如何召開 Sprint 計劃會議以確保您的業務成功

你有沒有想過如何讓你的團隊更有效率？ 尤其是在全世界都在抗擊疫情的時候，作為項目所有者，您可能會對如何讓您的團隊保持井井有條和高效工作感到沮喪。

幸運的是，有幾種項目管理工具可以挽救你的後腿。 敏捷是最流行的項目管理方法之一。 目前，由於其靈活性和進化性，它成為許多項目經理的首選。

據項目管理協會稱，超過 70% 的組織採用了敏捷方法，敏捷項目比傳統項目成功率高 28%。

敏捷 Scrum 中的一個重要儀式是“衝刺計劃會議”。 項目的整體成敗在很大程度上取決於這種前期管理慣例。 使用本指南為您的下一個項目成功舉辦衝刺計劃儀式。

在繼續之前，讓我們回顧一下我們將在本文中使用的一些術語。 它可以幫助您了解 Sprint 計劃的基礎知識-

Product Backlog：需要更新的產品需求的詳細描述。 它包括新功能、對現有功能的更改、錯誤修復、基礎架構設置等。

Sprint Backlog：團隊承諾在當前 sprint 期間執行的產品待辦事項列表。 以及交付這些產品積壓項目所需的任務列表。

故事：它從最終用戶的角度描述了產品功能。 例如，作為客戶，您想在網站上註冊，以便您可以方便地瀏覽網站上的產品。

團隊速度：衡量團隊在單個 Sprint 期間可以管理的工作量。 這是 Scrum 中的關鍵指標。

什麼是敏捷方法論中的 Sprint 計劃會議

衝刺計劃會議是整個團隊坐在一起設定衝刺目標並根據團隊對其產品積壓工作的審查來規劃實現該目標的路線圖的活動。

為了更好地澄清事情，sprint 是持續開發週期的一個時間盒迭代。 在一個衝刺中，團隊必須完成一定數量的工作並準備好接受審查。 而“Sprint 計劃會議”是起點，由 scrum master 主持。

參加者：開發團隊、scrum master、產品負責人

時間：在衝刺開始時。

持續時間：通常每週迭代一小時。 就像為期兩週的衝刺需要兩個小時。

敏捷框架：Scrum。

目的：衝刺計劃的主要目的是定義-

• 在即將到來的衝刺中可以交付什麼
• 這項工作將如何完成

請記住，糟糕的衝刺計劃可能會因設定不切實際的期望而偏離您的團隊。

Sprint 計劃會議的好處

• 允許團隊成員就衝刺目標和承諾達成一致
• 啟用任務發現、註冊、優先級排序和估計
• 創建平台來交流依賴關係
• 確定團隊設定和致力於實現可實現的衝刺目標的能力。

Sprint 計劃會議中會發生什麼？

產品負責人解釋衝刺目標，團隊一起決定實現該目標的工作程序。 Scrum 團隊還討論瞭如何在當前衝刺中提高產品價值和實用性。

此外，協商產品待辦列表中的哪些項目將提交給衝刺待辦列表。 此處還考慮了其他重要事實，例如估計、限制、能力、風險、依賴性和時間表。

誰參加 Sprint 計劃會議？

通常，整個團隊都會參與這個 Sprint 計劃會議

產品負責人：確定候選產品積壓項目並定義它們的相對優先級以及沖刺目標。

Scrum Master：確保衝刺目標是可以實現的，並且一切都通過適當的渠道進行。 此外，檢查 sprint backlog 中是否包含適當的產品 backlog 項。

團隊成員：決定他們可以在規定的時間範圍內完成多少產品積壓項目。 以及如何交付那些產品積壓項目。

有時，任何與會者都可以邀請其他各方參加會議，以提供新的業務或技術領域信息和建議。 但他們的作用僅限於共享此信息。

Sprint 計劃會議的輸入是什麼？

Sprint 計劃會議的輸入是產品待辦列表，其中包括可能在 sprint 期間完成的“項目”列表。 團隊還應該查看最新的產品增量、本次沖刺的開發團隊的預計能力以及開發團隊過去的表現。

Sprint 計劃會議的輸出是什麼？

sprint 計劃會議的主要輸出是團隊成員可以解釋 sprint 的目標，並清楚地知道他們將如何開始工作以實現該目標。 所有這些都包含在 sprint backlog 中。

如何進行沖刺計劃？

首先，scrum master 定義了衝刺目標。 然後開發團隊計劃實現該目標所需的步驟。 實際上，衝刺計劃是在開發團隊和產品負責人共同考慮價值和努力的情況下制定的。

它什麼時候發生？

Sprint 計劃會議在 Sprint 週期開始時舉行。 假設，您正在進行每月一次的衝刺，您可以在每個月的第一天（或您選擇開始的任何其他日期）召集一次會議。

需要多長時間？

通常，為期一個月的 Sprint 最多需要八個小時。 對於較短的衝刺，會議時間也會減少。 作為經驗法則，要確定理想的衝刺會議時長，您可以將衝刺中的周數乘以兩個小時。

1 週衝刺 = 2 小時
2 週衝刺 = 4 小時
3 週衝刺 = 6 小時
4 週衝刺 = 8 小時

請注意，這是分配的最長時間。 經驗豐富的 scrum 團隊將花費比這更少的時間。 scrum master 確保會議必須在此時間範圍內完成。 並且避免了任何不必要的對話。

會前準備工作

我們已經指定了衝刺會議中每個與會者的角色。 讓我們解釋一下他們在參加 Sprint 計劃會議之前應該組裝什麼：

對於 Scrum Master：

• 準備和發布議程
• 分配合適的團隊成員並在合適的時間安排會議
• 確保團隊成員具備成功完成積壓項目所需的技能
• 計算團隊的可用容量（團隊成員假期、公共假期等）
• 確定團隊的速度與團隊在上一個衝刺中承諾的工作量
• 準備足夠的便利貼、筆、記號筆、白板等。

對於產品負責人：

• 詳細定義每個用戶故事項
• 提供詳細的要求和驗收標準
• 保持積壓在優先順序
• 描述當前衝刺中每個用戶故事的“完成”定義
• 確保每個功能或用戶故事都足夠小以在衝刺內完成

對於開發團隊：

• 確保即將到來的衝刺的個人可用性
• 準備問題以澄清任何疑問並避免混淆
• 如果需要，更新團隊對“完成”的定義，並準備好參考資料以在會議期間進行描述。

如何召開 Sprint 計劃會議

您可以將此會議分成兩個會議。 在第一次會議中，產品負責人描述了在衝刺期間需要完成的功能列表。 下一個會話是關於識別應該執行以構建這些功能的任務。

Sprint 計劃會議——第一部分

在這部分的討論中，產品負責人將描述他/她實際上想要在衝刺結束時準備好什麼。

考慮到這一點，團隊成員將審查所有產品積壓項目。 並選擇可以承諾在分配的時間範圍內交付潛在可交付產品增量 (PSPI) 的項目。

團隊可以提出建議，但將哪些產品待辦列表添加到即將到來的衝刺待辦列表中的最終決定將來自產品所有者。 他/她將決定團隊在 Sprint 期間將嘗試完成多少產品積壓工作。

團隊成員可以提出問題來澄清他們的疑慮並消除所有歧義。 因為他們必須在產品負責人和利益相關者面前展示他們在衝刺審查會議期間達成一致的最終輸出。 它將在衝刺結束時發生。

在此部分結束時，產品負責人和開發團隊共同確定衝刺的目標。

Sprint 計劃第一部分的關鍵活動是：

• 產品負責人向團隊介紹產品待辦列表項的優先級
• 設定衝刺目標：用一句話描述衝刺的最終結果。
• 團隊一起確定可以在即將到來的 Sprint 中交付的產品功能。
• 團隊在本次會議結束時提交選定的產品待辦列表

Sprint 計劃會議——第二部分

第二部分緊接在衝刺計劃會議的第一部分之後。 它具有與第一部分相似的相同時間盒。 這意味著如果會議的總時間跨度為 8 小時，那麼它將平均分為每個部分 - 例如，要進行 8 小時的會議，您有 4 個小時來完成會議的第一部分，剩下的 4 個小時用於第二部分部分。

在這一部分，產品負責人必須處理團隊可能對產品待辦列表提出的所有問題。 然後團隊將決定如何將選定的 Product Backlog 轉化為潛在可交付產品功能的增量。

產品負責人必須在這次會議期間有空，但不必在場。 即使 PO 確實留在房間裡，Scrum Master 也應該負責會議的這一部分。 因此開發團隊可以專注於他們的工作並探索可能性，而不受產品所有者的意見或想法的限制。

團隊應該有足夠的空間來討論不同的可能性和解決方案，以在不受外部影響的情況下獲得最終目標。 產品負責人和 Scrum 主管將觀察一切並回答尋求更多信息的問題。

在此部分結束時，應準備好任務列表，稱為 Sprint Backlog，包括任務估計和分配。 根據此，團隊將開始開發功能。

Sprint 計劃第二部分的關鍵活動是：

• 詳細計劃-將故事分解為任務，以便團隊成員可以製定可操作的計劃來完成這些故事
• 估算故事——深入分析和應用策略，如計劃撲克或 T 卹尺碼。 它使他們能夠估計完成每項任務所需的時間。
• 最終結果——團隊將工作流定義為 Sprint Backlog 的一種形式，以實現 Sprint 目標

衝刺計劃會議主要處理兩件事——

Sprint 目標：就 sprint 結束時交付的內容達成一致。
Sprint backlog：下一個 sprint 的一組優先用戶故事、增強、錯誤、任務和子任務，以保持團隊專注。

敏捷方法中 Sprint 計劃會議的最佳實踐

以下是敏捷衝刺計劃會議獲得最大產出的最佳實踐——

1. 創建包括所有團隊成員的遞歸日曆邀請
2. 產品負責人應向團隊成員發送會議邀請
3. 在邀請中包含議程以及應該包含在衝刺中的用戶故事鏈接
4. 在衝刺中添加比團隊能力更多的用戶故事。 因為有些用戶故事可能會被團隊拒絕，而您可能有信心
5. 使您提出的用戶故事詳盡且易於理解。 附上所有用例、功能需求和滿意度，至少與一些高級團隊成員討論一次
6. 定義新問題、可能性、影響和依賴性
7. 讚賞或獎勵上次沖刺中表現最好的團隊成員。 它鼓勵其他人在未來提高他們的表現
8. 用他們喜歡的東西招待您的團隊，至少提供茶/咖啡。 有時，一場小小的盛宴會激勵他們更快地工作。

另請閱讀：項目管理中瀑布方法的綜合指南。

敏捷方法論中的衝刺計劃會議規則（簡而言之）

1. 包括產品負責人和 scrum master 在內的所有團隊成員都必須出席會議
2. scrum master將主持sprint計劃會議並獲得最高權限
3. Scrum master 擔任敏捷衝刺計劃會議的計時員、領導者、推動者和協調者
4. 產品負責人在衝刺計劃會議中的角色只是貢獻者。 她/他有責任澄清所有回答團隊成員問題的事情，如果他們有任何問題，並向團隊解釋用戶故事。

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結論

顧名思義，敏捷方法中的“衝刺計劃”就是這樣，所有團隊成員都參與了詳細而開放的對話，以確保他們將在即將到來的衝刺中執行的項目。

按照一些預定義的規則來加速您的工作流程是一個簡單的概念。 使所有團隊成員有計劃地同步他們的工作並順利完成。 Sprint 計劃會議的主要目標是設定 Sprint 目標並找到實現該目標的最佳方法。

發起衝刺計劃會議，以便-

• 會議計劃考慮 - 誰、什麼、何時、何地
• 審查產品待辦事項並確定團隊應該在即將到來的衝刺中完成的產品待辦事項列表
• 確保您的團隊的能力足以管理建議的工作量
• 為您的團隊建立速度——您的團隊打算在 Sprint 期間完成的工作量

那麼，您如何為衝刺計劃會議做準備呢？ 在下面的評論部分與我們分享您的疑問、障礙和經驗！