您的內部公司 Wiki 需要的 8 個功能

已發表: 2020-05-01

公司內部 wiki 不僅僅是一種便利——它對很容易成為“制度化知識”的信息進行限定和量化。 您的公司內部 wiki 必須接受這樣一種理念，即沒有任何註釋是微不足道的。

您的內部 wiki 至關重要，它必須簡潔、易於訪問且經常更新。 Wiki 是貴公司可以用來提高溝通和生產力的最佳遠程工具之一。

以下八個功能可以將您的公司內部wiki從“被遺忘的項目”轉變為“日常資源”，不僅可以縮短員工培訓時間，還可以幫助防止員工在工作中卡住。

1. 您需要 Wiki 軟件來創建您的 Wiki

如果您是一家擁有大量空閒時間的大型開發團隊的企業（恭喜），那麼編寫自己的 wiki 可能是個好主意。 但是，一般來說，最好讓員工將時間花在編輯和維護 wiki 內容上，而不是花在 wiki 代碼庫上。 換句話說，您的團隊可以專注於製作比薩餅而不是製造烤箱。

使用託管的第三方 wiki 解決方案，您的團隊不必花時間進行故障排除、補丁、更新和功能更新。 以下是一些推薦的 wiki 軟件套件，您可能會發現它們對您的知識庫有用：

  • Tettra：Tettra 是一個出色的知識共享和協作平台。 它還與許多其他服務集成，因此您不必從頭開始處理所有內部文檔。 您可以嵌入 Google Docs、從 Dropbox 或 Zapier 共享，甚至可以集成 GitHub、Slack、Prezi 和 Microsoft Teams（僅舉幾例）。 工程團隊使用 Tettra 來跟踪他們的代碼庫和產品規格，而營銷團隊使用它來跟踪項目管理和產品發布。
  • Bit.Ai：Bit.Ai 是您公司內部 wiki 的另一個不錯的選擇。 您的 wiki 文件可以使用自定義小部件進行自定義，例如代碼塊、數學方程式和智能表。 它還集成了最流行的專業通信和協作應用程序。
  • ConcourseConnect：ConcourseConnect 更多的是關於社區建設，但它作為企業的 wiki 和協作工具非常有用。 這有點像一個多合一的解決方案，它可能對您的業務非常有用，也可能是矯枉過正，具體取決於您當前的設置。 但是 ConcourseConnect 可以幫助您在一個地方設置和集成博客、員工檔案、維基、您的網站以及協作和活動跟踪。

找到您的 wiki 軟件只是一個開始； 然後，您必須問自己如何在公司內部 wiki 上存儲和共享文件。

2.您需要全面的文件存儲和共享訪問

您的 wiki 文件存儲在哪裡，員工如何添加和編輯這些文件？ 您設置了什麼樣的權限——誰可以編輯哪些 wiki 條目？ 您真的希望非程序員編輯關於代碼審查或最佳實踐的常見問題解答或 wiki 頁面嗎？

以下是您需要的文件存儲和訪問功能：

  • 來自多個來源的文件附件功能：如今，人們生活在他們的 Google 文檔和雲服務上。 您的員工需要能夠從他們的 Evernote 或 iCloud、他們的手機、平板電腦或筆記本電腦直接將文件上傳、附加或以其他方式集成到您的 wiki。
  • 大的或無限的上傳上限：如果使用得當，內部公司 wiki 往往會隨著時間的推移變得非常龐大和全面。 遇到數據上限會削弱您的 wiki。 在您承諾長期的 wiki 策略之前，請確保您的員工可以定期安全地上傳多媒體文件，而不會發生戲劇性事件。
  • 可定制的訪問權限：理想的 wiki 或協作軟件應該具有某種分層權限系統，以便每個人都沒有相同的訪問權限。 您至少應該擁有查看權限、評論權限、編輯權限和創建新 wiki 文件的權限，所有這些都位於不同的層級。

安全地存儲和共享文件後，員工必須擁有共享這些文件並一起處理它們的工具。

3. 您的內部公司 Wiki 需要強大的協作工具

具有混亂或薄弱協作功能的內部公司 wiki 已經死了 - wiki 的全部意義在於與一大群人共享知識。 遠程團隊尤其需要有效協作。

無論是創建 wiki 條目還是從其他應用程序集成文件和內容，您選擇的 wiki 軟件都應該允許您執行以下操作：

  • 文檔共享：顯然，編輯應該能夠在 wiki 上與擁有適當權限的人共享他們的文檔。
  • 評論：所有有權查看文檔的人都應該能夠添加評論。
  • 建議更改：更改現有文本時，應該有一個選項可以讓文本顯示為建議。 這允許更好的協作編輯，因為員工可以看到他們的同事的思維過程並就最終文本達成一致。
  • 跟踪更改：您選擇的 wiki 軟件不僅應該能夠跟踪特定文檔的更改，還應該能夠跟踪整個 wiki 的更改。 它應該記錄何時進行更改、何時添加新文件和頁面以及何時刪除內容。 您負責維護 wiki 的人員會發現此功能非常寶貴。
  • 與通信應用程序集成：可以與 Slack 或電子郵件集成的 Wiki 軟件是理想的選擇。 如果對 wiki 的更改可以向您現有的團隊聊天發送通知，則您創建了一個問責制和透明的環境。 它也總是你能更快地修復錯誤。

下一步是找出進入 wiki 的內容（更重要的是，找出沒有的內容）。

4. 您需要為 Wiki 中的內容（以及不包含的內容）創建指南

培訓和學習資源的訪問是這裡的關鍵：您必須為應該在 wiki 中出現的內容創建明確的指導方針。

公司內部的 wiki 經常失敗，因為它們變成了一堆破爛和混亂的垃圾堆，堆放著不必要的、矛盾的、多餘的、陳舊的或措辭不當的信息。 相反，決定哪些內容應該和不應該進入 wiki，並將該信息傳播給所有員工。 將 wiki 指南作為 wiki 本身的主頁可能是一個好主意。

當然，實際規則取決於您以及您希望如何使用您的 wiki。

你的維基是關於新員工入職的嗎？ 如果是這種情況，wiki 文件和條目應僅限於 HR 文檔、培訓材料和最佳實踐文檔。

您的 wiki 是用於項目管理的嗎？ 如果是這種情況，您的員工需要知道偏離主題的 wiki 條目將被刪除——在靠近工作的午餐場所的 wiki 條目將是不合適的。

您的 wiki 是否用於統一標準和最佳實踐？ 提前創建帶有模板的模式而不是讓您的 wiki 有機增長可能是明智的。 例如，如果您希望公司中的每個人都以完全相同的方式製造汽車，您可能希望為“輪胎”、“車架”、“電機”、“變速箱”和“底盤”創建部分，並讓您的主要工程師填寫。

如果您的公司在不同部門的幫助下創建多種產品和服務，您可能需要考慮單獨的工作空間以幫助防止混亂。

internal company wiki

5. 您的 Wiki 需要為團隊提供單獨的工作區

並非每條信息對每個團隊成員都有用，尤其是在多元化或高度細分的公司中，這就是為什麼您的 wiki 需要單獨的工作區的原因。

如果銷售人員必須翻閱無窮無盡的編程 wiki 文章才能獲得 CRM 信息，那麼 wiki 就會變得不那麼有用（並且隨後使用較少）。 對於必須滾動瀏覽客戶管理文章以找到正確的編譯過程的開發人員來說也是如此。

單獨的工作空間減輕了這種浪費的努力。 當來自某個分支機構、部門或專業的員工登錄到 wiki 時，它應該將他們停放在 wiki 中與其需求最相關的部分。 這些數字工作空間還可以防止通知疲勞——員工只會收到與他們相關的通知。

6. 您的內部 Wiki 需要有效的搜索功能

您的內部 wiki 可以擁有最精心構建的組織，但任何人真正想要的只是“谷歌”他們的問題。 43% 的人在嘗試任何其他解決方案之前會立即進入搜索欄。 您的內部公司 wiki 需要一個有效的搜索欄。

知識工作者花費 19% 的時間來搜索完成工作所需的信息。 他們還習慣於通過手機和瀏覽器進行搜索。 功能正常的搜索欄可以更快地向員工提供信息。

他們不需要學習 wiki 的文件模式，也不需要任何額外的培訓。 尋找如何請病假的人只需將其輸入搜索欄中即可，而不是試圖猜測文章是在“人力資源”還是“方向”部分。

wiki 上的搜索引擎受到打擊或錯過——沒有簡單的方法可以直接判斷他們的搜索功能是否良好。 我們建議您在購買或提交之前對任何 wiki 平台進行完整的測試。 如果 wiki 是公開可用的（例如，Wikidot），請選擇一個公開的 wiki 並蒐索相關行業的常用術語。 搜索結果是否與您的查詢相關？

如果 wiki 是一個協作軟件，請與代表討論獲得演示的訪問權限。 將該搜索欄運行到地面 - 實驗。 搜索欄可以處理錯別字嗎？ 它會嘗試找到與您鍵入的內容接近的內容，還是會返回零結果？

wiki 文章有關鍵字功能嗎？ 您可以用相關主題標記每個文件嗎？ 這些功能都使 wiki 搜索引擎變得更好，因此請留意它們。

7. 您的 Wiki 需要定期清理並指定人員進行清理

Wiki 很快就會變成一個由損壞的鏈接、舊信息和冗餘頁面組成的錯綜複雜的巢穴。 有效且持久的公司內部 wiki 是致力於清理 wiki 並使其保持最佳狀態的時間和人員的產物。

這個過程通常被稱為“wiki-gardening”，您必須指派 wiki-gardeners 修剪舊頁面、剪斷斷開的鏈接，並將您的訓練數據培養成一個精簡且實用的數據庫。

以下是維基園藝的一些提示：

  1. 至少指定一個人作為普通的維基園丁。 對於較大的公司，應該由兩三個人來完成這項工作。
  2. 定期設置 wiki 評論。 每週一次或每月兩次，您的 wiki 園丁應該審查對 wiki 的所有編輯。
  3. 將編輯與您的 wiki 指南進行比較，wiki 園丁應該非常熟悉，並進行更改以使編輯符合標準。
  4. 員工應該知道 Wiki-gardeners — 如果員工遇到損壞的鏈接、舊頁面或其他明顯錯誤，員工應該知道將該錯誤發送給 wiki-gardeners 以進行修復。
  5. 搜索舊的或不相關的頁面。 如果產品或實踐發生變化或被淘汰，請立即讓 wiki-gardeners 知道。 他們可以快速搜索該產品或實踐，然後進行必要的更改。
  6. 給你的維基園丁額外的時間。 根據您公司內部 wiki 的規模，成為一名 wiki 園丁本身可能是一項工作。 確保您的園丁有時間、報酬和精力來執行這項額外的活動。

一旦你有一個乾淨的房子，你會想要確保門是鎖著的。 沒有安全或備份的內部公司 wiki 可能是一場等待發生的災難。

8. 你的 Wiki 必須有安全和備份

公司內部的 wiki 將快速填充敏感和專有信息——它應該； 否則將毫無用處。 然而，良好的公司內部 wiki 必須防止惡意入侵。

wiki 還必須有安全的備份，因為好的 wiki (a) 有價值且 (b) 巨大。 一次崩潰無法消除創建和維護所花費的所有辛勤工作。

幸運的是，有很多解決方案可以保護和備份您的企業 wiki。 大多數 wiki 平台都有一些變體，但以下是您需要尋找的安全功能：

  • 用戶登錄和員工信息必須安全：
    • IP 過濾器可以確保您的所有登錄都來自本地/批准的位置。
    • 密碼應該被散列和加鹽。
    • 登錄應該使用多因素身份驗證來保護。
  • 進出平台服務器的數據應該加密。
  • 軟件應定期更新。 wiki 服務或應用程序多久打一次補丁？

您的公司內部 wiki 也應該定期備份。 要么您需要自己執行此操作，要么您需要找到一個可以執行此操作的平台。 檢查您的潛在 wiki 解決方案以了解以下內容。 事實上，考慮直接向代表詢問這些問題：

  1. 備份是自動化的嗎？ 它們可以定制嗎？
  2. wiki 多久備份一次？
  3. 備份到哪裡？ 該位置是否已加密且安全？
  4. 在傳輸過程中，數據是否加密？
  5. 誰有權訪問備份？
  6. 備份數據是否存儲在多個真實位置？
  7. 備份是否被覆蓋，或者是否存儲了多個版本？
    1. 這對於防止永久寫入 wiki 的損壞版本或惡意更改是必要的。

一旦您確信您的 wiki 是安全的並且具有您需要的所有功能，可能是時候最終提交並開始構建您的內部知識庫了。

內部公司 Wiki 讓每個人都在同一頁面上

內部公司 wiki 的好處怎麼強調都不為過。 它甚至不僅限於公司：甚至教育機構也可以從在線 wiki 和協作中受益。 當重要信息易於訪問、易於定制和輕鬆添加時，所有員工都會受益。

內部 wiki 也可以防止數據孤島在您的公司中形成，這使您的公司在不斷變化的市場中更加靈活。 畢竟，正如那句老話所說，知識就是力量，那麼為什麼不隨時為您的員工和公司提供有組織的、最新的和有用的知識呢？