確保成功的 6 個關鍵專案管理指標

成功不只是一個目標；更是一個目標。 這是一場與時間、資源和不可預見的挑戰的持續鬥爭。 按時交付專案的挑戰就像是一場艱難的攀登，即使是最熟練的專案經理也不得不尋找有效的解決方案。

根據 Smartsheet 的數據，91% 的專案管理專業人士承認他們的組織在專案管理方面遇到了重大挑戰。

但不用擔心，專案管理指標可以成為您在混亂中的指路明燈。 這些指標是可量化的衡量標準，用於追蹤專案績效和進度的各個方面、確定需要改進的領域並做出明智的決策。

沒有他們，您將很難確保專案成功。 繼續閱讀這篇文章，了解關鍵項目指標是什麼以及如何在您的範圍內實施它們。

專案管理指標的主要類型

專案指標包括進度指標（如 SV 和 SPI）、成本指標（如 CV 和 CPI）、品質指標（如缺陷密度和客戶滿意度得分）、資源指標（如資源利用率和分配）等。 讓我們深入詳細討論。

1. 成本管理指標

成本管理指標是在整個專案管理生命週期中評估和控制專案財務方面的定量措施。 這些指標提供了有關成本績效、預算遵守情況、資源利用率和整體專案財務狀況的見解。 讓我們來看看常見的財務項目指標。

a) 成本差異 (CV)

成本差異 (CV) 衡量已完成工作的實際成本與預算成本之間的差異。

 Formula: CV = Earned Value (EV) - Actual Cost (AC)

範例：假設專案任務的預算成本為 10,000 美元，完成該任務的實際成本為 8,000 美元。
成本差異 (CV) = EV – AC
履歷 = $10,000 – $8,000
CV = $2,000（正值表示該項目低於預算）

b) 成本績效指數（CPI）

成本績效指數（CPI）透過將掙值與實際發生的成本進行比較來衡量成本績效效率。

 Formula: CPI = EV / AC

範例： 繼續前面的範例，我們來計算：
成本績效指數（CPI）= EV / AC
居民消費物價指數 = $10,000 / $8,000
CPI = 1.25（CPI大於1表示專案在成本效率上的表現優於計畫）

c) 掙值 (EV)

掙值 (EV) 表示根據專案的計畫預算以貨幣形式表示的已完成工作的價值。

 Formula: EV = Planned % Complete * Budget at Completion (BAC)

範例：假設專案任務計畫在月底完成 50%，且該任務的總預算為 20,000 美元。
企業價值 = 50% * 20,000 美元
EV = $10,000（表示依照專案計畫完成了價值$10,000的工作）

2. 進度績效指標（遵守截止日期）

這些是可用於評估專案中進度管理的效率和有效性的定量措施。 這些指標有助於計算專案任務是否按照計劃進度完成、識別進度差異並追蹤專案里程碑和截止日期的進度。

a) 進度差異 (SV)

進度差異 (SV) 衡量已完成工作的掙值 (EV) 與計劃值 (PV) 之間的差異，表明任務是提前還是落後於進度。

 Formula: SV = EV - PV

範例：假設某個專案任務計畫在某個日期之前獲得 8,000 美元的掙值 (EV)，但實際掙值是 6,000 美元。 該任務的計劃價值 (PV) 為 7,000 美元。 計劃差異計算如下：
進度差異 (SV) = EV – PV
SV = $6,000 – $7,000
SV = -$1,000（負值表示任務落後計畫 $1,000）

b) 進度績效指數 (SPI)

進度績效指數 (SPI) 透過比較掙值 (EV) 與計畫價值 (PV) 來衡量進度績效的效率。

 Formula: SPI = EV / PV

範例： 繼續前面的範例，我們來計算：
進度績效指數 (SPI) = EV / PV
SPI = $6,000 / $7,000
SPI ≈ 0.857（SPI 小於 1 表示任務落後於計劃）

c) 里程碑達成率

里程碑實現率衡量按時完成的專案里程碑佔計劃里程碑總數的百分比。

 Formula: (Number of milestones achieved on time / Total number of planned milestones) * 100%

範例：如果一個專案有 10 個計畫里程碑，其中 7 個按時完成，則里程碑達成率將計算如下：
里程碑達成率 = (7 / 10) * 100%
里程碑達成率=70%（表示70%的里程碑準時達成）

3. 品質管理指標

品質管理指標評估專案可交付成果、流程和成果的品質。 這些指標幫助專案經理評估品質保證流程的有效性，確定需要改進的領域，並確保以高品質標準實現專案目標。

a) 缺陷密度

缺陷密度衡量每個工作或產品單元中發現的缺陷數量，顯示可交付成果的品質。

 Formula: Defect Density = Number of defects / Size of deliverable (eg, lines of code, pages of documentation)

範例：如果軟體應用程式有 1000 行程式碼並識別出 50 個缺陷，則缺陷密度將計算如下：
缺陷密度 = 50 個缺陷 / 1000 行程式碼
缺陷密度 = 每行程式碼 0.05 個缺陷

b) 顧客滿意度分數 (CSAT)

客戶滿意度評分 (CSAT) 評估專案利害關係人（例如客戶、最終使用者或內部利害關係人）的滿意度水準。

 Formula: CSAT = (Number of satisfied respondents / Total number of respondents) * 100%

範例：完成一個專案後，在客戶中進行了一項調查，100 名受訪者中有 80 人對專案成果表示滿意。 CSAT 計算如下：
CSAT =（80 位滿意的受訪者/100 位受訪者總數）* 100%
綜合能力評估 = 80%

c) 滿足品質標準的交付成果的百分比

符合品質標準的可交付成果的百分比衡量滿足預定義品質準則或標準的專案可交付成果的比例。

 Formula: (Number of deliverables meeting quality standards / Total number of deliverables) * 100%

範例：如果一個專案有 20 個可交付成果，其中 16 個符合既定的品質標準，則滿足品質標準的可交付成果的百分比將計算如下：
滿足品質標準的交付成果的百分比 = (16 / 20) * 100%
滿足品質標準的交付成果的百分比 = 80%

4. 資源利用率指標

資源利用率指標是用來評估專案內資源利用效率的衡量。 這些指標幫助專案經理了解如何有效地利用人力資本、設備或資金等資源來實現專案目標。

5. 風險管理指標

風險管理指標有助於評估和監控專案內風險管理流程的有效性。 這些指標可以深入了解風險暴露程度、風險緩解工作的成功以及專案的整體風險狀況。

a) 風險暴露

風險暴露量化了已識別風險對專案目標的潛在影響，同時考慮了發生的機率和影響的嚴重程度。

 Formula: Risk Exposure = Probability of Occurrence * Impact Severity

b) 風險應對有效性

風險因應有效性評估實施的風險因應策略在減輕或控制已識別風險的成功程度。

 Formula: Risk Response Effectiveness = (Initial Risk Exposure - Residual Risk Exposure) / Initial Risk Exposure * 100%

c) 已識別風險的數量與已解決風險的數量

已識別風險與已解決風險的數量衡量已有效解決或減輕的已識別風險與已識別風險總數的比率。

 Formula: Number of Resolved Risks / Total Number of Identified Risks * 100%

6. 利害關係人滿意度指標

定期進行利害關係人參與度調查。 在這種方法中，利害關係人按照 1 到 5 的範圍對其參與程度進行評分。所有利害關係人的平均評級提供了利害關係人參與指數。

進行調查是為了評估利害關係人對專案溝通有效性的看法，問題涵蓋溝通的清晰度、及時性和相關性。 平均分數提供了溝通有效性分數。

另一個利害關係人指標是利害關係人回饋分析。 對透過調查、訪談或回饋表從利害關係人收到的回饋進行分類、分析和總結，以確定共同主題、趨勢和可操作的見解，以提高利害關係人的滿意度。

為什麼專案指標在您的組織中很重要

讓我們談談為什麼專案指標在組織中很重要。

促進明智的決策：在決策方面，專案指標就像您值得信賴的顧問。 它們為您提供了冷靜而確鑿的事實，您需要做出明智的選擇，引導您的專案朝著正確的方向發展。

監控進度和績效：在密切注意事情進度時，專案指標可協助您即時監控進度和績效，以便您隨時知道自己的處境以及需要注意的事項。

確定需要改進的領域：專案指標還揭示了您可以做得更好的領域。 他們指出需要改進的領域，無論是簡化流程還是微調策略，以便您可以不斷提高自己的水平。

確保資源效率：專案指標確保您明智地使用資源。 透過專注於資源利用率等指標，您可以優化資源並避免浪費。

加強利害關係人的溝通和滿意度：最後但並非最不重要的一點是，專案指標都是為了讓每個人都了解情況並感到高興。 透過有效地溝通績效指標，您可以與利害關係人建立信任，並確保他們在每一步中都感到滿意。

另請閱讀：成為更好的專案經理的有效專案管理技巧

項目指標和項目 KPI 之間的差異

雖然專案指標著重於追蹤各種專案變數和績效指標，但專案 KPI 本質上更具策略性。 專案 KPI 提供了專案成功的高階概述，與組織目標直接相關，指導決策。 下面的比較表突顯了專案指標和專案 KPI 之間的主要差異：

如何為團隊管理實施專案成功指標

透過將專案成功指標納入團隊管理方法，您可以增強績效追蹤、改善決策並增加實現專案目標的可能性。 讓我們來學習你如何

1. 定義明確的專案目標和關鍵成功因素

您應該先定義明確的專案目標並確定關鍵的成功因素。 這為您的團隊提供了路線圖，指導他們努力實現預期結果。 例如，如果目標是推出新產品，關鍵成功因素可能包括滿足發布期限、實現一定程度的市場滲透以及確保客戶滿意度。

2. 選擇與專案目標相符的相關指標

接下來，選擇與專案目標直接一致的相關指標。 選擇能夠準確衡量對專案成功至關重要的領域的進度和績效的指標。 如果專案目標之一是提高客戶滿意度，相關指標可能包括淨推薦價值 (NPS)、客戶保留率和客戶回饋評級。

3. 建立測量方法和基線

確定指標後，建立測量方法和基準以確保一致性和準確性。 定義在整個專案生命週期中如何測量、收集和分析每個指標。 例如，如果您要追蹤專案成本，請建立基準預算並使用專案管理軟體或電子表格等工具根據預算追蹤實際費用。

4.利用追蹤工具和系統

利用追蹤工具和系統簡化監控流程並有效擷取相關數據。 無論是專案管理軟體、電子表格還是客製化儀表板，請確保您擁有有效追蹤進度所需的工具。

專案管理軟體市場不僅在成長。 它正在蓬勃發展。 到 2030 年，該市場預計將達到驚人的150.8 億美元。 2022年至2030年成長率為10.68% 。

錫安市場研究

您可以使用 WP Project Manager、Asana 或 Trello 等專案管理軟體來追蹤專案進度、任務和里程碑，使團隊成員能夠即時更新他們的進度。

5.定期監控和分析

定期監控和分析專案指標，以隨時了解進度並識別與計劃的任何偏差。 這使您能夠及時採取糾正措施、解決問題並利用機會將專案保持在正軌上。

使用 WP Project Manager 輕鬆整合專案指標

如果您經營 WordPress 網站，WP 專案管理器可以成為您為組織實施專案管理指標的盟友。 該插件提供用戶友好的介面和強大的功能，可以簡化團隊內的專案管理任務、協作和溝通。

透過 WP Project Manager Pro，您可以輕鬆組織專案、分配任務、追蹤進度以及與團隊成員溝通 - 所有這些都可以在 WordPress 儀表板中進行。 WP 專案管理器提供了有效實施專案指標的基本功能：

• 任務管理：建立任務並將其指派給團隊成員、設定截止日期並追蹤任務進度。
• 里程碑：設定專案里程碑來追蹤關鍵成就並監控專案進度。
• 時間追蹤：追蹤任務和專案所花費的時間，以衡量生產力和資源利用率。
• 甘特圖：使用互動式甘特圖視覺化專案時間表、依賴關係和任務進度。
• 看板：看板可讓您將任務視覺化為按列排列的卡片，代表工作流程的不同階段（例如，待辦事項、進行中、完成）。
• 報告和分析：產生報告和分析以監控專案績效、識別趨勢並做出數據驅動的決策。
• 儀表板：在這裡，您可以快速了解專案進度、即將到來的截止日期和任務分配。 儀表板提供一目了然的信息，讓您隨時了解並更新專案的狀態。

無論您是管理小型專案還是大型計劃，WP 專案管理器都可以根據您的需求進行擴充。 使用此工具，您可以輕鬆地將專案指標整合到您的 WordPress 網站中，簡化專案管理工作流程並推動專案成功。

應用有效的專案指標以確保成功

當我們對專案管理指標的探索得出結論時，很明顯，這些可量化的指標對於任何專案經理來說都是非常寶貴的工具。 從追蹤進度到管理風險和利害關係人滿意度，這些專案指標有助於自信地應對專案管理的複雜性。

不僅要了解它們的重要性，還要將它們有效地應用到您的專案中，這一點至關重要。 因此，現在輪到您擁抱專案管理指標的力量，並讓它們引導您走向目的地。 有了正確的衡量標準，成功不僅是一種可能性，而且是必然的。