Proje Yönetiminde Kaynak Düzgünleştirme Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Eğer bir proje yöneticisi iseniz, son teslim tarihlerini aşmak ve bir projenin başarısına ulaşmak için kaynaklarınızı ne kadar verimli bir şekilde yönetebileceğinizi bilirsiniz. Ayrıca, yapmayı hedeflediğiniz şeyi gerçekleştirmenin zor olduğunu düşündüğünüz zamanlar da vardır.

Temel öğrenme: Her zaman bol miktarda kaynak elde etmeniz mümkün değildir. Zaman sıkıntısı yaşayabilirsiniz, bütçe zorlukları, ekip üyelerinin döngüden çıkması, paydaşların önceliklerini değiştirmesi gibi sorunlar yaşayabilirsiniz.

Sırrınız, sahip olduğunuz tüm kaynakları ne kadar sorunsuz bir şekilde hizalayabildiğinizde ve iş akışını devam ettirebildiğinizde yatmaktadır. Bu nedenle proje yönetiminde veya kaynak optimizasyonunda kaynak yumuşatma, bu tür engellerin üstesinden gelmek için izleyebileceğiniz bir yoldur.

Kaynak Düzgünleştirme Nedir?

Kaynak yumuşatma , bir projenin kritik yolunu etkilemeden serbest ve toplam değişkenliğin kullanıldığı bir kaynak optimizasyon tekniğidir.

Proje Yönetimi Bilgi Birimi Kılavuzu ( PMBOK Kılavuzu )

Kaynak yumuşatma, kaynak yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Mevcut ve gerekli kaynakları proje yaşam döngüsünün farklı bölümlerine tahsis ettiğiniz süreçtir.

Kaynak yumuşatmanın amacı basittir; güçlükleri ve zorlukları azaltmak ve projenin son teslim tarihi içinde tamamlanması için mevcut kaynakları sonuna kadar kullanmak üzere optimize etmek.

Proje yönetiminde kaynak yumuşatma, bir projeyi sınırlı kaynaklarla yürütmek, ancak son teslim tarihini eşit tutmak ve iş gücünü sınırlamamakla ilgilidir. Bir projenin kapsamını değiştirecek veya son teslim tarihleri ​​gibi kritik yolu engellemeden işleri hızlandıracak yeni insanları içerebilir.

Proje planlama ve proje yönetimi dinamik görevler olduğundan, kaynak yumuşatma her türlü zorlu durumun üstesinden gelmek için hayati öneme sahiptir.

Dalgalanma ve Zamanın Gevşekliği Nedir?

"Kayganlık" ve "gevşeklik", projenizin genel programını etkilemeden bir görevin veya etkinliğin ertelenebileceği süreyi özellikle tanımlar.

Float ve Slack terimlerini proje yönetiminde birbirinin yerine kullanabilirsiniz. Ancak bazı durumlarda biraz farklı anlamlara sahiptirler.

İki tür şamandıra vardır –

A. Toplam Akış (TF): Projenin tamamlanma tarihini geciktirmeden bir faaliyetin ertelenebileceği toplam süre.

B. Serbest Akış (FF): Bir aktivitenin, kendisine bağlı herhangi bir aktivitenin başlangıcını geciktirmeden geciktirilebileceği toplam süre.

Bu nedenle 'Slack' daha genel bir terimdir ve onu float ile birbirinin yerine kullanabilirsiniz. Float hesaplamak için aynı formülle Slack'i hesaplayabilirsiniz.

Örneğin, bir proje yöneticisi "Proje zaman çizelgesinde biraz gevşeklik var" diyebilir, bu da projenin son teslim tarihini etkilemeden bazı gecikmelere yer olduğunu gösterir.

Proje Yönetiminde Kaynak Düzgünleştirmenin Faydaları

Proje ömrü boyunca kritik anlarda kaynak yumuşatmaya başvurmanız faydalı olacaktır. Çatışan durumların üstesinden gelmek için en etkili stratejilerden biridir. Ayrıca bir proje yöneticisi olarak bu tekniğin her yönünü anlamanız faydalı olacaktır. Kaynak yumuşatmanın bazı önemli avantajlarına göz atalım –

1. Kaynak kullanımınızı optimize edin: Kaynak yumuşatma, zamanınızın ve mevcut kaynaklarınızın tam kapsamlı kullanılmasını sağlar.

2. Kaynak aşırı yükünü en aza indirin: Optimizasyon sürecinde kaynak aşırı yüklemelerini tanımlayabilir ve giderebilirsiniz. Bu, tükenmişlik, stres ve ekip üyelerinin üretkenliğinin azalması riskini azaltmanıza yardımcı olur.

3. Süper verimlilik: Projenizi zamanlamaya göre düzelttiğinizde ve kaynakları uyumlu hale getirdiğinizde, ekip ve bireysel verimlilik giderek artacaktır.

4. Esnekliği ve uyarlanabilirliği artırın: Kaynak yumuşatma, proje yönetimi sürecine uyarlanabilir bir kalite getirir. Her türlü çağrıya ve zorlu ana doğru önlemlerle yanıt vermenizi sağlayacaktır.

5. Müşteri memnuniyeti: Acil müşteri ihtiyaçlarını karşılama ve sınırlı bir bütçe ve kaynaklarla son teslim tarihlerini karşılama becerisine sahip olduğunuzda, bu, ekibinizin iyi niyetini ve genel müşteri memnuniyetini artıracaktır.

Bir Projede Kaynak Düzgünleştirme Ne Zaman Uygulanmalı?

Gerçek zamanlı verilere ve akıllı varsayımlara dayalı planlama. Ama falcı olamazsın, değil mi? Bazen kaynak çatışması yaşamanız kaçınılmazdır.

Personel, finansman, zaman ve ekipman gibi çelişkili gereksinimler isteyen bireyler veya ekiplerdeki sorunlara benzer. Bu kaynakların çoğuna sahip olmadığınızda, ancak farklı ekipler arasında ihtiyaçlar arttığında çatışmalar meydana gelir.

Proje yönetiminde kaynak yumuşatma uygularsanız, bu tür çelişkili durum kolaylıkla yönetilebilir.

Örneğin teslim tarihi 12 ay olan bir oyun geliştirme projesi üzerinde çalışıyorsunuz. 6 aylık çalışmanın ardından paydaşlar projeyi 9 ayda tamamlamanızı istiyor. Bir şekilde projeyi önceden ayrılan süreden daha erken bitirmek için ikna etmeyi ve daha iyi bir neden sağlamayı başardılar.

Bu özel durumda, sorun son tarihtir ve yapmanız gereken tek şey, projeyi yönetmek ve onu önümüzdeki 3 ay içinde tamamlamak için zamanlamanızı düzeltmektir.

Kaynak Dengeleme ve Kaynak Düzeltme - Herhangi Bir Fark Var mı

Kaynak dengeleme de proje yönetiminde benzer bir kaynak optimizasyon tekniğidir. Ancak aralarındaki farka dikkat çekmek isterseniz iki farklı unsurla çalışırlar.

Kaynak yumuşatma, projenizi zaman kısıtlamalarıyla yönetmenize yardımcı olur. Bu, projenizi tahmini son tarihten önce bitirmeniz gerektiğinde, kaynak yumuşatmanın projeyi tamamlamak için zamanı ve diğer mevcut kaynakları yönetmenin bir yolu olduğu anlamına gelir.

Öte yandan, kaynaklarınız sınırlı olduğunda ve projenizi insan gücü, bütçe ve ekipman gibi mevcut unsurları optimize ederek tamamlamanız gerektiğinde kaynak dengeleme çok önemli hale gelir.

Proje Yönetiminde Kaynak Düzgünleştirmeye 3 Örnek

Bunu daha iyi anlamak için, farklı proje yönetimi türlerinde kaynak yumuşatmanın en iyi örneklerinden bazılarını bir araya getirdik. Bir göz at -

Örnek 1.

Diyelim ki geliştiricilerden oluşan bir ekibiniz var. Projelerinizin çeşitli görevleri çalışmalarına bağlıdır. Başlangıç ​​zamanlamasında aynı anda gerçekleşen bir dizi programlama görevi varsa, kaynak yumuşatma, geliştirme ekibinin belirli dönemlerde aşırı yüklenmesini önlemek için bu görevlerin yeniden dağıtılmasını içerebilir. Bu, programlama çabalarının zaman içinde daha eşit bir şekilde dağıtılmasını sağlar.

Örnek 2.

Yazılım geliştirme projenizin belirli bir modül için bir konu uzmanından (KOBİ) girdi alması gerektiğini düşünün. Böyle bir durumda, KOBİ'nin yalnızca belirli zamanlarda müsait olması durumunda kaynak yumuşatma size yardımcı olabilir. KOBİ'nin uzmanlığıyla ilgili görevler, onların uygunluğuna uygun olacak şekilde planlanabilir. Kullanılamazlıklarından kaynaklanan darboğazların ve gecikmelerin önlenmesi faydalı olacaktır.

Örnek 3.

Projenizin belirli beceriler gerektiren görevler içerdiğini, kaynak yumuşatmanın, proje faaliyetinin düşük olduğu dönemlerde eğitim oturumlarının veya beceri geliştirme faaliyetlerinin planlanmasını içerebileceğini varsayalım. Bu, ekip üyelerinizin kritik proje aşamalarına müdahale etmeden gerekli becerileri kazanmasını sağlar.

WP Proje Yöneticisi Kaynaklarınızı Optimize Etmeye Nasıl Yardımcı Olabilir?

Akıllı bir araç kullanmak her zaman varlıklarınızı veya kaynak yönetiminizi kolaylaştırır. WordPress kullanıcısıysanız, WP Project Manager Pro aşağıdaki geliştirmelerle projenizi kontrol etmenize yardımcı olabilir:

• Görevlerinizi düzenleyin ve ilerlemeyi takip edin
• Kaynaklarınızı ve görev ilerlemenizi izlemek için Kanban, Gantt şemalarını ve proje takvimlerini kullanabilirsiniz.
• Son teslim tarihlerinizi kolaylıkla karşılamanız için gelişmiş zaman yönetimi özellikleriyle birlikte gelir
• Ekip üyelerine son teslim tarihleri ​​atayın ve raporlama çizelgeleri, uygulama içi mesajlaşma, yorumlar ve ileti dizileri aracılığıyla faaliyetlerini izleyin
• Gelişmiş raporlama, ne durumda olduğunuzu ve daha fazla başarı için nerede iyileştirmeler yapmanız gerektiğini kontrol etmenize yardımcı olur

WP Project Manager'ı kullanmak basittir. Proje kaynaklarınızı yönetmek ve optimize etmek için tak ve çalıştır yapabilirsiniz.