如何創建票務系統：分步指南

想像以下圖片：您在一個繁忙的星期一早上從假期返回 - 您登錄系統 - 只是為了找到數百個通知，客戶服務請求，憤怒的客戶消息，銷售銷售和退款請求。

僅僅因為您的客戶服務團隊無法處理客戶查詢，也無法在沒有您的情況下對他們進行優先級。

票務系統是任何提供客戶服務，支持或預售查詢的業務的必要條件。

為了確保您不會發生這樣的事情，請建立一個售票系統以：

• 簡化過程
• 優先考慮重要客戶
• 促進領導力和信息分享
• 有效，更快地幫助回答查詢

加入我們的指南，您將學習並創建自己的票務系統。讓我們開始吧！

我們嚴格測試和研究我們通過赫洛塞姆推薦的每種產品。我們的審查過程。如果您通過我們的鏈接進行購買，我們也可能會賺取佣金。

什麼是票務系統？

票務系統是一種軟件解決方案，可以通過將客戶互動轉換為有組織的機票來集中客戶支持請求。

它包括可自動化重複任務，跟踪進度，增強協作，決策和管理以及優先考慮高影響力門票的功能 - 確保您有效並專注於重要的事情。

票務系統如何工作？

先決條件和設置要求

在開始實際的票務系統設置過程之前，您需要準備一些事情。

1。一個WordPress網站

WordPress是最受歡迎的CMS（內容管理系統），其中包括成千上萬的插件，可創建您想要的任何類型的網站。

我們將在本教程中使用的票務軟件（英雄收件箱）是WordPress插件。

與類似的SaaS票務軟件相比，使用WordPress和英雄收件箱，您每年將節省高達70-90％。

如果您還沒有一個WordPress網站，請創建一個。

創建WordPress網站的過程非常簡單：

1. 購買域名和託管服務
2. 通過更新姓名服務器將域連接到託管服務
3. 通過託管儀表板 / CPANEL安裝WordPress
4. 測試您的網站

WPBeginner在創建WordPress網站上有一個很好的教程。一探究竟。

注意：聯繫您的託管支持團隊，他們將很樂意為您設置WordPress。

此外，請確保您在WordPress站點上擁有一個管理員帳戶以安裝必要的插件。

2。英雄收件箱：WordPress Helpdesk插件

英雄收件箱是高級WordPress Helpdesk和客戶支持插件。它為您提供了通過共享收件箱管理客戶電子郵件和門票的必要功能。

為什麼要在Gmail或Outlook上進行英勇的收件箱？

截至目前，您可能正在使用Gmail或Outlook提供客戶服務。毫無疑問，這些是流行的電子郵件服務，您也可以使用/將品牌電子郵件與這些電子郵件服務聯繫起來。

但是，在團隊協作，小組活動和一般後續溝通方面，它們非常有限。我發現Gmail和Outlook僅對驗證帳戶（通過OTP），共享文件和發送偶爾的電子郵件有用。

您的大腦可能被炸了（我也有類似的問題）看著Gmail 10-15分鐘，並想知道我在這裡該做什麼。

這就是英雄收件箱之類的工具Shine。它提供：

• 乾淨的界面
• 更多專注於優先任務
• 幫助起草有效的答复
• 與團隊成員分享工作量並跟踪進度

關鍵功能：

• 統一收件箱：通過一個統一的收件箱與多個團隊成員合作
• 多個收件箱：管理您公司的所有電子郵件，例如支持@，sales@或任何其他團隊的電子郵件。
• 團隊合作：創建團隊筆記，草稿答复，分配門票，更新狀態並進行內部討論。
• 自動化工具：保存答复，自動響應器，碰撞檢測（在檢測到傳入消息時，請停止發送消息）和票務歷史記錄跟踪。
• 客戶見解：獲取客戶資料和以前的互動以及門票。

英雄收件箱計劃起價為$ 199.50/年。這包括所有基本功能，可以使您入門，並且沒有限制用戶和門票。

創建票務系統的分步指南

完成先決條件後，是時候從實際的票務系統設置過程開始了。

步驟1：安裝和激活英雄收件箱HelpDesk插件

從您的帳戶下載部分下載英雄收件箱插件。

在WordPress中安裝票務插件：

1. 通過在域名末尾添加 / wp-admin /訪問您的網站儀表板。
2. 單擊左側欄中的插件菜單>添加新插件
3. 單擊上傳插件按鈕
4. 瀏覽並選擇下載的英雄收件箱zip文件
5. 單擊立即安裝
6. 激活插件

您將有一個受歡迎的巫師提示。

用許可證密鑰激活插件，可以在下載插件文件的位置找到該插件。

現在，根據您現有系統添加一個新的郵箱：

• IMAP/SMTP
• Gmail
• 前景

為了本教程，讓我們將一個Gmail帳戶與英雄收件箱聯繫起來：

1. 單擊Gmail部分的單擊設置按鈕
2. 選擇或使用首選帳戶登錄
3. 為您的Google帳戶提供Herothemes訪問
4. 導入所有電子郵件，或根據您的偏好進行操作

恭喜！您已經完成了第一個郵箱。這就是設置英雄收件箱的簡單簡單。

步驟2：配置HelpDesk設置

您應該做一些事情，以充分利用英雄收件箱。

1。添加用戶

將用戶添加和分配到創建的郵箱的過程非常簡單。

1. 使用管理員帳戶訪問您的網站
2. 單擊左側欄的用戶菜單>添加新用戶
3. 填寫表格
4. 設置用戶角色（注意：您需要設置角色貢獻者或更高的角色才能訪問英雄收件箱）
5. 單擊添加新用戶按鈕以完成該過程。

現在前往：

1. 英雄收件箱>設置
2. 郵箱>選擇您創建的郵箱
3. 在用戶設置中>添加用戶>選擇您創建的用戶並分配所需的角色。

這就是您使用英雄收件箱中將新用戶添加到郵箱中的方式。英雄收件箱不會為用戶添加任何限制，因此您可以根據需要添加盡可能多的用戶。

不要忘記測試事物。我確定一切都會解決。

2。創建保存的答复或模板

保存的答复（電子郵件模板）是一項非常方便的功能，可以節省團隊的時間。

創建預製響應的集合，選擇並發送。

例如，您可以為這些情況創建預製響應模板：

• 後續電子郵件
• 冷電子郵件外展
• 回答重複的問題（例如退款政策，定價結構）

在英雄收件箱中添加保存的答复：

1. 訪問您的網站儀表板
2. 英雄收件箱>保存的答复
3. 單擊新的保存回复按鈕
4. 填寫表格並保存更改。

每當您回復電子郵件或添加註釋時，都可以通過單擊“保存回复圖標”來使用此預製模板。

您會了解如何使用英雄收件箱。英雄收件箱中還有許多其他功能值得探索，例如自動響應者和狀態。嘗試一下自己，讓我通過下面的評論來知道您的想法。

步驟3：創建前端票證提交表

最好收集有關客戶問題的所有可能的信息，但不要過度使用，並使這些形式乏味填補。

擁有足夠的信息將幫助您分配合適的團隊成員來解決問題，並通過第一次互動來解決客戶問題。

這是常見的信息，您通常應該從票證提交表格中收集：

• 客戶名稱
• 電子郵件
• 客戶服務類型（免費或高級客戶）
• 問題類別（一般，售前查詢，合作夥伴關係，計費，技術或帳戶支持）
• 簡短主題
• 文件附件

如何創建門票提交表格

WordPress有許多免費和付費的選項，可以創建票務提交表格。但是，我強烈建議WPForms和強大的形式，因為它們的簡單性和功能豐富的選項。

例如，創建具有WPFORMS的票務表格：

1. 從網站的插件部分安裝WPFORMS插件（注意：您可以通過在WordPress插件目錄上搜索直接安裝WPFORM）
2. 激活插件
3. 訪問左側欄菜單>添加新的wpforms設置
4. 使用AI，預製表單模板或拖放構建器來構建您的表格
5. 更新通知設置。將表格詳細信息發送到您先前使用英雄收件箱設置的郵箱電子郵件地址。
6. 使用您想設置的其他設置並點擊“保存”按鈕。

您已成功創建了您的票務提交表格。現在是時候將其嵌入您的網站頁面了。最有可能在您的聯繫頁面上。

要在網頁中嵌入wpforms形式：

1. 編輯您要添加票務提交表格的頁面
2. 將WPForms塊插入您的頁面（您可以搜索WPForms塊或鍵入 /WPFORMS以獲取此塊）
3. 選擇您創建的表格
4. 保存更改

就是這樣！通過網頁的前端填寫表格，並確保您正確接收電子郵件。

票務系統最佳實踐

實施良好的票務系統需要與智能工作流程配對，以實現最大的效率。以下是創建票務系統時應遵循的一些實踐。

1。優化門票提交

您應該為客戶提供與客戶支持團隊聯繫的簡便方法，但他們不必為每個查詢創建機票。

在成為支持門票之前，請嘗試解決共同的問題。另外，不要使提交過程如此恐怖，以至於客戶決定使用另一種產品。

這是您可以採取的措施來優化門票提交過程：

• 添加一個搜索框以搜索自助內容（知識庫指南）。
• 在票務提交表格上提供常見的故障排除指南，以快速解決常見問題。
• 為不同方案創建不同的形式（例如，預售，合作夥伴關係）。
• 如果您的表格更長，則創建多步格式。

我們通過深入指南探索了有關支持票證表格的更多信息，請查看！

2。分類和優先級

通過對門票進行分類和優先級 -代理商與其專業知識相關的門票工作，從而提高了決議，效率和客戶滿意度。

這是分類和優先級的所有好處：

• 代理商從事與其專業知識相關的門票
• 工作負載優化
• 響應時間減少和更快的分辨率
• 提高效率和生產率
• 通過更清潔，更準確的響應增強客戶體驗
• 對常見問題和團隊績效的準確報告和見解
• 改進的自助服務建議
• 減少了重複的努力
• 改善客戶保留率

所以不要錯過這個。

3。盡可能自動

客戶支持或票務系統是企業可以從自動化中受益匪淺的地方之一。

例如，票務系統中的自動化可用於：

• 機票分配：根據票務上下文將機票自動分配給正確的代理商。如果門票有合作夥伴關係，營銷 - 您可以創建一條規則，將這些機票自動分配給特定代理商。
• 罐裝對加快常見查詢的答复的回答。
• 機票優先級：根據票務分類和客戶類型（免費或付費），可以優先考慮按時或延遲完成。
• 改善自助服務的建議和自動響應：AI正在徹底改變我們的工作方式 - 那麼為什麼不在客戶服務中使用它呢？您可以使用AI在客戶服務代理跳入之前發送更好，有用的自動響應。
• WorkFlow自動化：要自動解決機票，後續提醒，有關延遲票，票證分配，標記和反饋收集的通知。
• 報告和分析自動化：及時基於關鍵指標，例如第一響應時間，客戶滿意度或已解決的門票數量。

4.確保有效的門票解決方案

在票務系統中，第一接觸分辨率（FCR）非常重要。它基本上向您展示了客戶服務團隊的有效性。

FCR是根據第一個響應（通常是人類的響應）解決了多少票。

沒有人喜歡後續行動，這是一個耗時的過程，通常需要幾天的時間並引起不滿。

因此，請確保您嘗試以更好的FCR分數。這裡有幾個提示：

• 跟踪重複的問題並更新文檔。
• 使用內部筆記。通常，高級管理人員了解產品問題的所有來源和出現，因此為初級成員添加便條有助於FCR。
• 路線通往合適的代理商（基於技能的路由），並確保複雜的問題吸引高級支持人員。
• 為支持代理配備正確的工具和知識。您在這裡尋找的有據可查的集中知識基礎。
• 客戶歷史跟踪：一項便利功能，可跟踪所有客戶對話，以幫助您了解以前的問題並獲取更多信息。

5。使用分析和反饋

定期跟踪關鍵的客戶服務指標將幫助您了解客戶服務團隊的性能。

您應該跟踪和旨在改進票務系統的重要指標。

• 響應時間
• 第一接觸分辨率（FCR）
• 客戶滿意度得分
• 客戶反饋

6.鼓勵領導

在票務管理系統中具有強大的領導能力將對您的客戶支持團隊處理日常任務產生巨大影響。

鼓勵領導會有所幫助：

• 促進問責制和認可
• 降低運營成本
• 提供持續的培訓並鼓勵代理商在積極的聆聽
• 設定明確的目標和期望

7.鼓勵知識保留

我們已經看到了鼓勵領導力的好處，但是擁有一個以上的領導者（對於一個團隊）將造成比積極的後果更多的負面後果。例如矛盾的意見，不清楚的權威，責備轉移等等。

團隊成員經常尋找增長機會 - 在這種情況下，您必須放手。留下巨大的知識差距，並不斷訓練新員工。

知識保留是大多數成功公司遵循的做法。例如，員工必須經歷1-3個月的通知期，在那裡他們必須記錄日常任務，創建SOP，指南，培訓新員工等等。

在票務系統（或通常）中，您可以利用此機會來改善知識庫，在重複問題和問題上創建缺失的指南，並了解經過測試，工作和不起作用的內容。

探索：如何使用WordPress創建知識庫網站

常見問題

什麼是SharePoint？這適用於票務系統嗎？

您通常會發現SharePoint是建立票務系統的推薦工具。

SharePoint是一個基於Web的平台，用於管理內部文檔，用作Intranet網站或作為公司新聞和帖子的外部網站。

您可以將其用作票務工具，但是與WordPress或SaaS平台相比，它非常複雜。

如果您的業務依賴Microsoft Suite，那麼我建議嘗試一下，否則。

結論

即使是基本的票務系統也將是一個比不使用的選項要好得多。我們談到了很多好處，這是一個回顧：

• 幫助優先考慮任務
• 提高效率和生產力
• 保持井井有條，不要忘記某事
• 提高透明度

當您查看這些好處時，票務系統軟件（例如英雄收件箱）的成本很容易在第一個月內恢復。

您不需要具有數百個功能的精美軟件，這些功能會在每次更新中造成更多的錯誤和問題，並且每月花費大量美元。

您需要可靠，編碼良好的門票管理軟件，並具有一組重要的功能，它們每次都可以像魅力一樣工作，因此您可以專注於解決客戶問題，而不是系統。

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