Şirket İçi Wiki'nizin İhtiyaç Duyduğu 8 Özellik

Yayınlanan: 2020-05-01

Dahili bir şirket wiki'si yalnızca bir kolaylık değildir - kolayca "kurumsallaştırılmış bilgi" haline gelebilecek bilgileri niteler ve niceliklendirir. Şirket içi wiki'niz, hiçbir notun çok önemsiz olmadığı felsefesini benimsemelidir.

Dahili wiki'niz hayati önem taşır ve özlü, kolay erişilebilir ve sık sık güncellenen olmalıdır. Wiki'ler, şirketinizin iletişimi ve üretkenliği artırmak için kullanabileceği en iyi uzak araçlardan biridir.

Aşağıdaki sekiz özellik, şirket içi wiki'nizi "unutulmuş proje"den "günlük kaynağa" dönüştürebilir ve yalnızca çalışan eğitim süresini kısaltmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanların işleri sırasında takılıp kalmalarını önlemeye de yardımcı olur.

1. Wiki'nizi Oluşturmak için Wiki Yazılımına İhtiyacınız Var

Çok boş zamanı olan büyük bir geliştirme ekibine sahip bir işletmeyseniz (tebrikler), o zaman kendi wikinizi kodlamak iyi bir fikir olabilir. Ancak genel olarak, çalışanların zamanının wiki kod tabanından ziyade wiki içeriğini düzenlemeye ve sürdürmeye harcanması daha iyidir. Başka bir deyişle, ekibiniz fırını değil, pizzaları yapmaya odaklanabilir.

Barındırılan, üçüncü taraf bir wiki çözümü ile ekibinizin sorun giderme, yamalar, güncellemeler ve özellik sürünmesi için zaman harcamasına gerek kalmaz. Bilgi tabanınız için yararlı bulabileceğiniz birkaç önerilen wiki yazılım paketi:

Tettra: Tettra mükemmel bir bilgi paylaşımı ve işbirliği platformudur. Ayrıca düzinelerce başka hizmetle bütünleşir, böylece tüm dahili belgelerinize sıfırdan başlamanız gerekmez. Google Dokümanlarını gömebilir, Dropbox veya Zapier'den paylaşabilir ve hatta GitHub, Slack, Prezi ve Microsoft Teams'i entegre edebilirsiniz (sadece birkaçını belirtmek gerekirse). Mühendislik ekipleri, kod tabanlarını ve ürün özelliklerini takip etmek için Tettra'yı kullanırken, pazarlama ekipleri proje yönetimini ve ürün lansmanlarını takip etmek için kullanıyor.
Bit.Ai: Bit.Ai, şirket içi wiki'niz için başka bir iyi seçimdir. Wiki dosyalarınız, kod blokları, matematik denklemleri ve akıllı tablolar gibi özel widget'larla özelleştirilebilir. Ayrıca en popüler profesyonel iletişim ve işbirliği uygulamalarıyla da bütünleşir.
ConcourseConnect: ConcourseConnect daha çok topluluk oluşturma ile ilgilidir, ancak işletmeler için bir wiki ve işbirliği aracı olarak harika işlev görür. İşletmeniz için harika olabilecek veya mevcut kurulumunuza bağlı olarak aşırıya kaçabilecek, hepsi bir arada bir çözüm. Ancak ConcourseConnect, blogları, çalışan profillerini, wiki'leri, web sitenizi ve işbirliği ve etkinlik izlemeyi tek bir yerde kurmanıza ve entegre etmenize yardımcı olabilir.

Wiki yazılımınızı bulmak yalnızca başlangıçtır; daha sonra dosyaların şirket içi wiki'nizde nasıl saklandığını ve paylaşıldığını kendinize sormanız gerekir.

2. Kapsamlı Dosya Depolama ve Paylaşılan Erişime İhtiyacınız Var

Wiki dosyalarınız nerede depolanıyor ve çalışanlar bu dosyaları nasıl ekliyor ve düzenliyor? Ne tür izinlere sahipsiniz - hangi wiki girişlerini kim düzenleyebilir? Programcı olmayanların kod incelemesi veya en iyi uygulamalarla ilgili SSS'leri veya wiki sayfalarını düzenlemesini gerçekten istiyor musunuz?

İhtiyacınız olan dosya depolama ve erişim özellikleri şunlardır:

Birden çok kaynaktan dosya ekleme özellikleri: İnsanlar bugünlerde Google Dokümanlarında ve bulut hizmetlerinde yaşıyor. Çalışanlarınızın Evernote veya iCloud'larından, telefonlarından, tabletlerinden veya dizüstü bilgisayarlarından doğrudan wiki'nize dosya yükleyebilmeleri, ekleyebilmeleri veya başka bir şekilde entegre edebilmeleri gerekir.
Büyük veya sonsuz yükleme sınırı: Şirket içi wiki'ler, doğru kullanıldığında, zaman içinde çok büyük ve kapsamlı hale gelme eğilimindedir. Veri sınırlarına girmek wikinizi sakatlayacak. Uzun vadeli bir wiki stratejisine karar vermeden önce, çalışanlarınızın sıkılmadan düzenli olarak multimedya dosyalarını güvenle yükleyebildiğinden emin olun.
Özelleştirilebilir Erişim İzinleri: İdeal wiki veya işbirliği yazılımı, herkesin aynı erişime sahip olmaması için bir tür katmanlı izin sistemine sahip olmalıdır. En azından ayrı katmanlarda görüntüleme izinlerine, yorum yapma izinlerine, düzenleme izinlerine ve yeni wiki dosyaları oluşturma izinlerine sahip olmalısınız.

Dosyalarınızı güvenli bir şekilde depolayıp paylaştıktan sonra, çalışanların bu dosyaları paylaşacak ve üzerinde birlikte çalışacak araçlara sahip olması gerekir.

3. Şirket İçi Wiki'nizin Güçlü İşbirliği Araçlarına İhtiyacı Var

Karışık veya zayıf işbirlikçi özelliklere sahip dahili bir şirket wiki'si suda öldü - bir wiki'nin tüm amacı, bilgiyi büyük bir grupla paylaşmaktır. Uzak ekiplerin özellikle etkili bir şekilde işbirliği yapması gerekir.

Wiki girişleri veya entegrasyon dosyaları ve diğer uygulamalardan içerik oluşturma fark etmeksizin, seçtiğiniz wiki yazılımı aşağıdakileri yapmanıza izin vermelidir:

Belge paylaşımı: Açıkçası, editörler belgelerini wiki üzerinde doğru izinlere sahip kişilerle paylaşabilmelidir.
Yorumlar : Bir belgeyi görüntüleme izni olan herkes yorum ekleyebilmelidir.
Değişiklik öner: Mevcut metni değiştirirken, metnin öneri olarak görünmesi için bir seçenek olmalıdır. Bu, daha iyi işbirlikçi düzenlemeye izin verir, çünkü çalışanlar iş arkadaşlarının düşünce süreçlerini görebilir ve nihai metin hakkında bir anlaşmaya varabilir.
Değişiklikleri izle: Seçtiğiniz wiki yazılımı, değişiklikleri yalnızca belirli bir belgede değil, aynı zamanda wiki genelinde de izleyebilmelidir. Değişiklik yapıldığında, yeni dosya ve sayfalar eklendiğinde ve içerik kaldırıldığında kayıt yapmalıdır. Wikinizin bakımını üstlendiğiniz kişiler bu özelliği çok değerli bulacaktır.
İletişim uygulamalarıyla entegrasyon: Slack veya e-posta ile entegre olabilen Wiki yazılımı idealdir. Vikide yapılan değişiklikler mevcut ekip sohbetinize bildirim gönderebiliyorsa, bir hesap verebilirlik ve şeffaflık ortamı yaratırsınız. Ayrıca her zaman hataları daha hızlı düzeltmek için.

Bir sonraki adım, wiki'ye neyin girdiğini (ve daha da önemlisi, neyin gitmediğini) bulmaktır .

4. Wiki'de Nelerin Olduğuna (Ve Nelerin Gitmediğine) İlişkin Yönergeler Oluşturmanız Gerekiyor

Eğitim ve öğrenme kaynaklarına erişim burada anahtardır: wiki'de neyin hak ettiğine dair net yönergeler oluşturmalısınız.

Şirket içi wiki'ler genellikle başarısız olur çünkü bunlar gereksiz, çelişkili, gereksiz, eski veya kötü ifade edilmiş bilgilerin yıpranmış ve kafa karıştırıcı bir dökümü haline gelir. Bunun yerine, wiki'ye neyin girip neyin girmemesi gerektiğine karar verin ve bu bilgiyi tüm çalışanlara dağıtın. Wiki yönergelerini wiki'nin ana sayfası yapmak iyi bir fikir olabilir.

Gerçek kurallar size ve elbette wikinizi nasıl kullanmak istediğinize bağlıdır.

Wikiniz tamamen yeni çalışanları işe almakla mı ilgili? Durum buysa, wiki dosyaları ve girişleri İK belgeleri, eğitim materyalleri ve en iyi uygulama belgeleriyle sınırlandırılmalıdır.

Wiki'niz proje yönetimi için mi? Durum buysa, çalışanlarınızın konu dışı wiki girişlerinin silineceğini bilmesi gerekir - işe yakın öğle yemeği yerlerinde bir wiki girişi uygun olmaz.

Wikiniz standartları ve en iyi uygulamaları birleştirmek için mi? Wikinizin organik olarak büyümesine izin vermek yerine önceden şablonlarla bir şema oluşturmak akıllıca olabilir. Örneğin, şirketinizdeki herkesin aynı şekilde bir araba yapmasını istiyorsanız, "Lastikler", "Çerçeve", "Motor", "Şanzıman" ve "Şasi" bölümleri oluşturmak ve ana mühendis onları doldurun.

Şirketiniz, tümü farklı departmanların yardımıyla birden fazla ürün ve hizmet oluşturuyorsa, dağınıklığı önlemeye yardımcı olması için ayrı çalışma alanlarını düşünmek isteyebilirsiniz.

5. Wikinizin Ekipler İçin Ayrı Çalışma Alanlarına İhtiyacı Var

Her bilgi parçası, özellikle çeşitli veya yüksek segmentlere ayrılmış bir şirkette, her ekip üyesi için yararlı değildir, bu nedenle wikinizin ayrı çalışma alanlarına ihtiyacı vardır.

Satış görevlilerinin CRM bilgisine ulaşmak için sonsuz sayıda programlama wiki makalesi arasında gezinmesi gerekiyorsa, wiki daha az kullanışlı hale gelir (ve daha sonra daha az kullanılır). Derlemeler için uygun prosedürü bulmak için müşteri yönetimi makalelerinde gezinmek zorunda olan geliştiriciler için aynı şey.

Ayrı çalışma alanları bu boşa harcanan çabayı azaltır. Belirli bir şubeden, departmandan veya uzmanlık alanından çalışanlar wiki'ye giriş yaptığında, wiki'nin ihtiyaçlarına en uygun bölümüne park etmelidir. Bu dijital çalışma alanları ayrıca bildirim yorgunluğunu da önler; çalışanlar yalnızca kendileriyle ilgili bildirimleri alır.

6. Dahili Wikinizin Çalışan Bir Arama İşlevine İhtiyacı Var

Dahili wikiniz en titizlikle oluşturulmuş organizasyona sahip olabilir, ancak herkesin gerçekten istediği tek şey problemlerini "google" yapmaktır. İnsanların %43'ü başka bir çözümü denemeden hemen arama çubuğuna gidiyor. Şirket içi wiki'nizin çalışan bir arama çubuğuna ihtiyacı var.

Bilgi çalışanları, zamanlarının %19'unu işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgileri arayarak harcarlar. Ayrıca telefonlarında ve tarayıcılarında arama yapmaya da alışkınlar. Çalışan bir arama çubuğu, bilgileri çalışanlara daha hızlı ulaştırır.

Wiki'nin dosya şemasını öğrenmek zorunda değiller ve herhangi bir ek eğitime ihtiyaçları yok. Hasta bir gün için nasıl yazılacağını arayan biri, makalenin “İnsan Kaynakları” veya “Oryantasyon” bölümünde olup olmadığını tahmin etmeye çalışmak yerine, bunu arama çubuğuna yazıp yoluna devam edebilir.

Wikilerdeki arama motorları vurulur veya kaçırılır - arama özelliklerinin iyi olup olmadığını hemen önceden söylemenin kolay bir yolu yoktur. Satın almadan veya taahhütte bulunmadan önce herhangi bir wiki platformuna tam bir test çalıştırması yapmanızı öneririz. Wiki herkese açıksa (örn. Wikidot), herkese açık bir wiki seçin ve ilgili sektör için ortak terimleri arayın. Arama sonuçları sorgunuzla alakalı mı?

Wiki ortak çalışan bir yazılımsa, bir temsilciyle demoya erişim hakkında konuşun. Bu arama çubuğunu yere doğru çalıştırın - deney yapın. Arama çubuğu yazım hatalarını işleyebilir mi? Yazdıklarınıza yakın bir şey mi bulmaya çalışacak yoksa sıfır sonuç mu döndürecek?

Wiki makalelerinde anahtar kelime işlevi var mı? Her dosyayı ilgili konularla etiketleyebilir misiniz? Bu özelliklerin tümü, wiki arama motorlarını daha iyi hale getirir, bu nedenle bunlara dikkat edin.

7. Wikinizin Düzenli Temizliğe İhtiyacı Var ve Bunu Yapması İçin Atanan Kişiler

Wiki'ler hızla bozuk bağlantıların, eski bilgilerin ve gereksiz sayfaların karmakarışık bir yuvası haline gelebilir. Etkili ve uzun ömürlü bir şirket içi wiki, wiki'yi temizlemeye ve onu en iyi durumda tutmaya adanmış zamanın ve personelin ürünüdür.

Bu sürece genellikle "wiki-bahçecilik" denir ve eski sayfaları budamak, bozuk bağlantıları kesmek ve eğitim verilerinizi kırpılmış ve işlevsel bir veritabanına dönüştürmek için wiki-bahçıvanlar atamanız gerekir.

Wiki bahçeciliği için birkaç ipucu:

En az bir kişiyi normal wiki bahçıvanı olarak atayın. Daha büyük şirketler için işi iki veya üç kişi yapmalıdır.
Wiki incelemelerini düzenli aralıklarla ayarlayın. Haftada bir veya ayda iki kez, wiki bahçıvanlarınız wikideki tüm düzenlemeleri gözden geçirmelidir.
Düzenlemeleri wiki bahçıvanlarının yakından tanıması gereken wiki yönergelerinizle karşılaştırın ve düzenlemelerin standartlara uygun olması için değişiklikler yapın.
Wiki bahçıvanları çalışanlar tarafından bilinmelidir - bir çalışan bozuk bir bağlantıya, eski bir sayfaya veya başka bir bariz hataya rastlarsa, çalışanlar bu hatayı onarması için wiki bahçıvanlarından birine göndermesi gerektiğini bilmelidir.
Eski veya alakasız sayfaları arayın. Bir ürün veya uygulama değiştirilirse veya ortadan kalkarsa, wiki bahçıvanlarına hemen bildirin. Bu ürün veya uygulama için hızlı bir arama yapabilir ve ardından gerekli değişiklikleri yapabilirler.
Wiki bahçıvanlarınıza ekstra zaman verin. Şirket içi wiki'nizin boyutuna bağlı olarak, wiki bahçıvanı olmak başlı başına bir iş olabilir. Bahçıvanlarınızın bu ekstra aktiviteyi gerçekleştirmek için zamana, tazminata ve zihinsel enerjiye sahip olduğundan emin olun.

Temiz bir eviniz olduğunda, kapının kilitli olduğundan emin olmak isteyeceksiniz. Güvenliği veya yedekleri olmayan dahili bir şirket wiki'si, gerçekleşmeyi bekleyen bir felaket olabilir.

8. Wikinizin Güvenliği ve Yedekleri Olması Gerekir

Dahili bir şirket wiki'si, hassas ve özel bilgilerle hızlı bir şekilde doldurulacaktır - ve olmalıdır; başka türlü faydasız olurdu. Bununla birlikte, iyi bir şirket içi wiki'nin kötü niyetli izinsiz girişlere karşı güvenli olması gerektiği anlamına gelir.

İyi bir wiki (a) değerli ve (b) çok büyük olduğundan, wiki'nin de güvenli yedekleri olmalıdır. Tek bir çökme, oluşturmak ve sürdürmek için gereken tüm zor işleri geri alamaz.

Neyse ki, kurumsal wikinizi güvenceye almak ve yedeklemek için birçok çözüm var. Çoğu wiki platformunun bazı varyantları vardır, ancak aramanız gereken güvenlik özellikleri şunlardır:

Kullanıcı girişi ve çalışan bilgileri güvenli olmalıdır:
- IP filtreleri, tüm oturum açmalarınızın yerel/onaylı konumlardan olmasını sağlayabilir.
- Parolalar karma ve tuzlanmış olmalıdır.
- Girişler, çok faktörlü kimlik doğrulama ile güvence altına alınmalıdır.
Platformunuzun sunucularına giden ve gelen veriler şifrelenmelidir.
Yazılımlar düzenli olarak güncellenmelidir. Wiki hizmetine veya uygulamasına ne sıklıkla yama uygulanır?

Şirket içi wiki'niz de düzenli olarak yedeklenmelidir. Bunu ya kendin yapmalısın ya da yapan bir platform bulmalısın. Aşağıdakiler için potansiyel wiki çözümünüzü kontrol edin. Aslında, şu soruları doğrudan temsilciye sormayı düşünün:

Yedeklemeler otomatik mi? Özelleştirilebilirler mi?
Wiki ne sıklıkla yedeklenir?
Nereye yedekleniyor? Bu konum şifreli ve güvenli mi?
Aktarım sırasında veriler şifreleniyor mu?
Yedeklemelere kimin erişimi var?
Yedekleme verileri birden çok gerçek dünya konumunda depolanıyor mu?
Yedeklerin üzerine mi yazılıyor, yoksa birden çok sürüm saklanıyor mu?
1. Bu, bozuk bir sürümün veya wiki'de yapılan kötü niyetli değişikliklerin kalıcı olarak yazılmasını önlemek için gereklidir.

Wikinizin güvenli olduğundan ve ihtiyacınız olan tüm özelliklere sahip olduğundan emin olduktan sonra, nihayet taahhütte bulunmanın ve dahili bilgi tabanınızı oluşturmaya başlamanın zamanı gelebilir.

Şirket İçi Bir Wiki Herkesi Aynı Sayfada Tutar

Şirket içi bir wiki'nin faydaları göz ardı edilemez. Ve şirketlerle sınırlı bile değil: eğitim tesisleri bile çevrimiçi wiki'lerden ve işbirliğinden yararlanabilir. Hayati bilgilere kolayca erişilebildiği, kolayca özelleştirilebildiği ve kolayca eklendiği zaman, tüm çalışanlar bundan yararlanır.

Dahili wiki'ler, şirketinizde de veri silolarının oluşmasını engeller, bu da şirketinizi değişen bir pazarda daha çevik hale getirir. Ne de olsa bilgi güçtür, eskilerin dediği gibi, öyleyse neden çalışanlarınızı ve şirketinizi düzenli, güncel ve faydalı bilgilerle her zaman güçlendirmeyesiniz?