会计信息系统功能的关键要素（附示例）

已发表: 2022-06-10

管理财务是业务运营中最具挑战性的任务之一。每个企业，无论其规模大小，都需要跨多个渠道的准确的财务和会计信息流。这就是为什么您需要有一个系统和自动化的过程来收集、存储和处理这些数据，以便为利益相关者创建报告。这是会计信息系统功能对当今任何业务都至关重要的时候。

这仅仅是因为它通过确保财务报告和交易记录保存的最佳准确性来帮助企业。相关当局在需要时随时可以使用此信息。因此，会计信息系统有助于公司的决策过程。

在本文中，我们将深入探讨会计信息系统的功能。在此之前，让我们快速浏览一下会计信息系统的定义及其关键要素。

什么是会计信息系统？

会计信息系统又名 AIS 是指企业用来跟踪其财务、交易、报告和其他会计数据的工具。它使决策者能够了解公司的整体健康状况并采取相应的行动。

结构良好的 AIS 收集、存储和处理数据以生成清晰的财务报告。会计师、经理、财务人员、业务分析师、税务机构和其他相关方可以从 AIS 跟踪所有与会计相关的活动。合格的 AIS 软件可提供准确及时的数据，并通过采用最佳安全实践来限制敏感数据的流通。

会计信息系统的关键组成部分

会计信息系统主要由七个关键要素组成。这些组件将在以下各节中讨论。

1. AIS 人

使用 AIS 的人属于这一点。从首席财务官等 C 级高管到会计师和经理，使用该系统的人都被视为 AIS 人员。例如，上级管理层可以为员工设定销售目标。相关部门收到通知，销售人员可以将他们的销售订单输入到AIS。此信息被传递给会计部门，他们创建发票。

然后仓库员工处理这些订单并安排发货。客户支持团队跟踪货物并随时了解订单状态。在整个过程中，AIS 管理所有程序并创建包括库存、交货和生产成本的销售报告。

顾问、业务分析师和审计部门可以访问这些数据来分析总成本、收入和利润。以这种方式，AIS 在其操作中包括广泛的人员。

2. 程序和说明

AIS 系统在收集和处理数据时需要遵循一套规则。否则，就会出现不一致和不一致的情况。精确的方法是确保信息正确流动的必要条件。手动和自动方法都是这些程序和说明的组成部分。

您需要创建适当的文件来解释您的会计信息系统遵循的流程。培训您的员工遵守程序。进行重复培训，以使他们习惯于仔细按照说明进行操作。只有这样，您的会计信息系统才能始终如一地产生准确的结果。

3. 源数据

通常，会计信息系统使用 SQL 结构的查询语言来管理数据库。任何影响公司财务的信息都应包含在 AIS 数据库中。 AIS 数据库通常由以下类型的数据组成。

销售订单
库存数据
总账
订单
交易发票
分析和报告
税务信息
工资数据
计时等等。

尽可能保持 AIS 数据库整洁。避免存储与公司财务会计无关的数据。访问所需数据时，过多的信息可能会使您不知所措。

4. 硬件和设备

您需要许多输入和输出设备才能顺利运行帐户信息系统。所有这些设备和 IT 基础设施必须与您将使用的 AIS 软件兼容。否则，您在将 AIS 用于您的业务时将无法获得无缝体验。

基础设施应包括电力短缺和停电、硬件故障、互联网连接以及任何其他对 AIS 有影响的设备的备份。下面列出了一些有助于 AIS 流程的输入和输出设备。

电脑
键盘
调制解调器/路由器
条码扫描器
监视器
打印机
投影仪
移动设备
备用电源

5. 信息处理器（软件）

准备好所有硬件和设备后，就可以将软件集成到系统中了。该软件处理所有相关数据并将其发布到分类帐、报告和日记帐中，并使其可供使用。决策者可以分析输出并根据该信息做出决策。

6.信息存储

信息处理器或软件没有可以存储数据的物理存储。它通常取决于服务器或硬盘驱动器等存储设备。确保您拥有安全的存储设备，只有拥有权限的人才能轻松访问这些设备。

7. 安全

几乎所有 AIS 生成的数据都是机密信息。您必须对这些敏感数据的流通进行内部控制。安全测量的范围可以从简单的数字密码到复杂的生物特征识别，如指纹、语音、面部识别和视网膜扫描。

一流的会计信息系统可以防止数据泄露并保护您的数据免受未经授权的计算机的侵害。您的 AIS 应允许具有适当授权的个人访问数据库。因为它通常包含公司及其客户的机密信息。部分敏感数据如下。

薪资信息
个人资料
社会安全号码
公司财务数据
客户资料
信用卡号码
其他利益相关者的财务信息

您必须制定应急计划，以保护您的数据免受自然灾害、意外电涌、计算机病毒和任何其他可能导致您丢失数据的威胁的影响。

会计信息系统功能

一个称职的 AIS 确保您公司的所有财务信息都以最高级别的准确性和机密性记录在系统中。它还使相应的员工能够在需要时访问和检索这些敏感数据。会计信息系统的所有功能已在以下部分中细分。

1. 收集和处理信息

在这个阶段，会计信息系统从现金销售和现金购买中积累数据。应收账款、应付账款、工资单、发票等。计算机化系统处理所有借方和贷方数据，并将它们转换为有意义的信息片段。

2. 为管理层生成报告

销售经理、生产经理、财务分析师和其他部门负责人等管理人员可以根据 AIS 生成的报告做出决策。他们可以分析公司的财务业绩和当前状况。因此，他们可以根据可用资源设定可实现的业务目标。

3. 互联多个部门

AIS 可以为相互关联的多个部门创建一个通用仪表板。例如，销售部门可以为库存团队上传他们的销售预算。然后他们可以采取措施储存产品或购买材料。然后各个部门将创建发票。该信息将提供给任何需要它的部门。

4. 控制数据的流通

会计信息系统处理客户、供应商、供应商和公司本身的敏感信息。您可以使用它来调节数据流通的水平。 AIS 帮助企业主定义谁可以访问公司的财务数据。您将获得对整个 AIS 可用数据的完全内部控制。

5. 检测欺诈活动

由于 AIS 跟踪公司的所有财务交易，因此您可以轻松检测任何未经授权和不自然的资金流动。这使企业可以在为时已晚之前调查任何差异。通过投资优质的会计信息系统，您可以节省数百万美元。

会计信息系统的优势

我们在本节中总结了使用会计信息系统的优势来帮助您。

自动化和简化的工作流程
有效收集和存储财务信息
用于决策的可理解数据
对所有会计信息的内部控制
相互联系的团队之间更好的沟通
改善客户体验
防止敏感信息丢失

3 实用会计信息系统示例

既然您已经了解了会计信息系统的要素和功能，那么让我们通过将您的学习与现实生活情况联系起来来加深理解。我们在这里编译了三个实际示例，以帮助您深入了解 AIS 的实用性。

对于分销商：分销商在与客户打交道时通常非常依赖信用条款。这就是为什么他们需要有关应收账款的准确信息。来自不同部门的几名员工可以访问应付报告，以便他们可以跟进到期和逾期付款。

对于建筑公司：建筑公司同时运行多个项目。会计信息系统帮助它跟踪项目的成本和进度。它生成有关每栋建筑所花费的材料成本、工人剩余工时和完工率的报告。此外，它还跟踪信用额度和贷款的到期付款日期。

对于非营利组织：非营利组织以不同的方式处理其财务。他们跟踪给他们钱的捐助者。这些组织需要将基金的年度报表连同税务文件一起转发给捐助者。这些数据也会提交给董事会、定期捐助者和政府。

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这篇文章由 Md. Tanvir Faisal 撰写，他是一名内容作家，在内容写作、文案写作、校对和编辑方面拥有 4 年以上的经验。 他专注于撰写信息丰富的内容，以吸引社交媒体的关注并提高搜索引擎的知名度。 迄今为止，他已经成功地为各种格式的许多网站开发了有用的内容。