什么是范围蠕变？ 预防它的例子和方法

已发表: 2022-07-15

范围蔓延是几乎所有服务提供商或自由职业者在处理项目时遇到的一个猖獗的问题。 尤其是在软件和网站开发领域，范围蔓延会对您的时间、生产力和利润率产生严重影响。

作为项目经理，在您彻底了解即将开始的项目范围之前，您无法遏制或管理范围蔓延。

在本文中，我们将探讨范围蔓延的含义和常见原因。 您还将看到网站项目管理中范围蔓延的示例以及避免它的实用方法。

项目的范围是什么？

顾名思义，项目范围（或工作范围）是指启动和完成项目所需的工作计划、步骤、流程、关键可交付成果和要求。 为您的项目制定工作分解结构 (WBS) 是识别构成项目范围的所有规格、里程碑、活动、成本、预算、边界和项目进度的简单方法。

所有这些都将帮助您和您的客户在出发前确定项目的范围。 最好将其简化为项目说明，以便在项目工作进行时作为一个简单的提醒。
未能在客户访谈中定义项目范围不仅可能导致范围蔓延，而且最终产品与客户的设想完全不同。

什么是范围蠕变？

范围蔓延，也称为功能蔓延，是对项目原始范围的增加或偏离请求。 这并不是说不欢迎对范围进行更改。 但是，您需要遏制这些变更请求，使其与项目范围保持一致，因为这些变更会影响项目进度、资源、预算、生产力、时间和成本。

当客户或利益相关者在项目开始后添加新的项目功能或要求时，范围蔓延变得特别难以忍受。 当您的团队预计在原始时间表、预算和资源内完成项目时，这可能是有害的。

就像蠕变这个词的含义一样，它通常从一些小的请求开始，这些请求会逐渐影响项目的目的并给你带来问题。 对项目范围的不受控制的更改会使您很容易超出预算。 这将影响您的利润率，导致您错过最后期限，并导致您偏离客户真正想要的东西。 所有这些都可能对您的声誉造成灾难性的影响。

如果您没有准确定义项目的范围，您的项目很容易超出其最初的预期。

范围蔓延的常见原因

范围蔓延的发生有几个原因，它可能是客户或项目团队的错误。 范围蔓延会影响网页设计师、开发人员和企业家。 以下是范围蔓延的一些常见原因。

模棱两可或未定义的项目范围

项目范围定义不明确是鼓励范围蔓延的最简单方法。 作为项目经理，您必须了解完成项目所需的流程和要求。 否则，最终产品将偏离客户的意图。

有时客户要为项目范围的模糊性负责，因为他们对自己想要什么没有明确的想法。 需要适当的项目管理沟通来引导这样的客户获得清晰的愿景。 随着项目的进行，客户“想弄清楚”是未来可能出现范围蔓延的明显迹象。

回避项目管理实践

有一个项目范围和管理实践是一回事，但坚持实践是另一回事。 为较小的变更请求回避项目管理实践会鼓励范围蔓延。

例如，您的客户要求您对网页的主题颜色进行细微更改。 这样的改变不需要你一个小时就能生效，所以你可能会想在既定的练习之外实施它。 然而，这就是范围蔓延的方式，并且会随着时间的推移而累积。

遵循项目管理实践也将帮助您保持正轨，同时防止甚至批准的功能请求偏离项目的原始目标。

无证或模棱两可的协议

将与客户的所有通信和协议减少为书面形式是限制范围蔓延的好方法。 记录您与客户的沟通的一种简单方法是确保通过电子邮件而不是电话进行重要的沟通。 或者通过要求通过物理会议达成的协议，并通过电子邮件重新确认电话。

此外，拥有一份包含双方同意的项目条款、条件和义务的灵活合同是确保清晰度和阻止客户不必要的功能请求的好方法。 但要确保所有文件都是明确的和明确的，这样任何一方都不会受到任何误导的印象。

功能请求的不受监管的过程

项目期间的变化通常是不可避免的。 作为专业的项目经理，创造改进空间是切实可行的。 任何功能请求都必须符合确保成本、资源和时间得到考虑的流程。

除了客户要求外，有时项目团队可能会专注于添加额外的功能来打动客户。 这必须遵循适当的渠道，以确保它不会适得其反并花费您的金钱和时间。

一定要使添加过程灵活，这样它就不会抑制创造力，但仍能抑制范围蔓延。 合并请求的适当结构将消除不必要的延迟和不满意的客户。

没有一致目标的多个项目利益相关者

当客户有多个人监督项目的各个方面时，通常会发生这种范围蔓延的原因。 通常，每个人对于如何执行项目会有不同的想法或观点。

如果管理不当，这是一个“厨房里有太多厨师”的经典案例。 当客户拥有多个对项目具有决策权的人时，他们必须保持一致的愿景以避免范围蔓延问题。

作为项目经理，在着手处理来自利益相关者之一的任何变更请求之前，您必须意识到这种不和谐并确保利益相关者之间的协同作用。

其他原因包括：

  • 缺少项目说明
  • 客户访谈是非正式的和模糊的
  • 不切实际的预算和时间框架
  • 客户公司管理层变动
  • 模糊或模棱两可的客户愿景
  • 低效的项目管理
  • 与客户的沟通差距

范围蔓延的例子

尽管范围蔓延通常来自未经批准的变更请求，但情况并非总是如此。 如果早期未将授权请求识别为范围蔓延，则授权请求也可能导致相同的问题。
以下是范围蔓延的三个示例，可帮助您在实际场景中识别它们。

示例 1：停滞的内容

考虑一家电子商务公司与您的网站开发公司联系以创建一个 WordPress 网站。 您已经与客户进行了面谈，并且项目范围已得到双方的批准。 如有必要，您还提供了小变更请求的程序。

但是，在网站项目的要求中，客户坚持为电子商务网站提供内容，拒绝使用您提供网站内容的附加服务。 该网站预计将在两个月内推出。 客户的内容交付安排在发布前 3 周。

客户端未能在预定日期交付 Web 内容。 直到预定发射前 5 天，客户才与客户联系。 客户最终伸出手，提出了 Web 内容开发和审查的请求，具有预期的成本影响，但没有延长预定的发布日期。

这是范围蔓延，如果获得批准，可能会产生与未批准类似的后果。 除非在项目时间交付方面有重大考虑，否则它将给您的生产力、人力资源和可能的发布延迟带来压力。

示例 2：丹佛国际机场

现在来看一个范围蔓延的真实例子：丹佛国际机场 (DIA) 传奇。 它非常有名，因为它显示了范围蔓延的危险程度。 创建全自动行李处理系统的机场项目进行了 2,000 多次设计更改。 该项目虽然比预定时间晚了 16 个月并且超出预算 250%，但最终还是失败了。

设计阶段范围蔓延的主要原因是没有让所有相关的利益相关者（例如航空公司）参与到规划阶段。 由于忽略了重要的项目问题，行李处理系统也失败了。

由此，我们可以观察到客户和项目团队的失误。 在生成项目范围时，项目经理必须优先考虑创建工作分解结构 (WBS)。 如本例所示，在继续之前，客户和所有利益相关者必须在同一页面上。

示例 3：设计修订

考虑一个需要设计他们的网站但对最终产品应该是什么样子一无所知的客户。 客户说“当我看到我喜欢的东西时我就会知道”，但对规划过程没有任何决定性的贡献。

在设计阶段，您将当前的设计提交给客户，他们并不满意，因为似乎没有什么能捕捉到他们喜欢的东西。 客户继续要求修改设计，从而使整个项目受挫。 在预计发布的几天后，一项设计获得批准，您仍应及时交付网站以进行发布。

从这个例子中，很明显，来自客户的模糊指令必然会导致范围蔓延，以无休止的修订形式出现。 这会降低您的生产力和资源，并可能会延迟。

如何避免范围蔓延

范围蔓延是项目超出预算和延迟的主要原因； 特别是在软件、网站设计和开发领域。 通过至少遏制未经授权的更改，您的项目将见证生产力、利润率和时间管理的显着提高。 这使您有充足的时间来处理来自客户的重要变更请求。

以下是防止范围蔓延破坏项目的 5 种最佳方法：

1. 记录项目需求

尽管看起来很直观，但记录客户的项目要求并不总是完成。 记录您的项目需求可以让您清楚地定义项目的范围。

从客户咨询开始，了解您的客户需要什么。 一旦您记录了客户会议的项目要求，请务必与所有相关方分享。 该文件还应包含跟踪项目进度的所有必要信息。

请注意，应根据需求的重要性对需求进行优先级排序，因为可能并非所有需求都是可能的。 这有助于通过防止他们浪费时间专注于不重要或不可能的任务来控制您的团队。

2. 设置变更请求程序

无论您的项目范围准备得多么充分，都只能期望随着项目的进展会发生变化。 这就是为什么您必须在与客户的合同中包含规定变更请求程序的条款。

此变更请求程序将帮助您管理意外范围蔓延的可能性。 但要做到这一点，必须严格遵守程序。 否则，这个过程将变得毫无用处。 此外，包括对变更请求的适当成本和时间影响，以阻止客户提出轻率的请求并保持利润率。

一旦提出请求，设置此过程非常容易。 基本程序步骤是审查、批准或拒绝，以及要遵循的合并。 当情况需要时，不要害怕对更改请求说不。 但是，清楚地解释某个请求可能不被批准的原因并提供替代方案。

3. 让利益相关者参与项目范围过程

在创建项目范围时，必须与所有利益相关者进行良好的沟通。 作为项目经理，必须确认您已收集并了解利益相关者的所有要求。 通过与利益相关者共享您的需求文档，您可以消除以后可能出现的混淆。 因此，请花足够的时间尽可能多地审查项目范围。

此外，确保各个利益相关者了解在项目范围完成后请求更改功能的程序和含义。 不涉及利益相关者可能会破坏项目，因为利益相关者可能会在项目开发过程中提出重大要求。 如果利益相关者通常无法为项目范围做出重大贡献，则建议您在项目进展时定期提醒。

4. 携带项目团队成员

尽管让利益相关者参与循环很重要，但确保您的团队成员也参与循环同样重要。 团队成员必须了解变更请求程序及其对他们的影响。

您的团队成员倾向于过度交付并给客户留下深刻印象。 通过确保团队成员了解项目范围和声明，您可以防止他们过火。 这样，您就不会因未经授权的更改而偏离商定的项目声明。

5. 积极主动

避免范围蔓延的最佳方法之一是预测项目中可能出现的领域。 然后制定方法来遏制这种范围蔓延。 通过积极主动，您可以领先于可能的变化，并且不会因客户的最后一刻变化而措手不及。

有时，变更请求是合理且可预测的。 作为一个积极主动的项目经理，您可以尽早建议这些更改以供客户和利益相关者确认。 而不是在项目后期等待客户请求这些更改，因为这可能非常不方便。

就像在示例 1 中一样，作为一个 Web 开发人员，很明显客户端会延迟提供网站内容，您可以积极主动地起草内容并将其发送给客户端进行确认。 为了避免最后一刻的请求，这会延长项目进度或在以后显着增加您的成本。

包起来

范围蔓延是大多数项目失败或经历延误和成本上升的主要原因。 作为项目经理，重要的是您不仅要了解范围蔓延的影响，而且要能够在它发生之前识别和预防它。 项目期间的变化本身并不是坏事； 但是，必须对它们进行审查和管理，以免它们使项目偏离目标并延误项目。

请记住本文中分享的范围蔓延的原因和示例。 它将帮助您识别出现时的模式。 然后，您可以应用 5 种最佳方法之一来避免下一个项目中的范围蔓延。

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