每個線上企業都有一個網站。大多數網站都有聯絡表格，允許訪客與企業主或管理員取得聯繫。

聯絡表單是為您的客戶和潛在客戶提供支援的好方法。它們易於創建且價格實惠，並且可以幫助您改善客戶服務。

然而，手動回覆每個表單提交可能是一項耗時的任務。這就是自動化發揮作用的地方。

自動回覆聯絡表單可以節省您大量的時間和精力。它還可以確保所有詢問得到及時、準確的答复，從而幫助您改善客戶服務。

在這篇文章中，我們將介紹 WordPress 的人工智慧技巧，以幫助自動化您的聯絡表單回應以及如何開始。

手動管理聯絡表單有什麼問題？

因此，您可能會想，「手動管理聯絡表單提交有什麼大不了的？它只是透過電子郵件回覆問題。

但事情並不像看起來那麼簡單。

讓我們深入探討它可能導致的問題以及為什麼必須找到更聰明的解決方案。

乏味且耗時

手動回覆每個表單提交很快就會變成一項永無止境的任務。

它要求您或您的團隊篩選無數電子郵件、運行資訊並起草個人回應。

我得到它。您的時間很寶貴，將其花在重複性工作上可能會浪費您可以投資於策略和業務成長活動的時間。

延遲反應時間

想像一下，您的客戶透過聯絡表單發送了重要的詢問，急切地等待回复，卻連續幾天聽到蟋蟀的叫聲。

這不是最好的體驗，對吧？

手動管理通常會導致對表單提交的回應延遲，讓您的用戶一無所知，並可能損害他們對您業務的信任。

在當今快節奏的世界中，客戶期望及時有效的溝通，如果未能滿足這些期望，您可能會失去寶貴的機會。

通用且非個人化的訊息

您是否曾經收到過感覺像是機器人寫的自動回覆？這不是最愉快的經驗。

當手動管理表單提交時，很容易陷入發送通用的、一刀切的確認訊息的陷阱。

但讓我們面對現實吧，人們想要被看見、被欣賞的感覺。

通用的回應可能會讓您的用戶感覺自己只是人群中的另一個無名小卒，從而削弱了他們與您的品牌的聯繫。

最有效的解決方案是什麼？

現在我們已經發現了與手動表單提交管理相關的問題，是時候尋找最有效的解決方案了。

答案在於人工智慧和自動化的力量！

在人工智慧和自動化的幫助下，您可以建立一個流程，將您從手動工作中解放出來，並為您的客戶提供更好的體驗。

這個過程涉及兩個步驟：

第 1 部分：自動發送個人化提交確認電子郵件

您可以使用自動化/整合工具將表單應用程式與電子郵件發送應用程式連接起來。

當有人填寫您的聯絡表單時，這將幫助您自動發送電子郵件：

上面的螢幕截圖顯示了使用自動化工具 SureTriggers 建立的工作流程。

根據工作流程，當有人填寫使用 Beaver Builder 製作的聯絡表單時，您可以立即發送電子郵件。

透過此工作流程，您可以發送具有相同內容的電子郵件，但您可以選擇新增表單項目中的資料並替換每封電子郵件的資訊（例如名稱）。

為了更進一步，讓您的電子郵件內容變得動態和個人化，您可以利用人工智慧的力量。

OpenAI 尤其提供語言生成功能，讓您可以為個人自訂每個確認訊息，讓他們感到受到重視和讚賞：

您可以包含他們的名字，參考他們的具體詢問，並向他們提供有關後續步驟的見解。

結果呢？真正的個人化體驗，讓您的用戶留下持久的印象。

第 2 部分：立即通知您的團隊成員新的表單提交情況

既然您的客戶對他們的詢問已被聽到感到滿意，他們也應該期待盡快得到答案。

再說一次，我們有自動化來救援！

自動化不止於發送確認電子郵件。

每當收到新的表單條目時，您就可以通知您的團隊成員，從而將協作提升到一個新的水平。

如果您使用 Slack 與團隊溝通，您可以立即發送頻道訊息，以便團隊中的相應人員可以回應客戶的查詢：

透過實施這些通知系統，您的團隊可以及時跟進線索、回答查詢或分配任務。

所有這些都不需要手動檢查新表單的提交。

自動化工具如何運作？

自動化工具基於觸發器和操作的概念。

觸發器是啟動工作流程的事件，例如填寫表單或有人從您的電子商務商店進行購買。

而操作是在任何觸發事件發生時執行的任務。例如 – 在 Trello 中建立卡片，或傳送 WhatsApp 訊息。

一組完整的觸發器和操作稱為工作流程。例如，當有人從您的 WooCommerce 商店購物時發送 WhatsApp 訊息：

工作流程的術語可能因平台而異，但概念是相同的。

選擇自動化工具時要考慮的事項

一旦您了解了使用自動化工具的優勢，下一個問題就會出現：“我應該使用哪種自動化工具？”

因此，為了幫助您選擇最適合您需求的自動化工具，以下是一些需要考慮的重要因素：

知道你需要什麼

列出您想要自動化的任務，例如聯絡表單回覆或自動新增/更新電子郵件清單、將聯絡人新增至 CRM 工具等。

考慮一下您的業務中的每項重複性任務，看看是否可以透過連接不同的應用程式將其自動化。

方便使用

尋找一種用戶友好且不需要高級技術技能的工具。

它應該有一個簡單的介面和易於理解的工作流程。特別是，它不應該要求您具備編碼技能，以便您團隊中的任何人都可以使用它。

可用的集成

檢查該工具是否可以與您已經使用的應用程式和系統連接，例如表單產生器、電子郵件行銷工具、電子商務平台、CRM 等。

您還應該檢查他們是否已將新應用程式添加到其整合清單中。

可用的觸發器和操作

如果自動化平台可以與您已經使用的應用程式連接，那麼檢查這些應用程式可用的觸發器和操作非常重要。

例如，如果您想要將訂閱者新增至 Mailchimp 清單中，請確保自動化工具具有針對 Mailchimp 的特定「新增訂閱者」操作。

與人工智慧工具集成

在自動化工作流程中使用人工智慧可以在很大程度上增強流程。因此，您應該檢查整合平台是否提供與 OpenAI 等工具的整合。

工作流程自訂功能

確保整合工具提供高級功能，以便您可以自訂自動化工作流程以滿足您的特定需求，例如延遲、格式化程式、時間表、路由器等。

可擴展性

考慮該工具是否可以滿足您不斷成長的業務需求。

您選擇的工具應該能夠有效地執行大量任務，並且您應該能夠建立多個工作流程而沒有任何障礙。

評論和建議

閱讀其他使用者的評論和建議，以了解他們使用不同自動化工具的體驗。

支援

檢查該工具是否具有良好的客戶支援和有用的文件。如果您有任何疑問或問題，您可能需要協助。

定價

最後，考慮該工具的成本以及您所花的錢能得到什麼。從功能、支援以及它如何為您的業務帶來好處方面尋找價值。

此外，您可以檢查平台是否提供免費試用，以便您可以根據自己的需求進行測試，然後做出決定。

如何建立工作流程以在有人填寫您的聯絡表單時發送個人化電子郵件

想像一下，您已經選擇了自動化工具，現在您希望每當有人在您的網站上填寫聯絡表單時自動發送個人化電子郵件。

為了說明這個過程，我們以下面的工具集為例：

1. Beaver Builder ：Beaver Builder 被認為是 WordPress 的頂級頁面建立器之一，它包含一個方便的表單區塊，我們將使用它來建立聯絡表單。

2. SureTriggers ：此自動化工具與 WordPress、WordPress 外掛程式和 Web 應用程式無縫集成，可讓您建立自動化工作流程。

3. OpenAI ：您可能熟悉 OpenAI，它是 ChatGPT 和 Dall-E 2 等產品背後的組織。

4. Gmail ：雖然您可以使用任何電子郵件服務或 SMTP（簡單郵件傳輸協定）透過 SureTriggers 發送電子郵件，但為簡單起見，我們將在提交表單時使用 Gmail 發送電子郵件。

5. Slack：我們想像您和您的團隊可能會使用 Slack 進行內部通信，當收到新的表單提交時，我們將在 Slack 上發送訊息。

現在，讓我們深入研究並了解自動化工具的功能，然後探索將 SureTriggers 與 Beaver Builder、OpenAI 和 Gmail 連接以創建我們所需的工作流程的過程！

開始建立工作流程之前

在我們開始設定自動化工作流程之前，請確保您具備以下條件：

• SureTriggers 帳號：您可以免費註冊一個 SureTriggers 帳戶，如果您已有帳戶，也可以登入。
• 使用 Beaver Builder 設計的網站：確保您的 WordPress 網站已安裝並啟用 Beaver Builder，因為這將是我們將使用的表單建立工具。
• OpenAI 帳戶：在 OpenAI 平台上註冊一個帳戶，因為我們將使用其 API 金鑰將其連接到 SureTriggers。
• Gmail 帳戶：您可能已經擁有一個。如果您想使用該帳戶發送電子郵件，當然可以這樣做。或者，您可以設定一個新的 Gmail 帳戶，專門使用 SureTriggers 連線和傳送電子郵件。

準備好這些帳戶後，您可以登入 SureTriggers 帳戶並將所有應用程式連接到 SureTriggers。

如何將 Beaver Builder 與 SureTriggers 連接

要將 SureTriggers 與 Beaver Builder 連接，您所需要做的就是在使用 Beaver Builder 的 WordPress 網站上安裝 SureTriggers 外掛程式。

這是一個視頻，可幫助您了解安裝過程。

在您的 WordPress 網站上成功安裝並啟動 SureTriggers 後，您的 SureTriggers 帳戶將連結到該 WordPress 網站及其上已安裝的外掛程式。

接下來，您可以使用 Beaver Builder 的聯絡表單模組將任何類型的表單新增至您的網站並將其儲存為新模組：

透過將表單儲存為模組，您將能夠在設定 Beaver Builder 觸發器時選擇表單：

如果您正在考慮如何設定觸發器，本文將進一步解釋。

如何將 OpenAI、Slack 和 Gmail 與 SureTriggers 連接

將 Web 應用程式與 SureTriggers 連接的過程非常簡單。您只需按照以下步驟操作即可：

1. 登入您的 SureTriggers 帳戶並前往「應用程式」畫面：

2. 點選新增連接按鈕：

3. 搜尋 OpenAI 並點擊結果中的圖示：

4. 請依照螢幕上的步驟操作將協助您在 SureTriggers 和 OpenAI 之間建立連線：

連接到OpenAI後，您可以按照相同的步驟為Gmail和Slack新增連線：

將 OpenAI、Gmail、Slack 和 Beaver Builder 連接到您的 SureTriggers 帳戶後，您就可以開始建立工作流程。

建立工作流程

建立此工作流程的方法如下：

1. 首先設定一個觸發器，當有人使用 Beaver Builder 提交表單時啟動該觸發器。
2. 配置使用 OpenAI 功能產生個人化電子郵件的操作。
3. 設定另一個操作以透過 Gmail 向提交表單的人發送電子郵件。
4. 最後，建立一個操作，以便在收到新表單提交時向 Slack 上的團隊發送通知訊息。

透過執行這些步驟，您可以自動執行向表單提交者發送回覆的過程，並讓您的團隊隨時了解新的表單提交情況。

如果您需要有關如何在 SureTriggers 中建立此工作流程並存取現成的工作流程範本的詳細指南，請查看本文。

結論

總之，將人工智慧和自動化融入您的業務營運可以產生變革性的影響。

自動化徹底改變了企業的運作方式，而隨著人工智慧的出現，遊戲規則已經徹底改變。

利用人工智慧和自動化的力量可以為您的業務帶來重大改變。它有可能徹底改變您的營運方式並實現您的目標。

透過採用這些技術，您可以簡化流程、提高生產力並釋放新的成長和成功機會。

因此，請毫不猶豫地探索各種可能性，並在您的業務活動中享受人工智慧和自動化的好處。