WooCommerce proforma faturası nasıl düzenlenir, e-postayla gönderilir ve yazdırılır?

WooCommerce'deki bir satış faturası, iki taraf arasındaki satış şartlarını belirten bir belgedir. Bir WooCommerce proforma faturası da pek çok benzer bilgi içeren ancak normal faturalarla birbirinin yerine kullanılamayan böyle bir belgedir. Basitçe söylemek gerekirse, faturalar birkaç türde olabilir ve WooCommerce proforma faturası bunlardan biridir.

WooCommerce proforma faturası genellikle alıcı ve satıcı arasında bir anlaşma belgesi görevi görür. Proforma faturalar, tahmini teslimat tarihi, fiyat, miktar ve daha fazlasını içeren ancak bunlarla sınırlı olmayan, üzerinde anlaşmaya varılan şartları özetler.

WooCommerce, proforma faturalar oluşturabileceğiniz varsayılan bir mekanizma sunmaz. Ancak, WebToffee gibi üçüncü taraf WooCommerce geliştiricileri, proforma faturaları ayarlamanıza yardımcı olacak çözümler (eklentiler) sunmuştur. Bu makalede, WebToffee WooCommerce proforma fatura eklentisi ile WooCommerce proforma faturaları düzenlemeye ayrıntılı bir şekilde bakmayı amaçlıyoruz.

WooCommerce proforma faturası, alıcı ve satıcının üzerinde anlaşmaya vardığı bir satın alımın nihai ayrıntılarını ileten bir belgedir. Normal faturaların aksine, proforma faturalar yasal olarak bağlayıcı değildir. Bunun nedeni proforma faturaların değişikliğe tabi olmasıdır. Satın alma müzakereleri ilerledikçe satışın şartları değişebilir.

Ayrıca proforma faturada satışların kesin detayları teyit edilmediği için fatura numarası bulunmayabilir. Belge, fiyat ve teslimat açısından ne beklenebileceğine dair bir fikir veriyor.

Satın alma işleminin son vuruşları henüz onaylanmadığında, faturadan önce bir proforma fatura gönderilecektir. Bağlantılı makaleyi kullanarak WooCommerce proforma faturalarının nasıl, ne zaman ve neden olduğu hakkında daha fazla bilgi edinin.

WooCommerce faturası ve proforma faturası içte benzer görünür ve uluslararası ticaretin önemli bir bileşenidir, ancak amaçları farklıdır - neden gönderilir?

Şimdi bu farklılıklara iyi bir göz atalım.

Neye ihtiyacı var : Proforma faturalar, alıcılara satış sürecinde neler bekleyecekleri konusunda fikir verir. Kesinleşmiş bir fatura olmadığı için pazarlık payı bırakır. Oysa satış faturası, ödeme talebinde bulunmak veya satın alma kanıtı olarak gönderilir.

Ne zaman düzenlenir : WooCommerce proforma faturaları, satış onaylanmadan önce oluşturulacak ve gönderilecektir. Oysa mallar sevk edildikten veya teslim edildikten sonra bir fatura düzenlenecektir.

Belgelerin yasal durumu : WooCommerce proforma faturası gönderilirken satın alma ile ilgili hiçbir şey teyit edilmeyeceğinden, herhangi bir yasal dayanağı yoktur ve müşterilerin buna bağlı kalma zorunluluğu yoktur. Ancak faturalar ürün gönderiminden sonra gönderileceğinden yasal işlem kaydı olarak kabul edilmektedir.

Muhasebe için kullanılabilir mi : Bir fatura muhasebe amacıyla kullanılabilirken proforma fatura kullanılmamalıdır.

Daha önce tartışıldığı gibi, WooCommerce'in siparişleriniz için proforma fatura düzenlemesi için proforma fatura gibi harici bir eklentiye ihtiyacınız olacaktır.

Eklenti, proforma faturalar için kullanıma hazır destek sunar. Bu, belgelerin herhangi bir özelleştirme olmaksızın eklentinin varsayılan yapılandırmalarına göre otomatik olarak oluşturulacağı anlamına gelir.

Proforma fatura eklentisinin, ücretsiz WooCommerce PDF fatura ve sevk irsaliyeleri eklentisinin bir uzantısı olarak işlev gördüğünü unutmayın. Bu nedenle, proforma faturalar oluşturmak için önce WordPress mağazanızdaki her iki eklentiyi de yüklemeniz ve etkinleştirmeniz gerekir.

WooCommerce siparişleri için proforma faturalar oluşturmak veya düzenlemek için önce eklentiyi yükleyelim.

1. WordPress yönetici konsolunuzda oturum açın ve Eklentiler > Yeni Ekle'ye gidin.
2. WooCommerce PDF faturaları ve sevk irsaliyeleri eklentisini arayın ve WebToffee eklentisini tanımlayın.

3. Şimdi Yükle'ye ve ardından bu eklentiye karşılık gelen Etkinleştir'e tıklayın.
4. Aktivasyon tamamlandıktan sonra, sayfanın üst kısmında bulunan Eklenti Yükle düğmesine tıklayın.
5. Satın aldıktan sonra aldığınız WooCommerce proforma fatura eklentisinin zip dosyasını yükleyin.
6. Yükleme tamamlandığında, Şimdi Kur'a ve ardından Eklentiyi Etkinleştir'e tıklayın.

Bu, her iki eklentiyi de WordPress konsolunuza ekleyecektir. Proforma faturalar bundan sonra otomatik olarak oluşturulacaktır.

Ancak, proforma faturaların ne zaman ve nasıl oluşturulacağını tam olarak özelleştirmek için Fatura/Paketleme > Proforma Fatura bölümüne gidin. Faturalarınızı kişiselleştirmek için tüm seçenekleri burada bulacaksınız. Daha fazla bilgi için WooCommerce proforma faturalarını özelleştirme hakkındaki bu makaleye bakın.

Mağazanızda oluşturulan proforma faturalar, varsayılan WooCommerce sipariş durumu e-postalarıyla birlikte müşterilerinize otomatik olarak gönderilebilir. Bunu ayarlamak için,

1. Fatura/Paketleme > Proforma fatura > Genel'e gidin.
2. Genel seçeneği altında, proforma faturaların ne zaman otomatik olarak oluşturulacağını seçin. Örneğin, Beklemede'yi seçerseniz, siparişin durumu 'Beklemede' olarak değiştiğinde proforma fatura otomatik olarak oluşturulur.
3. Şimdi Sipariş e-postasında Fatura PDF'sini ekle'ye karşılık gelen kutuyu işaretleyin. Bu, önceki adımda seçilen sipariş durumu için WooCommerce proforma faturasının bir PDF belgesini e-postaya ekleme sürecini otomatikleştirir. Örneğin, proforma fatura PDF'si, Sipariş Beklemede e-postasına eklenecektir.
4. Yapılan değişiklikleri güncellemek için Ayarları Güncelle'ye tıklayın.

WooCommerce için oluşturulan proforma faturalar siz, WordPress yöneticisi veya müşteriniz tarafından yazdırılabilir.

Proforma faturayı kendiniz yazdırmak için,

1. WooCommerce > Siparişler'e gidin ve proforma fatura oluşturmak istediğiniz siparişe tıklayın.
2. Sayfanın sağ tarafında Fatura/Paketleme adlı bir pencere öğesi görebileceksiniz.
3. Oradaki Proforma Faturaya karşılık gelen yazdır veya indir düğmesine tıklayın.

Bu şekilde tüm durumlardaki siparişler için proforma faturaların manuel olarak oluşturulabileceğini unutmayın.

Müşterilerinizin proforma fatura yazdırabilmesi için,

1. Fatura/Paketleme > Proforma Faturalar > Genel sekmesine gidin.
2. Müşteriler için faturayı yazdır düğmesini göster seçeneğine karşılık gelen gerekli kutuları işaretleyin.
   • Hesabım – Sipariş listeleri sayfası : Müşterinizin Hesaplarım > Siparişler sayfasına bir yazdır düğmesi ekler.
   • Hesabım – Sipariş ayrıntıları sayfası : Bireysel siparişler için sipariş ayrıntıları sayfasına bir yazdır düğmesi ekler.
   • Sipariş e-postası : Proforma faturanın eklendiği sipariş durumu e-postasına bir yazdır düğmesi ekler.
3. Ayarları Güncelle'ye tıklayın.

Müşterinin sipariş ayrıntıları sayfasında yazdır düğmesi böyle görünür.

WooCommerce'deki proforma fatura, satın alma sürecine şeffaflık getirir ve sizinle müşterileriniz arasında güven oluşturur. Belge yasal olarak bağlayıcı olmasa da, WooCommerce proforma faturaları sunmak, uluslararası işlemler sırasında bile veri ve ürün tedarik sürecini sorunsuz hale getirebilir.

WebToffee proforma fatura eklentisini kullanarak WooCommerce proforma faturalarınızı özelleştirebilir, düzenleyebilir, e-postayla gönderebilir ve yazdırabilirsiniz. Eklenti, çok çeşitli özellikler sunar ve WPML gibi çok dilli eklentilerle tamamen uyumludur. WooCommerce faturaları için ücretsiz eklenti mPDF ile entegrasyonu, platforma RTL ve Unicode desteği ekler.

Bu makale yardımcı oldu mu? Bu konudaki düşüncelerinizi bize bildirmekten çekinmeyin.