小型診所如何透過預約提醒來提高病患參與度？

錯過預約、收入損失和患者護理延誤是小型診所最可怕的噩夢。

敬業度是現代企業蓬勃發展的支柱。 同樣，醫療保健產業當然也不能錯過這一點。

患者可能會錯過預約，因為他們可能會忘記，可能不會收到通知，或者可能只是很忙！ 有很多事情可能會妨礙你！

請繼續閱讀，了解如何使用約會提醒來讓訂婚儀式順利進行！

如何提醒某人有約會？

患者缺席（即患者未出席預約）可能由於多種原因而發生。

雖然這項活動是在幕後進行的，但如果該設施減少，可能會影響小型診所運作的多個方面。

無論出於何種原因，它都可能對您的業務造成損害，導致間接費用不斷增加，例如租金、員工成本、水電費、保險或特定約會所需的任何設備或用品。 如果不涉及預付款，這種情況也會變得更糟。 根據 PubMed 的一項研究，患者缺席可能會導致 14% 的收入損失，而這種損失對於小型診所來說可能是巨大的。

此外，還必須考慮時間因素。 這將包括安排約會和組織約會所花費的時間。 這可能會影響員工和客戶的保留、客戶服務和醫療保健質量，從而影響整體效率。

在醫生拯救生命的同時，確保行政工作不受影響也至關重要。

預約提醒表示您的診所關心他們。 透過數位便利性吸引和留住患者，使患者能夠輕鬆管理和追求健康。 預約提醒表示診所非常關注患者的健康記錄和進展。 然而，僅僅簡單地給他們寫一封關於他們的約會的信可能行不通！ 為了更好地參與，您還必須提供有關約會的重要詳細資訊。

這包括：

• 設施地址
• 預約時間
• 重新安排預約的流程是怎樣的
• 預約之前的任何準備（如果需要）

對於沒有做好準備且不了解手術的患者，重新安排時間可能會導致您的診所產生額外費用。

沒有這些詳細資訊的提醒可能會讓您的訂閱者感到困惑，甚至惹惱他們。 除了細節之外，還要確保將這些提醒集中在建立牢固的客戶關係和增強參與度上。

如何改善預約提醒以提高病患參與度？

從檢查當前場景開始

放大當前場景可以幫助您評估需要改進的領域。

例如，您的後續電子郵件怎麼樣？ 它們必須有意義且可操作，才能積極吸引患者。 考慮電子郵件將如何幫助患者將幫助您就醫療流程、預約準備和確保及時的患者護理做出更好的決策。 正確處理這些方面還可以幫助您在電子郵件之外進行互動。

為了更好地與患者互動，診所還可以發送治療方案、後續說明和慢性病護理醫療策略。 這為患者提供了更好的決策和健康生活的選擇。

自動化是必由之路！

您的員工是否會因不斷的要求和發送多封電子郵件提醒而不知所措？

此外，由於小型診所的工作人員較少，事情可能會變得更加棘手。 這可能會給您的員工和患者帶來不好的體驗。 透過手動操作，您的患者可能會感到脫節。

手動執行任務可能容易出錯，因此從手動程式切換到自動化程序將更加可行。 此外，自動化還可以減少對額外員工的需求。 此外，這些訊息還可以輕鬆自訂為一次性和重複通訊。

自動電子郵件通知可以幫助您進行確認、取消和重新安排約會所需的一次性和重複通訊。

發送可操作的步驟

如果您的患者想要重新安排您的預約但不知道如何做怎麼辦？

如果基於單向通訊方式，這個過程將會困難得多。 這將導致提醒無效發送。 在確保個人化和相關性的同時，讓患者參與可行的步驟是至關注的做法。

可操作的預約提醒使您的患者有權確認、取消或重新安排預約。 如果您不想延長內容，只需新增「點擊是確認」按鈕即可。 這將使您更清楚地了解患者的可用性。 除了直接之外，您還可以自訂電子郵件以提高清晰度並避免混淆。 這樣可以輕鬆填補空缺，並且不會因患者而造成收入損失。

作為額外的附加價值，您還可以添加醫療保健新聞、研究、發現、有趣的統計數據以及與患者病史相關的快速提示。 這會讓您的預約提醒您加倍努力，談論可以讓患者生活更美好的話題。

充分利用約會提醒

大流行後，診所一直遵守其安全協議，尤其是當有多名患者同時就診時。

預約提醒是一個很好的媒介，可以傳達在設施中的預期內容以及預約之前和之後應遵循的規則。 這可以有效地確保他們不會不必要地擁擠其他設施，也不會在問路和指示時原地打轉、浪費時間。

這是預約提醒的間接正面作用，可以提高病患滿意度。 這種策略的作用是不讓患者留在等候名單上，尤其是那些希望盡快治癒的患者。

設定患者參與預約提醒的最佳實踐

使其個性化

醫療保健領域的電子郵件行銷是您最不想推廣電子郵件的地方。

每個病史必然有所不同。 向每位患者發送相同的電子郵件可能是錯誤的、令人困惑的，甚至可能損害您診所的聲譽。 因此，最好不要使用通用模板或預設響應。

根據每位患者的預約，您可以在預約前 24 小時或預約前一小時發送提醒。 您同樣可以為您的患者建立和自動化提醒清單。

使用患者的姓名和其他詳細資訊進一步個人化訊息。

此外，向特定細分群體發送自訂電子郵件也可以使患者參與度不斷增加。

讓訊息變得簡單直觀

您的患者可能很著急或只是在處理他們的醫療狀況。 您的電子郵件可能被忽略的原因還有很多。 因此，您希望患者盡快做出反應。

要實現這一目標，請使用清晰的訊息和簡單直觀的 CTA。 您必須讓患者輕鬆參與您的對話，以獲得更好的參與。 然而，為了使溝通全面且獨特，請根據患者的健康狀況考慮其可近性。

值得注意的是，無論年齡、殘疾、設備、偏好和其他因素如何，都必須確保參與。

全面的提醒服務

提醒服務必須支援預約前和預約後服務。 這提高了患者對手術該做和不該做的認識和遵守。 工作人員還可以讓患者填寫表格、問卷或確認預護理信息，使整個過程更加方便和有吸引力。

這些服務會自動進行通信，並確保雙方在計劃發生變化時都能更新。

同樣，全面的服務可以讓工作人員獲得信息，以便更清楚地了解預約情況。 這包括時間、日期、狀態等因素。 工作人員可以立即獲得此訊息，以便診所工作人員在重新安排時能夠迅速採取行動。

避免使用表情符號

我同意表情符號是注入幽默和個性的好方法。

然而，在接觸患者時，最好不要採取隨意的方式。 而且，表情符號還可以顯著減少字元限制。 這可能會限制您向聽眾清楚傳達約會詳細資訊。

如果重要的話，請確保僅添加相關且不會傷害患者或與患者無關的表情符號。

尋求回饋

為了進一步推動訂婚，您還必須在社群媒體上徵求患者的讚、分享或評論。 這將幫助您在社交媒體上建立信任。

診所可以在治療和預約後尋求回饋。

避免大寫

當我們正在尋找友善的語言時，最好避免不必要的大寫。 用一般句首字母書寫，看起來很友善。 另一方面，大寫會讓你的短語看起來像是在喊叫。

如果大寫字母的使用是必不可少的，則可以將其使用保持在最低限度。

及時回覆

我們都同意沒有什麼比您的健康更重要！ 當您等待醫療保健提供者的回覆時，最好盡快收到他們的回覆！

這就是為什麼要使用及時回應來避免延遲、差異或混亂。

結論

吸引患者提醒可以使流程更加順利，同時與患者建立積極的聯繫。 對於資源有限的小型診所來說，這個工具可能會很有幫助。

希望患者註冊這些電子郵件預約提醒嗎？ 考慮在候診室、線上預約或日程安排期間收集電子郵件。

然而，診所也必須警惕 HIPAA、TCPA 和 CAN-SPAM 等法規。

這些法規可以保護病患的隱私，並且可以幫助處理正常病患同意規則的例外。

科技就在我們身邊，重要的是我們如何利用它。

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