您的内部公司 Wiki 需要的 8 个功能

已发表: 2020-05-01

公司内部 wiki 不仅仅是一种便利——它对很容易成为“制度化知识”的信息进行限定和量化。 您的公司内部 wiki 必须接受这样一种理念，即没有任何注释是微不足道的。

您的内部 wiki 至关重要，它必须简洁、易于访问且经常更新。 Wiki 是贵公司可以用来提高沟通和生产力的最佳远程工具之一。

以下八个功能可以将您的内部公司wiki从“被遗忘的项目”转变为“日常资源”，不仅可以缩短员工培训时间，还可以帮助防止员工在工作中卡住。

1. 您需要 Wiki 软件来创建您的 Wiki

如果您是一家拥有大量空闲时间的大型开发团队的企业（恭喜），那么编写自己的 wiki 可能是个好主意。 但是，一般来说，最好让员工将时间花在编辑和维护 wiki 内容上，而不是花在 wiki 代码库上。 换句话说，您的团队可以专注于制作比萨饼而不是制造烤箱。

使用托管的第三方 wiki 解决方案，您的团队不必花时间进行故障排除、补丁、更新和功能更新。 以下是一些推荐的 wiki 软件套件，您可能会发现它们对您的知识库有用：

  • Tettra：Tettra 是一个出色的知识共享和协作平台。 它还与许多其他服务集成，因此您不必从头开始处理所有内部文档。 您可以嵌入 Google Docs、从 Dropbox 或 Zapier 共享，甚至可以集成 GitHub、Slack、Prezi 和 Microsoft Teams（仅举几例）。 工程团队使用 Tettra 来跟踪他们的代码库和产品规格，而营销团队使用它来跟踪项目管理和产品发布。
  • Bit.Ai：Bit.Ai 是您公司内部 wiki 的另一个不错的选择。 您的 wiki 文件可以使用自定义小部件进行自定义，例如代码块、数学方程式和智能表。 它还集成了最流行的专业通信和协作应用程序。
  • ConcourseConnect：ConcourseConnect 更多的是关于社区建设，但它作为企业的 wiki 和协作工具非常有用。 这有点像一个多合一的解决方案，它可能对您的业务非常有用，也可能是矫枉过正，具体取决于您当前的设置。 但是 ConcourseConnect 可以帮助您在一个地方设置和集成博客、员工档案、维基、您的网站以及协作和活动跟踪。

找到您的 wiki 软件只是一个开始； 然后，您必须问自己如何在公司内部 wiki 上存储和共享文件。

2.您需要全面的文件存储和共享访问

您的 wiki 文件存储在哪里，员工如何添加和编辑这些文件？ 您设置了什么样的权限——谁可以编辑哪些 wiki 条目？ 您真的希望非程序员编辑关于代码审查或最佳实践的常见问题解答或 wiki 页面吗？

以下是您需要的文件存储和访问功能：

  • 来自多个来源的文件附件功能：如今，人们生活在他们的 Google 文档和云服务上。 您的员工需要能够从他们的 Evernote 或 iCloud、他们的手机、平板电脑或笔记本电脑直接将文件上传、附加或以其他方式集成到您的 wiki。
  • 大的或无限的上传上限：如果使用得当，内部公司 wiki 往往会随着时间的推移变得非常庞大和全面。 遇到数据上限会削弱您的 wiki。 在您承诺长期的 wiki 策略之前，请确保您的员工可以定期安全地上传多媒体文件，而不会发生戏剧性事件。
  • 可定制的访问权限：理想的 wiki 或协作软件应该具有某种分层权限系统，以便每个人都没有相同的访问权限。 您至少应该拥有查看权限、评论权限、编辑权限和创建新 wiki 文件的权限，所有这些都位于不同的层级。

安全地存储和共享文件后，员工必须拥有共享这些文件并一起处理它们的工具。

3. 您的内部公司 Wiki 需要强大的协作工具

具有混乱或薄弱协作功能的内部公司 wiki 已经死了 - wiki 的全部意义在于与一大群人共享知识。 远程团队尤其需要有效协作。

无论是创建 wiki 条目还是从其他应用程序集成文件和内容，您选择的 wiki 软件都应该允许您执行以下操作：

  • 文档共享：显然，编辑应该能够在 wiki 上与拥有适当权限的人共享他们的文档。
  • 评论：所有有权查看文档的人都应该能够添加评论。
  • 建议更改：更改现有文本时，应该有一个选项可以让文本显示为建议。 这允许更好的协作编辑，因为员工可以看到他们的同事的思维过程并就最终文本达成一致。
  • 跟踪更改：您选择的 wiki 软件不仅应该能够跟踪特定文档的更改，还应该能够跟踪整个 wiki 的更改。 它应该记录何时进行更改、何时添加新文件和页面以及何时删除内容。 您负责维护 wiki 的人员会发现此功能非常宝贵。
  • 与通信应用程序集成：可以与 Slack 或电子邮件集成的 Wiki 软件是理想的选择。 如果对 wiki 的更改可以向您现有的团队聊天发送通知，则您创建了一个问责制和透明的环境。 它也总是你能更快地修复错误。

下一步是找出进入 wiki 的内容（更重要的是，找出没有的内容）。

4. 您需要为 Wiki 中的内容（以及不包含的内容）创建指南

培训和学习资源的访问是这里的关键：您必须为应该在 wiki 中出现的内容创建明确的指导方针。

公司内部的 wiki 经常失败，因为它们变成了一堆破烂和混乱的垃圾堆，堆放着不必要的、矛盾的、多余的、陈旧的或措辞不当的信息。 相反，决定哪些内容应该和不应该进入 wiki，并将该信息传播给所有员工。 将 wiki 指南作为 wiki 本身的主页可能是一个好主意。

当然，实际规则取决于您以及您希望如何使用您的 wiki。

你的维基是关于新员工入职的吗？ 如果是这种情况，wiki 文件和条目应仅限于 HR 文档、培训材料和最佳实践文档。

您的 wiki 是用于项目管理的吗？ 如果是这种情况，您的员工需要知道偏离主题的 wiki 条目将被删除——在靠近工作的午餐场所的 wiki 条目将是不合适的。

您的 wiki 是否用于统一标准和最佳实践？ 提前创建带有模板的模式而不是让您的 wiki 有机增长可能是明智的。 例如，如果您希望公司中的每个人都以完全相同的方式制造汽车，您可能希望为“轮胎”、“车架”、“电机”、“变速箱”和“底盘”创建部分，并让您的主要工程师填写。

如果您的公司在不同部门的帮助下创建多种产品和服务，您可能需要考虑单独的工作空间以帮助防止混乱。

internal company wiki

5. 您的 Wiki 需要为团队提供单独的工作区

并非每条信息对每个团队成员都有用，尤其是在多元化或高度细分的公司中，这就是为什么您的 wiki 需要单独的工作区的原因。

如果销售人员必须翻阅无穷无尽的编程 wiki 文章才能获得 CRM 信息，那么 wiki 就会变得不那么有用（并且随后使用较少）。 对于必须滚动浏览客户管理文章以找到正确的编译过程的开发人员来说也是如此。

单独的工作空间减轻了这种浪费的努力。 当来自某个分支机构、部门或专业的员工登录到 wiki 时，它应该将他们停放在 wiki 中与其需求最相关的部分。 这些数字工作空间还可以防止通知疲劳——员工只会收到与他们相关的通知。

6. 您的内部 Wiki 需要有效的搜索功能

您的内部 wiki 可以拥有最精心构建的组织，但任何人真正想要的只是“谷歌”他们的问题。 43% 的人在尝试任何其他解决方案之前会立即进入搜索栏。 您的内部公司 wiki 需要一个有效的搜索栏。

知识工作者花费 19% 的时间来搜索完成工作所需的信息。 他们还习惯于通过手机和浏览器进行搜索。 功能正常的搜索栏可以更快地向员工提供信息。

他们不需要学习 wiki 的文件模式，也不需要任何额外的培训。 寻找如何请病假的人只需将其输入搜索栏中即可，而不是试图猜测文章是在“人力资源”还是“方向”部分。

wiki 上的搜索引擎受到打击或错过——没有简单的方法可以直接判断他们的搜索功能是否良好。 我们建议您在购买或提交之前对任何 wiki 平台进行完整的测试。 如果 wiki 是公开可用的（例如，Wikidot），请选择一个公开的 wiki 并搜索相关行业的常用术语。 搜索结果是否与您的查询相关？

如果 wiki 是一个协作软件，请与代表讨论获得演示的访问权限。 将该搜索栏运行到地面 - 实验。 搜索栏可以处理错别字吗？ 它会尝试找到与您键入的内容接近的内容，还是会返回零结果？

wiki 文章有关键字功能吗？ 您可以用相关主题标记每个文件吗？ 这些功能都使 wiki 搜索引擎变得更好，因此请留意它们。

7. 您的 Wiki 需要定期清理并指定人员进行清理

Wiki 很快就会变成一个由损坏的链接、旧信息和冗余页面组成的错综复杂的巢穴。 有效且持久的公司内部 wiki 是致力于清理 wiki 并使其保持最佳状态的时间和人员的产物。

这个过程通常被称为“wiki-gardening”，您必须指派 wiki-gardeners 修剪旧页面、剪断断开的链接，并将您的训练数据培养成一个精简且实用的数据库。

以下是维基园艺的一些提示：

  1. 至少指定一个人作为普通的维基园丁。 对于较大的公司，应该由两三个人来完成这项工作。
  2. 定期设置 wiki 评论。 每周一次或每月两次，您的 wiki 园丁应该审查对 wiki 的所有编辑。
  3. 将编辑与您的 wiki 指南进行比较，wiki 园丁应该非常熟悉，并进行更改以使编辑符合标准。
  4. 员工应该知道 Wiki-gardeners — 如果员工遇到损坏的链接、旧页面或其他明显错误，员工应该知道将该错误发送给 wiki-gardeners 以进行修复。
  5. 搜索旧的或不相关的页面。 如果产品或实践发生变化或被淘汰，请立即让 wiki-gardeners 知道。 他们可以快速搜索该产品或实践，然后进行必要的更改。
  6. 给你的维基园丁额外的时间。 根据您公司内部 wiki 的规模，成为一名 wiki 园丁本身可能是一项工作。 确保您的园丁有时间、报酬和精力来执行这项额外的活动。

一旦你有一个干净的房子，你会想要确保门是锁着的。 没有安全或备份的内部公司 wiki 可能是一场等待发生的灾难。

8. 你的 Wiki 必须有安全和备份

公司内部的 wiki 将快速填充敏感和专有信息——它应该； 否则将毫无用处。 然而，良好的公司内部 wiki 必须防止恶意入侵。

wiki 还必须有安全的备份，因为好的 wiki (a) 有价值且 (b) 巨大。 一次崩溃无法消除创建和维护所花费的所有辛勤工作。

幸运的是，有很多解决方案可以保护和备份您的企业 wiki。 大多数 wiki 平台都有一些变体，但以下是您需要寻找的安全功能：

  • 用户登录和员工信息必须安全：
    • IP 过滤器可以确保您的所有登录都来自本地/批准的位置。
    • 密码应该被散列和加盐。
    • 登录应该使用多因素身份验证来保护。
  • 进出平台服务器的数据应该加密。
  • 软件应定期更新。 wiki 服务或应用程序多久打一次补丁？

您的公司内部 wiki 也应该定期备份。 要么您需要自己执行此操作，要么您需要找到一个可以执行此操作的平台。 检查您的潜在 wiki 解决方案以了解以下内容。 事实上，考虑直接向代表询问这些问题：

  1. 备份是自动化的吗？ 它们可以定制吗？
  2. wiki 多久备份一次？
  3. 备份到哪里？ 该位置是否已加密且安全？
  4. 在传输过程中，数据是否加密？
  5. 谁有权访问备份？
  6. 备份数据是否存储在多个真实位置？
  7. 备份是否被覆盖，或者是否存储了多个版本？
    1. 这对于防止永久写入 wiki 的损坏版本或恶意更改是必要的。

一旦您确信您的 wiki 是安全的并且具有您需要的所有功能，可能是时候最终提交并开始构建您的内部知识库了。

内部公司 Wiki 让每个人都在同一页面上

内部公司 wiki 的好处怎么强调都不为过。 它甚至不仅限于公司：甚至教育机构也可以从在线 wiki 和协作中受益。 当重要信息易于访问、易于定制和轻松添加时，所有员工都会受益。

内部 wiki 也可以防止数据孤岛在您的公司中形成，这使您的公司在不断变化的市场中更加灵活。 毕竟，正如那句老话所说，知识就是力量，那么为什么不随时为您的员工和公司提供有组织的、最新的和有用的知识呢？