Daha Sorunsuz İşlemler İçin Sorunsuz Fatura E-postaları Oluşturma Kılavuzu

Bu dijital dünyada faturaları e-postayla göndermek artık basılı kopyaları postayla göndermekten daha anlamlı. Hızlı ve etkili bir yoldur. Posta gecikmelerini ortadan kaldırır ve müşterilerinizin ödemeye daha hızlı devam etmelerini sağlar.

Ayrıca müşterileriniz için daha kullanışlıdır ve onlarla gerçek zamanlı iletişim kurmanıza olanak tanır. Peki fatura e-postasını nasıl oluşturursunuz? Bu kılavuzda mükemmel bir fatura e-postası oluşturmak için bazı basit ama pratik ipuçlarını tartışacağız.

Mükemmel bir fatura e-postası nasıl oluşturulur?

Artık faturanız yanınızda olduğuna göre müşterinize göndermeniz gerekiyor. Ancak unutmayın, ekinde fatura bulunan boş bir e-posta gönderemezsiniz. E-postanın amacı açısından kafa karışıklığı yaratabilir.

Ancak iyi hazırlanmış bir mesaj ekleyerek etkili iletişim sağlayabilir ve profesyonellik sergileyebilirsiniz. Buna ek olarak kolaylık ve kayıt tutma açısından daha iyidir. Mükemmel bir fatura e-postası oluşturma sanatında ustalaşalım:

EK

Fatura e-postasını yazmaya başlamadan önce açıklığa kavuşturmamız gereken ilk şey ekler. Fatura e-postası gönderirken iş gereksinimlerinize göre çeşitli ekler ve işlemlerle ilgili belirli ayrıntılar ekleyebilirsiniz.

Örneğin faturanın kendisi, şartlar ve koşullar, ürün veya hizmet detayı, anlaşmalar veya sözleşme sayfası, vergi formları vb. Diğer tüm şeyler şirkete göre değişmekle birlikte, faturadan bahsedelim. Fatura nasıl oluşturulur?

Bu yüzden aklımıza gelen ilk soru fatura nasıl oluşturulur? Fatura oluşturmanın pek çok yolu var. Faturalama yazılımınız varsa işiniz 10 kat kolaylaşır. Ancak işe yeni başladıysanız faturalama yazılımı almanız pek mümkün değildir.

Faturanızı manuel olarak düzenlemeniz gerekmektedir. Bunu Microsoft veya Google Suite'i kullanarak sıfırdan yapabilirsiniz. Veya bir fatura şablonu kullanın. Faturayı kendiniz oluşturmak istiyorsanız, eklemeniz gereken birkaç şey var:

• Şirketinizin bilgileri
• Müşterilerinizin bilgileri
• fatura detayları
• Ürün ve hizmetlerin ayrıntılı listesi
• Ürün veya hizmet başına maliyet
• Vergi bilgileri (varsa)
• İndirimler (isteğe bağlı)
• Geç ödeme ücreti (varsa belirtin)
• Toplam tutar
• Ödeme talimatı

Artık ekimiz hazır olduğuna göre fatura e-postasını yazmaya başlayalım.

Konu satırı

Herhangi bir e-posta yazarken ilk akla gelen şey konu satırıdır. Diğer e-posta türleri için ise biraz yaratıcı olabilir ve ilgi çekici konu satırları yazabilirsiniz. Ancak fatura e-postaları için oldukça spesifik olmanız gerekir. A/B testiyle işinize yarayacak e-posta konu satırını bulabilirsiniz.

Müşterinizin e-postada ne olduğunu bilmesi için net bir konu satırı yazın. İşte birkaç örnek:

Konu #1: Fatura Numarası (Fatura numarası) (Şirketinizin adı)

Konu #2: (Şirketinizin adı) tarafından (tarih) tarihinde ödenecek Fatura #(Fatura numarası)

giriiş

Şimdi e-posta kopyasına geçelim. E-posta için kibar bir selamlama ve tanıtımla başlayın. Bu e-postayı neden yazdığınızı ve okuyucunun bundan ne bekleyebileceğini açıkça belirtmelisiniz. Örneğin, onlara makalenin ilerleyen kısımlarında son satın alma işlemlerine ait faturanızı ve ayrıntıları bulabileceğinizi söyleyebilirsiniz.

Fatura detayları

Daha sonra fatura ayrıntılarını belirterek başlayın. Temel olarak ilgili işlemin kendisini tanımlayan ve özetleyen spesifik bilgileri içerir. İşte fatura ayrıntılarının içerdiği şeylerin bir dökümü:

• Fatura numarası
• Fatura tarihi
• Bitiş tarihi
• Satınalma siparişi numarası
• Mal ve hizmetin tanımı
• Miktar
• Birim fiyat
• ara toplam
• Vergiler
• İndirimler (varsa)
• Toplam tutar

Ayrıntılı Liste

Ayrıntılardan sonra ayrıntılı bir liste eklemelisiniz. Faturalandırma ürünlerinin, hizmetlerinin veya ücretlerinin dökümünden başka bir şey değildir. Liste biçiminde olduğundan alıcılara ne için ücretlendirildikleri konusunda açık ve şeffaf bir görüş sunmalarına yardımcı olur. İşte ayrıntılı liste için bir örnek:

Ödeme Talimatı

Fatura e-postasındaki ödeme talimatı, müşterilere ödemenin nasıl yapılacağı konusunda yol gösterir. Mali yükümlülüklerini doğru bir şekilde yerine getirebilmeleri için açık ve ayrıntılı ödeme talimatlarını içermelidir.

Sorunsuz bir yolculuk için hesap adını, hesap numarasını, Banka adını ve ödeme referansını eklediğinizden emin olun. Daha sonra çevrimiçi ödemeyi kabul ederseniz kredi kartı, banka kartı, banka havalesi veya UPI gibi çevrimiçi ödeme seçeneklerini sunabilirsiniz.

Örnek:

Güvenli ödeme portalımızı ziyaret edin ve işlemi tamamlamak için talimatları izleyin. Artık gerekirse herhangi bir işlem sorununu önlemek için faturada belirtilen para birimini de ekleyebilirsiniz.

Eğer herhangi bir son tarih varsa burada da belirtebilirsiniz. Ve herhangi bir geç ödeme masrafı varsa şeffaf olmak için bunu buraya eklemeniz gerekir.

Profesyonel kapanış

Her şeyi yazdıktan sonra e-postayı mükemmel bir şekilde kapatmak çok önemlidir. Bu, e-postanın son kısmı olduğundan, minnettarlığınızı ifade ettiğinizden, sorularınız için müsait olduğunuzu yinelediğinizden ve profesyonel bir şekilde oturumu kapattığınızdan emin olun. İşte profesyonel bir kapanış örneği:

“(Şirket adını) seçtiğiniz için teşekkür ederiz. Konuyla acilen ilgilenmenizi rica ediyoruz. İşinize değer veriyoruz ve gelecekte size tekrar hizmet vermeyi sabırsızlıkla bekliyoruz.

Ödeme süreci için faturayla ilgili herhangi bir sorunuz, endişeniz varsa veya açıklama yapılması gerekiyorsa lütfen (iletişim bilgileriniz) adresinden özel müşteri destek ekibinden bizimle iletişime geçin.

Bu e-postayı okuyarak zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Gelecekte size hizmet etmeyi dört gözle bekliyorum.

Saygılarımla,

Adınız
Senin pozisyonun
Şirketin
İletişim detayları"

Fatura E-postası Yazarken Akılda Tutulması Gereken Diğer Şeyler

Profesyonelliği koruyun

Fatura e-postasını yazarken her zaman profesyonelliği ve tutarlılığı korumalısınız. Bir şirket adına yazarken müşteriye karşı gerçekten kibar ve profesyonel olmalısınız. E-postanızı bir veya iki kez görmezden gelseler bile hayal kırıklığınızı gösteremezsiniz. Ayrıca makalenin taslağını hazırlarken kişisel veya arkadaşça bir ton kullanmayın.

Açık bir dil kullanın

E-postayı yazarken şirketinizi temsil ediyorsunuz. Marka sesine uygun, tutarlı ve net bir dil kullanmalısınız. Ana fatura ve takipleri yazarken şirketinizin kullandığı kelime ve deyimleri kullanın ve bir cosmitnet modelini takip edin.

Faturayı erken gönder

Faturayı son ödeme tarihi yerine erken göndermek her zaman akıllıca bir harekettir. Müşterinize ödemenizi düzenlemesi ve zamanında, hatta zamanından önce yerine getirmesi için yeterli zaman tanır.

Beklenmedik durumlar için plan yapın

Ne yazık ki, müşterinizin birinci veya ikinci faturanızı unutabileceği ve ödemeyi zamanında tamamlayamayacağı birçok durumla karşılaşacaksınız. Ve bazen ödemeye istekli olsalar bile e-postanız spam klasörüne düşebilir.

Bu nedenle beklenmedik durumlara karşı plan yapmak her zaman akıllıca bir harekettir. Müşterilerinize vade tarihinden önce dostane hatırlatmalar gönderebilirsiniz. Ayrıca göndermek üzere bir takip faturası e-postası da hazırlayabilirsiniz.

1. Ödeme onayı e-postası: Müşterileriniz ödemeyi tamamladıktan sonra onlara bir ödeme onayı e-postası gönderebilirsiniz. Bu nedenle, müşterinize ödemesinin başarılı olduğuna ve düzgün bir şekilde işlendiğine dair yeniden güvence veren bir ön onay görevi görür. Ayrıca ödeme tutarının tarihini ve yöntemini belgeleyen işlemi de kaydeder.
2. Dostça hatırlatma fatura e-postası: Müşterilerinize bekleyen ödemelerini hatırlatmak ve onları zamanında ödeme yapmaya teşvik etmek için faturalar için dostane hatırlatıcılar gönderebilirsiniz. Müşterilerinizle olumlu bir ilişki sürdürmenize ve son ödeme tarihiyle ilgili yanlış anlaşılmalar nedeniyle gözden kaçma olasılığını azaltmanıza yardımcı olur. Ayrıca herhangi bir geç ödeme ücreti varsa müşterilerinizin bundan kaçınmasına yardımcı olabilir.
3. Son ödeme tarihi geçmiş fatura e-postası: Şimdi, tüm bu dostane hatırlatmalardan ve fatura e-postasından sonra bile müşterinizin son ödeme tarihinde ödeme yapamaması gerektiğini varsayalım. Şimdi ne yapacaksın? Onlara vadesi geçmiş fatura e-postalarını gönderebilirsiniz. Müşteriye ödemenin geciktiğine dair nazik ama biçimlendirilmiş bir hatırlatma görevi görür. Ayrıca, ödenmemiş tutarı kapatmak için derhal harekete geçmelerini de isteyebilir.

Son sözler

Sonuç olarak, fatura e-postası, daha hızlı olumlu müşteri ilişkileri kurmanıza ve sorunsuz finansal işlemleri sigortalamanıza yardımcı olan bir iletişim kanalı olarak hizmet eder. Ayrıntılı fatura bilgileri sağlayan açık ve öz bir dil kullanarak, profesyonel ve samimi bir üslup kullanarak, işletmeniz müşterileriyle kolayca iletişim kurabilir ve ödemelerin zamanında yapılmasını sağlayabilir. Ek olarak, beklenmedik durumları planlamak ve fatura e-postanızı takip etmek, herhangi bir belirsizlikten veya geç ödemelerden kaçınmanıza yardımcı olur.