Küçük Klinikler Hasta Etkileşimi İçin Randevu Hatırlatmalarını Nasıl Çivilendirebilir?

Kaçırılan randevular, gelir kaybı ve geciken hasta bakımı küçük kliniklerin en kötü kabuslarından bazılarıdır.

Bağlılık, gelişen modern bir işletmenin omurgasıdır. Aynı şekilde sağlık sektörünün de bunu kaçırması mümkün değil.

Hastalar unutabilecekleri, bilgilendirilemeyecekleri veya sadece meşgul olabilecekleri için randevularını kaçırabilirler! Yoluna çıkabilecek çok şey var!

Nişan balosunu başlatmak için randevu hatırlatıcılarını nasıl kullanacağınızı öğrenmek için okumaya devam edin!

Birisine randevusunu nasıl hatırlatırsınız?

Hastanın gelmemesi (yani hastaların randevuya gelmemesi) birçok nedenden dolayı meydana gelebilir.

Bu faaliyet perde arkasında olsa da, eğer bu tesis azalırsa, küçük bir kliniğin işleyişinin birçok boyutunu etkileyebilir.

Sebepleri ne olursa olsun, işinize zarar verebilir ve kira, çalışan maliyetleri, kamu hizmetleri, sigorta veya belirli randevular için gerekli ekipman veya malzeme gibi genel masrafların artmasına neden olabilir. Bu durum, ön ödeme yapılmadığı takdirde daha da kötüleşebilir. PubMed araştırmasına göre, hastaların gelmemesi %14'lük bir gelir kaybına yol açabilir ve bu kayıp küçük klinikler için önemli olabilir.

Ayrıca zaman faktörünün de dikkate alınması gerekir. Bu, randevuyu ayarlamak ve organize etmek için harcanan zamanı içerecektir. Bu, personeli ve müşteriyi elde tutmayı, müşteri hizmetlerini ve sağlık hizmetlerinin kalitesini etkileyebilir ve dolayısıyla genel verimliliği etkileyebilir.

Doktorlar hayat kurtarırken yönetici işlerinin tehlikeye atılmamasını sağlamak çok önemlidir.

Randevu hatırlatıcıları kliniğinizin onlarla ilgilendiğini gösterir. Dijital rahatlıkla hastaları çekmek ve elde tutmak, hastaların sağlıklarını yönetmelerini ve sürdürmelerini kolaylaştırır. Randevu hatırlatıcıları, kliniklerin hastalarının sağlık kayıtlarına ve ilerlemesine dikkat ettiğini gösteriyor. Ancak onlara randevularıyla ilgili bir satır yazmak işe yaramayabilir! Daha iyi bir katılım için randevuyla ilgili hayati ayrıntıları da eklemelisiniz.

Bu içerir:

• Tesisin adresi
• Randevu zamanlamaları
• Randevuyu yeniden planlama süreci nedir?
• Randevu için önceden yapılan hazırlıklar (gerekiyorsa)

Hazırlıksız ve işlemden habersiz gelen hastalar için, yeniden planlandığında kliniğinize ek masraf yapılmasına neden olabilir.

Bu ayrıntıların yer almadığı hatırlatıcılar abonelerinizin kafasını karıştırabilir, hatta onları rahatsız edebilir. Ayrıntıların yanı sıra, bu hatırlatmaların güçlü bir müşteri bağı kurma ve etkileşimi artırma etrafında yoğunlaştığından emin olun.

Hasta katılımı için randevu hatırlatıcılarını nasıl iyileştirebilirsiniz?

Mevcut senaryoyu inceleyerek başlayın

Mevcut senaryoya yakınlaşmak, iyileştirme alanlarını değerlendirmenize yardımcı olabilir.

Örneğin, takip e-postalarınız ne olacak? Hastalarınızın olumlu bir şekilde etkileşime geçmesi için anlamlı ve uygulanabilir olmaları gerekir. E-postanın hastalara nasıl yardımcı olacağını göz önünde bulundurmak, sağlık süreciniz, randevu hazırlığı ve hızlı hasta bakımı sağlama konusunda daha iyi kararlar vermenize yardımcı olacaktır. Bu yönleri doğru bir şekilde ele almak, e-postaların ötesinde etkileşim kurmanıza da yardımcı olur.

Daha iyi hasta katılımı için klinikler ayrıca tedavi seçenekleri, takip talimatları ve kronik bakım tıbbi stratejileri de gönderebilir. Bu, hastalara daha iyi karar verme ve sağlıklı bir yaşam sürdürme seçenekleri sunar.

Otomasyon gitmenin yoludur!

Personeliniz sürekli isteklerden ve birden fazla e-posta hatırlatıcısı göndermekten bunaltılmaz mı?

Üstelik küçük kliniklerde daha az personel olması nedeniyle işler daha da çetrefilli hale gelebiliyor. Bu durum hem çalışanlarınız hem de hastalar için kötü deneyimlere yol açabilir. İşleri manuel olarak yaptığınızda hastalarınız bağlantılarının kopmuş olduğunu hissedebilir.

Görevlerin manuel olarak yürütülmesi hataya açık olabilir, bu nedenle manuel prosedürden otomatik prosedüre geçiş çok daha uygun olacaktır. Ayrıca otomasyon ek personel ihtiyacını da azaltacaktır. Ek olarak, bu mesajlar hem tek seferlik hem de yinelenen iletişimler için kolayca özelleştirilebilir.

Otomatik e-posta bildirimleri, randevuları onaylamak, iptal etmek ve yeniden planlamak için gereken tek seferlik ve yinelenen iletişimlerde size yardımcı olabilir.

Uygulanabilir adımlar gönderiliyor

Ya hastalarınız randevunuzu yeniden planlamak isterse ve bunu nasıl yapacağını bilmiyorsa?

Tek yönlü iletişim tarzına dayalı ise bu süreç çok daha zor olacaktır. Bu da hatırlatmaların boşuna gönderilmesine neden olacaktır. Kişiselleştirme ve alaka düzeyini sağlarken, hastalarınızın eyleme geçirilebilir adımlarla etkileşimde kalmasını sağlamak çok önemli bir uygulamadır.

İşlem yapılabilir randevu hatırlatıcıları hastalarınıza randevuyu onaylama, iptal etme veya yeniden planlama gücü verir. İçeriği uzatmak istemiyorsanız “onaylamak için evet'i tıklayın” düğmesini ekleyebilirsiniz. Bu size hastanın müsaitliği hakkında daha net bir fikir verecektir. Doğrudan olmanın yanı sıra, daha iyi netlik sağlamak ve karışıklığı önlemek için e-postayı özelleştirebilirsiniz. Bu sayede boş alanlar kolaylıkla doldurulabiliyor ve hastalar açısından herhangi bir gelir kaybı yaşanmıyor.

Ekstra değer katmak için ayrıca sağlık haberleri, araştırmalar, keşifler, ilginç istatistikler ve hastanın tıbbi geçmişiyle ilgili hızlı ipuçları da ekleyebilirsiniz. Bu, randevunuzu daha fazla çaba harcamanız ve hastanızın hayatını daha iyi hale getirebilecek konular hakkında konuşmanız için bir hatırlatma haline getirir.

Randevu hatırlatıcılarından en iyi şekilde yararlanın

Pandemiden sonra klinikler, özellikle aynı anda birden fazla hastanın ziyaret ettiği durumlarda güvenlik protokollerine bağlı kalıyor.

Randevu hatırlatıcıları, tesiste neler bekleneceğini ve randevu öncesinde ve sonrasında uyulması gereken kuralları iletmek için harika bir araç olabilir. Bu, diğer tesisleri gereksiz yere kalabalıklaştırmamalarını, daireler çizerek dolaşmamalarını ve yön ve talimat isterken zaman kaybetmemelerini sağlamak açısından etkilidir.

Bu, randevu hatırlatmalarının hasta memnuniyetini artırabilecek dolaylı olumlu etkisidir. Taktik, hastaları, özellikle de bir an önce iyileşmek isteyen hastaları bekleme listesinde tutmamak şeklinde işliyor.

Hasta katılımı için randevu hatırlatıcıları ayarlamaya yönelik en iyi uygulamalar

kişisel yap

Sağlık hizmetlerinde e-posta pazarlaması, e-postalarınızı genelleştirmek isteyeceğiniz son yerdir.

Her tıbbi geçmişin farklı olması kaçınılmazdır. Her hastaya aynı e-postayı göndermek hatalı ve kafa karıştırıcı olabilir, hatta kliniğinizin itibarına zarar verebilir. Bu nedenle genel şablonlardan veya hazır yanıtlardan kaçınmak daha iyidir.

Her hasta randevusuna göre randevudan 24 saat önce veya bir saat önce hatırlatma gönderebilirsiniz. Aynı şekilde hastalarınız için bir hatırlatıcı listesi oluşturabilir ve otomatikleştirebilirsiniz.

Mesajı daha da kişiselleştirmek için hastanızın adını ve diğer ayrıntılarını kullanın.

Üstelik belirli segmentlere özel e-postalar göndermek de hasta etkileşiminde kartopu etkisi yaratabilir.

Mesajı kolay ve sezgisel hale getirin

Hastalarınızın acelesi olabilir veya sadece tıbbi durumlarıyla ilgileniyor olabilirler. E-postanızın fark edilmemesinin daha birçok nedeni vardır. Bu nedenle hastalarınızın mümkün olan en kısa sürede yanıt vermesini istersiniz.

Bunu gerçekleştirmek için basit ve sezgisel CTA'lar içeren net bir mesaj kullanın. Daha iyi katılım için hastaların konuşmalarınıza katılmasını kolaylaştırmalısınız. Ancak iletişimi kapsamlı ve ayrıcalıklı hale getirmek için hastalarınızın sağlık durumlarına göre erişilebilirliğini göz önünde bulundurun.

Yaş, engellilik durumu, cihazlar, tercihler ve diğer faktörlere bakılmaksızın katılımın sağlanması hayati önem taşımaktadır.

Kapsamlı hatırlatma hizmetleri

Hatırlatma hizmetlerinin randevu öncesi ve randevu sonrası hizmetleri desteklemesi gerekmektedir. Bu, hastanın farkındalığını ve prosedürle ilgili yapılması ve yapılmaması gerekenlere bağlılığını artırır. Personel ayrıca hastaların formu veya anketi doldurmasını veya bakım öncesi bilgileri onaylamasını sağlayarak süreci daha rahat ve ilgi çekici hale getirebilir.

Bu hizmetler iletişimi otomatik hale getirerek planlarda değişiklik olması durumunda her iki tarafın da güncellenmesini sağlar.

Benzer şekilde, kapsamlı hizmetler, randevuların daha net bir resmini elde etmek için bilgilerin personelin kullanımına sunulmasını sağlar. Buna saatler, tarihler, durum ve daha fazlası gibi faktörler dahildir. Bu bilgi personele anında ulaşarak, klinik personelinin yeniden planlama durumunda hemen harekete geçmesine olanak tanır.

Emojilerden kaçının

Emojilerin biraz mizah ve kişilik aşılamanın harika bir yolu olduğuna katılıyorum.

Ancak hastalarınıza ulaşırken sıradan bir yaklaşımdan kaçınmak en iyisidir. Üstelik emojiler karakter sınırını da önemli ölçüde azaltabilir. Bu, randevu ayrıntılarını hedef kitlenize açıkça iletmenizi kısıtlayabilir.

Önemliyse yalnızca alakalı, incitici olmayan veya hastalarınızla alakasız emojiler eklediğinizden emin olun.

Geri bildirim isteyin

Nişan topunu daha da ileriye taşımak için hastalarınızdan sosyal medyada beğeni, paylaşım veya yorum istemelisiniz. Bu, sosyal medyada güven oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Klinikler tedavi ve randevulardan sonra geri bildirim isteyebilir.

Büyük harf kullanmaktan kaçının

Dostça bir dil aradığımız için gereksiz büyük harflerden kaçınmak daha iyidir. Genel cümle halinde yazmak, dostane görünmesini sağlar. Öte yandan, büyük harf kullanımı cümlelerinizin bağırıyormuş gibi görünmesine neden olabilir.

Büyük harf kullanımı zorunluysa kullanımını minimumda tutabilirsiniz.

Hızlı yanıtlar

Hiçbir şeyin sağlığınızdan daha önemli olmadığı konusunda hepimiz hemfikiriz! Ve sağlık uzmanınızdan yanıt beklerken, onlardan mümkün olan en kısa sürede haber almak en iyisidir!

İşte bu nedenle gecikmeleri, tutarsızlıkları veya kafa karışıklığını önlemek için hızlı yanıtlar kullanın.

Çözüm

İlgi çekici hasta hatırlatmaları, hastalarınızla olumlu bir bağ oluştururken süreçleri daha sorunsuz hale getirebilir. Sınırlı kaynaklara sahip küçük kliniklere gelince, bu araç oldukça yararlı olabilir.

Hastaların bu e-posta randevu hatırlatıcılarına kaydolmasını mı istiyorsunuz? Bekleme odasında, çevrimiçi randevular sırasında veya planlama sırasında e-postaları toplamayı düşünün.

Ancak kliniklerin HIPAA, TCPA ve CAN-SPAM gibi düzenlemelere karşı da dikkatli olması gerekiyor.

Bu düzenlemeler hastanın mahremiyetini koruyabilir ve normal hasta onam kurallarına ilişkin istisnalara yardımcı olabilir.

Teknoloji her yerde, önemli olan onu nasıl kullandığımızdır.

Hastalarınıza ulaşmanızı kolaylaştıracak başka bir şey daha var!

Haber bültenlerini ve pazarlamayı son derece hassas bir şekilde otomatikleştirebilen Icegram Express'e göz atın.

E-posta pazarlama oyununuzu şimdi değiştirin!

Ek kaynaklar

• Sigorta Potansiyel Müşterileri İçin E-posta Pazarlamasının Nasıl Yapılacağına İlişkin 10 İpucu
• İşe Yarayan Sağlık Hizmetleri İçin E-posta Pazarlamada 11 İpucu