เมื่อใด อย่างไร และเหตุใดจึงต้องใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma ใน WooCommerce

เอกสารมีประโยชน์ในธุรกิจออนไลน์เพราะสามารถให้ข้อมูล ขอการชำระเงิน สร้างความสัมพันธ์ และให้การคุ้มครองทางกฎหมาย ใบแจ้งหนี้ Proforma ใน WooCommerce แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ WooCommerce อื่น ๆ ในสองสามวิธี

มาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ proforma ใน WooCommerce

ใบแจ้งหนี้ Proforma มักใช้เพื่อเรียกร้องการชำระเงินจากลูกค้าที่มุ่งมั่นก่อนส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ เอกสารนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับรายการ จำนวนเงินที่ชำระ และรายละเอียดธุรกรรมอื่นๆ

โดยพื้นฐานแล้วเป็นข้อตกลงที่ทำขึ้นโดย "โดยสุจริต" ระหว่างคุณ (ผู้ขาย) และลูกค้า เพื่อให้ทั้งคู่ทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง

ตัวอย่างเช่น การใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma คุณสามารถเสนอรายละเอียดของธุรกรรมที่จะเกิดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดเตรียมเงินทุนก่อนที่คุณจะผลิตสินค้าหรือให้บริการ

นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายว่าไม่มีฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งมุ่งมั่นที่จะขาย/ซื้อสินค้าหรือบริการที่จำเป็นในเวลานี้ ผู้ขายสามารถพักผ่อนได้อย่างสบายใจโดยรู้ว่าผู้ซื้อจะเสร็จสิ้นการสั่งซื้อและชำระเงินเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้การขายขั้นสุดท้าย ผู้ซื้อยังได้รับการคุ้มครองจากค่าธรรมเนียมพิเศษ/การคิดราคาเกินที่ไม่คาดคิดจากผู้ขาย

นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการค้าระหว่างประเทศเนื่องจากให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับพิธีการทางศุลกากร

สิ่งสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจคือ โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้ Proforma ใน WooCommerce จะมอบให้กับลูกค้าหรือลูกค้าหลังจากที่พวกเขาให้คำมั่นที่จะซื้อจากคุณ แต่ไม่สามารถส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการได้ เนื่องจากรายละเอียดขั้นสุดท้ายยังต้องได้รับการยืนยัน คุณส่งสินค้าและออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการเมื่อลูกค้าตกลงทุกอย่างแล้ว

ผู้ขายต่างประเทศก็ใช้ประโยชน์ได้ดีเช่นกัน ข้อกำหนดของศุลกากรในท่าเรือทั่วโลกต้องการให้ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสินค้าที่จัดส่งสามารถเข้าถึงได้ง่ายและมองเห็นได้ เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินพิธีการศุลกากรอย่างรวดเร็ว ใบแจ้งหนี้ Proforma มีประโยชน์สำหรับการแบ่งปันข้อเท็จจริง เช่น น้ำหนัก มูลค่า ภาษี ค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง และอื่นๆ

ใบแจ้งหนี้ Proforma ทำให้กระบวนการขายง่ายขึ้น ลูกค้าของคุณยอมรับการกำหนดราคาในใบแจ้งหนี้ Pro Forma จากนั้นคุณจะจัดส่งสินค้า สัญญาเป็นแบบเดินรถทางเดียว ดังนั้นจึงไม่มีการเจรจากลับไปกลับมาหลังจากที่คุณทำครึ่งของคุณเสร็จแล้ว

ข้อดีของใบแจ้งหนี้ Proforma ได้แก่:

• คำว่า "ความโปร่งใส" หมายถึงการระบุเงื่อนไขทั้งหมดที่ตกลงกัน เช่น วันที่ส่งมอบ ราคา ปริมาณ ฯลฯ
• สามารถใช้เป็นทั้งใบสั่งซื้อและใบเสนอราคา ผู้ซื้ออาจต้องใช้สิ่งนี้เพื่อขออนุมัติการซื้อภายใน
• ไม่ได้แสดงถึงความต้องการหรือคำขอชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ Pro forma เป็นข้อตกลง "โดยสุจริต" ที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้น
• บางบริษัทต้องการใบแจ้งหนี้ Pro Forma ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการอนุมัติการจัดซื้อภายใน

ใบแจ้งหนี้ Proforma ค่อนข้างคล้ายกับใบแจ้งหนี้การขายขั้นสุดท้ายและมีข้อมูลเหมือนกัน สามารถสร้างโดยใช้ใบแจ้งหนี้ PDF ของ WooCommerce สลิปบรรจุภัณฑ์ บันทึกการจัดส่ง และป้ายกำกับการจัดส่งโดย WebToffee

วัตถุประสงค์หลักของใบแจ้งหนี้ Proforma คือการแสดงให้ลูกค้าของคุณทราบถึงรายละเอียดเฉพาะของธุรกรรมที่เสนอ ดังนั้น ควรมีข้อมูลเดียวกันกับใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย

รวมรายละเอียดต่อไปนี้:

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน
• ชื่อบริษัท ที่อยู่ และรายละเอียดการติดต่อ
• ชื่อและที่อยู่ลูกค้าของคุณ
• วันที่ออกและวันครบกำหนด
• รายละเอียดสินค้า
• เงื่อนไขการขนส่ง
• เงื่อนไขการขาย
• ภาษีที่เกี่ยวข้อง หากมี
• ค่าจัดส่งถ้ามี
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma ถ้ามี

ไม่เหมือนกับใบแจ้งหนี้การขายขั้นสุดท้าย Proforma ควรมีข้อมูลต่อไปนี้:

คำว่า " ใบกำกับสินค้า Proforma " หมายถึงลูกค้าของคุณว่านี่ไม่ใช่ใบกำกับภาษีขายหรือใบกำกับภาษี

ก่อนอื่น คุณต้องซื้อ ติดตั้ง และเปิดใช้งานปลั๊กอินรุ่นพรีเมียมในร้านค้า WooCommerce ของคุณ

จากแดชบอร์ด WordPress ไปที่ Invoices/Packing > Proforma Invoice

ในการตั้งค่าทั่วไป คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าพื้นฐานสำหรับใบแจ้งหนี้ Proforma ได้

วันที่ใน ใบแจ้งหนี้ Proforma – คุณสามารถเลือกวันที่สั่งซื้อหรือวันที่สร้างใบแจ้งหนี้ Proforma

สร้างใบแจ้งหนี้ Proforma สำหรับสถานะการสั่งซื้อ- สร้างเฉพาะใบแจ้งหนี้ Proforma สำหรับสถานะการสั่งซื้อบางอย่างเท่านั้น คุณสามารถเลือกสถานะคำสั่งซื้อได้หลายแบบตามความเหมาะสมทางธุรกิจของคุณ

แนบไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้ Proforma ในอีเมล: อนุญาตให้อีเมลคำสั่งซื้อรวมเวอร์ชัน PDF ของเทมเพลตใบแจ้งหนี้ Proforma ที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน

เปิดใช้งานตัวเลือก Print Proforma Invoice สำหรับลูกค้า: ช่วยให้คุณสามารถแสดงปุ่มพิมพ์ใบแจ้งหนี้ Proforma ให้กับลูกค้าของคุณในอีเมลคำสั่งซื้อ

ส่วนท้ายแบบกำหนดเองสำหรับใบแจ้งหนี้ Proforma: ในส่วนข้อความ ให้ป้อนส่วนท้ายแบบกำหนดเองสำหรับใบแจ้งหนี้ Proforma หากช่องนี้เว้นว่างไว้ ส่วนท้ายเริ่มต้นจากการตั้งค่าทั่วไปจะถูกโหลด

หมายเหตุพิเศษ: ในฟิลด์ข้อความที่ให้ไว้ ให้ระบุหมายเหตุที่เกี่ยวข้องที่ควรรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ Proforma

แสดงคอลัมน์ภาษีแต่ละรายการในตารางผลิตภัณฑ์ e: อนุญาตให้จัดประเภทภาษีที่แตกต่างกันในคอลัมน์ที่แตกต่างกัน

หลังจากการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Update Settings

คุณสามารถสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma ที่กำหนดเองได้โดยใช้ชุดคำนำหน้า/ส่วนต่อท้าย/หมายเลข หรือคุณสามารถจำลองหมายเลขคำสั่งซื้อเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma

รูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma: ระบุรูปแบบที่ควรสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นตัวอย่าง: [prefix][number][suffix]

ใช้หมายเลขคำสั่งซื้อเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma: หากต้องการใช้หมายเลขคำสั่งซื้อเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma ให้เลือกใช่ หากคุณต้องการสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma ที่ไม่ซ้ำกัน ให้เลือก No และกรอกข้อมูลที่จำเป็นในพื้นที่ที่มีประชากร ฟิลด์จะถูกกรอกโดยอัตโนมัติตามรูปแบบตัวเลขที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้

หมายเลขเริ่มต้นใบแจ้งหนี้: ฉัน อยู่ในพื้นที่ที่ระบุ ป้อนหมายเลขเริ่มต้นใบแจ้งหนี้ proforma ที่จำเป็น

ความยาวใบแจ้งหนี้ Proforma: ค่านี้แสดงถึงความยาวทั้งหมดของหมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma หากหมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma ที่ได้นั้นสั้นกว่าความยาวที่ระบุ หมายเลขนั้นจะถูกเติมด้วย '0'

หลังจากอัปเดตที่จำเป็นแล้ว ให้คลิกปุ่ม อัปเดต เพื่อแสดงการอัปเดตในใบแจ้งหนี้ Proforma สุดท้ายของคุณ

คุณสามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ Proforma ได้โดยใช้เทมเพลตที่มีอยู่แล้วภายในและปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจเฉพาะของคุณ

คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้โดยสลับปุ่มทางด้านซ้ายมือของแท็บการปรับแต่ง

คุณยังสามารถสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ Proforma ใหม่ได้โดยคลิกที่ตัวเลือกสร้างเทมเพลตใหม่ด้านล่างแท็บปรับแต่ง

คุณสามารถเลือกตัวเลือกเทมเพลตใดก็ได้จาก 3 ตัวเลือกจากกล่องป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้น

ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นกับเค้าโครงและบันทึก

หลังจากบันทึกแล้ว ให้เปิดใช้งานเทมเพลตเพื่อใช้กับใบแจ้งหนี้ Proforma ของคุณในอนาคต

ใบแจ้งหนี้ Proforma ใน WooCommerce เป็นเอกสารสำคัญ เนื่องจากช่วยให้ทำธุรกรรมทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อได้รับสินค้า/บริการ ช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ขายมีความโปร่งใสมากขึ้น นอกจากนี้ ไม่เพียงแต่เป็นเครื่องมือในการเจรจาต่อรองที่ดีและจำเป็นสำหรับการจัดส่งทั่วโลกเท่านั้น นอกจากนี้ยังช่วยในการพัฒนาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ในการแนะนำคุณในทิศทางที่ถูกต้อง

คุณอาจสนใจที่จะอ่านบทความของเราเกี่ยวกับส่วนประกอบที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้รวมถึงวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ PDF