如何创建票务系统：分步指南

想象以下图片：您在一个繁忙的星期一早上从假期返回 - 您登录系统 - 只是为了找到数百个通知，客户服务请求，愤怒的客户消息，销售销售和退款请求。

仅仅因为您的客户服务团队无法处理客户查询，也无法在没有您的情况下对他们进行优先级。

票务系统是任何提供客户服务，支持或预售查询的业务的必要条件。

为了确保您不会发生这样的事情，请建立一个售票系统以：

• 简化过程
• 优先考虑重要客户
• 促进领导力和信息分享
• 有效，更快地帮助回答查询

加入我们的指南，您将学习并创建自己的票务系统。让我们开始吧！

我们严格测试和研究我们通过赫洛塞姆推荐的每种产品。我们的审查过程。如果您通过我们的链接进行购买，我们也可能会赚取佣金。

什么是票务系统？

票务系统是一种软件解决方案，可以通过将客户互动转换为有组织的机票来集中客户支持请求。

它包括可自动化重复任务，跟踪进度，增强协作，决策和管理以及优先考虑高影响力门票的功能 - 确保您有效并专注于重要的事情。

票务系统如何工作？

先决条件和设置要求

在开始实际的票务系统设置过程之前，您需要准备一些事情。

1。一个WordPress网站

WordPress是最受欢迎的CMS（内容管理系统），其中包括成千上万的插件，可创建您想要的任何类型的网站。

我们将在本教程中使用的票务软件（英雄收件箱）是WordPress插件。

与类似的SaaS票务软件相比，使用WordPress和英雄收件箱，您每年将节省高达70-90％。

如果您还没有一个WordPress网站，请创建一个。

创建WordPress网站的过程非常简单：

1. 购买域名和托管服务
2. 通过更新姓名服务器将域连接到托管服务
3. 通过托管仪表板 / CPANEL安装WordPress
4. 测试您的网站

WPBeginner在创建WordPress网站上有一个很好的教程。一探究竟。

注意：联系您的托管支持团队，他们将很乐意为您设置WordPress。

此外，请确保您在WordPress站点上拥有一个管理员帐户以安装必要的插件。

2。英雄收件箱：WordPress Helpdesk插件

英雄收件箱是高级WordPress Helpdesk和客户支持插件。它为您提供了通过共享收件箱管理客户电子邮件和门票的必要功能。

为什么要在Gmail或Outlook上进行英勇的收件箱？

截至目前，您可能正在使用Gmail或Outlook提供客户服务。毫无疑问，这些是流行的电子邮件服务，您也可以使用/将品牌电子邮件与这些电子邮件服务联系起来。

但是，在团队协作，小组活动和一般后续沟通方面，它们非常有限。我发现Gmail和Outlook仅对验证帐户（通过OTP），共享文件和发送偶尔的电子邮件有用。

您的大脑可能被炸了（我也有类似的问题）看着Gmail 10-15分钟，并想知道我在这里该做什么。

这就是英雄收件箱之类的工具Shine。它提供：

• 干净的界面
• 更多专注于优先任务
• 帮助起草有效的答复
• 与团队成员分享工作量并跟踪进度

关键功能：

• 统一收件箱：通过一个统一的收件箱与多个团队成员合作
• 多个收件箱：管理您公司的所有电子邮件，例如支持@，sales@或任何其他团队的电子邮件。
• 团队合作：创建团队笔记，草稿答复，分配门票，更新状态并进行内部讨论。
• 自动化工具：保存答复，自动响应器，碰撞检测（在检测到传入消息时，请停止发送消息）和票务历史记录跟踪。
• 客户见解：获取客户资料和以前的互动以及门票。

英雄收件箱计划起价为$ 199.50/年。这包括所有基本功能，可以使您入门，并且没有限制用户和门票。

创建票务系统的分步指南

完成先决条件后，是时候从实际的票务系统设置过程开始了。

步骤1：安装和激活英雄收件箱HelpDesk插件

从您的帐户下载部分下载英雄收件箱插件。

在WordPress中安装票务插件：

1. 通过在域名末尾添加 / wp-admin /访问您的网站仪表板。
2. 单击左侧栏中的插件菜单>添加新插件
3. 单击上传插件按钮
4. 浏览并选择下载的英雄收件箱zip文件
5. 单击立即安装
6. 激活插件

您将有一个受欢迎的巫师提示。

用许可证密钥激活插件，可以在下载插件文件的位置找到该插件。

现在，根据您现有系统添加一个新的邮箱：

• IMAP/SMTP
• Gmail
• 前景

为了本教程，让我们将一个Gmail帐户与英雄收件箱联系起来：

1. 单击Gmail部分的单击设置按钮
2. 选择或使用首选帐户登录
3. 为您的Google帐户提供Herothemes访问
4. 导入所有电子邮件，或根据您的偏好进行操作

恭喜！您已经完成了第一个邮箱。这就是设置英雄收件箱的简单简单。

步骤2：配置HelpDesk设置

您应该做一些事情，以充分利用英雄收件箱。

1。添加用户

将用户添加和分配到创建的邮箱的过程非常简单。

1. 使用管理员帐户访问您的网站
2. 单击左侧栏的用户菜单>添加新用户
3. 填写表格
4. 设置用户角色（注意：您需要设置角色贡献者或更高的角色才能访问英雄收件箱）
5. 单击添加新用户按钮以完成该过程。

现在前往：

1. 英雄收件箱>设置
2. 邮箱>选择您创建的邮箱
3. 在用户设置中>添加用户>选择您创建的用户并分配所需的角色。

这就是您使用英雄收件箱中将新用户添加到邮箱中的方式。英雄收件箱不会为用户添加任何限制，因此您可以根据需要添加尽可能多的用户。

不要忘记测试事物。我确定一切都会解决。

2。创建保存的答复或模板

保存的答复（电子邮件模板）是一项非常方便的功能，可以节省团队的时间。

创建预制响应的集合，选择并发送。

例如，您可以为这些情况创建预制响应模板：

• 后续电子邮件
• 冷电子邮件外展
• 回答重复的问题（例如退款政策，定价结构）

在英雄收件箱中添加保存的答复：

1. 访问您的网站仪表板
2. 英雄收件箱>保存的答复
3. 单击新的保存回复按钮
4. 填写表格并保存更改。

每当您回复电子邮件或添加注释时，都可以通过单击“保存回复图标”来使用此预制模板。

您会了解如何使用英雄收件箱。英雄收件箱中还有许多其他功能值得探索，例如自动响应者和状态。尝试一下自己，让我通过下面的评论来知道您的想法。

步骤3：创建前端票证提交表

最好收集有关客户问题的所有可能的信息，但不要过度使用，并使这些形式乏味填补。

拥有足够的信息将帮助您分配合适的团队成员来解决问题，并通过第一次互动来解决客户问题。

这是常见的信息，您通常应该从票证提交表格中收集：

• 客户名称
• 电子邮件
• 客户服务类型（免费或高级客户）
• 问题类别（一般，售前查询，合作伙伴关系，计费，技术或帐户支持）
• 简短主题
• 文件附件

如何创建门票提交表格

WordPress有许多免费和付费的选项，可以创建票务提交表格。但是，我强烈建议WPForms和强大的形式，因为它们的简单性和功能丰富的选项。

例如，创建具有WPFORMS的票务表格：

1. 从网站的插件部分安装WPFORMS插件（注意：您可以通过在WordPress插件目录上搜索直接安装WPFORM）
2. 激活插件
3. 访问左侧栏菜单>添加新的wpforms设置
4. 使用AI，预制表单模板或拖放构建器来构建您的表格
5. 更新通知设置。将表格详细信息发送到您先前使用英雄收件箱设置的邮箱电子邮件地址。
6. 使用您想设置的其他设置并点击“保存”按钮。

您已成功创建了您的票务提交表格。现在是时候将其嵌入您的网站页面了。最有可能在您的联系页面上。

要在网页中嵌入wpforms形式：

1. 编辑您要添加票务提交表格的页面
2. 将WPForms块插入您的页面（您可以搜索WPForms块或键入 /WPFORMS以获取此块）
3. 选择您创建的表格
4. 保存更改

就是这样！通过网页的前端填写表格，并确保您正确接收电子邮件。

票务系统最佳实践

实施良好的票务系统需要与智能工作流程配对，以实现最大的效率。以下是创建票务系统时应遵循的一些实践。

1。优化门票提交

您应该为客户提供与客户支持团队联系的简便方法，但他们不必为每个查询创建机票。

在成为支持门票之前，请尝试解决共同的问题。另外，不要使提交过程如此恐怖，以至于客户决定使用另一种产品。

这是您可以采取的措施来优化门票提交过程：

• 添加一个搜索框以搜索自助内容（知识库指南）。
• 在票务提交表格上提供常见的故障排除指南，以快速解决常见问题。
• 为不同方案创建不同的形式（例如，预售，合作伙伴关系）。
• 如果您的表格更长，则创建多步格式。

我们通过深入指南探索了有关支持票证表格的更多信息，请查看！

2。分类和优先级

通过对门票进行分类和优先级 -代理商与其专业知识相关的门票工作，从而提高了决议，效率和客户满意度。

这是分类和优先级的所有好处：

• 代理商从事与其专业知识相关的门票
• 工作负载优化
• 响应时间减少和更快的分辨率
• 提高效率和生产率
• 通过更清洁，更准确的响应增强客户体验
• 对常见问题和团队绩效的准确报告和见解
• 改进的自助服务建议
• 减少了重复的努力
• 改善客户保留率

所以不要错过这个。

3。尽可能自动

客户支持或票务系统是企业可以从自动化中受益匪浅的地方之一。

例如，票务系统中的自动化可用于：

• 机票分配：根据票务上下文将机票自动分配给正确的代理商。如果门票有合作伙伴关系，营销 - 您可以创建一条规则，将这些机票自动分配给特定代理商。
• 罐装对加快常见查询的答复的回答。
• 机票优先级：根据票务分类和客户类型（免费或付费），可以优先考虑按时或延迟完成。
• 改善自助服务的建议和自动响应：AI正在彻底改变我们的工作方式 - 那么为什么不在客户服务中使用它呢？您可以使用AI在客户服务代理跳入之前发送更好，有用的自动响应。
• WorkFlow自动化：要自动解决机票，后续提醒，有关延迟票，票证分配，标记和反馈收集的通知。
• 报告和分析自动化：及时基于关键指标，例如第一响应时间，客户满意度或已解决的门票数量。

4.确保有效的门票解决方案

在票务系统中，第一接触分辨率（FCR）非常重要。它基本上向您展示了客户服务团队的有效性。

FCR是根据第一个响应（通常是人类的响应）解决了多少票。

没有人喜欢后续行动，这是一个耗时的过程，通常需要几天的时间并引起不满。

因此，请确保您尝试以更好的FCR分数。这里有几个提示：

• 跟踪重复的问题并更新文档。
• 使用内部笔记。通常，高级管理人员了解产品问题的所有来源和出现，因此为初级成员添加便条有助于FCR。
• 路线通往合适的代理商（基于技能的路由），并确保复杂的问题吸引高级支持人员。
• 为支持代理配备正确的工具和知识。您在这里寻找的有据可查的集中知识基础。
• 客户历史跟踪：一项便利功能，可跟踪所有客户对话，以帮助您了解以前的问题并获取更多信息。

5。使用分析和反馈

定期跟踪关键的客户服务指标将帮助您了解客户服务团队的性能。

您应该跟踪和旨在改进票务系统的重要指标。

• 响应时间
• 第一接触分辨率（FCR）
• 客户满意度得分
• 客户反馈

6.鼓励领导

在票务管理系统中具有强大的领导能力将对您的客户支持团队处理日常任务产生巨大影响。

鼓励领导会有所帮助：

• 促进问责制和认可
• 降低运营成本
• 提供持续的培训并鼓励代理商在积极的聆听
• 设定明确的目标和期望

7.鼓励知识保留

我们已经看到了鼓励领导力的好处，但是拥有一个以上的领导者（对于一个团队）将造成比积极的后果更多的负面后果。例如矛盾的意见，不清楚的权威，责备转移等等。

团队成员经常寻找增长机会 - 在这种情况下，您必须放手。留下巨大的知识差距，并不断训练新员工。

知识保留是大多数成功公司遵循的做法。例如，员工必须经历1-3个月的通知期，在那里他们必须记录日常任务，创建SOP，指南，培训新员工等等。

在票务系统（或通常）中，您可以利用此机会来改善知识库，在重复问题和问题上创建缺失的指南，并了解经过测试，工作和不起作用的内容。

探索：如何使用WordPress创建知识库网站

常见问题

什么是SharePoint？这适用于票务系统吗？

您通常会发现SharePoint是建立票务系统的推荐工具。

SharePoint是一个基于Web的平台，用于管理内部文档，用作Intranet网站或作为公司新闻和帖子的外部网站。

您可以将其用作票务工具，但是与WordPress或SaaS平台相比，它非常复杂。

如果您的业务依赖Microsoft Suite，那么我建议尝试一下，否则。

结论

即使是基本的票务系统也将是一个比不使用的选项要好得多。我们谈到了很多好处，这是一个回顾：

• 帮助优先考虑任务
• 提高效率和生产力
• 保持井井有条，不要忘记某事
• 提高透明度

当您查看这些好处时，票务系统软件（例如英雄收件箱）的成本很容易在第一个月内恢复。

您不需要具有数百个功能的精美软件，这些功能会在每次更新中造成更多的错误和问题，并且每月花费大量美元。

您需要可靠，编码良好的门票管理软件，并具有一组重要的功能，它们每次都可以像魅力一样工作，因此您可以专注于解决客户问题，而不是系统。

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