การเขียนอีเมลที่น่าดึงดูด: บทเรียนจากพนักงานที่มีไหวพริบที่สุดในสำนักงาน

คุณคือ Michael Scott ที่กำลังสร้าง ยอมรับว่าคุณได้ดู The Office เกินคุ้มนับครั้งไม่ถ้วน และหัวเราะกับความอึดอัดเฮฮาและช่วงเวลาที่สมควรจะประจบประแจง แต่เบื้องหลังความตลกขบขัน รายการนี้เต็มไปด้วยบทเรียนอันทรงคุณค่าสำหรับทุกคนในด้านการตลาดหรือการขาย ตัวละครอาจทำงานที่บริษัทจัดหากระดาษใน Scranton แต่เทคนิคของพวกเขานำไปใช้ได้อย่างสมบูรณ์แบบกับการสร้างอีเมลที่ขายได้

เจาะลึก: การเคลื่อนไหวอันเป็นเอกลักษณ์ของ Michael Scott

Michael Scott จาก The Office เป็นราชาแห่งเรื่องตลกร้ายและอารมณ์ขันที่น่าอึดอัด แต่เขามักจะนำเสนอมุกตลกที่เขาสัญญาไว้เสมอ หัวเรื่องอีเมลของคุณควรทำเช่นเดียวกัน หากคุณสัญญากับผู้อ่านว่าพวกเขาจะได้เรียนรู้ “5 วิธีในการเปิดอีเมลเป็นสองเท่า” คุณควรส่งมอบสิ่งนั้นอย่างแน่นอน

หัวเรื่องที่สัญญามากเกินไปและแสดงผลน้อยไปจะทำให้ผู้อ่านหงุดหงิดและทำลายความน่าเชื่อถือของคุณ หัวข้อเรื่องของคุณมีความชัดเจนและกระชับ โดยเน้นไปที่ประโยชน์หลักหรือข้อความสำคัญที่คุณต้องการสื่อ ตัวอย่างบางส่วนที่ได้รับแรงบันดาลใจจาก The Office:

• “5 แกล้งสุดคลาสสิกจาก The Office (ที่คุณไม่ควรดึงในที่ทำงาน)”
• “สิ่งที่ Michael Scott สอนฉันเกี่ยวกับการพูดในที่สาธารณะ (ความดี ความชั่ว และสิ่งที่น่าอึดอัดใจ)”
• “จะหลีกเลี่ยงการเป็น 'โทบี้' ในสำนักงานของคุณได้อย่างไร”

หัวเรื่องเหล่านี้สื่อสารอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่ผู้อ่านคาดหวังได้ในเนื้อหาอีเมล พวกเขากระตุ้นความสนใจในรูปแบบที่สนุกสนานและเข้าถึงได้สำหรับแฟนรายการ เนื้อหาอีเมลของคุณควรให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ความบันเทิง หรือเครื่องมือที่สอดคล้องกับคำมั่นสัญญาในหัวเรื่องของคุณโดยตรง ให้เนื้อหาของคุณมีสมาธิและหลีกเลี่ยงการพูดถึงเรื่องแทนเจนต์ คลิกที่นี่เพื่อเรียนรู้เทคนิคการปฏิบัติในการเขียนหัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพสูง

ความอบอุ่นของ Jim Halpert: การสร้างความไว้วางใจผ่านทางน้ำเสียง

Jim Halpert จาก The Office เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการใช้น้ำเสียงที่อบอุ่นและเป็นที่ชื่นชอบเพื่อสร้างความไว้วางใจกับผู้อ่านอีเมลของเขา ในฐานะนักเขียนคำโฆษณาทางอีเมล คุณสามารถเรียนรู้จากแนวทางของ Jim ได้

สร้างสายสัมพันธ์ผ่านความอบอุ่น

จิมถูกมองว่าเป็นคนดีที่มีน้ำใจและมีน้ำเสียงอบอุ่น เขาเจอคนที่คุณอยากดื่มด้วยหลังเลิกงาน จิมเป็นที่รู้กันว่าน่ารักและสร้างความไว้วางใจกับผู้อื่นผ่านน้ำเสียงของเขา ผู้อ่านของคุณจะไว้วางใจคุณมากขึ้นหากคุณ:

• ใช้คำเช่น “เราให้ความสำคัญ” “เราใส่ใจ” “เรามุ่งมั่นที่จะ” เมื่ออธิบายแบรนด์ของคุณ นี่แสดงให้คุณเห็นลำดับความสำคัญของลูกค้า
• เน้นมาตรการรักษาความปลอดภัย การรับประกัน หรือนโยบายที่ปกป้องผู้อ่าน ตัวอย่างเช่น “ข้อมูลส่วนบุคคลของคุณจะถูกเก็บเป็นความลับอย่างเคร่งครัดตามนโยบายความเป็นส่วนตัวของเรา”
• แบ่งปันรายละเอียดเบื้องหลังเกี่ยวกับบริษัทของคุณเพื่อให้ดูโปร่งใสมากขึ้น แต่อย่าแชร์มากเกินไป – รักษาทุกอย่างให้เป็นมืออาชีพ
• ขอขอบคุณผู้อ่านของคุณสำหรับธุรกิจและความภักดีของพวกเขา พูดประมาณว่า “เราขอขอบคุณที่คุณเลือกแบรนด์ของเรา การสนับสนุนของคุณมีความหมายมากสำหรับเรา”

ใช้อารมณ์ขันอย่างมีกลยุทธ์ แต่อย่าหักโหมจนเกินไปเหมือน Andy

Andy Bernard จาก The Office เป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของการไม่ใช้อารมณ์ขันในการเขียนคำโฆษณาทางอีเมลของคุณ เรื่องตลกของเขาเป็นเรื่องที่น่าอึดอัดใจ ผิดจังหวะ และมักน่ารังเกียจ แต่เมื่อทำถูกต้อง อารมณ์ขันก็มีประสิทธิภาพสูง

ใช้เรื่องตลกที่เหมาะกับคุณ

สร้างเรื่องตลกสนุกๆ หรือคำพูดที่เฉียบแหลมซึ่งปรับให้เหมาะกับผู้ชมและผลิตภัณฑ์ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากเขียนถึงแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน คุณอาจพูดว่า "ช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นนับตั้งแต่ [ปีก่อตั้ง]...ไม่ใช่ว่าเรากำลังคุยโม้หรืออะไรก็ตาม" อารมณ์ขันที่ตรงเป้าหมายจะแสดงให้คุณเข้าใจลูกค้าและทำให้แบรนด์ของคุณเข้าถึงได้มากขึ้น

หลีกเลี่ยงการโง่เกินไป

แม้ว่าอารมณ์ขันจะดีแต่อย่าหักโหมจนเกินไป เรื่องตลกเป็นครั้งคราวเป็นสิ่งที่ดี แต่อย่าทำให้ทุกประโยคเป็นเรื่องไร้สาระ ลูกค้าของคุณยังคงต้องการข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ดูการแกล้งของจิมและแพมต่อดไวต์เพื่อหาแรงบันดาลใจ มันเป็นกลยุทธ์ไม่คงที่ อารมณ์ขันของคุณควรเหมือนกัน

รับความเห็นที่สอง

ให้เพื่อนร่วมงานตรวจสอบฉบับร่างของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าอารมณ์ขันจะออกมาตรงตามที่ต้องการ อธิบายบริบทและถามว่ามีส่วนใดที่ดูเหมือนไม่เหมาะสมหรืออาจทำให้บางกลุ่มขุ่นเคืองหรือไม่ ทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น ปลอดภัยไว้ก่อนดีกว่าเสี่ยงทำให้ลูกค้าแปลกหน้าด้วยเรื่องตลกที่ไม่สมควร

องค์กรของแองเจลา มาร์ติน: กุญแจสู่การเปลี่ยนแปลง

Angela Martin จาก The Office คือราชินีแห่งองค์กร วิธีการอันพิถีพิถันของเธอสามารถสอนเรามากมายเกี่ยวกับการออกแบบสำเนาอีเมลที่มีประสิทธิภาพ

โครงสร้างที่ชัดเจน

ไฟล์ โต๊ะ และกำหนดการรายวันของ Angela ได้รับการจัดเรียงอย่างสมบูรณ์แบบ เธอรู้แน่ชัดว่าทุกสิ่งอยู่ที่ไหนตลอดเวลา เนื้อหาและเค้าโครงอีเมลของคุณควรมีโครงสร้างที่ชัดเจนเช่นเดียวกัน จัดกลุ่มแนวคิดและส่วนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันภายใต้หัวข้อต่างๆ ใช้รายการที่มีลำดับเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อจัดระเบียบประเด็นสำคัญ ทำให้ผู้อ่านสามารถติดตามความคิดของคุณได้อย่างง่ายดาย

จัดลำดับความสำคัญ

แองเจล่ากำหนดระดับความสำคัญให้กับงานและความรับผิดชอบทั้งหมดของเธอ ในอีเมลของคุณ ให้ทำให้เนื้อหา คำกระตุ้นการตัดสินใจ หรือข้อความที่สำคัญที่สุดโดดเด่นที่สุด ใช้เครื่องมือ เช่น ขนาดตัวอักษร สี และการจัดตำแหน่งเพื่อสร้างลำดับชั้นภาพที่เน้นลำดับความสำคัญ

ใส่ใจในรายละเอียด

แองเจลาสังเกตเห็นรายละเอียดที่เล็กที่สุดและรับประกันประสิทธิภาพสูงสุดในทุกด้านของงานของเธอ ตรวจสอบอีเมลของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องกันก่อนที่จะส่ง ตรวจสอบอีกครั้งว่าลิงก์ รูปภาพ การจัดรูปแบบ และเนื้อหาทำงานอย่างถูกต้อง ความใส่ใจในรายละเอียดอย่างพิถีพิถันของคุณจะสร้างความประทับใจอย่างมืออาชีพ

ทำตามกฏ

แองเจลาเชื่อมั่นอย่างยิ่งในนโยบาย ระเบียบการ และ "กฎเกณฑ์" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสำเนาอีเมลของคุณเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว ความโปร่งใส สแปม และการตลาด ตรวจสอบนโยบายของบริษัทอย่างรอบคอบเพื่อรับประกันว่าเนื้อหาของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดก่อนเผยแพร่

เวทมนตร์การขายของ PAS, AIDA และ Dwight Schute

Dwight Schrute รู้วิธีการขาย คุณยังสามารถขายคู่แข่งของคุณได้ด้วยการทำตามคำแนะนำของเขา วิธีการนอกรีตของเขาและบางครั้งการแสดงตลกที่สมควรประจบประแจงใน The Office ให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าในการเขียนสำเนาอีเมลที่โน้มน้าวใจ เขาใช้เทคนิคการขายที่ได้รับการพิสูจน์แล้วสองประการ: PAS (Problem Agitate Solution) และ AIDA

PAS: สร้างปัญหา ปลุกเร้า และกอบกู้โลก

Dwight เป็นผู้เชี่ยวชาญของ PAS เขามักจะคิดค้นปัญหาเพื่อทำให้ตัวเองดูเหมือนจำเป็นต่อการแก้ปัญหาเหล่านั้น สำหรับสำเนาอีเมล ให้เน้นที่ปัญหาจริงที่ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณสามารถแก้ไขได้ อธิบายปัญหาในลักษณะที่โดนใจผู้อ่านและทำให้พวกเขาพยักหน้าเห็นด้วย จากนั้น ปลุกปั่นความคับข้องใจกับสภาพที่เป็นอยู่ และทำให้ปัญหาดูเหมือนทนไม่ได้ สุดท้ายนี้ นำเสนอวิธีแก้ปัญหาของคุณในฐานะฮีโร่ที่ช่วยกอบกู้โลก

AIDA: ดึงดูดความสนใจ กระตุ้นความสนใจ ทำให้พวกเขาปรารถนา และกระตุ้นให้พวกเขาลงมือทำ

ดไวต์ทำให้ผู้คนมีส่วนร่วมด้วยการแสดง การแสดงตลกของเขาเป็นที่น่าจดจำและทำให้ผู้คนให้ความสนใจ แม้ว่าพวกเขาจะไม่เห็นด้วยก็ตาม! ในอีเมลของคุณ ให้ดึงดูดความสนใจด้วยหัวเรื่องที่น่าสนใจและการเปิดเรื่องที่น่าสนใจ กระตุ้นความสนใจโดยเน้นไปที่คุณประโยชน์และใช้ภาษาที่สดใสเพื่อช่วยให้ผู้อ่านจินตนาการถึงการใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณ สร้างความปรารถนาโดยการใช้อารมณ์และแบ่งปันความเป็นไปได้ที่น่าตื่นเต้น ออกคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนเพื่อให้ผู้อ่านสามารถดำเนินการขั้นต่อไปได้อย่างง่ายดาย

พูดแบบสนทนา ไม่ใช่องค์กรแบบ Pam Beesly

เช่นเดียวกับ Pam Beesly จาก The Office ให้ใช้น้ำเสียงการสนทนาในการเขียนคำโฆษณาทางอีเมลของคุณ พูดคุยกับผู้อ่านเหมือนพูดคุยกับเพื่อน ไม่ใช่พูดแบบแข็งกร้าวในองค์กร

ทำให้มันสบายๆ

อีเมลของ Pam มักจะเบาและเป็นกันเองเสมอ แม้ว่าจะสื่อสารเกี่ยวกับหัวข้องานก็ตาม เธอพูดอย่างเป็นธรรมชาติเหมือนกับที่เธอพูดต่อหน้า ผู้อ่านของคุณจะประทับใจกับน้ำเสียงที่เป็นกันเองและเป็นกันเอง พูดว่า "นี่คือรายละเอียดสำหรับการประชุมครั้งต่อไปของเรา" แทน "โปรดดูด้านล่างสำหรับวาระการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการประชุมครั้งต่อไปของเรา"

แบ่งปันรายละเอียดส่วนบุคคล

เพื่อกระชับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้อ่าน ให้พิจารณาใส่รายละเอียดหรือเรื่องราวส่วนตัว ดังที่แพมมักทำเมื่อส่งอีเมลถึงจิมหรือเพื่อนของเธอ พูดประมาณนี้: ขณะที่ฉันกำลังขับรถไปทำงานเมื่อเช้านี้ ฉันพบว่าตัวเองกำลังนึกถึงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่นี้ และอยากจะแบ่งปันแนวคิดบางอย่างกับคุณ” การรวมสัมผัสส่วนตัวจะช่วยสร้างความคุ้นเคยและความไว้วางใจระหว่างฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

ความคิดสร้างสรรค์ของ Creed: การคิดนอกกล่องจดหมาย

Creed Bratton ตัวแทนฝ่ายประกันคุณภาพของ Dunder Mifflin Paper Company เป็นที่รู้จักจากพฤติกรรมแหวกแนวและแปลกประหลาด สิ่งนี้ขยายไปถึงสไตล์การเขียนอีเมลอันเป็นเอกลักษณ์ของเขา Creed คิดนอกกล่องจดหมายและอีเมลของเขามักจะมีเนื้อหาที่ไม่คาดคิดและน่าขบขัน ซึ่งดึงดูดความสนใจของผู้รับ

ความคาดเดาไม่ได้

อีเมลของ Creed เป็นแบบสุ่มและเอาแน่เอานอนไม่ได้ คุณไม่มีทางรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณเห็นข้อความจาก Creed ในกล่องจดหมายของคุณ องค์ประกอบของความประหลาดใจนี้ทำให้ผู้อ่านเกิดความตื่นตัวและทำให้พวกเขาอยากรู้ว่า Creed พูดอะไร ในการเขียนคำโฆษณาทางอีเมลของคุณเอง ให้ใส่สิ่งที่คาดเดาไม่ได้ลงไปเพื่อให้สมาชิกมีส่วนร่วม ใส่ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ ภาพที่สนุกสนาน หรือความคิดเห็นที่มีไหวพริบเมื่อพวกเขาคาดหวังน้อยที่สุด

ความกะทัดรัด

Creed ให้ความสำคัญกับความกระชับ อีเมลของเขาสั้นและตรงประเด็น ปกติมีเพียง 1-2 ประโยคเท่านั้น เขาไม่เปลืองคำพูดหรือเวลาของผู้อ่าน เมื่อสร้างสำเนาอีเมลของคุณ โปรดกระชับ สื่อสารข้อความของคุณโดยใช้คำเพียงไม่กี่คำเท่าที่จะเป็นไปได้โดยที่ยังคงดึงดูดความสนใจ ทำให้ย่อหน้าและประโยคสั้นและหลีกเลี่ยงการใช้คำฟุ่มเฟือยโดยไม่จำเป็น

ของแท้

อีเมลของ Creed สะท้อนถึงเสียงที่เป็นเอกลักษณ์ของเขา และอย่าพยายามเสแสร้งเป็นอย่างอื่น ข้อความของเขาจับเอาตัวตนที่แปลกประหลาดและแปลกประหลาดของเขาได้อย่างสมบูรณ์แบบ ทำให้ผู้อ่านได้รับคำชื่นชมในความถูกต้อง เมื่อเขียนสำเนาอีเมล ให้บุคลิกภาพที่แท้จริงของคุณเปล่งประกายโดยการเป็นตัวของตัวเอง พูดคุยกับผู้ฟังของคุณโดยตรงราวกับกำลังพูดคุยกับเพื่อนโดยตรง ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะเชื่อมโยงกับข้อความที่แท้จริงได้อย่างใกล้ชิดมากกว่าข้อความที่สร้างขึ้น

ปิดผนึกข้อตกลงสไตล์ The Office

คุณต้องการปิดผนึกข้อตกลงตามสไตล์ของ Dunder Mifflin หรือไม่? เป็นตัวของตัวเองและปล่อยให้บุคลิกของบริษัทของคุณเปล่งประกาย แนวทางที่แปลกใหม่และจริงจังของ Dunder Mifflin คือกุญแจสู่ความสำเร็จของบริษัท คุณต้องการรักษาภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ แต่อย่ากลัวที่จะปล่อยให้เสียงและบุคลิกที่เป็นเอกลักษณ์ของบริษัทเปล่งประกายออกมา

ผู้อ่านจะเชื่อมโยงกับสัมผัสของมนุษย์มากกว่าองค์กรนิรนาม คุณควรย้ำและสร้างคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน เช่น การกำหนดเวลาการสาธิต การเริ่มทดลองใช้งาน หรือการซื้อทันที ทำให้ผู้อ่านของคุณ “ใช่!” เป็นเรื่องง่ายและน่าสนใจ

บทสรุป

ในเกมอีเมล เสน่ห์แหวกแนวของ The Office มอบขุมทรัพย์แห่งข้อมูลเชิงลึก ตั้งแต่หัวเรื่องที่เจาะจงไปจนถึงโทนสีอบอุ่นและความคิดสร้างสรรค์ที่คาดไม่ถึง มีอะไรให้เรียนรู้มากมาย ดังนั้น ให้อีเมลของคุณสะท้อนถึงแบรนด์ของคุณอย่างมีเอกลักษณ์ สร้างความสมดุลระหว่างความเป็นมืออาชีพและบุคลิกภาพที่แท้จริง ด้วยภูมิปัญญาที่แหวกแนวของ The Office สร้างสรรค์อีเมลที่ดึงดูด เชื่อมต่อ และบรรลุข้อตกลงในที่สุด