上下文切换对生产率的影响（以及如何最小化）

假设您正在从事以深切关注的任务。然后，丁 - 一封新电子邮件弹出。您打开电子邮件。在不知不觉中，您要在电子邮件收件箱，聊天消息和一项快速任务之间跳跃，这似乎需要您立即关注。当您返回原始任务时，您就回到了第一个。听起来很熟悉吗？

欢迎来到上下文切换的世界。

上下文切换不仅仅是任务之间的杂耍。这就像驾驶汽车，每隔几秒钟猛击一次刹车检查手机，然后试图恢复流程。它减慢了您的焦点，使您的注意力降低，使您感到沮丧和无效。

但是，如果有一种方法可以阻止这种混乱并重新控制您的一天呢？在本指南中，我们将探讨上下文切换对生产率的影响，为什么会发生这种情况以及最重要的是您可以对此做些什么。

生产力的上下文转换是什么？

从本质上讲，上下文切换是从一个任务弹跳到另一个任务而无需完成第一个任务的行为。是的，您可以在迅速完成最后一个任务后恢复上一个任务。但这是问题：重新集中并重新完成未完成的任务所需的时间通常会使您感到分散和不同步。

加州大学尔湾分校的一项研究表明，中断后平均需要23分15秒才能重返任务。每次您切换焦点时，这差不多半小时。

任务之间不断切换的这种不断的切换会剥夺您深入集中精力的能力，使您处于不断分心的循环中。但是为什么会发生这种情况？

上下文切换背后的心理

那么，我们为什么继续这样做呢？这不仅仅是缺乏意志力。有实际心理学在起作用。我们的大脑寻找新事物。每个应用程序中的每个ping，每封电子邮件通知都可以立即奖励这种愿望。我们得到了多巴胺的热门。

当您切换任务时，它并不像翻转开关那样简单。您的大脑必须重置，转移齿轮以处理新信息。这种不断的转变会导致精神疲劳并消耗您的认知资源。实际上，根据2022年工作指数的解剖结构，有56％的工人表示，他们感到不知所措。

上下文切换与多任务处理

您可能会想：多任务不仅仅是上下文切换的另一种形式？好吧，是的，否。

上下文切换是指在不同任务之间迅速转移而不完成一个任务。这就像在浏览器上跳到10个不同的选项卡之间一样，每个任务都会引起您的注意，但是没有一个人会完全焦点。

另一方面，多任务是您尝试一次处理多个任务时。也许您在参加会议时要输入一封电子邮件。当然，这听起来有效，但是研究表明，多任务可以将您的绩效降低多达40％ 。这就像试图一次专注于两件事一样 - 您最终做得不好。

工作场所上下文切换的成本

现在，让我们谈谈数字。您可以想象，这些任务之间的这些不断变化的价格很高。但是真正的成本是多少？以下部分有您的答案。

效率和生产力降低

当您在任务之间跳跃时，每次切换时，大脑都需要重置。那个“重置”时间吞噬了您的生产力。这就像试图参加马拉松比赛，但每隔几分钟停下来呼吸。

根据Qatalog和Cornell University的Idea Lab的联合报告，有45％的工人报告说，由于上下文的转换，效率降低了。

您的杂耍越多，完成的工作就越少。想象一下，如果您一次只能专注于一件事，您可以实现什么。

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情绪和心理成本

频繁的中断会增加压力和挫败感。欧文分校的一项研究发现，经过20分钟的不断中断，人们报告说感到不知所措，焦虑和精神疲惫。

实际上，经常切换任务的工人的倦怠和工作不满意。您不仅会浪费时间 - 您还失去了对工作的精力和热情。

对工作质量的影响

当您在任务之间不断切换时，很难全部关注其中的任何一个。结果？工作质量较低。无论是编写电子邮件，准备报告还是设计演示文稿，当您的注意力被划分时，错误都会在裂缝中滑落。错误的风险增加了您的任务越多。

如何对抗上下文切换并提高生产率

上下文切换不是一些无法解决的生产力诅咒。您有能力夺回对重点的控制。这全都是建立更聪明的习惯和使用正确的工具。目标？更聪明的工作 - 不要更努力。让我们分解最有效的策略，以最大程度地减少上下文切换的影响。

1。通过有效任务管理优先考虑任务

如果一切都是优先事项，那么什么都没有。这就是为什么明确的任务管理是您针对上下文切换的最佳防御。

首先确定您最重要的任务。每天，选择您必须完成的三个不可谈判的任务。这种方法可以使您集中精力，并防止您的大脑在不重要的活动之间弹跳。

使用任务管理框架：

• Eisenhower矩阵：分为四类的任务 - 紧急，重要，重要但不紧急，不紧急但不重要，也不是紧迫也不重要。
• 吃青蛙方法：在精力达到顶峰时，首先要解决最艰巨的任务。

有用的工具：应用程序或工具，例如WP项目经理， Todoist ， Trello或ClickUp，可以轻松组织和优先考虑任务。将所有内容放在一个地方，以最大程度地减少诱惑以切换上下文。

2。通过明智地使用技术来最大程度地减少干扰

老实说。您的设备是双刃剑。它们使工作更容易，但也可能会引起巨大的分心。使技术为您服务，而不是反对您。

驯服您的通知：
关闭非必需通知。更好的是，安排“无通知”工作块。这种简单的调整可以减少您的干扰 并提高您的生产率。

创建无技术区域：
设置特定时间或技术不受限制的空间；没有电子邮件检查，没有社交媒体，没有无尽的滚动。

有用的工具：使用自由或冷火鸡等应用程序在工作时间内阻止分心的站点。您也可以将Fokast用于MAC设备。

3。实施异步工作流程

并非每个问题或任务都需要立即回答。与其实时回复消息，不如安排专用时间检查电子邮件或团队聊天。例如，在两个30分钟的窗户中处理所有消息，一次是在早晨，然后在下午再次处理。

让您的团队知道您的可用性。使用Slack状态或Google日历之类的工具来指示您的重点小时。

4。采用Pomodoro技术和时间管理方法

您的大脑不是为了不间断的工作而建造的。时间管理技术，例如Pomodoro技术，可以帮助您在不倦怠的情况下保持专注。它的工作原理：

• 将计时器设置25分钟，然后完成一项任务。
• 休息5分钟。
• 重复此周期四次，然后享受更长的15-30分钟休息时间。

该方法利用了大脑的自然焦点节奏，并帮助您抵制多任务的冲动。

阅读更多：15多个有效的时间管理策略和技术

5。削减不必要的会议

让我们面对现实吧 - 大多数会议可能是一封电子邮件。不必要的会议是最终的生产力杀手。查看您的所有经常会议。问自己：“这次会议仍然有目的吗？”如果没有，请取消它。

通过Slack，Intion或录制的织机视频替换状态会议。使用研究员进行智能会议议程和YAC进行基于语音的异步讨论。两者都减少了对实时中断的需求。

选择工具和应用以减少上下文切换

正确的任务管理工具可以是您针对上下文切换的秘密武器。它们简化了您的工作流程，使分心避开，并帮助您保持激光为中心。但这是捕获：太多工具会造成的弊大于利。因此，坚持简化而不是复杂的解决方案。

使用多合一的工作管理工具

当一个平台可以完成所有操作时，为什么要使用多个应用？多合一的工作管理工具将您的任务，通信和项目带到一个屋顶下，并使您免于不断的应用转换。这是您可以使用的最佳项目或工作管理工具的列表：

• WP项目经理：它简化了项目跟踪，团队协作和截止日期管理 - 来自WordPress仪表板。
• ClickUp ：一个用于任务管理，目标跟踪和团队协作的强大企业。可自定义的仪表板意味着您需要的一切都触手可及。
• 概念：非常适合融合文档，项目跟踪和知识共享。就像您的数字大脑一样 - 组织且易于搜索。
• 体式：管理复杂项目的理想选择。将任务分为部分，分配截止日期并跟踪进度，而无需平台之间弹跳。

专家提示：选择与您的电子邮件和日历集成的工具。它减少了手动更新并保持所有同步。

WP项目经理的概述：最适合WordPress

在管理WordPress项目时， WP项目经理是最好的。这意味着与您的网站无缝集成，无需外部软件，并且在不离开管理面板的情况下轻松访问项目。非常适合处理多个WordPress网站的代理商，内容团队和开发人员。

WP项目经理的主要功能

• 任务和项目管理：将任务组织到列表中，分配职责并毫不费力地跟踪进步。
• 时间跟踪：监控每个任务需要多少时间来提高效率和资源计划。
• 文档共享：直接在WordPress中上传和共享项目文件，以便于访问。
• 团队协作：使用内部消息传递和评论将对话保持在上下文中，而不会丢失电子邮件或无尽的休闲线程。
• Gantt图表和看板板：可视化您的项目时间表和工作流程，以更好地管理和截止日期跟踪。
• 隐私控制：管理谁通过高级用户角色和访问权限看到什么，以确保在需要时保密。

立即控制并提高您的生产力

事实是，上下文切换不仅仅是生产力障碍 - 它是效率的无声杀手。每次切换任务时，您都会失去注意力，浪费能量并减慢进度。但是解决方案在您的控制范围内。通过采用更聪明的习惯并使用WP项目经理等强大的工具，您可以恢复时间并大大提高生产力。

今天采取行动。从本指南中选择一种策略并开始实施。您的未来，更有生产力的自我将感谢您。而且，如果您需要选择合适的工具或工作流程，我们在这里使您的工作生活更加轻松，更专注，更有效。让我们知道我们如何提供帮助！