上下文切換對生產率的影響（以及如何最小化）

假設您正在從事以深切關注的任務。然後，丁 - 一封新電子郵件彈出。您打開電子郵件。在不知不覺中，您要在電子郵件收件箱，聊天消息和一項快速任務之間跳躍，這似乎需要您立即關注。當您返回原始任務時，您就回到了第一個。聽起來很熟悉嗎？

歡迎來到上下文切換的世界。

上下文切換不僅僅是任務之間的雜耍。這就像駕駛汽車，每隔幾秒鐘猛擊一次剎車檢查手機，然後試圖恢復流程。它減慢了您的焦點，使您的注意力降低，使您感到沮喪和無效。

但是，如果有一種方法可以阻止這種混亂並重新控制您的一天呢？在本指南中，我們將探討上下文切換對生產率的影響，為什麼會發生這種情況以及最重要的是您可以對此做些什麼。

生產力的上下文轉換是什麼？

從本質上講，上下文切換是從一個任務彈跳到另一個任務而無需完成第一個任務的行為。是的，您可以在迅速完成最後一個任務後恢復上一個任務。但這是問題：重新集中並重新完成未完成的任務所需的時間通常會使您感到分散和不同步。

加州大學爾灣分校的一項研究表明，中斷後平均需要23分15秒才能重返任務。每次您切換焦點時，這差不多半小時。

任務之間不斷切換的這種不斷的切換會剝奪您深入集中精力的能力，使您處於不斷分心的循環中。但是為什麼會發生這種情況？

上下文切換背後的心理

那麼，我們為什麼繼續這樣做呢？這不僅僅是缺乏意志力。有實際心理學在起作用。我們的大腦尋找新事物。每個應用程序中的每個ping，每封電子郵件通知都可以立即獎勵這種願望。我們得到了多巴胺的熱門。

當您切換任務時，它並不像翻轉開關那樣簡單。您的大腦必須重置，轉移齒輪以處理新信息。這種不斷的轉變會導致精神疲勞並消耗您的認知資源。實際上，根據2022年工作指數的解剖結構，有56％的工人表示，他們感到不知所措。

上下文切換與多任務處理

您可能會想：多任務不僅僅是上下文切換的另一種形式？好吧，是的，否。

上下文切換是指在不同任務之間迅速轉移而不完成一個任務。這就像在瀏覽器上跳到10個不同的選項卡之間一樣，每個任務都會引起您的注意，但是沒有一個人會完全焦點。

另一方面，多任務是您嘗試一次處理多個任務時。也許您在參加會議時要輸入一封電子郵件。當然，這聽起來有效，但是研究表明，多任務可以將您的績效降低多達40％ 。這就像試圖一次專注於兩件事一樣 - 您最終做得不好。

工作場所上下文切換的成本

現在，讓我們談談數字。您可以想像，這些任務之間的這些不斷變化的價格很高。但是真正的成本是多少？以下部分有您的答案。

效率和生產力降低

當您在任務之間跳躍時，每次切換時，大腦都需要重置。那個“重置”時間吞噬了您的生產力。這就像試圖參加馬拉鬆比賽，但每隔幾分鐘停下來呼吸。

根據Qatalog和Cornell University的Idea Lab的聯合報告，有45％的工人報告說，由於上下文的轉換，效率降低了。

您的雜耍越多，完成的工作就越少。想像一下，如果您一次只能專注於一件事，您可以實現什麼。

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情緒和心理成本

頻繁的中斷會增加壓力和挫敗感。歐文分校的一項研究發現，經過20分鐘的不斷中斷，人們報告說感到不知所措，焦慮和精神疲憊。

實際上，經常切換任務的工人的倦怠和工作不滿意。您不僅會浪費時間 - 您還失去了對工作的精力和熱情。

對工作質量的影響

當您在任務之間不斷切換時，很難全部關注其中的任何一個。結果？工作質量較低。無論是編寫電子郵件，準備報告還是設計演示文稿，當您的注意力被劃分時，錯誤都會在裂縫中滑落。錯誤的風險增加了您的任務越多。

如何對抗上下文切換並提高生產率

上下文切換不是一些無法解決的生產力詛咒。您有能力奪回對重點的控制。這全都是建立更聰明的習慣和使用正確的工具。目標？更聰明的工作 - 不要更努力。讓我們分解最有效的策略，以最大程度地減少上下文切換的影響。

1。通過有效任務管理優先考慮任務

如果一切都是優先事項，那麼什麼都沒有。這就是為什麼明確的任務管理是您針對上下文切換的最佳防禦。

首先確定您最重要的任務。每天，選擇您必須完成的三個不可談判的任務。這種方法可以使您集中精力，並防止您的大腦在不重要的活動之間彈跳。

使用任務管理框架：

• Eisenhower矩陣：分為四類的任務 - 緊急，重要，重要但不緊急，不緊急但不重要，也不是緊迫也不重要。
• 吃青蛙方法：在精力達到頂峰時，首先要解決最艱鉅的任務。

有用的工具：應用程序或工具，例如WP項目經理， Todoist ， Trello或ClickUp，可以輕鬆組織和優先考慮任務。將所有內容放在一個地方，以最大程度地減少誘惑以切換上下文。

2。通過明智地使用技術來最大程度地減少干擾

老實說。您的設備是雙刃劍。它們使工作更容易，但也可能會引起巨大的分心。使技術為您服務，而不是反對您。

馴服您的通知：
關閉非必需通知。更好的是，安排“無通知”工作塊。這種簡單的調整可以減少您的干擾 並提高您的生產率。

創建無技術區域：
設置特定時間或技術不受限制的空間；沒有電子郵件檢查，沒有社交媒體，沒有無盡的滾動。

有用的工具：使用自由或冷火雞等應用程序在工作時間內阻止分心的站點。您也可以將Fokast用於MAC設備。

3。實施異步工作流程

並非每個問題或任務都需要立即回答。與其實時回复消息，不如安排專用時間檢查電子郵件或團隊聊天。例如，在兩個30分鐘的窗戶中處理所有消息，一次是在早晨，然後在下午再次處理。

讓您的團隊知道您的可用性。使用Slack狀態或Google日曆之類的工具來指示您的重點小時。

4。採用Pomodoro技術和時間管理方法

您的大腦不是為了不間斷的工作而建造的。時間管理技術，例如Pomodoro技術，可以幫助您在不倦怠的情況下保持專注。它的工作原理：

• 將計時器設置25分鐘，然後完成一項任務。
• 休息5分鐘。
• 重複此週期四次，然後享受更長的15-30分鐘休息時間。

該方法利用了大腦的自然焦點節奏，並幫助您抵制多任務的衝動。

閱讀更多：15多個有效的時間管理策略和技術

5。削減不必要的會議

讓我們面對現實吧 - 大多數會議可能是一封電子郵件。不必要的會議是最終的生產力殺手。查看您的所有經常會議。問自己：“這次會議仍然有目的嗎？”如果沒有，請取消它。

通過Slack，Intion或錄製的織機視頻替換狀態會議。使用研究員進行智能會議議程和YAC進行基於語音的異步討論。兩者都減少了對實時中斷的需求。

選擇工具和應用以減少上下文切換

正確的任務管理工具可以是您針對上下文切換的秘密武器。它們簡化了您的工作流程，使分心避開，並幫助您保持激光為中心。但這是捕獲：太多工具會造成的弊大於利。因此，堅持簡化而不是複雜的解決方案。

使用多合一的工作管理工具

當一個平台可以完成所有操作時，為什麼要使用多個應用？多合一的工作管理工具將您的任務，通信和項目帶到一個屋頂下，並使您免於不斷的應用轉換。這是您可以使用的最佳項目或工作管理工具的列表：

• WP項目經理：它簡化了項目跟踪，團隊協作和截止日期管理 - 來自WordPress儀表板。
• ClickUp ：一個用於任務管理，目標跟踪和團隊協作的強大企業。可自定義的儀表板意味著您需要的一切都觸手可及。
• 概念：非常適合融合文檔，項目跟踪和知識共享。就像您的數字大腦一樣 - 組織且易於搜索。
• 體式：管理複雜項目的理想選擇。將任務分為部分，分配截止日期並跟踪進度，而無需平台之間彈跳。

專家提示：選擇與您的電子郵件和日曆集成的工具。它減少了手動更新並保持所有同步。

WP項目經理的概述：最適合WordPress

在管理WordPress項目時， WP項目經理是最好的。這意味著與您的網站無縫集成，無需外部軟件，並且在不離開管理面板的情況下輕鬆訪問項目。非常適合處理多個WordPress網站的代理商，內容團隊和開發人員。

WP項目經理的主要功能

• 任務和項目管理：將任務組織到列表中，分配職責並毫不費力地跟踪進步。
• 時間跟踪：監控每個任務需要多少時間來提高效率和資源計劃。
• 文檔共享：直接在WordPress中上傳和共享項目文件，以便於訪問。
• 團隊協作：使用內部消息傳遞和評論將對話保持在上下文中，而不會丟失電子郵件或無盡的休閒線程。
• Gantt圖表和看板板：可視化您的項目時間表和工作流程，以更好地管理和截止日期跟踪。
• 隱私控制：管理誰通過高級用戶角色和訪問權限看到什麼，以確保在需要時保密。

立即控制並提高您的生產力

事實是，上下文切換不僅僅是生產力障礙 - 它是效率的無聲殺手。每次切換任務時，您都會失去注意力，浪費能量並減慢進度。但是解決方案在您的控制範圍內。通過採用更聰明的習慣並使用WP項目經理等強大的工具，您可以恢復時間並大大提高生產力。

今天採取行動。從本指南中選擇一種策略並開始實施。您的未來，更有生產力的自我將感謝您。而且，如果您需要選擇合適的工具或工作流程，我們在這裡使您的工作生活更加輕鬆，更專注，更有效。讓我們知道我們如何提供幫助！