Masa Oteli, Ofis Çalışma Alanınızı Nasıl İyileştirebilir?

Koronavirüs pandemisi 2020'de neredeyse tüm dünyayı uzaklara gitmeye zorladı ve bakkal alışverişinden fitness'a, randevu gecelerine ve happy hour'a kadar her şey evin dışında değil evde olmaya başladı. Şirketler, halka açık bir yerde bulunmanın çok tehlikeli olduğu zamanlarda işletmelerin ayakta kalabilmesi için çalışanlara erişim, ekipman ve Zoom sağlamak için çabalarken, iş de farklı değildi. Ancak şimdi bazı şirketler gerçek kapılarını yeniden açtığına göre, yeni bir sorun ortaya çıktı. Artık herkes için yeterli gayrimenkulünüz olmadığında, tuğla ve harçtan yapılmış bir işyerine dönmekten heyecan duyabilecek veya belki de daha büyük olasılıkla olmayacak çalışanları nasıl barındırıyorsunuz? Çözümlerden biri, bazı ofis içi çalışanlar, bazı uzak çalışanlar ve kimin nerede çalıştığı konusunda esnek olma yeteneği ile hibrit bir iş yeri yaratmanın bir yolu olan masa otelciliğidir.

Masa Otelcilik Nedir?

Masa başı otelcilik, çalışanların iş istasyonlarını önceden rezerve ettiği işyeri için bir alan paylaşım stratejisidir. Rezervasyon sistemi, bir otel odasını nasıl rezerve ettiğinize benzer şekilde çalışır (dolayısıyla adı). Belirli bir gün ve belirli bir zaman diliminde istediğiniz masa için rezervasyonunuzu yapacaksınız. İşe vardığınızda, orada olduğunuzu ve iş istasyonunu devralacağınızı söylemek için check-in yapacaksınız. Check-in, yazılım kullanılarak veya gerçek bir kişiyle dijital olarak gerçekleştirilebilir. Bitirdiğinizde, istasyonun bir kez daha ücretsiz olduğunu göstermek için kontrol edeceksiniz.

Kaynak: Otonom

Masa Oteli ve Sıcak Masa Masası

Masa başı otelcilik ve sıcak masa hizmeti benzer, ancak bariz bir fark var: rezervasyon sistemi. Her iki stratejide de çalışanların her gün çalıştıkları özel masaları yoktur. Ancak, masa üstü otelcilikte iş istasyonları rezerve edilirken, sıcak çalışma masasında iş istasyonları ilk gelene ilk hizmet esasına göre dağıtılır. Her ikisi de çalışanların check-in yapmasını gerektirir, ancak farklı nedenlerle. Masa oteli ile check-in, alanınızı talep eder ve tesis kapasitesinin izlenmesine yardımcı olurken, sıcak masa ile kapasite, katılım ve iş istasyonu doluluğunu sağlamak kadar önemli bir sorun değildir.

Otel alanı, çalışanların ofise gelmeden önce iş günlerinin nasıl olacağına dair bir fikre sahip olmaları anlamına gelir. Ve istediğiniz iş istasyonu müsait değilse, o gün evden çalışmaya karar verebilir ve başka bir zaman ofise gidebilirsiniz. Sıcak masa düzeniyle, işe gelip kendinizi rahat veya üretken olmadığınız bir yerde bulmak can sıkıcı olabilir.

Masa Oteli Nasıl Bir İş Yeri İçin En İyisidir?

Masa otelciliği, alan kullanımı üzerinde çok fazla kontrole ihtiyaç duyan ofisler için en iyisidir. Herkes için yeterli masa yoksa, bazı insanlar her gün evde çalışmak zorunda kalacak. Ofiste çalışacak olanlar, nerede çalışacaklarını ve bunun için yer olup olmadığını anlamak için standart bir sisteme ihtiyaç duyarlar.

Sıcak masa, kapasite sorunu olmayan daha rahat çalışma alanları için daha iyidir. Her bir kişi aynı gün ofiste çalışmaya karar verirse, yeterli sayıda iş istasyonu olacaktır. Bu sadece herkesin nerede oturacağı meselesi, yapıp yapamayacakları değil. (Bu durumda masa başı otelcilik hala daha mutlu çalışanlar için yapabilir.)

Masa otelciliği ile ilerlemeye karar verirseniz, çalışan geri bildirimlerine açık olun. Değişimi kimin desteklediğine ve kimin desteklemediğine bakılmaksızın, herkesin bir fikri olacaktır. Eleştirileri davet edin ve önerilerinizi dikkate alın. Çalışanlarınız, ofis otelciliğinin kendilerini ve üretkenliklerini nasıl etkilediğini herkesten daha iyi bilir.

Bir Otel Ofisinin Artıları ve Eksileri

Esnek oturma düzenleri tamamen yeni değil. COVID öncesi bile, bazı şirketler daha esnek çalışma düzenlemeleri deniyordu. Ve her şeyde olduğu gibi, ofiste yer ayırmanın hem yararları hem de sakıncaları vardır.

Profesyonel: Özelleştirilmiş Çalışma Haftaları

Masa otelciliğinin çalışanlar için en büyük faydalarından biri, haftalarını önceden tasarlayabilmeleri ve nerede ve nasıl çalışacaklarını özelleştirebilmeleridir. İşte örnek bir çalışma haftası:

Jane'in pazartesi sabahları kapıdan zamanında çıkması zordur, bu nedenle her zaman daha hafif işlerde ve idari görevlerde evden çalışmayı tercih eder. Salıdan perşembeye, daha derinlemesine çalışmak için ofiste olmayı seviyor. Kendini kolayca boğulmuş ve kapana kısılmış hissedebileceğini biliyor, bu yüzden bu üç günün ikisinde bir pencerenin yanında bir masa ayırtıyor ya da bir toplantı odasında ortak projeler planlıyor. Cuma günü, işi bittiğinde en kısa sürede aile zamanına başlayabilmesi için gününün ikinci yarısını eve geri alıyor.

Bu, masa otelciliğinin programınıza uygun olarak çalışabilmesinin yalnızca bir yoludur. Ve rezervasyonlar tekrarlanmadığından, çalışanlar haftalarını önceden oluşturabilir, ancak onlar için en iyisi olur. Ayrıca, istediğiniz çalışma alanı veya teknoloji türünü güvence altına alamazsanız, bunun için de plan yapabilirsiniz. Sonuç olarak, çalışanlar bunalmadan veya yorulmadan üretken olmak için ihtiyaç duydukları türden bir haftaya sahip olabilirler.

Con: Kötü Ofis Düzenlemeleri

Masa başı otelcilikte, sıcak masa hizmetinden çok daha fazla bireysel kontrol ve planlama olmasına rağmen, yine de kusursuz değildir. Çalışanlar nereye oturacaklarına karar verebilir ve kimin yanına yerleştirileceğini görebilir, başka kimin koltuk aldığına bağlı olarak, ama ya bazı masalar hala rezerve edilmemişse? Bir çalışan işe geldiğinde, kendilerini çalışma tarzlarına uygun olmayan bir iş arkadaşının yanında otururken bulabilirler. Örneğin, çalışanın bir projeye odaklanmak için sessizliğe ihtiyacı varsa, tüm gün telefon görüşmeleri yapması gereken birinin yanında olabilir.

Bununla mücadele etmek için farklı iş türleri için alanlar oluşturmayı düşünün. Örneğin, iş için çok konuşması gereken çalışanlar ve gruplar, daha sessiz ortamlara ihtiyaç duyanların yakınında olmamalıdır. Belirli alanlarda hangi çalışanların yer ayırabileceğine ilişkin sınırlar koyabilir veya belirli bir alanı sessiz alan olarak belirleyebilirsiniz.

Profesyonel: Esnek Rezervasyonlar

Masa otelciliği sadece bir odacık denizinde masa seçmekle ilgili değildir. Çok daha fazla yerleşik esneklik var. Örneğin, çalışanlar şunları yapabilir:

• Yoğun, odaklanmış bir iş yapmaları gerekiyorsa sessiz bir masa ayırtın.
• Temiz hava veya güneş ışığı ile daha üretkenlerse, pencere kenarında bir masa ayırtın.
• İşbirliğine dayalı bir iş günü gerektiğinde bir konferans odası düzenleyin.
• Tam gün, yarım gün veya her seferinde bir saat için rezervasyon yapın.
• Seyahat ediyorlarsa farklı bir ofiste çalışmaya karar verin veya bir ortamı diğerine tercih edin (farklı yerlerde birden fazla ofisi olan şirketler için).

Ofisinizin konaklama yerine bağlı olarak, çalışanlara her türlü seçeneği sunabilirsiniz.

Con: Çalışan Şüpheciliği

Geçmişte açık bir çalışma alanına sahip olan, özellikle de sıcak çalışma masası kullanan çalışanlar, geleneksel bir ortamdan ofis otelciliğine geçiş konusunda gergin olabilir. Bir süredir ofise dönen, dönüşlerini dört gözle bekleyen veya en başta evden hiç çalışmamış çalışanlar için rahat, kişiselleştirilmiş masalarından vazgeçmek arkadan bir bıçak gibi hissedebilir. Ayrıca, çalışma alanlarından artık yalnızca kendileri sorumlu değillerse temizlik konusunda endişelenebilirler.

Bu çalışanları dahil etmek için vizyonunuzu açıklayın ve herkese şirketin hedeflerini hatırlatın. Çalışanları planlarınıza dahil ettiğinizde, değişimin neden gerçekleştiğini anlamaları ve desteklemeleri daha olasıdır. Büyük resmin günlük sorumluluklar içinde kaybolması ve markanın neden var olduğu, herkesin ne için çalıştığı ve buna dahil olan masa otelciliği faktörlerinin öncelikleri nasıl geri yükleyebileceği hakkında bir tazeleme yapmak kolaydır. Ve temizlik ve hijyen ekibiniz için çok önemliyse, temizlik ekibinin daha özel olarak iş istasyonlarına odaklanması bu endişeyi gidermeye yardımcı olabilir.

Profesyonel: Özel Çalışma Alanları

Her evden çalışan çalışanın, başarılı bir iş günü için elverişli resmi bir kurulumu yoktur. Bu çalışanlar için, birkaç gün (veya her gün) bir masa, bilgisayar, ofis malzemeleri ve en önemlisi sessiz olan ofise gidebilmek, köşeye sıkıştırılmış köpeklerinden büyük bir adımdır. - "ev ofis" diye havlamayı kesmeyecek.

Aynı zamanda davetkar çalışma alanlarını sürdürmek için de para ödüyor. Onları temiz, dezenfekte edilmiş ve misafirperver tutun. Yer ayıran her kişi için masaların hijyenik kalmasını sağlayacak bir sistem oluşturun ve sanat eserleri, bitkiler ve duyusal rahatlama araçları gibi çekici dekoratif öğeler ekleyin.

Con: Sosyal Etkileşimdeki Değişiklikler

Her gün ofise gitmenin bir parçası da diğer insanlarla çalışmaktır. İşyerinde sosyal bir hayatın olması stresi hafifletmeye yardımcı olur, çalışanların fikirlerini birbirlerine aktarmalarını sağlar ve iş gününden daha fazla keyif alma fırsatı verir. Masa başı otelcilikle, hafta boyunca sadece farklı iş arkadaşları ofisten gelip gitmekle kalmayacak, aynı zamanda farklı alanlarda oturuyor olacaklar ve bu da bazıları için sosyal akışı bozabilecek (ancak diğerleri için iyileştirebilecek).

Pro: Fiziksel Mesafeli Çalışma Alanları

Sağlık ve güvenlik şu anda (ve umarım sonsuza kadar) en önemli önceliklerdir ve bu da otelcilik çalışma alanı kurulumlarını daha da çekici hale getirir. Fiziksel mesafeli çalışma alanları, insanların işe dönerken kendilerini daha güvende hissedebilecekleri anlamına gelir ve masa otelciliği, ister ofiste çalışmayı seçsin ister evde daha iyi durumda olsun, herkesin sağlığını koruyabilmesini sağlar. Ayrıca, temizlenecek daha az iş istasyonu ile daha kapsamlı bir dezenfeksiyon işlemi gerçekleştirilebilir.

Con: Yeni Komplikasyonlar

Bir süreç uygulandığında, öngörülemeyen ve alışılmadık hıçkırıklar olacaktır. Masa başı otelcilik bir istisna değildir. Şirketler, aşağıdakiler gibi sorunları gidermek için yeni bir dizi sorunla uğraşmak zorunda kalacaklar:

• Özellikle her özel isteği aynı anda karşılamak için yeterli istasyon olmadığında özel isteklerin ele alınması. Ayakta bir masaya ihtiyaç duyan, ancak mevcut bir iş istasyonunda bir tane bulunmayan bir kişi gibi.
• Çalışana iş istasyonunda doğru türde erişim sağlamak.
• Birisi işe gelmemeye karar verdiğinde iptalleri işleme koymak.

Bu, bu sorunlara çözüm olmadığı anlamına gelmez, sadece yeni sorunların çözülmesini beklemek.

Profesyonel: Maliyet Tasarrufu

Şirketlerin her bir çalışan için çalışma alanı sağlaması gerekmediğinde, bu, büyük ölçüde gayrimenkul tasarrufu sağlayabilir. Bu masa alanı ister serbest bırakılsın, ister ortak çalışma alanına veya toplantı alanına dönüştürülsün, şirketin genel olarak daha az kare çekime ihtiyacı olacaktır. Ek olarak, daha fazla çalışanı işe almaya karar verirseniz, bunu daha fazla ofis alanı sağlamadan yapabilirsiniz.

Ayrıca, alanı azaltmak, ne kadar kiraladığınızdan daha fazlasıdır. Ayrıca, yardımcı uygulamalar söz konusu olduğunda da tasarruf edeceksiniz ve süslemek ve döşemek için daha az alan olacak. Her gün ofiste onları kullanan daha az insan olacağından, kaynakların azalması veya ömürlerine ulaşması da daha uzun sürecektir.

Ofis Otelcilik Hakkında Son Düşünceler

Masa başı otelcilik, daha esnek çalışma alanlarının yarattığı belirsizlik sorununu çözmüştür. Evet, çalışanlar nerede, ne zaman ve nasıl çalıştıkları konusunda daha fazla seçeneği tercih etme eğilimindedir. Ancak zamanı geldiğinde çalışabileceklerini, daha spesifik olarak, belirli bir alanda rahatça çalışabileceklerini merak etmek istemiyorlar. Ofis otelciliği ile, uyarlanabilirlik kültürü şüphe uyandırmadan sürdürülür.

Masa başı otelcilik veya sıcak masa hizmetini denediniz mi? Yorumlarda deneyimlerinizi konuşalım!

Öne çıkan görsel: Shutterstock üzerinden Iryna Alex