İş Başarınızı Sağlamak için Sprint Planlama Toplantısı Nasıl Yapılır?

Ekibinizi nasıl daha üretken hale getirebileceğinizi hiç merak ettiniz mi? Özellikle tüm dünya salgınla mücadele ederken, bir proje sahibi olarak ekiplerinizin düzenli ve üretken kalmasını sağlamak sizi hayal kırıklığına uğratabilir.

Neyse ki, sırtınızı kurtarmak için birkaç proje yönetimi aracı var. Çevik, proje yönetimine yönelik en popüler yaklaşımlardan biridir. Şu anda, esnekliği ve evrimsel doğası nedeniyle birçok proje yöneticisi için en iyi seçim haline geldi.

Project Management Institute'a göre, kuruluşların %70'inden fazlası Çevik bir yaklaşımı benimsemiştir ve Çevik projeler, geleneksel projelerden %28 daha başarılıdır.

Çevik Scrum'da önemli bir tören “ Sprint Planlama Toplantısı ”dır. Bir projenin genel başarısı veya başarısızlığı büyük ölçüde bu yönetim öncesi anlaşmaya bağlıdır. Bir sonraki projeniz için başarılı bir sprint planlama töreni gerçekleştirmek için bu kılavuzu kullanın.

Daha fazla ilerlemeden önce, bu makalede kullanacağımız bazı terminolojileri gözden geçirelim. Sprint Planlamanın temellerini anlamanıza yardımcı olur.

Ürün İş Listesi: Güncellenmesi gereken ürün gereksinimlerinin ayrıntılı bir açıklaması. Yeni özellikler, mevcut özelliklerde yapılan değişiklikler, hata düzeltmeleri, altyapı kurulumları ve diğerlerini içerir.

Sprint İş Listesi: Takımın mevcut sprint sırasında yürütmeyi taahhüt ettiği ürün iş listesi öğelerinin bir listesi. Bu ürün biriktirme listesi öğelerini teslim etmek için gereken görevlerin listesiyle birlikte.

Hikaye: Bir ürün özelliğinin açıklamasını son kullanıcı bakış açısıyla açıklar. Örneğin bir müşteri olarak siteye üye olmak istiyorsunuz, böylece sitedeki ürünlere kolayca göz atabilirsiniz.

Takımın Hızı: Bir Takımın tek bir Sprint sırasında yönetebileceği iş miktarını ölçün. Bu, Scrum'daki temel metriktir.

Çevik Metodolojide Sprint Planlama Toplantısı Nedir?

Bir sprint planlama toplantısı, sprint hedefini belirlemek için tüm ekibin bir araya geldiği ve ekibin ürün biriktirme listesini incelemesine bağlı olarak bu hedefe ulaşmak için yol haritasını planladığı bir etkinliktir.

İşleri daha iyi açıklığa kavuşturmak için sprint, sürekli bir geliştirme döngüsünün zaman sınırlı bir yinelemesidir. Bir sprint içinde, takım belirli miktarda işi tamamlamalı ve bunları incelemeye hazır hale getirmelidir. Scrum ustası tarafından yürütülen “Sprint Planlama Toplantısı” ise başlangıç ​​noktasıdır.

Katılımcılar: geliştirme ekibi, saldırı ustası, ürün sahibi

Ne zaman: Bir sprint başlangıcında.

Süre: Genellikle yineleme için haftada bir saat. İki haftalık bir sprint için iki saat gibi.

Çevik Çerçeve : Scrum.

Amaç: Sprint planlamanın temel amacı,

• yaklaşan sprintte neler sunulabilir
• o iş nasıl olacak

Unutmayın, kötü bir sprint planı, gerçekçi olmayan beklentiler belirleyerek takımınızı yoldan çıkarabilir.

Sprint Planlama Toplantısının Faydaları

• Ekip üyelerinin sprint hedefi ve taahhüdü üzerinde anlaşmalarına izin verir
• Görev keşfini, kaydolmayı, önceliklendirmeyi ve tahmin etmeyi etkinleştirir
• Bağımlılıkları iletmek için platform oluşturur
• Ulaşılabilir bir sprint hedefi belirlemek ve taahhüt etmek için takım kapasitesini tanımlar.

Bir Sprint Planlama Toplantısında Ne Olur?

Ürün sahibi, sprint hedefini açıklar ve ekip, bu hedefe ulaşmak için çalışma prosedürüne birlikte karar verir. Scrum ekibi ayrıca mevcut sprintte ürün değerini ve faydasını nasıl artıracağını tartışır.

Ayrıca, ürün biriktirme listesinden hangi öğelerin sprint biriktirme listesine kaydedileceğini müzakere edin. Tahmin, sınırlamalar, kapasite, risk, bağımlılıklar ve zaman çizelgesi gibi diğer önemli gerçekler de burada dikkate alınır.

Sprint Planlama Toplantısına Kimler Katılır?

Genellikle tüm takım bu Sprint Planlama Toplantısına katılır.

Ürün Sahibi: Aday ürün biriktirme listesi kalemlerini tanımlayın ve sprint hedefiyle birlikte bunların göreli önceliklerini tanımlayın.

Scrum Master: Sprint hedefinin ulaşılabilir olduğundan ve her şeyin uygun bir kanaldan geçtiğinden emin olun. Ayrıca, uygun ürün biriktirme listesi öğelerinin sprint biriktirme listesine dahil edilip edilmediğini kontrol edin.

Ekip üyeleri: Tanımlanan zaman diliminde kaç ürün biriktirme listesi öğesinin tamamlanabileceğine karar verin. Ve bu ürün biriktirme listesi öğelerinin nasıl teslim edileceği.

Bazen, yeni iş veya teknoloji alanı bilgileri ve tavsiyeleri sağlamak için herhangi bir katılımcı tarafından toplantıya ek taraflar davet edilebilir. Ancak rolleri yalnızca bu bilgileri paylaşmakla sınırlıdır.

Sprint Planlama Toplantısının Girdisi Nedir?

Sprint Planlama Toplantısının girdisi, sprint sırasında tamamlanabilecek "öğelerin" bir listesini içeren Ürün İş Listesidir. Ekip ayrıca en son ürün Parçasına, geliştirme ekibinin bu sprint için öngörülen kapasitesine ve geliştirme ekibinin geçmiş performansına bakmalıdır.

Sprint Planlama Toplantısının Çıktısı Nedir?

Sprint planlama toplantısının ana çıktısı, takım üyelerinin sprintin hedefini açıklayabilmeleri ve bu hedefe ulaşmak için nasıl çalışmaya başlayacaklarını net bir şekilde bilmeleridir. Tüm bunlar sprint biriktirme listesine dahildir.

Sprint Planlaması Nasıl Yapılır?

İlk başta, scrum ustası sprint hedefini tanımlar. Daha sonra geliştirme ekibi, bu hedefe ulaşmak için gerekli adımları planlar. Aslında sprint planı, geliştirme ekibi ve ürün sahibinin karşılıklı rızası ile değer ve çaba göz önünde bulundurularak oluşturulur.

Ne zaman oldu?

Sprint planlama toplantısı, bir sprint döngüsünün başlangıcında gerçekleşir. Aylık bir sprint yaptığınızı varsayalım, her ayın 1. gününde (veya başlamayı seçtiğiniz herhangi bir tarihte) bir toplantı için arayabilirsiniz.

Bu ne kadar sürmeli?

Genellikle, bir aylık bir Sprint için maksimum sekiz saat sürer. Daha kısa sprintler için toplantı süresi de kısalacaktır. Genel bir kural olarak, ideal sprint toplantı uzunluğunu belirlemek için sprintinizdeki hafta sayısını iki saatle çarpabilirsiniz.

1 Hafta Sprint = 2 Saat
2 Hafta Sprint = 4 Saat
3 Hafta Sprint = 6 Saat
4 Hafta Sprint = 8 Saat

Ayrılan maksimum süre olduğunu unutmayın. Deneyimli bir saldırı ekibi bundan daha az zaman alacaktır. Scrum ustası, toplantının bu zaman çerçevesi içinde tamamlanmasını sağlar. Ve gereksiz konuşmalardan kaçınılır.

Toplantı Öncesi Hazırlık Çalışması

Sprint toplantısında her katılımcının rolünü zaten belirledik. Sprint Planlama Toplantısına katılmadan önce neleri bir araya getirmeleri gerektiğini açıklayalım:

Scrum Master için:

• Gündem hazırlar ve yayınlar
• Doğru ekip üyelerini atayın ve toplantıları uygun bir zamanda planlayın
• Ekip üyelerinin, biriktirme listesi öğelerini başarıyla tamamlamak için gerekli becerilere sahip olduğundan emin olun
• Ekip için mevcut kapasiteyi hesaplayın (ekip üyelerinin tatilleri, resmi tatiller vb.)
• Bir önceki sprintte takım tarafından taahhüt edilen iş miktarına karşı takımların hızını tanımlayın
• Yeterince yapışkan not, kalem, keçeli kalem, beyaz tahta vb. düzenleyin.

Ürün Sahibi için:

• Her kullanıcı hikayesi öğesini ayrıntılı olarak tanımlayın
• Ayrıntılı gereksinimler ve kabul kriterleri sağlar
• Birikmiş işlerin saklanması öncelik sırasına göre yapılır
• Mevcut sprintteki her bir kullanıcı hikayesi için "bitti" tanımını açıklayın
• Her özelliğin veya kullanıcı öyküsünün bir sprint içinde tamamlanacak kadar küçük olduğundan emin olun

Geliştirme Ekibi için:

• Gelecek sprint için kişisel uygunluk sağlayın
• Herhangi bir şüpheyi açıklığa kavuşturmak ve karışıklığı önlemek için sorular hazırlayın
• Gerekirse ekibin “bitti” tanımını güncelleyin ve referansı toplantı sırasında açıklamaya hazır tutun.

Sprint Planlama Toplantısı Nasıl Yapılır?

Bu toplantıyı iki oturuma bölebilirsiniz. İlk oturumda ürün sahibi, sprint sırasında yapılması gereken özelliklerin listesini açıklar. Bir sonraki oturum, bu özellikleri oluşturmak için gerçekleştirilmesi gereken görevlerin tanımlanması hakkındadır.

Sprint Planlama Toplantısı – Bölüm I

Tartışmanın bu bölümünde, ürün sahibi, sprint sonunda gerçekte neyi hazırlamak istediğini açıklayacaktır.

Bununla ilgili olarak, tüm ürün biriktirme listesi öğeleri ekip üyeleri tarafından gözden geçirilecektir. Ayrılan zaman çerçevesi içinde Potansiyel Olarak Sevk Edilebilir Ürün Parçası (PSPI) teslim etmeyi taahhüt edebilecek öğeleri seçin.

Takım önerilerde bulunabilir, ancak yaklaşan Sprint iş listesine hangi Ürün İş Listesinin ekleneceğine ilişkin nihai karar ürün sahibine aittir. S/O, takımın Sprint sırasında ürün biriktirme listesinin ne kadarını yapmaya çalışacağını belirleyecektir.

Ekip üyeleri, şüphelerini netleştirmek ve tüm belirsizlikleri ortadan kaldırmak için sorular sorabilir. Ürün Sahibi ve paydaşların önünde sprint gözden geçirme toplantısında anlaştıkları gibi nihai çıktıyı göstermeleri gerektiğinden. Sprint sonunda gerçekleşir.

Bu segmentin sonunda, Ürün Sahibi ve geliştirme ekibi birlikte sprintin hedefini tamamlar.

Sprint Planlama Bölüm I'in temel faaliyetleri şunlardır:

• Ürün sahibi, Ürün İş Listesi öğesinin önceliğini takıma sunar.
• Bir sprint hedefi belirler: sprintin nihai sonucunun tek cümlelik açıklaması.
• Ekip, yaklaşan Sprint'te sunulabilecek ürün işlevselliğini birlikte belirler.
• Ekip, bu oturumun sonunda seçilen Ürün İş Listesini taahhüt eder.

Sprint Planlama Toplantısı – Bölüm II

İkinci bölüm, sprint planlama toplantısının ilk bölümünden hemen sonra gerçekleşir. İlk bölüme benzer şekilde zaman kutuludur. Bu, toplantı için toplam sürenin 8 saat olması durumunda, her bölüme eşit olarak bölüneceği anlamına gelir; örneğin, 8 saatlik toplantı yapmak için, toplantının ilk bölümünü tamamlamak için 4 saatiniz ve ikinci bölümünü tamamlamak için 4 saatiniz vardır. parça.

Bu bölümde, ürün sahibi, ekibin Ürün İş Listesi ile ilgili olabilecek tüm sorularını yanıtlamalıdır. Daha sonra ekip, seçilen Ürün İş Listesini potansiyel olarak gönderilebilir ürün işlevselliğinin bir artımına nasıl dönüştüreceğine karar verecektir.

Ürün sahibi bu toplantı sırasında hazır bulunmalıdır, ancak odada bulunma zorunluluğu yoktur. PO odada kalsa bile, yine de Scrum Master toplantının bu bölümünün sorumluluğunu almalıdır. Böylece geliştirme ekibi, ürün sahibinin görüş veya fikirleriyle sınırlı kalmadan işlerine odaklanabilir ve olasılıkları keşfedebilir.

Ekibin, hiçbir dış etkiye sahip olmayan nihai hedefi elde etmek için farklı olasılıkları ve çözümleri tartışması için yeterli alan olmalıdır. Ürün sahibi ve Scrum ustası her şeyi gözlemleyecek ve daha fazla bilgi arayan soruları yanıtlayacaktır.

Bu bölümün sonunda, görev tahminleri ve atamaları içeren Sprint İş Listesi adı verilen bir görevler listesi hazır olmalıdır. Buna bağlı olarak ekip işlevselliği geliştirmeye başlayacaktır.

Sprint Planlama Bölüm II'nin temel faaliyetleri şunlardır:

• Ayrıntılı planlama - Ekip üyelerinin bu hikayeleri tamamlamak için eyleme geçirilebilir planlar yapabilmesi için hikayeleri görevlere ayırın
• Hikayeleri tahmin etme - Planlama Pokeri veya T-Shirt Boyutlandırma gibi stratejileri derinlemesine analiz edin ve uygulayın. Her görevin tamamlanması için gereken süreyi tahmin etmelerini sağlar.
• Nihai Sonuç- Ekip, sprint hedefini karşılamak için iş akışını bir Sprint İş Listesi formu olarak tanımlar.

Bir sprint planlama toplantısı esas olarak iki şeyle ilgilenir:

Sprint hedefi: Sprint sonunda neyin teslim edileceği konusunda anlaşın.
Sprint biriktirme listesi: Takımın odaklanmasını sağlamak için bir sonraki sprint için önceliklendirilmiş bir kullanıcı hikayeleri, geliştirmeler, hatalar, görevler ve alt görevler kümesi.

Çevik Metodolojide Sprint Planlama Toplantısı için En İyi Uygulamalar

Maksimum çıktı elde etmek için çevik bir sprint planlama toplantısı için en iyi uygulamalar şunlardır:

1. Tüm ekip üyelerini içeren yinelenen bir takvim daveti oluşturun
2. Ürün Sahibi, toplantı davetini ekip üyelerine göndermelidir.
3. Davete gündemi ve sprint'e dahil edilmesi gereken kullanıcı hikayeleri bağlantısını ekleyin
4. Sprintte takımın kapasitesinden daha fazla kullanıcı hikayesi ekleyin. Güveniniz varken bazı kullanıcı hikayelerinin ekip tarafından reddedilmesi mümkün olabileceğinden
5. Önerilen kullanıcı hikayenizi ayrıntılı ve kolay anlaşılır hale getirin. Tüm kullanım durumlarını, işlevsel gereksinimleri ve memnuniyet düzeylerini derinlemesine ekleyin, en azından bazı kıdemli ekip üyeleriyle bir kez tartışın
6. Yeni sorunları, olasılıkları, etkileri ve bağımlılıkları tanımlayın
7. Son sprintte en iyi performans gösteren ekip üyelerini takdir edin veya ödüllendirin. Başkalarını gelecekte performanslarını iyileştirmeye teşvik eder.
8. Ekibinize sahip olmaktan hoşlandıkları bir şeyle davranın, en azından çay/kahve sunun. Bazen küçük bir ziyafet onları daha hızlı çalışmaya motive eder.

Ayrıca Okuyun: Proje Yönetiminde Şelale Metodolojisine Yönelik Kapsamlı Bir Kılavuz.

Çevik Metodolojide Sprint Planlama Toplantısı Kuralları (Özetle)

1. Ürün sahibi ve scrum master dahil tüm ekip üyeleri toplantıda hazır bulunmalıdır.
2. Scrum ustası, sprint planlama toplantısını yönetecek ve en yüksek yetkiyi alacak
3. Scrum ustası, çevik sprint planlama toplantısının zaman tutucusu, lideri, kolaylaştırıcısı ve koordinatörü olarak görev yapar.
4. Ürün sahibinin sprint planlama toplantılarındaki rolü yalnızca katkıda bulunandır. Varsa ekip üyelerinin sorularını yanıtlayarak her şeyi açıklığa kavuşturmak ve kullanıcı hikayelerini ekibe açıklamakla yükümlüdür.

Ürün geliştirme sürecinizi kolaylaştırmak için Çevik proje yönetimini uygulamak mı istiyorsunuz?

Sürekli yayınlara odaklanan ve her yinelemeyle müşteri geri bildirimlerini birleştiren Yararlı Çevik Yönetim Aracının tüm önemli ayrıntılarını inceleyin.

Çözüm

Adı çevik metodolojide "Sprint Planlama"yı tanımladığından, burada tüm ekip üyeleri, bir sonraki sprintte gerçekleştirecekleri öğeyi sağlamak için ayrıntılı ve açık bir görüşmeye dahil olur.

Önceden tanımlanmış bazı kuralları izleyerek iş akışınızı hızlandırmak için basit bir kavramdır. Böylece tüm ekip üyeleri işlerini planlı bir şekilde senkronize edebilir ve başarılı bir şekilde tamamlayabilir. Sprint Planlama Toplantısının temel amacı, Sprint hedefini belirlemek ve bu hedefe ulaşmak için en uygun yolu bulmaktır.

Şunları yapmak için bir sprint planlama toplantısı başlatmak:

• Kim, ne, ne zaman ve nerede olduğunu göz önünde bulundurarak toplantıyı planlayın
• Ürün biriktirme listesini gözden geçirin ve ekibin bir sonraki sprintte tamamlaması gereken ürün biriktirme listelerinin listesini belirleyin.
• Ekibinizin kapasitesinin önerilen iş yükünü yönetmek için yeterli olduğundan emin olun
• Ekibiniz için hızı belirleyin - ekibinizin Sprint sırasında tamamlamayı planladığı iş miktarı

Peki, kendinizi bir sprint planlama toplantısına nasıl hazırlarsınız? Sorularınızı, engellerinizi ve deneyimlerinizi aşağıdaki yorum bölümünde bizimle paylaşın!