如何解決電子郵件未發送問題

你有沒有註意到你的電子郵件沒有正確發送？ 這個問題可能會破壞您的工作流程，降低生產力並讓您的重要客戶付出代價。

原因可能很簡單，例如網絡連接問題和大量電子郵件附件或更複雜的事情，例如不正確的 SMTP 身份驗證設置。 幸運的是，您也許可以自己解決電子郵件未發送問題。

解決電子郵件不發送問題的 5 種方法

掃描設備以查找惡意軟件

您的電子郵件無法到達收件人收件箱的原因之一是收件人阻止了您的 IP 地址。 或者，您還需要考慮您的 IP 地址可能已被添加到 IP 阻止列表的可能性。

IP 阻止列表是一種過濾非法或惡意 IP 地址的方法。 如果您的 IP 地址被阻止，並不一定意味著您做錯了什麼。 相反，您的 Internet 服務提供商可能已經為您分配了一個以前被濫用的 IP 地址。

也有可能有人正在利用您的 IP 地址進行間諜活動或用惡意軟件感染您的設備。 為此，黑客可以侵入您的網絡並嘗試暴力訪問您的設備。

如果您懷疑惡意軟件可能破壞了您的郵件活動，請檢查惡意軟件是否破壞了您的設備。 如果您的設備被感染，您訪問的網絡和網站可能會將您的 IP 視為潛在危險。 對您的計算機運行全面掃描，並檢查您的防病毒程序和防火牆是否是最新的。

最終，為了確保您的系統安全，請確保您的防病毒軟件是最新的，並考慮使用 VPN 服務。 VPN 可以隱藏您的 IP 地址，讓黑客更難利用它。

檢查您的郵件提供商的發送限制

根據 Statista 的數據，2020 年全球每天發送和接收的電子郵件達到 3064 億封，並且在未來幾年這個數字肯定會增長得更高。 但是，存在電子郵件發送限制，並且電子郵件服務提供商施加了某些限制以維持電子郵件服務器的生產力並確保安全。

雖然您一個人可能不會每天發送那麼多電子郵件，但電子郵件提供商仍然對發送大量電子郵件的個人和企業設置了電子郵件發送限制。

電子郵件提供商定義了一個帳戶在給定時間段內可以發送多少封電子郵件，因為服務器可能會過載並失去生產力。 此外，如果您超出限制，Gmail 和其他郵件服務可能會懷疑您正在發送垃圾郵件（即使您不是）並阻止您的 IP 地址。

如果您超過了每日電子郵件的設置限制，您可能會收到一條警告您的消息。 例如，Gmail 官方將 Gmail 試用帳戶限制為每 24 小時 500 封電子郵件和一封電子郵件中的 500 個收件人。 幸運的是，您可以通過轉換為付費帳戶或創建新帳戶來發送更多電子郵件。

檢查 SMTP 身份驗證設置

如果有人可以從您的帳戶發送電子郵件，竊取您的客戶並複制您的原始想法怎麼辦？ 可悲的是，垃圾郵件發送者可以利用您的電子郵件服務器發送未經授權的電子郵件，甚至誘騙電子郵件收件人洩露敏感信息，例如信用卡號碼。

例如，垃圾郵件發送者可以冒充熟悉的銀行或其他可信來源並要求提供個人信息。 幸運的是，SMTP（簡單郵件傳輸協議）身份驗證有助於郵件服務器識別正在發送電子郵件的電子郵件用戶。

此外，SMTP 確保只有合法用戶才能從郵件服務器發送電子郵件。 如果啟用了 SMTP，您必須提供服務器的用戶名和密碼。 如果憑據有效，則接受用戶的郵件。 如果身份驗證失敗，郵件客戶端會顯示錯誤消息。

但是，身份驗證失敗並不一定意味著有人試圖訪問您的電子郵件服務器。 如果您的郵件客戶端不支持此類驗證，請檢查您的憑據、啟用您的 SMTP 身份驗證或聯繫您的電子郵件提供商。

配置 DNS 記錄

多虧了 DNS（域名系統），我們可以使用一個簡單的網站名稱，而不是一串複雜的數字。 例如，當您輸入 google.com 時，DNS 會轉換 IP 地址 142.250.80.14 以將您帶到該網站。 除了更容易瀏覽之外，DNS 記錄還包括電子郵件安全的特定配置。

為確保電子郵件的可傳遞性，您必須配置公共 DNS 記錄以允許其他郵件服務器信任您接收您的郵件。 例如，SPF（發件人策略框架）記錄用於電子郵件驗證。

SPF 記錄檢查傳入的電子郵件是否來自授權的 IP 地址並過濾偽造的電子郵件。 理論上，有了 SPF 記錄，黑客在試圖模仿域時應該面臨更大的挑戰。 因此，SPF 有助於降低網絡釣魚攻擊、垃圾郵件和欺騙的風險。

如果您想為更好的郵件活動配置 DNS 記錄，互聯網服務提供商可以提供 DNS 託管和技術支持。 某些服務還可能提供有關如何手動創建 DNS 記錄的深入說明。

聯繫電子郵件服務提供商

如果您無法訪問您的電子郵件或發送和接收消息，請首先檢查您的互聯網連接和您的電子郵件帳戶的憑據。 如果該信息有效並且您的連接良好，請檢查您的電子郵件提供商的網站。 提供商可能遇到一些問題或正在維護中。

您可以直接與提供商聯繫，以確認他們一切正常。 通常，電子郵件服務提供商會在其網站底部提供其聯繫信息。 一些提供商還提供故障排除應用程序。 例如，Outlook 有一個“獲取幫助”應用程序來幫助您解決可能出現的問題。

如果您無法自行解決電子郵件不發送問題，請聯繫您的電子郵件服務提供商。 擁有優秀客戶支持團隊的提供商將始終為您服務，以確保您的電子郵件順利運行。 毫無疑問，提供商還將協助調整任何電子郵件設置，以幫助您避免任何挫敗感。

結論

解決由於多種不同原因可能出現的電子郵件未發送問題可能具有挑戰性。

其中最大的壓力和恐懼是當有人試圖使用您的電子郵件服務器進行惡意活動時。 但是，通過適當的措施，您可以防止這種情況發生。

好消息是您可以解決其中一些電子郵件不自己發送的問題。 即使您不能或有疑問，您也可以隨時聯繫您的電子郵件服務提供商或系統管理員尋求幫助。