Her çevrimiçi işletmenin bir web sitesi vardır. Çoğu web sitesinde ziyaretçilerin işletme sahibi veya yöneticisiyle iletişime geçmesine olanak tanıyan bir iletişim formu bulunur.

İletişim formları müşterilerinize ve potansiyel müşterilerinize destek sağlamanın harika bir yoludur. Oluşturulması kolay ve uygun maliyetlidirler ve müşteri hizmetlerinizi geliştirmenize yardımcı olabilirler.

Ancak her form gönderimini manuel olarak yanıtlamak zaman alıcı bir iş olabilir. Otomasyonun devreye girdiği yer burasıdır.

İletişim formu yanıtlarınızı otomatikleştirmek size çok fazla zaman ve emek kazandırabilir. Ayrıca tüm soruların hızlı ve doğru bir şekilde yanıtlanmasını sağlayarak müşteri hizmetlerinizi geliştirmenize de yardımcı olabilir.

Bu blog yazısında, iletişim formu yanıtlarınızı otomatikleştirmenize ve nasıl başlayacağınıza yardımcı olacak WordPress için bir AI hack'i tanıtacağız.

İletişim Formlarını Manuel Olarak Yönetmedeki Sorun Nedir?

Şunu düşünüyor olabilirsiniz: "İletişim formu gönderimlerini manuel olarak yönetmenin ne önemi var? Bu sadece e-posta yoluyla sorulara yanıt vermektir.”

Ama göründüğü kadar basit değil.

Neden olabileceği sorunlara ve daha akıllı bir çözüm bulmanın neden önemli olduğuna bakalım.

Sıkıcı ve Zaman Alıcı

Her form gönderimine manuel olarak yanıt vermek, hızla hiç bitmeyen bir göreve dönüşebilir.

Sizin veya ekibinizin sayısız e-postayı incelemesini, bilgileri çalıştırmasını ve bireysel yanıtların taslağını hazırlamasını gerektirir.

Anladım. Zamanınız değerlidir ve onu tekrar eden işlere harcamak, stratejik ve iş geliştirme faaliyetlerine yatırım yapabileceğiniz zamanı çalabilir.

Gecikmeli Yanıt Süresi

Müşterinizin bir iletişim formu aracılığıyla önemli bir soru gönderdiğini, sabırsızlıkla yanıt beklediğini, ancak günlerce cırcır böceklerinin sesini duyduğunu hayal edin.

En iyi deneyim değil, değil mi?

Manuel yönetim çoğu zaman form gönderimlerine yanıt vermede gecikmelere neden olur, kullanıcılarınızı karanlıkta bırakır ve potansiyel olarak işletmenize olan güvenlerini zedeler.

Günümüzün hızlı dünyasında, müşteriler hızlı ve etkili iletişim beklemektedir ve bu beklentileri karşılayamamak, değerli fırsatlara mal olabilir.

Genel ve Kişisel Olmayan Mesajlar

Hiç bir robot tarafından yazılmış gibi görünen otomatik bir yanıt aldınız mı? Bu pek hoş bir deneyim değil.

Form gönderimlerini manuel olarak yönetirken, genel, herkese uyan tek boyutlu onay mesajları gönderme tuzağına düşmek kolaydır.

Ancak şunu kabul edelim ki insanlar görüldüklerini ve takdir edildiklerini hissetmek isterler.

Genel bir yanıt, kullanıcılarınızın kalabalığın içindeki meçhul bir numara gibi hissetmelerine neden olabilir ve markanızla olan bağlarını azaltabilir.

En Etkili Çözüm Nedir?

Artık manuel form gönderimi yönetimiyle ilgili sorunları ortaya çıkardığımıza göre, en etkili çözümü bulmanın zamanı geldi.

Cevap yapay zeka ve otomasyonun gücünde yatıyor!

Yapay Zeka ve Otomasyon yardımıyla sizi manuel işlerden kurtaracak ve müşterilerinize daha iyi bir deneyim sunacak bir süreç kurabilirsiniz.

Bu süreç iki adımdan oluşur:

Bölüm 1: Kişiselleştirilmiş Gönderim Onay E-postalarını Otomatikleştirin

Form uygulamanızı e-posta gönderme uygulamalarınıza bağlamak için otomasyon/entegrasyon araçlarını kullanabilirsiniz.

Bu, birisi iletişim formunuzu doldurduğunda otomatik olarak e-posta göndermenize yardımcı olacaktır:

Yukarıdaki ekran görüntüsü bir otomasyon aracı olan SureTriggers ile oluşturulan bir iş akışını göstermektedir.

İş akışına göre, birisi Beaver Builder ile oluşturulan iletişim formunu doldurduğunda anında e-posta gönderebilirsiniz.

Bu iş akışıyla aynı içeriğe sahip e-postalar gönderebilirsiniz ancak form girişlerinden veri ekleme ve ad gibi her e-posta için bilgileri değiştirme seçeneğiniz vardır.

Bunu bir adım daha ileri götürüp e-posta içeriğinizi dinamik ve kişisel hale getirmek için yapay zekanın gücünden yararlanabilirsiniz.

Özellikle OpenAI, her bir teşekkür mesajını kişiye göre özelleştirmenize olanak tanıyan, onlara kendilerini değerli ve takdir edilmiş hissettiren dil oluşturma yetenekleri sunar:

Adlarını dahil edebilir, özel sorularına başvurabilir ve onlara sonraki adımlar hakkında fikir verebilirsiniz.

Sonuç? Kullanıcılarınız üzerinde kalıcı bir izlenim bırakan, gerçek anlamda kişiselleştirilmiş bir deneyim.

Bölüm 2: Ekip Üyelerinizi Yeni Form Gönderimleriyle İlgili Anında Bilgilendirin

Müşterileriniz artık sorularının duyulduğundan memnun olduğuna göre, mümkün olan en kısa sürede yanıt almayı da beklemelidirler.

Yani yine kurtarmada otomasyonumuz var!

Otomasyon, onay e-postalarının gönderilmesiyle bitmiyor.

Yeni bir form girişi alındığında ekip üyelerinizi bilgilendirmenize olanak tanıyarak işbirliğini bir sonraki seviyeye taşır.

Ekibinizle iletişim kurmak için Slack'i kullanıyorsanız ekibinizden uygun kişilerin müşterinin sorgusuna yanıt verebilmesi için anında bir kanal mesajı gönderebilirsiniz:

Ekibiniz bu bildirim sistemlerini uygulayarak potansiyel müşterileri anında takip edebilir, soruları yanıtlayabilir veya görevleri tahsis edebilir.

Üstelik yeni form gönderimlerini manuel olarak kontrol etmenize gerek yok.

Otomasyon Araçları Nasıl Çalışır?

Otomasyon araçları tetikleyiciler ve eylemler kavramı üzerinde çalışır.

Tetikleyiciler, bir formun doldurulması veya birinin e-ticaret mağazanızdan alışveriş yapması gibi bir iş akışını başlatan olaylardır.

Eylemler herhangi bir tetikleyici olay gerçekleştiğinde gerçekleştirilen görevlerdir. Örneğin; Trello'da kart oluşturmak veya WhatsApp mesajı göndermek.

Tam bir tetikleyici ve eylem kümesine İş Akışı adı verilir. Birisi WooCommerce Mağazanızdan bir satın alma işlemi gerçekleştirdiğinde WhatsApp mesajı göndermek buna bir örnektir:

İş Akışı terminolojisi platformdan platforma değişebilir ancak konsept aynıdır.

Otomasyon Aracı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Otomasyon araçlarını kullanmanın avantajlarını anladığınızda bir sonraki soru ortaya çıkıyor: "Hangi otomasyon aracını kullanmalıyım?"

İhtiyaçlarınıza en uygun otomasyon aracını seçmenize yardımcı olmak için dikkate almanız gereken bazı önemli faktörler şunlardır:

Neye ihtiyacın olduğunu bil

İletişim formu yanıtları veya e-posta listesini otomatik olarak ekleme/güncelleme, CRM araçlarına kişi ekleme vb. gibi otomatikleştirmek istediğiniz görevlerin bir listesini yapın.

İşletmenizde tekrarlanan her görevi düşünün ve farklı uygulamaları bağlayarak bunların otomatikleştirilip otomatikleştirilemeyeceğini görün.

Kullanımı kolay

Kullanıcı dostu ve ileri düzeyde teknik beceri gerektirmeyen bir araç arayın.

Basit bir arayüze ve anlaşılması kolay iş akışlarına sahip olmalıdır. Özellikle ekibinizden herhangi birinin kullanabilmesi için kodlama becerilerine sahip olmanızı gerektirmemelidir.

Mevcut entegrasyonlar

Aracın form oluşturucularınız, e-posta pazarlama araçlarınız, e-ticaret platformlarınız, CRM'leriniz vb. gibi halihazırda kullandığınız uygulama ve sistemlere bağlanıp bağlanamadığını kontrol edin.

Ayrıca entegrasyon listesine yeni uygulamalar ekleyip eklemediklerini de kontrol etmelisiniz.

Mevcut tetikleyiciler ve eylemler

Otomasyon platformu halihazırda kullanmakta olduğunuz uygulamalara bağlanabiliyorsa bu uygulamalar için hangi tetikleyicilerin ve eylemlerin mevcut olduğunu kontrol etmek önemlidir.

Örneğin, Mailchimp listenize abone eklemek istiyorsanız otomasyon aracının Mailchimp için özel bir "Abone Ekle" işlemine sahip olduğundan emin olun.

Yapay zeka araçlarıyla entegrasyonlar

Otomatik iş akışlarınızda yapay zekayı kullanmak, süreci büyük ölçüde geliştirebilir. Bu nedenle entegrasyon platformunun OpenAI gibi araçlarla entegrasyon sunup sunmadığını kontrol etmelisiniz.

İş akışı özelleştirme özellikleri

Otomatik iş akışlarını gecikmeler , biçimlendiriciler , programlar , yönlendiriciler vb. gibi özel ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirebilmeniz için entegrasyon aracının gelişmiş özellikler sunduğundan emin olun.

Ölçeklenebilirlik

Aracın büyüyen iş ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılayamayacağını düşünün.

Seçtiğiniz araç çok sayıda görevi etkili bir şekilde yürütebilmeli ve herhangi bir engelleyici olmadan birden fazla iş akışı oluşturabilmelisiniz.

İncelemeler ve Öneriler

Farklı otomasyon araçlarıyla ilgili deneyimleri hakkında bilgi edinmek için diğer kullanıcıların yorumlarını ve önerilerini okuyun.

Destek

Aracın iyi bir müşteri desteğine ve yararlı belgelere sahip olup olmadığını kontrol edin. Herhangi bir sorunuz veya sorununuz varsa yardım isteyebilirsiniz.

Fiyatlandırma

Son olarak, aracın maliyetini ve paranızın karşılığında ne alacağınızı düşünün. Özellikler, destek ve işinize nasıl fayda sağladığı açısından değer arayın.

Ayrıca platformun ücretsiz deneme sürümü sunup sunmadığını kontrol edebilir, böylece ihtiyaçlarınıza göre test edebilir ve ardından karar verebilirsiniz.

Birisi İletişim Formlarınızı Doldurduğunda Kişiselleştirilmiş E-postalar Göndermek için İş Akışı Nasıl Oluşturulur

Otomasyon aracınızı seçtiğinizi ve artık birisi web sitenizdeki iletişim formunu doldurduğunda otomatik olarak kişiselleştirilmiş e-postalar göndermek istediğinizi hayal edin.

Bu süreci açıklamak için aşağıdaki araç setine örnek olarak bakalım:

1. Beaver Builder : WordPress için en iyi sayfa oluşturuculardan biri olarak kabul edilen Beaver Builder, iletişim formumuzu oluşturmak için kullanacağımız kullanışlı bir form bloğu içerir.

2. SureTriggers : Bu otomasyon aracı WordPress, WordPress eklentileri ve web uygulamalarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşerek otomatik iş akışları oluşturmanıza olanak tanır.

3. OpenAI : ChatGPT ve Dall-E 2 gibi ürünlerin arkasındaki kuruluş olan OpenAI'yi biliyor olabilirsiniz. Kişiselleştirilmiş e-postalar oluşturmak için OpenAI'yi kullanacağız.

4. Gmail : SureTriggers aracılığıyla e-posta göndermek için herhangi bir e-posta hizmetini veya SMTP'yi (Basit Posta Aktarım Protokolü) kullanabilirsiniz, ancak kolaylık olması açısından, bir form gönderildiğinde e-posta göndermek için Gmail'i kullanacağız.

5. Slack: Sizin ve ekibinizin Slack'i iç iletişim için kullanabileceğinizi düşünüyoruz ve yeni form gönderimleri alındığında Slack üzerinden bir mesaj göndereceğiz.

Şimdi otomasyon araçlarının nasıl çalıştığını derinlemesine inceleyelim ve anlayalım ve ardından istenen iş akışımızı oluşturmak için SureTriggers'ı Beaver Builder, OpenAI ve Gmail'e bağlama sürecini keşfedelim!

İş Akışınızı Oluşturmaya Başlamadan Önce

Otomatik iş akışını ayarlamaya başlamadan önce aşağıdakilere sahip olduğunuzdan emin olun:

• SureTriggers hesabı : Bir SureTriggers hesabına ücretsiz olarak kaydolabilir veya zaten bir hesabınız varsa giriş yapabilirsiniz.
• Beaver Builder kullanılarak tasarlanmış web sitesi : WordPress web sitenizde Beaver Builder'ın kurulu ve etkinleştirildiğinden emin olun, çünkü bu, birlikte çalışacağımız form oluşturma aracı olacaktır.
• OpenAI hesabı : OpenAI platformunda bir hesap için kaydolun, çünkü onu SureTriggers'a bağlamak için API anahtarlarını kullanacağız.
• Gmail hesabı : Muhtemelen zaten bir hesabınız var. Bu hesabı e-posta göndermek için kullanmak istiyorsanız bunu kesinlikle yapabilirsiniz. Alternatif olarak, SureTriggers'a bağlanmak ve e-posta göndermek için özel olarak yeni bir Gmail hesabı oluşturabilirsiniz.

Bu hesapları hazırladıktan sonra SureTriggers hesabınıza giriş yapabilir ve tüm uygulamaları SureTriggers'a bağlayabilirsiniz.

Beaver Builder'ı SureTriggers'a Bağlama

SureTriggers'ı Beaver Builder'a bağlamak için tek yapmanız gereken Beaver Builder'ı kullandığınız WordPress sitenize SureTriggers eklentisini yüklemektir.

Kurulum sürecini anlamanıza yardımcı olacak bir videoyu burada bulabilirsiniz.

SureTriggers'ı WordPress sitenize başarıyla yükledikten ve etkinleştirdikten sonra, SureTriggers hesabınız, yüklü eklentilerle birlikte bu WordPress sitesine bağlanacaktır.

Daha sonra Beaver Builder'ın iletişim formu modülünü kullanarak web sitenize herhangi bir form ekleyebilir ve yeni bir modül olarak kaydedebilirsiniz:

Formları modüller halinde kaydederek Beaver Builder tetikleyicisini ayarlarken formu seçebileceksiniz:

Tetikleyicileri nasıl ayarlayacağınızı düşünüyorsanız bu makalede daha ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

OpenAI, Slack ve Gmail'i SureTriggers'a bağlama

Web uygulamalarını SureTriggers'a bağlama süreci oldukça basittir. Aşağıda açıklanan adımları takip etmeniz yeterlidir:

1. SureTriggers hesabınızda oturum açın ve Uygulamalar ekranına gidin:

2. Yeni Bağlantı Ekle düğmesine tıklayın:

3. OpenAI'yi arayın ve sonuçlardan simgesine tıklayın:

4. SureTriggers ile OpenAI arasında bağlantı oluşturmanıza yardımcı olacak ekrandaki adımları izleyin:

OpenAI'ye bağlandıktan sonra Gmail ve Slack için yeni bir bağlantı eklemek üzere aynı adımları uygulayabilirsiniz:

OpenAI, Gmail, Slack ve Beaver Builder SureTriggers hesabınıza bağlandıktan sonra iş akışınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz.

İş Akışını Oluşturma

Bu iş akışını nasıl oluşturacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1. Birisi Beaver Builder'ı kullanarak form gönderdiğinde etkinleşen bir tetikleyici ayarlayarak başlayın.
2. Kişiselleştirilmiş e-postalar oluşturmak için OpenAI'nin yeteneklerini kullanan bir eylem yapılandırın.
3. Formu gönderen kişiye Gmail aracılığıyla e-posta göndermek için başka bir eylem ayarlayın.
4. Son olarak, yeni bir form gönderimi alındığında Slack'teki ekibinize bildirim mesajı göndermek için bir eylem oluşturun.

Bu adımları izleyerek formu gönderenlere yanıt gönderme sürecini otomatikleştirebilir ve ekibinizi yeni form gönderimlerinden haberdar edebilirsiniz.

SureTriggers'ta bu iş akışının nasıl oluşturulacağı ve hazır bir iş akışı şablonuna nasıl erişeceğiniz konusunda ayrıntılı bir kılavuza ihtiyacınız varsa bu makaleye göz atın.

Çözüm

Sonuç olarak, yapay zekayı ve otomasyonu iş operasyonlarınıza dahil etmek dönüştürücü bir etkiye sahip olabilir.

Otomasyon, işletmelerin çalışma biçiminde devrim yarattı ve yapay zekanın da devreye girmesiyle oyun tamamen değişti.

Yapay zeka ve otomasyonun gücünden yararlanmak işletmeniz için önemli bir fark yaratabilir. Çalışma şeklinizde ve hedeflerinize ulaşma şeklinizde devrim yaratma potansiyeline sahiptir.

Bu teknolojileri benimseyerek süreçleri kolaylaştırabilir, üretkenliği artırabilir ve büyüme ve başarı için yeni fırsatların kilidini açabilirsiniz.

Bu nedenle, iş çabalarınızda olasılıkları keşfetmekten ve yapay zeka ile otomasyonun avantajlarından yararlanmaktan çekinmeyin.