什麼是專案管理中的風險緩解？如何識別和解決問題

風險是任何專案不可或缺的一部分。成功的專案經理或組織必須應對不確定性和不可預見的挑戰，以盡量減少所涉及的潛在風險。除非能夠主動降低所涉及的風險，否則不可能保證專案的成功。

風險緩解包括識別潛在風險並實施必要的策略，這樣專案就不會脫軌。這不僅可以節省您的預算和資源，還可以幫助您在規定的時間內完成任務，確保利害關係人之間的信任。

在本文中，我們將引導您了解風險緩解的基礎知識，包括可能影響風險的因素，並在專案生命週期中識別它們。您還將獲得使用正確的策略解決問題的指南。開始吧！

什麼是專案管理中的風險緩解？

專案管理中的風險緩解涉及識別、分析和緩解可能對專案目標、時間表、成本和品質產生不利影響的風險的過程。它涉及三個步驟：

• 首先，您必須識別專案生命週期中可能存在的風險。

• 其次，評估這些風險對專案的影響。

• 最後，您需要製定能夠巧妙地檢查和降低這些風險的策略。

因此，透過為潛在風險做好準備，您可以增強組織的抵抗力並取得成功。

如何識別和減輕專案管理中的風險

現在，在本節中，我們將逐步討論如何識別和減輕專案管理中的風險。我們將把它分為兩半。讓我們來探索一下。

您也可以瀏覽這篇關於如何管理專案管理中的風險的文章。

階段01：如何辨識專案管理中的風險

有許多風險很容易識別，而有些則需要仔細審查。這就是為什麼必須應用多種方法來有效識別所有潛在風險。下面，我們列出了識別專案管理風險時必須考慮的所有步驟。

a) 進行腦力激盪會議

腦力激盪是識別專案風險的關鍵方法之一。這就是將團隊成員和利害關係人聚集在一個共同的地方，自由討論專案中可能出現的問題。有效的腦力激盪會議的秘訣是製定一個開放式的計劃，以便每個人都感到歡迎參與。

但在開始會議之前，最好先為會議設定願景，這樣每個人都知道要完成什麼內容。這種清晰度使對話保持正軌並鼓勵參與。在會議期間，你必須確保有霸凌的空間，以便每個人都可以分享他們甚至是瘋狂的想法，而不必擔心被評判。

會議結束時，小組應仔細檢查所有產生的想法，並根據它們對專案的適用程度確定優先順序。這種方法不僅可以激發新想法，還可以建立團隊聯繫。

b) 使用風險登記冊

風險登記冊是一種專案管理工具，可用於定義、追蹤和控制專案整個生命週期的風險。它作為一個集中文件來識別和記錄所有潛在風險以及相關信息，例如風險的機率、影響和緩解計劃。

有許多風險登記工具。最受歡迎的是 WP Project Manager、nTask、GOAT Risk、Resolver、TimeCamp、Risk Management Studio 和 Reciprocity 的 ZenGRC。只需在您選擇的風險登記工具中記錄您在腦力激盪會議期間產生的所有想法，包括過去的所有資料。將它們分類（例如，技術、財務、營運等）。

一旦記錄下來，就不會結束。每當遇到重大或關鍵變更時，您必須經常更新記錄。

以下是您在購買專案管理軟體時可以考慮的有效清單指南。

c) 審查專案文件

查看專案文件可以讓專案經理和團隊成員更了解專案背景、目標和潛在漏洞。透過這次回顧，您可以了解過去是否曾經遇到類似的挑戰以及您是如何解決這些挑戰的。

在查看文件時，您必須考慮專案時間表、資源和利害關係人的期望。這可以幫助您了解可能與計劃延遲、預算超支或與既定期望的差距相關的任何潛在風險。

一旦您的團隊透過文件清楚地了解了項目，他們就可以製定有效的風險管理計劃，以應對整個生命週期中的所有挑戰。

d) 進行 SWOT 分析

SWOT 是一個流行的框架，用於分析專案中的潛在風險和機會。 SWOT 代表優勢、劣勢、機會和威脅。這種分析有助於清楚地了解影響專案成功的內部和外部因素。

優勢－認識您擁有的獨特資源、熟練人員和創新技術。這些對於有效降低風險非常重要。

弱點－評估您在重要資源、經驗和專業知識方面的不足，這可能會讓您的專案陷入困境。

機會——它研究市場趨勢和技術進步等外部因素，這些因素可以將潛在風險轉化為收益。

威脅－應考慮可能危及專案的外部因素，如競爭壓力、監管變化或經濟衰退。

探討如何提高專案管理效率。

e) 分析歷史數據

它是指過去資訊、記錄和資料的收集。透過使用這些數據，您可以識別類似專案之前面臨的風險模式。您也可以了解過去類似類型專案成功或失敗的因素。

此分析的主要好處是您可以提高專案估算和管理技能的能力。例如，如果過去類似類型的專案因某種資源短缺而失敗，您可以從專案一開始就做好準備，這樣您的專案就不會失敗。

f) 進行專家訪談

這涉及收集具有與您的專案相關的專業知識和經驗的個人的觀點和見解。這可以使您的風險識別更進一步。這可以幫助您檢測是否存在與專案特定領域、組織挑戰和行業趨勢相關的任何外部風險。

確保你提出的問題經過深思熟慮，有助於與受訪者進行公開對話。這可以包括他們過去類似專案的經驗、他們面臨的風險以及他們用來克服問題的策略。

第 02 階段：如何降低專案管理中的風險

基於上面的討論，我們現在將解釋可以減輕專案管理風險的所有必要步驟。下面探索它們。

a) 制定風險緩解計劃

一旦識別出風險，就應該為每項風險制定緩解計畫。這意味著指定可以採取哪些措施來減輕風險（如果發生）或減少其後果。在這種情況下，您可以想到三種類型的策略。

• 風險規避（透過改變專案計劃）
• 風險轉移（將風險轉移給第三方）
• 風險接受（使團隊準備好接受風險）。

您可以使用上述風險登記工具（WP Project Manager、nTask、GOAT Risk、Resolver、TimeCamp、Risk Management Studio 和 Reciprocity 的 ZenGRC）來制定風險緩解計畫和策略。今年您可以遵循有趣的專案管理理念。

弄清楚所有潛在風險後，您可以根據優先順序對它們進行分類和排序。記錄您可以實施的潛在替代方案，以應對每個類別旁邊的每個風險。這項主要工作可以使您的風險管理更進一步。

b) 專案任務多樣化（資源短缺期間）

當時間緊張時，嘗試將專案任務分配給各個團隊，以便整個專案能夠在規定的時間內完成。此外，多樣化可以最大限度地減少單點錯誤使整個專案脫軌的可能性，因為整個過程將在許多人的眼前進行。

因此，即使有人未能發現錯誤，也有希望其他人能夠發現。此外，使不同成員之間的專案任務多樣化可以成功地提高創新性和清晰度。因為它可以讓不同部門的人在桌面上展示他們獨特的觀點和解決方案。

c) 讓利害關係人參與風險管理

你必須先弄清楚利害關係人是誰，他們負責什麼，他們關心什麼，以及他們想從專案和風險中得到什麼。一旦明確了利害關係人，就很容易與他們建立清晰的溝通管道。作為專案經理，您可以邀請最有智慧的利害關係人參加研討會和腦力激盪會議。

我們已經討論了讓利害關係人參與腦力激盪會議以識別潛在風險的重要性。在整個過程中（包括風險緩解階段）保持它們的一致性也很重要。

關於如何解決專案管理中的問題的快速指南。

d) 制定應急計劃

應急計畫可以預測並讓組織做好應對可能破壞工作流程的情況的準備。這是一個“B 計劃”，指定團隊在某些情況下應該做什麼，例如自然災害、IT 中斷或任何其他意外事件。應急計畫的主要目標是減少干擾，讓組織即使在情況變得困難時也能繼續運作。

應急計劃涉及幾個階段—風險評估、情境規劃以及如何應對各種情境。透過提前為潛在的干擾制定必要的計劃，您可以輕鬆地回到正軌。

e) 定期評估和監控風險

定期評估和監控風險至關重要，因為它可以讓您了解新出現的威脅，並確保風險緩解工作長期有效。透過相應地調整緩解計劃，這種主動性可以讓您保持強大的精神狀態來面對任何類型的不確定性。

那麼，我該怎麼做呢？您可以透過以下方式執行此操作：

• 首先，必須建立一種系統方法來追蹤進度。這可以透過定期會議、進度報告和績效指標評估來完成。

• 其次，上述風險登記工具應用於記錄發現的任何新風險，包括其嚴重性以及如何減輕風險。

• 最後，讓您的利害關係人參與專案中，以收集他們可能遇到的任何問題的見解和回饋。因為即使他們最瘋狂的想法也常常可以解決你的嚴重問題。

f) 實施預防措施

在識別風險並列出必要的策略後，就該實施預防措施了。這些可以採取協議、更好的團隊培訓以及對採用新技術的投資等形式。

例如，如果您的專案完成可能會因任何特定資源的短缺而延遲，那麼最好提前做好準備。

此外，您還需要檢查專案團隊成員的表現，以便確保及時實現預先定義的里程碑。您可以探索最佳的專案管理策略以保持領先地位。

g) 與團隊進行清晰的溝通

您必須對團隊保持透明，以便進行協作並確保每個人都了解專案範圍和期望。清晰的溝通可以幫助您消除歧義和溝通不良，並讓團隊成員思路清晰，以便他們能夠履行職責。

為了確保清晰的溝通，您的訊息必須簡短明了。在這種情況下，你要做的就是設定目標和職責，以便團隊成員可以了解他們的角色是什麼以及他們需要做什麼。這種溝通採取面對面會議、電子郵件、電話和線上聊天（透過 Slack 等應用程式）的形式。

h) 記錄未來專案的經驗教訓

記錄下一個專案所學到的知識是開發的一個特徵。透過記錄成功和失敗，您將能夠建立有效記錄和無效記錄。這些知識肯定會用於類似類型的專案。

為了有效地記錄所有的學習內容，您可以對參與過程的團隊成員和利害關係人進行簡短的訪談。因此，透過系統地檢查和記錄這些病變，您可以建立一種學習和靈活性的文化，以便輕鬆駕馭未來的專案。

使用 WP 專案經理來降低風險

WP 專案管理器是一款專為 WordPress 設計的強大、多用途且功能豐富的專案管理器。這意味著您可以從 WordPress 儀表板有效地建立、管理和追蹤不同類型的專案。如果您正在尋找全面的風險登記冊或專案管理解決方案，您可以考慮使用此工具。

以下是您可以使用此外掛程式執行的操作的清單：

• 創建無限的任務和項目，同時添加無限數量的同事
• 內建時間追蹤器可讓您追蹤並計算專案的時間
• 使用甘特圖可視化任務依賴性
• 透過拖放看板顯示工作流程
• 從一處管理文件和文檔
• 透過設定模式和參數自動執行重複任務
• 產生報告以追蹤專案進度
• 與 WooCommerce、BuddyPress 和許多其他應用程式集成

結論

事實上，如果沒有成功的專案管理，就不可能讓自己走上正軌並確保可持續的成果。透過主動識別、評估和解決潛在風險，您可以顯著降低任何風險成為威脅的可能性。

然而，希望您現在已經了解透過快速引導和降低風險來管理專案是多麼困難。這就是為什麼專案管理如今在許多組織中成為一項傑出的工作角色。

我們已盡力涵蓋識別項目中隱藏的任何潛在風險以及如何成功緩解這些風險應遵循的所有步驟。如果您對我們今天的主題有任何意見或建議，請透過下面的評論部分告訴我們。