WooCommerce'de Proforma Faturaları Ne Zaman, Nasıl ve Neden Kullanmalı?

Belgeler, bilgi sağlayabildikleri, ödeme talep edebildikleri, ilişkiler kurabildikleri ve yasal koruma sağladıkları için çevrimiçi ticarette faydalıdır. WooCommerce'deki proforma faturalar, diğer WooCommerce faturalarından birkaç yönden farklıdır.

WooCommerce'deki proforma faturalar hakkında daha fazla bilgi edinmek için girelim.

Proforma faturalar genellikle ürün veya hizmetlerin tesliminden önce taahhütte bulunan müşterilerden ödeme talep etmek için kullanılır. Bu belge kalemler, ödeme tutarı ve diğer işlem ayrıntıları hakkında bilgiler içerir.

Esasen, siz (satıcı) ve bir müşteri arasında "iyi niyetle" yapılmış bir anlaşmadır, böylece ikisi de ne bekleyeceklerinin farkında olurlar.

Örneğin, proforma faturaları kullanarak, mal üretmeden veya hizmet sağlamadan önce finansmanın düzenlenmesini sağlamak için yaklaşan işlemin ayrıntılarını önerebilirsiniz.

Ayrıca, alıcı ve satıcı arasında, hiçbir tarafın şu anda gerekli mal veya hizmetlerin satışını/satın alınmasını taahhüt etmediği bir anlaşma görevi görür. Satıcılar, alıcının siparişi bitireceğini ve nihai satış faturası verildikten sonra ödeme yapacağını bilerek rahat edebilirler. Alıcılar ayrıca satıcı tarafından beklenmeyen ek ücretlerden/fazla ücretlerden korunur.

Gümrükleme için gerekli tüm bilgileri sağladığı için uluslararası ticaret için de önemlidir.

Anlaşılması gereken en önemli şey, WooCommerce'de bir proforma faturanın genellikle bir müşteriye veya müşteriye sizden satın alma taahhüdünde bulunduktan sonra verilir, ancak nihai ayrıntıların hala teyit edilmesi gerektiğinden resmi bir fatura gönderilemez. Müşteri her şeyi kabul ettiğinde malları teslim eder ve resmi bir fatura düzenlersiniz.

Uluslararası satıcılar da onlardan büyük ölçüde yararlanıyor. Dünyanın dört bir yanındaki limanlardaki gümrük gereklilikleri, sevk edilen mallarla ilgili gerçeklerin kolayca erişilebilir ve görünür olmasını gerektirir. Hızlı bir gümrükleme sağlamak için proforma faturalar ağırlık, değer, vergiler, nakliye masrafları, teslimat ücretleri vb. gibi bilgileri paylaşmak için kullanışlıdır.

Proforma faturalar satış sürecini kolaylaştırır. Müşteriniz proforma faturadaki fiyatı kabul eder ve siz ürünleri teslim edersiniz. Sözleşme tek yönlü bir yoldur, bu nedenle yarınızı tamamladıktan sonra ileri geri pazarlık yoktur.

Proforma faturanın avantajları şunları içerir:

• "Şeffaflık" terimi, teslimat tarihi, fiyat, miktar vb. gibi üzerinde mutabık kalınan tüm şartların belirtilmesini ifade eder.
• Hem satınalma siparişi hem de fiyat teklifi işlevi görebilir. Alıcılar, dahili satın alma onayı için bunu isteyebilir.
• Bir ödeme talebini veya talebini temsil etmezler. Proforma faturalar, müşterinizi ne beklemesi gerektiği konusunda bilgilendiren "iyi niyetli" bir düzenlemedir.
• Bazı şirketler, dahili satın alma onay prosedürlerinin bir parçası olarak proforma fatura talep eder.

Proforma fatura, nihai satış faturasına oldukça benzer ve aynı bilgileri içerir. WebToffee tarafından WooCommerce PDF faturalarını, sevk irsaliyelerini, teslimat notlarını ve sevkiyat etiketlerini kullanarak oluşturmak mümkündür.

Bir proforma faturanın birincil amacı, müşterinize önerilen işlemin özelliklerini göstermektir. Bu nedenle, nihai fatura ile aynı bilgilere sahip olmalıdır.

Aşağıdaki ayrıntıları ekleyin:

• benzersiz fatura numarası
• Şirket adınız, adresiniz ve iletişim bilgileriniz
• Müşterinizin adı ve adresi
• Yayın tarihi ve son tarih
• Malların tanımı
• Taşıma Koşulları
• Satış şartları
• Varsa geçerli vergiler
• Varsa nakliye masrafları
• Varsa proforma fatura numarası

Nihai satış faturasının aksine, proforma aşağıdaki bilgileri içermelidir:

“ Proforma fatura ” kelimesi müşterinize bunun bir satış veya vergi faturası olmadığını gösterir.

Öncelikle ve en önemlisi, WooCommerce mağazanızda eklentinin premium sürümünü satın almalı, yüklemeli ve etkinleştirmelisiniz.

WordPress panosundan Faturalar/Paketleme > Proforma Fatura'ya gidin

Burada, genel ayarlarda bir proforma fatura için temel ayarı yapılandırabilirsiniz.

Proforma fatura tarihi – Sipariş tarihini veya proforma faturanın oluşturulma tarihini seçebilirsiniz.

Sipariş Durumları için Proforma Fatura Oluştur- Yalnızca belirli sipariş durumları için proforma faturalar oluşturur. İş gereksinimlerinize bağlı olarak, buna göre birkaç sipariş durumu seçebilirsiniz.

Bir e-postaya proforma fatura PDF'si ekleyin: Sipariş e-postasının, o anda etkin olan proforma fatura şablonunun bir PDF sürümünü içermesine izin verin.

Müşteriler için Proforma Fatura Yazdır seçeneğini etkinleştirin: Müşterilerinize sipariş e-postasında bir proforma fatura yazdır düğmesini göstermenizi sağlar.

Proforma fatura için özel altbilgi: Metin bölümünde proforma fatura için özel bir altbilgi girin. Bu alan boş bırakılırsa, Genel ayarlardan varsayılan altbilgi yüklenecektir.

Özel Notlar: Sağlanan metin alanında, proforma faturada yer alması gereken ilgili notları girin.

Ürün tablosu e'de bireysel vergi sütununu göster : Farklı vergilerin farklı sütunlarda sınıflandırılmasına izin ver.

Gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra Ayarları Güncelle butonuna tıklayın.

Bir ön ek/son ek/sayı serisi kullanarak özel bir proforma fatura numarası oluşturabilir veya sipariş numarasını bir proforma fatura numarası olarak yansıtabilirsiniz.

Proforma fatura numarası formatı: Proforma faturanın oluşturulacağı formatı belirtin. Örnek olarak: [önek][sayı][sonek]

Proforma fatura numarası olarak sipariş numarasını kullanın: Proforma fatura numarası olarak sipariş numarasını kullanmak için Evet'i seçin. Benzersiz bir proforma fatura numarası oluşturmak istiyorsanız, Hayır'ı seçin ve doldurulan alanlarda gerekli bilgileri doldurun. Alanlar, daha önce belirtilen sayı biçimine göre otomatik olarak doldurulur.

Fatura Başlangıç ​​Numarası: Sağlanan alana gerekli proforma fatura başlangıç ​​numarasını girin.

Proforma Fatura Uzunluğu: Bu değer, proforma fatura numarasının toplam uzunluğunu temsil eder. Ortaya çıkan proforma fatura numarası belirtilen uzunluktan kısa ise '0' ile doldurulacaktır.

Gerekli güncellemeler yapıldıktan sonra güncellemeleri nihai proforma faturanıza yansıtmak için Güncelle butonuna tıklayınız.

Yerleşik şablonları kullanarak proforma faturayı düzenleyebilir ve bunları özel iş gereksinimlerinizi karşılayacak şekilde uyarlayabilirsiniz.

Özelleştirme sekmesinin sol tarafındaki düğmeyi değiştirerek değişiklikleri yapabilirsiniz.

Özelleştirme sekmesinin altındaki Yeni şablon oluştur seçeneğine tıklayarak yeni bir proforma fatura şablonu oluşturmak da mümkündür.

Karşınıza çıkan açılır kutudan 3 farklı şablon seçeneğinden istediğinizi seçebilirsiniz.

Düzende gerekli değişiklikleri yapın ve kaydedin.

Kaydettikten sonra, gelecekte proforma faturanızda kullanmak üzere şablonu etkinleştirin.

WooCommerce'de bir proforma fatura, mal/hizmet alırken verimli ticari işlemlere izin verdiği için önemli bir belgedir. Alıcılar ve satıcılar arasında daha fazla şeffaflığa katkıda bulunur. Ayrıca, sadece iyi bir müzakere aracı ve küresel sevkiyat için gerekli değildir; ayrıca alıcılar ve satıcılar arasında daha güçlü ilişkilerin geliştirilmesine yardımcı olur.

Umarım bu makaleyi size doğru yönde rehberlik etmede yardımcı bulmuşsunuzdur.

Ayrıca, bir fatura için gerekli bileşenler ve PDF faturasının nasıl oluşturulacağı hakkındaki makalemizi de okumak ilginizi çekebilir.