撰写引人入胜的电子邮件：办公室最机智员工的经验教训
已发表: 2024-01-17你正在成为迈克尔·斯科特。 承认吧，你已经连续看了《办公室》的次数多得数不过来，为其中搞笑的尴尬和令人畏缩的时刻而大笑。 但在喜剧的背后，该剧为任何营销或销售人员提供了宝贵的经验教训。 这些角色可能在斯克兰顿的一家纸张供应公司工作，但他们的技术非常适合制作可销售的电子邮件。
说出笑点：迈克尔·斯科特的标志性动作
《办公室》的迈克尔·斯科特是烂笑话和尴尬幽默之王，但他总是兑现他所承诺的喜剧妙语。 您的电子邮件主题行也应该这样做。 如果您向读者承诺他们将学习“双倍电子邮件打开率的 5 种方法”，那么您最好兑现这一承诺。
过度承诺和交付不足的主题行只会让您的读者感到沮丧并损害您的可信度。 主题行要清晰简洁，重点关注您想要传达的主要好处或关键信息。 一些受办公室启发的例子：
- “办公室里的 5 个经典恶作剧（千万不要在工作中恶作剧）”
- “迈克尔·斯科特教给我的有关公开演讲的知识（好的、坏的和尴尬的）”
- “如何避免成为办公室的‘托比’”
这些主题行清楚地传达了读者对电子邮件内容的期望。 他们以一种有趣、有共鸣的方式激起了粉丝们的兴趣。 您的电子邮件内容应该提供有用的信息、娱乐或工具，这些信息、娱乐或工具可以直接映射到主题行中的承诺。 保持内容的重点，避免离题。 单击此处学习编写高性能主题行的实用技巧。
吉姆·哈尔珀特的温暖：通过语气建立信任
来自 The Office 的吉姆·哈尔珀特 (Jim Halpert) 擅长使用热情可爱的语气与电子邮件读者建立信任。 作为电子邮件文案撰写者，您可以学习吉姆的方法。
通过温暖建立融洽关系
吉姆被描绘成一个体贴且语气温暖的好人。 他给人的印象是你下班后愿意一起喝一杯的人。 众所周知，吉姆很讨人喜欢，并通过他的语气与他人建立了信任。 如果您满足以下条件，您的读者会更加信任您：
- 在描述您的品牌时，使用“我们重视”、“我们关心”、“我们致力于”等词语。 这表明您优先考虑您的客户。
- 突出显示保护读者的安全措施、保证或政策。 例如，“根据我们的隐私政策，您的个人信息将被严格保密。”
- 分享一些有关您公司的幕后细节，让自己看起来更加透明。 但不要过度分享——保持专业性。
- 感谢读者的支持和忠诚。 可以这样说：“我们感谢您选择我们的品牌。 您的支持对我们来说意义重大。”
有策略地使用幽默——但不要像安迪那样过度使用
《The Office》的安迪·伯纳德 (Andy Bernard) 是一个完美的例子，说明了如何在电子邮件文案写作中不使用幽默。 他的笑话很尴尬、不合时宜，而且常常令人反感。 但如果运用得当，幽默会非常有效。
使用量身定制的笑话
根据您的受众和产品制作轻松的笑话或诙谐的言论。 例如，如果为生产力应用程序编写内容，您可能会说“自[成立年]以来帮助您完成更多工作......而不是我们在吹牛或其他什么。” 有针对性的幽默表明您了解您的客户，并使您的品牌更具相关性。
避免太傻
虽然幽默是好的，但也不要过度。 偶尔开个玩笑固然很好，但不要让每句话都变得愚蠢。 您的客户仍然需要有用的信息。 看看吉姆和帕姆对德怀特的恶作剧，寻找灵感。 它们是战略性的，而不是一成不变的。 你的幽默感应该是一样的。
获得第二意见
让一位同事审查你的草稿，以确保幽默达到预期效果。 解释上下文并询问是否有任何部分看起来不合适或可能冒犯某些群体。 根据需要进行更改。 保持安全总比冒着因不明智的笑话而疏远客户的风险要好。
安吉拉·马丁的组织：转变的关键
《办公室》中的安吉拉·马丁是组织女王。 她细致的方法可以教会我们很多关于设计有效的电子邮件副本的知识。
结构清晰
安吉拉的文件、办公桌和日程安排得井井有条。 她始终清楚地知道所有东西在哪里。 您的电子邮件的内容和布局应该具有类似的清晰结构。 将相关的想法和部分分组到标题下。 使用编号或项目符号列表来组织要点。 让读者很容易理解你的思路。
优先考虑重要性
安吉拉为她的所有任务和责任分配了重要性级别。 在您的电子邮件中，将最重要的内容、号召性用语或消息放在最显眼的位置。 使用字体大小、颜色和对齐等工具创建突出优先级的视觉层次结构。
注重细节
安吉拉注意到最小的细节，并确保她工作的所有领域都达到最高效率。 发送前校对您的电子邮件是否有任何错误或不一致之处。 仔细检查链接、图像、格式和内容是否正常工作。 您对细节的一丝不苟会给人留下专业的印象。
按照规则
安吉拉坚信政策、协议和“规则”。 确保您的电子邮件副本遵循有关隐私、透明度、垃圾邮件和营销的所有适用法律和最佳实践。 在分发之前，请仔细查看公司的所有政策，以确保您的内容符合规定。
PAS、AIDA 和 Dwight Schute 的销售魔法
德怀特·施鲁特知道如何销售。 您还可以按照他的提示来超越竞争对手。 他的非正统方法，有时甚至在办公室里令人畏缩的滑稽动作，为撰写有说服力的电子邮件副本提供了宝贵的见解。 他使用两种行之有效的销售技巧：PAS（问题搅动解决方案）和 AIDA。
回教党：制造问题、挑起事端、拯救世界
德怀特是 PAS 大师。 他经常发明问题，让自己看起来对解决这些问题至关重要。 对于电子邮件副本，请重点关注您的产品或服务解决的实际问题。 以引起读者共鸣并让他们点头同意的方式描述问题。 然后，激起他们对现状的不满，让问题看起来无法忍受。 最后，以拯救世界的英雄的身份提出您的解决方案。
AIDA：吸引他们的注意力，激发他们的兴趣，激发他们的欲望，并号召他们采取行动
德怀特通过表演来吸引人们的注意力。 他的滑稽动作令人难忘并引起人们的注意，即使他们并不总是认可！ 在您的电子邮件中，通过有趣的主题行和引人注目的开头来吸引注意力。 通过关注好处并使用生动的语言来帮助读者想象如何使用您的产品来激发兴趣。 通过挖掘情感并分享令人兴奋的可能性来创造欲望。 发出明确的行动号召，以便读者可以轻松采取下一步行动。
以对话方式说话，而不是像 Pam Beesly 这样的公司
就像《The Office》中的帕姆·比斯利 (Pam Beesly) 一样，在电子邮件文案中采用对话式的语气。 像对待朋友一样与读者交谈，而不是用生硬的公司用语。
保持休闲风格
帕姆的电子邮件总是轻松随意，即使是在交流工作主题时也是如此。 她说话很自然，就像她本人一样。 您的读者会喜欢非正式、友好的语气。 说“这是我们下次会议的详细信息”，而不是“请参阅下面有关我们即将举行的会议的议程”。
为了加强与读者的联系，请考虑加入个人细节或故事，就像帕姆在给吉姆或她的朋友发送电子邮件时经常做的那样。 可以这样说：今天早上我开车去上班时，我发现自己在思考这款新产品的发布，并想与您分享一些想法。” 包括个人接触有助于在相关各方之间建立熟悉和信任。
Creed 的创造力：跳出收件箱思考
克里德·布拉顿 (Creed Bratton) 是邓德·米夫林纸业公司的质量保证代表，以其非常规和古怪的行为而闻名。 这延伸到了他独特的电子邮件写作风格。 克里德在收件箱之外思考，他的电子邮件经常包含意想不到的有趣内容，从而吸引收件人的注意力。
不可预测性
Creed 的电子邮件是随机且不稳定的。 当您在收件箱中看到来自 Creed 的消息时，您永远不知道会发生什么。 这种惊喜元素以一种很好的方式让读者措手不及，让他们想看看克里德要说什么。 在您自己的电子邮件文案中，注入一些不可预测性以保持订阅者的参与度。 在他们最意想不到的时候加入有趣的事实、有趣的图像或诙谐的评论。
简洁
信条重视简洁。 他的电子邮件简短而切中要点，通常只有 1-2 句话。 他不会浪费文字或读者的时间。 制作电子邮件副本时，要简洁。 尽可能用尽可能少的文字传达您的信息，同时仍然具有吸引力。 保持段落和句子简短，避免不必要的冗长。
真实性
克里德的电子邮件反映了他独特的声音，并且不要试图假装相反； 他的信息完美地捕捉到了他古怪的自我，赢得了读者的真实性赞誉。 在撰写电子邮件副本时，通过做你自己来展现你的真实个性； 直接与观众交谈，就像直接与朋友交谈一样——这样，他们与真实信息的联系将比捏造的信息更紧密。
达成交易，办公室风格
您是否也想以 Dunder Mifflin 的风格达成交易？ 保持真实，让您的公司个性闪耀。 Dunder Mifflin 古怪而认真的方法是公司成功的关键。 您想保持自己的专业形象，但不要害怕让公司独特的声音和个性脱颖而出。
与匿名公司相比，读者将更能感受到人情味。 您应该重申并发出明确的号召性用语，例如安排演示、开始试用或立即购买。 让您的读者轻松而有说服力地说“是！”
结论
在电子邮件游戏中，《办公室》的非传统魅力提供了洞察力的宝库。 从有力的主题行到温暖的色调和意想不到的创造力，有很多东西需要学习。 因此，让您的电子邮件成为您品牌的独特体现，在专业精神和真实个性之间取得平衡。 借助 Office 的另类智慧，制作具有吸引力、相互联系并最终达成交易的电子邮件。