Kapsam Sürünmesi nedir? Örnekler ve Önleme Yolları

Yayınlanan: 2022-07-15

Kapsam kayması, hemen hemen her hizmet sağlayıcının veya serbest çalışanın bir projeyi yürütürken karşılaştığı yaygın bir sorundur. Özellikle yazılım ve web sitesi geliştirme alanında, kapsam kayması zamanınız, üretkenliğiniz ve kar marjlarınız üzerinde ciddi sonuçlar doğurabilir.

Bir proje yöneticisi olarak, başlamak üzere olduğunuz projenin kapsamını tam olarak anlayana kadar kapsam kaymasını engelleyemez veya yönetemezsiniz.

Bu makalede, kapsam kaymasının ne anlama geldiğini ve yaygın nedenlerini keşfedeceğiz. Ayrıca, web sitesi proje yönetiminde kapsam kayması örnekleri ve bundan kaçınmanın pratik yollarını göreceksiniz.

Projenin Kapsamı Nedir?

Adından da anlaşılacağı gibi, projenin kapsamı (veya işin kapsamı), bir projeyi başlatmak ve tamamlamak için gereken iş planını, adımları, süreçleri, ana çıktıları ve gereksinimleri ifade eder. Projeleriniz için bir İş Döküm Yapısına (WBS) sahip olmak, proje kapsamını oluşturan tüm özellikleri, kilometre taşlarını, faaliyetleri, maliyeti, bütçeyi, sınırları ve proje programını belirlemenin kolay bir yoludur.

Tüm bunlar, yola çıkmadan önce sizin ve müşterinizin projenin kapsamını belirlemenize yardımcı olacaktır. Bunu, proje üzerinde çalışma ilerledikçe kolay bir hatırlatma görevi gören bir proje beyanına indirgemek en iyisidir.
Müşteri görüşmelerinde proje kapsamınızı tanımlamamanız, yalnızca kapsam kaymasına neden olmakla kalmaz, aynı zamanda müşterinin öngördüğünden tamamen farklı bir nihai ürünle de sonuçlanabilir.

Kapsam Sürünmesi nedir?

Özellik kayması olarak da bilinen kapsam kayması, bir projenin orijinal kapsamından bir ekleme veya sapma talebidir. Bu, kapsamdaki değişikliklerin hoş karşılanmadığı anlamına gelmez. Ancak, bu değişiklikler proje zamanlamasını, kaynakları, bütçeyi, üretkenliği, zamanı ve maliyeti etkilediğinden proje kapsamıyla uyumlu olması için bu değişiklik isteklerini frenlemeniz gerekir.

Proje başladıktan sonra müşteriler veya paydaşlar yeni proje özellikleri veya gereksinimleri eklediğinde, kapsam kayması özellikle dayanılmaz hale gelir. Ekibinizin projeyi orijinal zamanlama, bütçe ve kaynaklar dahilinde tamamlaması beklendiğinde bu durum zararlı olabilir.

Sürünme kelimesinin anlamı gibi, genellikle projenin amacını yavaş yavaş etkileyen ve size sorun çıkaran küçük isteklerle başlar. Bir projenin kapsamındaki kontrolsüz değişiklikler, bütçenizi kolayca aşmanıza neden olabilir. Bu, kar marjınızı etkileyecek, teslim tarihlerini kaçırmanıza ve müşterinin gerçekten istediğinden sapmanıza neden olacaktır. Bütün bunlar itibarınız için felaket olabilir.

Projenizin kapsamını doğru tanımlamazsanız, projenizin orijinal beklentilerinin ötesinde büyümesi kolaydır.

Kapsam Kaymasının Yaygın Nedenleri

Kapsam kayması çeşitli nedenlerle oluşur ve müşterinin veya proje ekibinin hatası olarak ortaya çıkabilir. Kapsam kayması web tasarımcılarını, geliştiricileri ve girişimcileri etkileyebilir. Kapsam kaymasının yaygın nedenlerinden bazıları şunlardır.

Belirsiz veya Tanımsız Proje Kapsamı

Bir projenin kapsamının tanımında netlik olmaması, kapsam kaymasını teşvik etmenin en kolay yoludur. Bir proje yöneticisi olarak, projeyi tamamlamak için gerekli süreçleri ve gereksinimleri anlamalısınız. Aksi takdirde, nihai ürün müşterinizin niyetinden sapacaktır.

Bazen müşteriler, ne istediklerine dair kesin bir fikirleri olmadığı için proje kapsamının belirsizliğinden sorumlu tutulabilir. Böyle bir müşteriyi net bir vizyona yönlendirmek için uygun proje yönetimi iletişimi gerekir. Proje ilerledikçe “bunu çözmek isteyen” bir müşteri, gelecekte olası kapsam kaymasının açık bir işaretidir.

Proje Yönetimi Uygulamalarından Kaçınma

Proje kapsamı ve yönetim uygulamasına sahip olmak bir şeydir, ancak uygulamaya bağlı kalmak başka bir şeydir. Küçük değişiklik talepleri için proje yönetimi uygulamalarınızdan kaçınmak, kapsam kaymasını teşvik edecektir.

Örneğin, müşteriniz sizden bir web sayfasının tema renklerinde küçük bir değişiklik yapmanızı istiyor. Böyle bir değişikliğin yürürlüğe girmesi bir saatinizi almayacaktır, bu nedenle, önceden belirlenmiş uygulamanın dışında uygulamak için cazip olabilirsiniz. Ancak, kapsam kayması bu şekilde kayar ve zamanla birikebilir.

Aşağıdaki proje yönetimi uygulamaları, onaylanmış özellik isteklerinin bile projeyi asıl hedeften saptırmasını önlerken yolda kalmanıza da yardımcı olacaktır.

Belgelenmemiş veya Belirsiz Anlaşmalar

Bir müşteriyle olan tüm yazışmaları ve anlaşmaları yazılı hale getirmek, kapsam kaymasını sınırlamanın harika bir yoludur. Müşterilerle olan iletişimlerinizi belgelemenin kolay bir yolu, önemli iletişimlerin aramalar yerine e-postalar aracılığıyla yapılmasını sağlamaktır. Veya fiziki toplantılar ve aramalar yoluyla ulaşılan anlaşmaların e-posta yoluyla yeniden onaylanmasını talep ederek.

Ayrıca, projenizin karşılıklı olarak kabul edilen şartlarını, koşullarını ve yükümlülüklerini içeren esnek bir sözleşmeye sahip olmak, netliği sağlamak ve müşterilerden gelen gereksiz özellik taleplerini caydırmak için harika bir yoldur. Ancak tüm belgelerin açık ve net olduğundan emin olun, böylece taraflardan hiçbiri yanlış yönlendirilmiş bir izlenime kapılmaz.

Düzenlenmemiş Özellik Talebi Süreci

Proje sırasında değişiklik genellikle kaçınılmazdır. Uzman bir proje yöneticisi olarak iyileştirme için alan yaratmak pratiktir. Herhangi bir özellik talebi, maliyetin, kaynakların ve zamanın hesaba katılmasını sağlayan süreçlerle uyumlu olmalıdır.

Müşteri isteklerinin yanı sıra, bazen proje ekipleri müşterileri etkilemek için ekstra özellikler eklemeye odaklanabilir. Bu, geri tepmediğinden ve size para ve zamana mal olmadığından emin olmak için uygun kanalları izlemelidir.

Ekleme sürecini esnek hale getirdiğinizden emin olun, böylece yaratıcılığı bastırmaz, ancak yine de kapsam kaymasını engeller. İstekleri dahil etmek için uygun bir yapı, istenmeyen gecikmeleri ve memnun olmayan müşterileri ortadan kaldıracaktır.

Ortak Hedefleri Olmayan Çoklu Proje Paydaşları

Bu kapsam kaymasının nedeni genellikle müşterinin bir projenin çeşitli yönlerini denetleyen birden fazla kişiye sahip olması durumunda ortaya çıkar. Genellikle, her kişinin projenin nasıl yürütülmesi gerektiği konusunda farklı fikirleri veya bakış açıları olacaktır.

Bu, düzgün yönetilmezse 'mutfakta çok fazla aşçı' olmasıyla ilgili klasik bir durumdur. Bir müşteri bir proje üzerinde karar verme yetkisine sahip birden fazla kişiye sahip olduğunda, kapsam kayması sorunlarından kaçınmak için tek tip bir vizyon içinde olmalıdırlar.

Bir proje yöneticisi olarak, paydaşlardan birinden herhangi bir değişiklik talebinde bulunmadan önce bu uyumsuzluğun farkında olmalı ve paydaşlar arasında sinerji sağlamalısınız.

Diğer nedenler şunlardır:

  • Proje bildirimi eksikliği
  • Müşteri görüşmesi gayri resmi ve belirsiz
  • Gerçekçi olmayan bütçe ve zaman çerçevesi
  • Müşteri şirketin yönetiminde değişiklik
  • Belirsiz veya belirsiz müşteri vizyonu
  • Yetersiz proje yönetimi
  • Müşteri ile iletişim boşlukları

Kapsam Sürünme Örnekleri

Kapsam kayması genellikle onaylanmamış değişiklik istekleri olarak gelse de, durum her zaman böyle değildir. Yetkilendirilmiş istekler, erkenden kapsam kayması olarak tanınmazlarsa aynı sorunlara neden olabilir.
Aşağıda, bunları pratik senaryolarda tanımlamanıza yardımcı olacak üç kapsam kayması örneği verilmiştir.

Örnek 1: Duran İçerik

Bir e-ticaret şirketinin, bir WordPress web sitesi oluşturmak için web sitesi geliştirme şirketinize yaklaştığını düşünün. Müşteri görüşmenizi yaptınız ve proje kapsamı her iki tarafça da onaylandı. Ayrıca, gerekirse küçük bir değişiklik talebi için bir prosedür sağladınız.

Ancak, web projesinin gereksinimlerinde, müşteri e-Ticaret web sitesi için içerik sağlamakta ısrar etti ve web sitesi içeriği sağlama ek hizmetlerinizi kullanmayı reddetti. Web sitesinin iki ay içinde açılması bekleniyor. Müşteri tarafından içerik teslimi, lansmandan 3 hafta önce planlanır.

İstemci, web içeriğini planlanan tarihte teslim edemez. Planlanan lansmandan 5 gün öncesine kadar müşteriden hiçbir iletişim olmadı. Müşteri nihayet ulaşır ve beklenen maliyet etkileriyle ancak planlanan başlatma tarihinde bir uzatma olmaksızın web içeriği geliştirme ve inceleme talebi ile devam eder.

Bu, kapsam kaymasıdır ve onaylanırsa, muhtemelen onaylanmayanlarla benzer sonuçlara yol açacaktır. Proje süresi tesliminde önemli bir husus olmadığı sürece, üretkenliğiniz, insan kaynağınız ve olası başlatma gecikmeniz üzerinde bir yük oluşturacaktır.

Örnek 2: Denver Uluslararası Havalimanı

Şimdi gerçek hayattan bir kapsam kayması örneğine geçelim: Denver Uluslararası Havalimanı (DIA) efsanesi. Kapsamlı sürünmenin ne kadar tehlikeli olabileceğini gösterdiği için oldukça ünlüdür. Tam otomatik bir bagaj taşıma sistemi oluşturmaya yönelik havalimanı projesinde 2.000'den fazla tasarım değişikliği yapıldı. Proje, planlanandan 16 ay sonra ve bütçenin %250 üzerinde tamamlansa da sonunda başarısız oldu.

Tasarım aşamalarında kapsam kaymasının ana nedeni, havayolları gibi tüm ilgili paydaşların planlama aşamalarına dahil edilmemesinin sonucudur. Bagaj taşıma sistemi de, temel proje endişelerinin göz ardı edilmesi nedeniyle başarısız oldu.

Bundan, hem müşteriden hem de proje ekibinden kaynaklanan gecikmeleri gözlemleyebiliriz. Proje yöneticileri, bir projenin kapsamını oluştururken bir İş Dökümü Yapısının (WBS) oluşturulmasına öncelik vermelidir. Bu örnekte görüldüğü gibi, devam etmeden önce müşteri ve tüm paydaşların aynı sayfada olması zorunludur.

Örnek 3: Tasarım Revizyonları

Web sitesinin tasarlanmasına ihtiyaç duyan ancak nihai ürünün nasıl görünmesi gerektiği hakkında hiçbir fikri olmayan bir müşteri düşünün. Müşteri, planlama sürecine kesin bir şey katmadan, “beğendiğim şeyi gördüğümde bileceğim” der.

Tasarım aşamasında, mevcut tasarımları müşteriye gönderirsiniz ve hiçbir şey onların beğendiklerini yakalayamadığı için tatmin olmazlar. Müşteri, tasarım üzerinde revizyon talep etmeye devam ederek tüm projeyi hayal kırıklığına uğratıyor. Öngörülen lansmana birkaç gün kala bir tasarım onaylanır ve web sitesini lansman için zamanında teslim etmeniz beklenir.

Bu örnekten, bir istemciden gelen belirsiz talimatların, sonsuz revizyonlar şeklinde gelen kapsam kaymasına yol açması gerektiği açıktır. Bu, gecikme olasılığıyla üretkenliğinizi ve kaynaklarınızı hayal kırıklığına uğratır.

Kapsam Sürünmesi Nasıl Önlenir

Kapsam kayması, projelerin bütçeyi aşması ve ertelenmesinin başlıca nedenidir; özellikle yazılım, web sitesi tasarımı ve geliştirme dünyasında. En azından yetkisiz değişiklikleri engelleyerek, projeleriniz üretkenlik, kar marjları ve zaman yönetiminde önemli bir iyileşmeye tanık olacaktır. Bu, müşterilerden gelen önemli değişiklik taleplerine katılmak için size bolca zaman bırakır.

Aşağıda, kapsam kaymasının projelerinizi mahvetmesini önlemenin en iyi 5 yolu verilmiştir:

1. Proje Gereksinimlerinin Kaydını Tutun

Sezgisel görünse de, proje gereksinimlerini müşterilerden belgelemek her zaman yapılmaz. Proje gereksinimlerinizin kaydını tutmak, projenizin kapsamını net bir şekilde tanımlamanıza olanak tanır.

Müşterinizin neye ihtiyacı olduğunu anlamak için bir müşteri danışmanlığı ile başlayın. Müşteri toplantınızdan proje gereksinimini belgeledikten sonra, bunu ilgili tüm taraflarla paylaştığınızdan emin olun. Belge ayrıca proje ilerlemesini takip etmek için gerekli tüm bilgileri içermelidir.

Tüm gereksinimler mümkün olmayabileceğinden, gereksinimlerin önem derecesine göre önceliklendirilmesi gerektiğini unutmayın. Bu, önemsiz veya imkansız görevlere odaklanarak zaman kaybetmelerini önleyerek ekibinizi kontrol altında tutmanıza yardımcı olur.

2. Bir Değişiklik Talebi Prosedürü Ayarlayın

Proje kapsamınız ne kadar iyi hazırlanmış olursa olsun, proje ilerledikçe değişiklikler olacağını beklemek yalnızca pratiktir. Bu nedenle, müşterilerle yaptığınız sözleşmelerde değişiklik talep prosedürleri sağlayan maddeler eklemelisiniz.

Bu değişiklik isteği prosedürü, beklenmedik kapsam kaymaları olasılığını yönetmenize yardımcı olacaktır. Ancak bunun çalışması için prosedüre kesinlikle uyulmalıdır. Aksi takdirde, bu işlem işe yaramaz hale gelir. Ayrıca, müşterilerden gelen anlamsız talepleri caydırmak ve kar marjlarını korumak için değişiklik talepleri için uygun maliyet ve zaman etkilerini dahil edin.

Bir istek yapıldığında bu prosedürü ayarlamak çok kolaydır. Temel prosedür adımları gözden geçirme , onaylama veya reddetme ve takip edilecek birleştirmedir . Durum gerektirdiğinde değişiklik isteklerine hayır demekten korkmayın. Ancak, belirli bir talebin neden kabul edilemeyeceğini açık bir şekilde açıklayın ve alternatifler sağlayın.

3. Paydaşları Proje Kapsam Sürecine Dahil Edin

Projenin kapsamını oluştururken tüm paydaşlarla iyi iletişim gereklidir. Bir proje yöneticisi olarak, paydaşların tüm gereksinimlerini topladığınızı ve anladığınızı doğrulamanız önemlidir. İhtiyaç belgelerinizi paydaşlarla paylaşarak daha sonra olası karışıklığı ortadan kaldırmış olursunuz. Bu nedenle, proje kapsamını mümkün olduğunca gözden geçirmek için yeterli zaman ayırın.

Ayrıca, çeşitli paydaşların proje kapsamının tamamlanmasından sonra bir özellik değişikliği talep etmenin prosedürlerini ve sonuçlarını anlamalarını sağlayın. Paydaşları dahil etmemek projeyi bozabilir, çünkü paydaşlar proje geliştirme sırasında büyük talepler getirebilir. Paydaşlar genellikle proje kapsamına önemli ölçüde katkıda bulunamıyorsa, projede ilerlerken düzenli hatırlatmalar yapılması tavsiye edilir.

4. Proje Ekibi Üyelerini Yanınızda Taşıyın

Paydaşları döngüde tutmak ne kadar önemliyse, ekip üyelerinizin de döngüde tutulması aynı derecede önemlidir. Ekip üyeleri, değişiklik talebi prosedürünün ve bunun kendilerini nasıl etkileyeceğinin farkında olmalıdır.

Ekip üyelerinizden aşırıya kaçmak ve müşterileri etkilemek için kapsam kayması eğilimi vardır. Ekip üyelerinin proje kapsamından ve beyanından haberdar olmalarını sağlayarak, aşırıya kaçmalarını önleyebilirsiniz. Bu şekilde, kendi tarafınızdan yetkisiz değişikliklerle üzerinde anlaşmaya varılan proje beyanından sapmazsınız.

5. Proaktif Olun

Kapsam kaymasını önlemenin en iyi yollarından biri, bir projede ortaya çıkabilecek alanları tahmin etmektir. Ardından, bu kapsam kaymasını engellemek için yöntemleri uygulamaya koyun. Proaktif olarak olası değişikliklerin bir adım önünde olursunuz ve müşterilerden gelen son dakika değişikliklerine hazırlıksız yakalanmazsınız.

Bazen değişiklik talepleri makul ve öngörülebilirdir. Proaktif bir proje yöneticisi olarak, bu değişiklikleri müşteri ve paydaş onayı için erkenden önerebilirsiniz. Müşterilerin bu değişiklikleri çok elverişsiz olabileceği projede çok daha sonra talep etmesini beklemek yerine.

Örnek 1'de olduğu gibi, müşterinin web sitesi içeriğini sağlamayı geciktireceği açık olan bir web geliştiricisi olarak, proaktif olabilir ve içeriğin hazırlanıp müşteriye onay için gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Proje zamanlamasını uzatacak veya size daha sonra çok daha pahalıya mal olacak son dakika taleplerinden kaçınmak için.

Toplama

Kapsam kayması, çoğu projenin başarısız olmasının veya gecikmelerin ve maliyetlerin artmasının başlıca nedenidir. Bir proje yöneticisi olarak, yalnızca kapsam kaymasının etkisini anlamanız değil, aynı zamanda bunu gerçekleşmeden önce belirleyip önleyebilmeniz de önemlidir. Bir proje sırasındaki değişiklikler doğası gereği kötü değildir; ancak, projeyi hedefinden saptırmamak ve geciktirmemek için dikkatle incelenmeli ve yönetilmelidir.

Bu makalede paylaşılan kapsam kaymasının nedenlerini ve örneklerini aklınızda bulundurun. Yüzeye çıktığında kalıpları tanımanıza yardımcı olacaktır. Ardından, bir sonraki projenizde kapsam kaymasını önlemenin en iyi 5 yolundan birini uygulayabilirsiniz.

Bonus içeriği alın: Müşterilerden Web Sitesi İçeriği Nasıl Alınır
Buraya tıklayın