Sıcak Masa Çalışması Nedir? (Ve Ofisiniz İçin Uygun mu?)

Sabah uyandığınızı, işe gitmeye hazırlandığınızı ve ofise geldiğinizi, ancak sizin için yer olmadığını gördüğünüzü hayal edin. Ya da belki işe başlarsınız ve — sürpriz! — harika manzaralı geniş köşe masası mevcuttur ve tüm gün orada çalışırsınız. Sıcak çalışma masası ile her iki senaryo da mümkündür. Bu yazıda, bu tür esnek çalışma alanlarından ve bunun şirketiniz için neden doğru ya da doğru olmayabileceğinden bahsedeceğiz.

Sıcak Masa Çalışması Nedir?

Sıcak masa, çalışanların ofise geldiklerinde uygun olan masa veya iş istasyonunu taktıkları esnek bir çalışma alanı trendidir. Bu, birçok geleneksel ofiste olduğu gibi kalıcı, atanmış bir masaya sahip olmanın bir alternatifidir. Sıcak çalışma masası ile hiç kimse kalıcı olarak bir sandalye, masa veya masa talep edemez. Bir çalışan ofise geldiğinde, açık olana göre nerede oturacağını seçer. İnsanlar ofisten gelip giderken, düzenlemeler de değişecektir. Sıcak masa, bir restoranda yemek yemeye benzer. İnsanlar müsaitlik olan bir yerde otururlar ve bu, yemek yiyenler - yani işçiler - gelip gittiklerinde değişir.

Sıcak Masa Hizmeti - Masa Oteli - Toplantı Odası Rezervasyonu

İnsanlar "sıcak masa" ve "desk hoteling" terimlerini birbirinin yerine kullansa da, aralarında önemli bir fark vardır. Sıcak masa oluşturma ile, çalışanlar mevcut olan her türlü çalışma alanını alırlar (eğer varsa). Masa oteli ile çalışanlar, bir otel odası (dolayısıyla adı) rezervasyonuna benzer şekilde iş istasyonlarını önceden rezerve eder. Her iki yöntemde de ilk gelenin kullanım önceliği vardır. Bununla birlikte, sıcak masa hizmeti, rezervasyon sistemi olmadığı için masa otelciliğine göre çok daha gevşektir.

Toplantı odası rezervasyonu, aynı benzerlikleri paylaşsalar da, hem sıcak çalışma masasından hem de masa otelciliğinden farklıdır. Toplantı odası rezervasyonu hem geleneksel hem de esnek ofis alanlarında normaldir. Gruplar, konferans odaları veya dinlenme salonları gibi ortak alanları önceden rezerve eder. Bu şekilde, ofisin geri kalanından ayrı, işbirliği yapmak için ayrılmış bir alana sahip olurlar. Çalışma masası bulunan bir ofiste bile, ortak çalışma alanlarının rezervasyonu için ayrı bir sisteme sahip olmak iyi bir fikirdir. Bazı yazılımlar hem masa oteli hem de toplantı odası rezervasyonuna da izin verir.

Hot Desking Ne Tür Bir İşyeri İçin En İyisidir?

Bazı şirketler sıcak çalışma masasını tercih eder, ancak diğerlerinde mutsuz çalışanlar ve düşük üretkenlik için bir reçetedir. Sistem iki durumda iyi çalışma eğilimindedir. Birincisi, hepsi aynı alanda çalışan sınırlı sayıda çalışana sahip küçük bir şirket işletiyorsanız - sıcak masa kullanımı bu çerçeveyi bozmaz. İkincisi, çalışanlarınızın çoğunun bazen sadece ofiste olması ve kısa sürede masa alanına ihtiyaç duymasıdır. Belki sahadaki satış toplantıları arasında ya da evde olmayan ekipmanlara erişmeleri gerektiğinde gelirler. Bu durumda, sıcak masa kullanımı, nadiren kullanılan özel masalardan daha mantıklıdır.

Çalışma masanızın iş yeriniz için en iyi çözüm olup olmadığını belirlemek için aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Ofis İçi Çalışanlar: Günlük olarak çok sayıda ofis çalışanı var mı? Düzenli olarak ofis dışında çalışan çok az çalışanınız varsa, herkesin mutlu olacağı bir koltuk bulmasını sağlamak başınızı ağrıtabilir.
• Ofis Düzeni: Ofisin ne tür bir alanı var? Bazı bölümleri sessiz alanlar veya ortak toplantı alanları olarak belirleyebilir misiniz? Çalışanlar ve departman ihtiyaç duydukları türden alanlara sahip olacak mı?
• Ofis Konumu: Çalışanların işe gidip gelmesi zor mu? Örneğin, her gün metroya binmeleri gerekiyorsa, çok fazla iş ekipmanı taşımak sorun olabilir.
• Güvenlik: Çalışanlarınız son derece hassas bilgileri işliyor mu? Sıcak çalışma masası muhtemelen gereken güvenilir, özel oturma düzenlemelerini sunmayacaktır.

Genel olarak, ekibinizin çoğunun geleneksel bir ofis yapısına ihtiyacı varsa veya işbirliği amacıyla düzenli olarak belirli çalışanların yanında oturmaları gerekiyorsa, sıcak çalışma masası doğru seçenek değildir. Yine de hibrit bir iş yeri istiyorsanız, rezervasyon sistemi akıllı bir alternatif olabilir. Masa otelciliğinin ofis çalışma alanınızı nasıl iyileştirebileceğiyle ilgili makalemize göz atın.

Sıcak Masa Çalışmasının Artıları ve Eksileri

Sıcak çalışma masasının iniş ve çıkışları vardır. Çalışanların esnek programları ve hibrit çalışma alanlarını sevdiği modern işyerlerinde mükemmeldir. Öte yandan, herkese her zaman ofis içinde ihtiyaç duyan daha geleneksel ofisler veya şirketler, sıcak çalışma masası ile pek başarılı olmaz. Her iki tarafa da bakmak için artılarını ve eksilerini inceleyelim.

Profesyonel: İşbirliği, Sosyalleşme ve Yenilik

Normalde birlikte çalışmayan çalışanlar veya departmanlar bir projede işbirliği yapmak zorunda olduklarında, yan yana oturmak daha kolaydır ve herkes masasını seçebilir. Ardından, projeler sona erdikçe işçiler dağılabilir. Ayrıca, iş istasyonları günlük olarak değiştiğinden, çalışanlar normalde etkileşimde bulunmadıkları iş arkadaşlarına yakın olurlar. Bu, çalışma ilişkileri kurabilir ve güçlendirebilir, işbirliğini teşvik edebilir ve şirket çapında işbirliğini geliştirebilir.

Çalışanların çalışma masasını sınırlayıcı mı yoksa özgürleştirici mi bulduğu gerçekten kişiye ve yaptıkları işin türüne bağlıdır. Bazıları iş istasyonlarını değiştirerek boğulmuş hissedebilirken, diğerleri yaratıcılık ve yenilikçilikten faydalanabilir. Ve bu çalışanlar işbirliği konusunda başarılı olurlarsa, her gün yeni insanların yanında oturarak daha da motive olabilirler. Zaten çok fazla hareket etme eğiliminde olan ve masalarını yalnızca yaslanacak bir yüzey olarak gören çalışanlarla yaratıcı bir şirket yönetiyorsanız, sıcak masa kullanımı hayal güçlerini serbest bırakmaya yardımcı olabilir.

Bu miktarda özerklik, çalışan gelişimi için harikadır ve çalışanların işverenlerinin onlara güvendiğini hissetmelerine yardımcı olabilir. Herkesin oturduğu yerde mikro yönetim ihtiyacını ortadan kaldırarak, çalışana daha fazla yetki verilir. Bazı ekip üyeleri için ekstra sorumluluk sahibi olmak, işleriyle gurur duymalarını sağlar ve onları işlerini daha fazla sahiplenmeye teşvik eder.

Con: Kararlılık, Hiyerarşi ve Kişiselleştirme Eksikliği

Daha yaşlı çalışanlar veya geleneksel bir kuruluma alışmış olan herkes, sıcak çalışma masasının kararsızlığından hoşlanmayabilir. Her gün nerede oturacağınızı ya da bir koltuk bulup bulamayacağınızı bilememek endişe verici olabilir. Ve eğer çalışan zaten buna alışık değilse, dizüstü bilgisayar gibi teçhizatın işe gidip gelmesi gerektiğinde bu özellikle zordur. Ayrıca, sıcak masa, çalışanların alanlarını kişiselleştiremeyecekleri veya çalışma ortamlarını odaklanmalarına yardımcı olacak şekilde optimize edemeyecekleri anlamına gelir.

En kötü senaryoda, tüm bunlar çalışanlara önemli olmadıklarını söyler. Bazı çalışanlar, şirket için önemli olsalardı, en azından işlerini yapacakları bir yere sahip olacaklarını düşünebilirler. Sıcak masa, ofis hiyerarşisini de etkileyebilir, örneğin bir amir veya 20 yıllık bir çalışanın bir grup yeni işe alınanın yanında oturması veya sorumlu oldukları birinden daha kötü bir masa düzenine sahip olması gibi.

Ayrıca, istikrar eksikliği başka bir büyük soruna yol açar: Mikroplar. İş istasyonlarının bu kadar çok paylaşımı ve değişimi ile mikroplar, herkesin kendi masasına sahip olduğundan daha fazla dolaşmak zorundadır. Bu, çalışanların istasyonu kullanacak bir sonraki kişiyi korumak için istasyonlarını temiz tutma konusunda ekstra özen göstermeleri gerektiği anlamına gelir. Her gece masaları dezenfekte edecek bir temizlik ekibine sahip olmak faydalıdır. Ancak sıcak çalışma masası, vardiya değiştikçe gün boyunca birden fazla kişinin aynı masayı kullanabileceği anlamına gelir. İş istasyonlarının her gerçekleştiğinde temizlenmesi gerekir.

Pro: Daha İyi Çalışma Alanı Organizasyonu

Çalışanların masalarını kişisel eşyalarla donatamamaları, her çalışma alanının minimal, dağınık ve düzenli kalacağı anlamına gelir. Bu, genel olarak hoş bir görünüm sağlar ve belirli masaların dağınık veya kirli olması konusunda endişelenmenize gerek yoktur. Bazıları için bu, yaratıcılığı azaltmak yerine gerçekten teşvik edebilir - bazı insanlar daha az dikkat dağıtıcı olduğunda daha net düşünebilir. Ayrıca, yukarıda bahsettiğimiz gibi mikroplar bir endişe kaynağı olsa da, daha düzenli masalara sahip olmak temizliği kolaylaştırabilir. Üzerinde çalışılacak daha az öğe olduğunda, ulaşılması zor yerleri dezenfekte edebilir ve sterilize edebilirsiniz.

Con: Zaman Kaybı

Hangi masaların müsait olduğunu ve nerede çalışmanın rahat olacağını bilmeden işe gelmek zaman alıcı olabilir. Uygun bir yer bulmak, yerleşmek ve ardından çevreye alışmak çalışma süresini tüketir. Bir masa yoksa, bu üretkenliği daha da sınırlar. Ve çalışan işe ne kadar geç varırsa, tüm masaların (veya tüm iyi olanların) talep edilme olasılığı o kadar yüksek olur. Ardından, çalışanın güne başlaması için ya birinin boşalmasını beklemesi ya da eve ya da başka bir çalışma ortamına gitmesi gerekiyor.

Sıcak masa kullanımının zaman kaybına yol açmasının bir başka nedeni daha var: İhtiyacınız olan iş arkadaşlarını bulmak zor. İster işle ilgili konularda düzenli olarak konuştuğunuz bir kişi olsun, isterse daha büyük bir mesele için konuşmanız gereken bir uzman olsun, birinin nerede olduğunu bilmemek zorlaşıyor. Aynı şekilde, iki dakikalık hızlı bir toplantı için bir departmanı bir araya getirmek, herkes dağıldığında çok daha uzun sürebilir. Çalışanlar, oturdukları yerden dolayı odaklanamazlarsa düşük üretkenlik ile de sonuçlanabilir. Örneğin, önemli bir projeye odaklanması gereken bir çalışan, tüm gün satış görüşmesi yapması gereken birinin yanındaysa dikkati dağılacaktır.

Profesyonel: Maliyet Tasarrufu

Sıcak masa, fazla alan olmadığı için şirketler için uygun maliyetlidir. Ekibin bir kısmının düzenli olarak seyahat ettiği veya uzaktan çalıştığı bir ofiste, genel olarak daha az masaya ihtiyaç vardır. Masalar için gereken alanı sınırlandırarak ve kalan alanı daha iyi kullanarak emlak maliyetleri düşürülebilir. Bir çalışma alanını başka bir şirketle paylaşma seçeneği de vardır. Sıcak çalışma masası kullanan, maliyetleri daha da azaltan ve bir ofis işletmek için masrafları paylaşan bir ortak çalışma alanı oluşturabilirsiniz.

Con: Teknoloji Lojistiği

Çalışanlar masaları tahsis ettiğinde, işi halletmek için ihtiyaç duydukları her şey, kullanmadıkları yabancı ekipman olmadan onlar için zaten kurulmuş olur. Bununla birlikte, sıcak masa oluşturma ile teknoloji lojistiği kafa karıştırıcı olabilir ve düşünülmesi gereken çok şey vardır. Örneğin, her masanın kendi bilgisayarı mı olmalı yoksa sadece çalışanın dizüstü bilgisayarını takabileceği bir yere mi ihtiyacınız var? Ve herkes kendi dizüstü bilgisayarını mı getiriyor yoksa şirketin sağladığı bir tane mi getirmeli? Hatta herkesin özel ihtiyaçları göz önünde bulundurularak dizüstü bilgisayarını her gün işe gidip gelmesi mümkün müdür?

Hot Desking Hakkında Son Düşünceler

Çalışanlarınızın en iyi nasıl çalıştığını bilmek, daha mutlu çalışanlar ve daha yüksek üretkenlik anlamına gelir. Ancak bir heves uğruna bir ofis trendine atlamak, anlayışlı bir yaklaşım değildir. Sıcak masa, belirli türdeki şirketler ve çalışanlar içindir ve akıllıca bir seçim olup olmadığına karar vermek size kalmıştır. Alternatif olarak, sıcak çalışma masası için alan ile birlikte bazı kalıcı masaları olan bir hibrit ofisiniz olabilir. Veya masa otelciliği ile daha yapılandırılmış bir rezervasyon sistemine güvenebilirsiniz.

Ekibiniz için en iyisini düşünürken, çalışanlarınızı tam potansiyellerine ulaşmaları için güçlendirme hakkındaki makalemize göz atın.

Öne çıkan görsel: Shutterstock üzerinden ClassicVector