如何创建技术文档：示例、定义和类型

每个软件工程产品都需要相关文档。 事实上，在整个软件开发生命周期（SDLC）中开发了各种技术文档。

为什么？ 因为这些文件有多种用途。 例如，它们描述软件功能、集中产品信息，并促进工程师和其他利益相关者之间的对话。

这还不是全部。 技术文档对客户也很重要。 91% 的买家会使用数字文档，如果它可以访问并根据他们的要求进行定制的话。

因此，在本文中，我们将讨论技术文档的定义、种类和示例。

什么是技术文档？

在软件开发中，技术文档是一个高级术语，指的是与某些产品的开发和功能相关的所有指南和其他内容。 它也称为知识库内容，或简称为文档。

为了使需要它们的人可以轻松访问这些知识库帖子，常见的最佳做法是在 Internet 上提供它们。

例如，Spren 是一家提供 API 的公司，用于连接与健康相关的移动应用程序，以提供量身定制的精确生物识别信息。

但这是一个棘手的过程，需要专业人员制作通俗易懂的技术文章。 因此，应用程序公司可以将解决方案无缝集成到各自的项目周期中。

这就是为什么 Spren 的知识库是正确完成技术文档的一个很好的例子。 它提供了大量的视觉效果和插图来吸引客户，使文档更容易理解。

为什么创建技术文档很重要？

技术文档是一种资产，通过帮助不同的利益相关者理解产品及其开发并在同一页面上为他们服务。

技术文档对于提供一流的客户支持至关重要。 尽管如此，只有 33.33% 的企业提供文档和社区支持等自助设施。

知识库的缺乏或知识库的不准确性可能会导致产品开发人员和其他相关人员对整个项目的理解产生差异。 所以最终的产品可能不是各方预想的那样。

这就是高级领导需要高质量和正确分类的技术文章的原因。

例如，Spryker 的知识库必须迎合不同的用户群体，包括负责软件安装和维护的程序员和技术人员。 以及将使用 Spryker 来运营其在线商店的目标客户。

这意味着他们的文档应该包含满足不同需求的内容。 另外，他们应该根据目标最终用户的技术熟练程度来开发它。

而这正是他们所做的。 他们根据用户组安排了文档。

可见，每个使用知识库的人首先必须在三种类型的受众（业务用户、开发人员、云工程师）中确定他的类别，然后选择指南集合。

一旦用户进入合适的区域，他将看到为他的角色和他的技术熟练程度设计的指南。

正如您在上面的技术文档示例中看到的那样，高效技术文档的主要目标是确保程序员和其他相关人员就程序目标达成一致。

技术文档有哪些类型和示例？

技术文档有两种类型：产品文档和过程文档。

• 产品文档包括用户文档和系统文档
• 流程文档包括流程基准和内部操作

让我们进一步深入了解它们，以及一些可靠的技术文档示例。

产品文档

产品文档包含有关正在构建的产品的信息，并提供有关其用例的指导。

此信息包括产品要求、业务逻辑、技术规格和用户指南。 产品文档主要有两种：

系统文档

系统文档提供了产品创建框架的概述，并允许产品开发人员和其他相关人员理解其背后的技术。

通常，它包括需求规范、源代码、体系结构设计、验证报告、身份验证和测试详细信息、维护说明、常见问题和帮助指南。

例如，用户故事地图是在产品待办列表的帮助下创建的技术文档示例。 这种类型的内容可帮助您将用户故事组织到产品的即将推出的功能或部分中。

用户故事地图可以采用按特定顺序分类的表格格式的计划或特定目标的形式，以表示定义时期的必要功能。

用户文档

正如标题所暗示的，用户文档是为那些使用该产品的人制作的。 但是，用户的类型可能会有所不同。 这就是为什么您必须根据各种使用类别和熟练程度来创建这些文档的原因。

通常，用户文档针对两个主要部分：系统管理员和最终用户。

此类文档包括操作指南、用户手册、安装指南、故障排除文档和说明手册。

例如，Metric Insights 是一个推送智能系统，它利用您的访问者交互信息和其他详细信息为您提供改进网站的实用想法。

这个技术文档示例有一个部分为管理人员和普通用户显示不同类型的内容。

工艺文件

流程文档包括与构建和管理涉及产品工程的流程相关的每条内容。

过程文档和产品文档之间的主要区别在于，前者记录工程程序，而后者解释产品。

维护过程文档的原因是为了改进工程阶段的组织和计划。

这种类型的文档需要在开始流程之前以及在构建产品时进行准备和制定策略。

典型的流程文档包括标准操作程序、项目文档、流程蓝图、测试日期、白皮书、会议纪要以及公司通讯。

例如，下面是可供员工和客户使用的学习管理系统 (LMS) 的产品蓝图。

此技术文档示例解释了未来的功能，并引导您的员工和买家完成工程阶段以及预期的内容。

如何创建技术文档：最佳实践

创建技术文档时，计划需要多少文档、聘请称职的技术作家、简化内容创建和管理、确保轻松导航、使用视觉辅助工具并经常进行备份。

将技术文档放到网络上时，企业需要注意一些关键因素，以确保它们有助于品牌的成功。 让我们讨论一下它们是什么。

牢记您的听众

确保您的技术文档易于理解和浏览，具体取决于读者的技术熟练程度。

不要忘记您正在为其编写技术文章的读者。 例如，在为最终用户编写时，使用他们可以轻松理解的简单词。 你应该避开复杂的特定领域的单词、技术术语或缩写，因为你的读者可能不知道它们。

但是，如果您是为工程师和开发人员写作，则需要确保向他们提供准确和深入的信息，以便他们遵循路线图并开发所需的布局和功能。

在可行的范围内，尽量使段落简短。 并记住包括图像和视频，因为许多读者发现通过视觉方式掌握细节并不费力。

我们以 Whatfix 的知识门户作为技术文档的例子。 Whatfix 提供优秀的技术文档来帮助他们的客户更好地掌握他们的应用程序。 他们还开发了视频来帮助用户了解如何使用他们的平台。

此外，连贯地安排您的文档并包括主题索引。 因此用户可以快速找到他要找的东西。

计划需要多少文档

在根本没有帮助文档和拥有超过必要的技术文章之间采取中间道路。

没有足够的技术文档会在软件开发生命周期 (SDLC) 的每个阶段导致一些不准确和低生产率。

另一方面，您不应该发表大量的技术文章，并为了发表文章而在多篇文章中包含相同的内容。

下面是一个示例来说明为技术文档创建内容策略的过程。

在技​​术文章中仅包括非常重要和相关的细节。 创建完美的组合还意味着在开发人员开始工作之前评估项目的细节。

促进协作

通过面谈和团队会议让开发人员、工程师和团队成员参与文档编制过程，以便更好地了解产品。

创建技术文章需要所有小组成员的集体参与。 为确保优化，您应该让开发人员和工程师参与进来，以更好地了解解决方案。

准备好一些技术文章后，将它们展示给您的同行并了解他们的想法。

除此之外，您可以每天查看看板，或者参加团队会议以了解最新情况。

要收集更多数据，请努力分享您的观点，主动提出疑问，并说服其他成员发表意见和建议。

聘请称职的技术作家

聘请具有适当经验的技术作家并将他们安排在与您的工程团队相同的办公室以进行有效协作。

如果可能，建议雇用一个人来负责您的知识库帖子。 技术作家是一个术语，用于描述通常执行此任务的人。

具有软件开发经验的技术作家可以从程序员那里收集数据，而不需要他们深入了解正在发生的事情。

在团队中包括一名技术作家并将他们安置在同一个工作场所以促进紧密协作也是有利的。

此外，向他们展示一些以前的技术文档示例以获取灵感。 这样，他们就可以参与日常会议和对话。

简化内容创建和管理

通过为技术作者消除不必要的障碍并设置用户角色和权限，确保快速轻松地创建内容。

为文档创建者提供一种快速简单的方式来访问和编辑文档。 消除不必要的身份验证和审核流程等障碍。

例如，Heroic KB 提供了一个易于使用的内容创建和管理界面，有助于在必要时组织、定位和审查信息。

为潜在的创作者提供“创作”访问权限，以便他们可以更改数据，而只为其他权限有限的人提供“查看”访问权限。

确保在所有设备上轻松导航和发现

确保您的技术文档可在各种形状和大小的设备上访问，并提供适当的导航以轻松查找信息。

当今时代是技术时代，由移动驱动。 您的技术文档与您的网站类似，应该适合移动设备。 并确保可以轻松发现和识别相关文档。

例如，利用文档之间的内部链接，包括教程和产品页面。 准确的分类和信息架构对于向用户提供有关主题的正确信息至关重要。

让我们考虑 BMC 的技术文档示例。 我们每个人都需要及时回复我们的查询。 因此，为了满足这一要求，BMC 集成了可扩展的宏和材料的直接摘要。

使用视觉辅助

确保您保持特定的视觉标准。 结合图像、图表和您的企业品牌元素，使文档更具吸引力和辨识度。

客户与您的企业和网站的所有互动都遵循特定的视觉和品牌标准。 那么为什么不在您的技术知识门户网站上遵循相同的规则呢？

这确保了文件是可识别的，并有助于改善您的企业形象。

在制作技术文档时，考虑合并图像、图表和您的品牌资产。

K15t 软件就是一个很好的技术文档示例。 它包括合适的表格和视觉效果，因此读者可以毫不费力地吸收内容。

最重要的是，这使您可以迅速识别哪些部分已经过时，而无需浏览整个文档。

定期维护和改进文档

通过修改用户指南让用户了解任何更改。 您还可以借助版本控制应用程序和用户反馈来更新和维护您的文档。

定期的内容管理是必不可少的。 不准确或误导性的技术知识库对读者毫无用处。

如果项目需求和规范发生变化，请确保有适当的系统来修改技术知识库以使其与更新保持一致。

另外，如果在为客户发布软件后有任何更改，重要的是要让用户了解这些更改并修改用户文档。 您还可以借助版本控制应用程序来有效地处理这些编辑。

除此之外，您还可以从读者那里获得帮助，以升级您的技术知识库。 让我们看一下 Broadcom 的技术文档示例。 该公司让客户通过反馈和评论部分提供意见。

此交互式功能使客户可以提出疑问或提供反馈和想法。 所以他们可以帮助技术作家更新知识库。

经常备份

存储有关项目的文档副本和存档电子邮件通信，以防止出现意外情况。

您不应该处于技术文档不可用且没有任何其他选择的位置。

为防止这种情况发生，请将过去的文档副本存储在知识门户中，并保存有关该过程的电子邮件通信。

最好的技术文档工具是什么？

最好的技术文档工具是多用途工具，如 Heroic KB 和 Confluence，技术创作工具，如 WordPress 和 RoboHelp，API 文档工具，如 Swagger，产品路线图工具，如 Aha!，以及标记语言编辑器。

话虽如此，让我们根据它们的用途更详细地了解最好的技术文档工具。

多用途工具

有许多可供软件工程师使用的通用技术文档软件。 它们允许您指定需求、共享知识以及记录产品功能和项目操作。 这些包括：

WordPress + Heroic KB： Heroic KB 是一个流行的、经济的、协作的技术文档系统。 它适用于广泛的行业和产品。 您还可以利用它来开发可靠的 wiki 平台。

Bit.ai：Bit.ai用于文档制作、存储、信息交换和利用 wiki 平台。 创建完技术文档后，您可以将其存储为 PDF 或 markdown 文件，并在您选择的系统上共享。

Atlassian 的 Confluence：这是另一种基于团队合作的产品文档软件，包含用于处理产品需求和创建内容的完整基础架构。

Github：你可能已经知道这个了。 您还可以将其用于技术文档。 它带有其原生 wiki 平台。

技术创作工具

技术作者经常使用专用工具来生成出色的技术文档。 这些被称为内容管理系统 (CMS)，可让您毫不费力地创建、构建和处理不同类型的技术文章。

CMS 可以处理各种文档类型，提取和保存文章，并允许众多团队成员协作创建文档。 一些著名的工具包括：

WordPress + Heroic KB：一款功能强大的自托管软件，具有丰富的文档开发和索引功能，以及广泛的多媒体附件、团队合作和授权设置。

MadCap Flare：一个强大的数字平台，具有跨多个渠道分发内容的能力，提供多种语言的帮助，以及丰富的教学材料。

Adobe RoboHelp：一个全方位的内容管理系统，可让您生成功能齐全的文档、轻松处理简短内容并实施版本控制。

ClickHelp：一个屡获殊荣的系统，提供从其他系统、自定义用户角色和各种数据分析功能的轻松转换。

API文档工具

开发 API 文档的过程大部分是自动的。 开发人员或技术作者可以自己制作内容或使用 API 文档创建器。 其中包括：

RAML 2 HTML：使用 RAML 参数的简单文档创建器。

Swagger：一个免费的自文档平台，用于生成和维护 RESTful Web 服务和 API。

产品路线图工具

这些工具可让您快速传达细节、更改时间表或设计、包含新信息以及调整整个框架。

其中许多规划应用程序都为各种蓝图提供了预建模板，使您可以立即开始创建产品文档。 一些产品路线图工具是：

Roadmunk：使用这款完整的路线图软件，根据以买家为中心的战略定位您的整个业务。 Roadmunk 允许您收集买家反馈，决定未来的发展，并使用现成的模板来阐明您的计划。

ProductPlan：这款规划软件允许您收集和管理见解、与您的同事合作、创建和发布产品蓝图，以及推进您的计划。

啊哈！：啊哈！ 是一个产品工程平台。 它可以让您制定计划、收集他人的见解、鼓励创新、对功能进行分类、分发产品蓝图、处理发布以及组织工程流程。

标记语言编辑器

为确保技术软件文章对互联网友好，应以适当的结构制作它们。 因此，使用了标记语言。

标记是所有标记语言中最著名的。 把它变成HTML很简单，你不需要任何花哨的技巧来操作它。 以下 Markdown 编辑器可以帮助您制作产品文档。

Quiver： Quiver 是专为软件开发人员设计的笔记本。 它允许您将代码、文本、LaTeX 和 Markdown 组合到一个笔记中。 您可以使用代码编辑器进行编辑，轻松实时查看 LaTeX 和 Markdown，快速定位任何笔记。

Visual Studio Code：此源代码编辑器可帮助公司开发和修复在 macOS、Windows 和 Linux 上运行的应用程序中的错误。 它包括代码重构和导航、语法突出显示、Emmet 缩写、片段、文本换行和命令行界面 (CLI) 等功能。

Typora：它是一个 Markdown 编辑器，为您提供流畅的读写界面。 它消除了模式切换器、Markdown 源代码的语法符号、预览区域和其他各种分散注意力的元素。 相反，它使您可以访问实时预览功能，以便您可以只专注于文档。

iA Writer： iA Writer 是适用于 Android、iOS 和 Mac 的文本编辑器。 它包括 iCloud 和 Dropbox 同步、编辑、焦点写作、语法控制、Microsoft Word 导出和导入以及各种其他功能。

UI文档软件

用于 UX 设计的顶级软件是原型制作软件，可让您构建引人入胜的原型、线框、草图和模型。

InVision：它是使用最广泛的原型制​​作软件之一。 InVision 以其多平台功能和团队合作能力而闻名，这使其成为开发用户界面 (UI) 的绝佳选择。

Sketch：这是一个简单有效的基于矢量的设计平台。 它可以作为 Mac 应用程序和网络应用程序使用。 它是一种流行的工具，为可视化用户界面 (UI) 提供了足够的功能。

Adobe XD：在 Adob​​e XD 中，XD 表示体验设计。 它是为用户体验 (UX) 专业人员创建的设计工具。 它可以帮助开发人员构建出色的模型，并允许通过应用程序向其他人展示它们。

UXPin：它是一个 Windows 和 Mac 设计软件，使设计人员能够创建任何类型的布局。 UXPin 还提供从其他软件程序导入您的线框或草图并创建引人入胜的原型的功能。

有关技术文档的常见问题

以下是与技术文档相关的最常见问题及其答案。

技术文档的目的是什么？

技术文档的目的是提供有关技术或非技术受众使用的产品、系统或服务的信息。 本文档帮助用户了解产品的工作原理、如何安装、使用和排除故障，以及如何在需要时维修或更换部件。

技术文档还可以作为工程师、开发人员和其他从事该产品工作的专业人员的参考。 它有助于确保一致性和标准化，并提供产品开发和演变的历史记录。

如何组织和构建技术文档？

技术文档的结构应该清晰、有条理，以便于理解和浏览。 以下是组织和构建技术文档的一些最佳实践：

• 从目录或索引开始，概述所涵盖的主题。
• 将文档分成清晰的部分，并使用标题和副标题来指导读者。
• 使用清晰、简明的语言并避免使用技术术语，除非它是不可避免的并且已得到彻底解释。
• 包括示例和视觉辅助工具，例如图表和屏幕截图，以帮助解释复杂的概念。
• 在整个文档中使用一致的格式和样式，包括字体大小和样式、标题和段落间距。
• 提供搜索功能或索引以便轻松导航，尤其是对于较长的文档集。

技术文档和用户文档有什么区别？

技术文档和用户文档都是提供有关产品或服务信息的书面文档形式。 但是，它们有不同的目的和目标受众。

技术文档适用于技术用户，例如工程师、开发人员和 IT 专业人员。 它提供有关产品设计、体系结构和技术规格的详细信息，用于故障排除和维护。

另一方面，用户文档是为最终用户准备的，例如使用产品或服务的客户和员工。 它提供有关如何使用该产品的信息，包括分步说明和视觉辅助工具。

总结：技术文档的概述和示例

技术知识是读者不可或缺的资产。 您需要为所有人开发和发布有用的技术文章，包括针对软件开发人员和测试团队的文档，以及用户文档。

然而，由于快速的产品开发周期，使您的技术知识库可用并具有吸引力可能很困难。

一个全面的技术知识门户是精确的、切题的和相关的。 而这正是 Heroic KB 等技术文档管理系统可以提供帮助的地方。

借助 Heroic KB 的内容管理和团队合作功能，您可以轻松改进您的创作流程和技术指南。 并提高您组织的生产力和用户参与度。