我通過下面的評論來知道您的想法。