Scope Creep คืออะไร? ตัวอย่างและวิธีป้องกัน

เผยแพร่แล้ว: 2022-07-15

ขอบเขตการคืบคลานเป็นปัญหาที่อาละวาดที่ผู้ให้บริการหรือนักแปลอิสระแทบทุกคนเคยเจอขณะจัดการโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์และเว็บไซต์ ขอบเขตการคืบคลานอาจมีผลกระทบร้ายแรงต่อเวลา ประสิทธิภาพการทำงาน และอัตรากำไรของคุณ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ จนกว่าคุณจะเข้าใจขอบเขตของโครงการที่คุณกำลังจะดำเนินการอย่างละเอียด คุณจะไม่สามารถควบคุมหรือจัดการการคืบคลานของขอบเขตได้

ในบทความนี้ เราจะสำรวจความหมายของการคืบขอบเขตและสาเหตุทั่วไป คุณยังจะได้เห็นตัวอย่างของขอบเขตที่คืบคลานในการจัดการโครงการเว็บไซต์และวิธีปฏิบัติเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว

ขอบเขตของโครงการคืออะไร?

ตามชื่อที่แนะนำ ขอบเขตของโครงการ (หรือขอบเขตของงาน) หมายถึงแผนงาน ขั้นตอน กระบวนการ ผลลัพธ์ที่สำคัญ และข้อกำหนดที่จำเป็นในการเริ่มต้นและดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น การมีโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) สำหรับโครงการของคุณเป็นวิธีที่ง่ายในการระบุข้อมูลจำเพาะ เหตุการณ์สำคัญ กิจกรรม ต้นทุน งบประมาณ ขอบเขต และกำหนดการโครงการทั้งหมดที่ประกอบเป็นขอบเขตโครงการ

สิ่งเหล่านี้จะช่วยคุณและลูกค้าของคุณกำหนดขอบเขตของโครงการก่อนเริ่มดำเนินการ เป็นการดีที่สุดที่จะลดสิ่งนี้เป็นคำสั่งโครงการที่ทำหน้าที่เป็นตัวเตือนง่าย ๆ เมื่องานในโครงการดำเนินไป
ความล้มเหลวในการกำหนดขอบเขตโปรเจ็กต์ของคุณในการสัมภาษณ์ลูกค้าอาจไม่เพียงแต่ส่งผลให้เกิดการคืบคลานของขอบเขตแต่ยังส่งผลต่อผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่แตกต่างจากที่ลูกค้าคาดไว้อย่างสิ้นเชิง

Scope Creep คืออะไร?

ขอบเขตการคืบหรือที่เรียกว่าการคืบของคุณลักษณะคือคำขอเพิ่มหรือเบี่ยงเบนจากขอบเขตดั้งเดิมของโครงการ นี่ไม่ได้หมายความว่าไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงขอบเขต แต่คุณต้องควบคุมคำขอเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เพื่อให้สอดคล้องกับขอบเขตของโครงการ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นส่งผลต่อกำหนดการของโครงการ ทรัพยากร งบประมาณ ประสิทธิภาพการทำงาน เวลา และต้นทุน

ความคลาดเคลื่อนของขอบเขตกลายเป็นสิ่งที่ทนไม่ได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพิ่มคุณสมบัติหรือข้อกำหนดของโครงการใหม่หลังจากเริ่มโครงการแล้ว ซึ่งอาจส่งผลเสียเมื่อทีมของคุณคาดว่าจะทำโครงการให้เสร็จภายในกำหนดเวลาเดิม งบประมาณ และทรัพยากร

เช่นเดียวกับความหมายของคำว่าคืบคลาน มักจะเริ่มต้นด้วยคำขอเล็กๆ น้อยๆ ที่ค่อย ๆ มีอิทธิพลต่อวัตถุประสงค์ของโครงการและทำให้คุณมีปัญหา การเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการที่ไม่สามารถควบคุมได้สามารถทำให้คุณใช้งบประมาณมากเกินไปได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้จะส่งผลต่ออัตรากำไรของคุณ ทำให้คุณพลาดกำหนดเวลา และทำให้คุณเบี่ยงเบนไปจากสิ่งที่ลูกค้าต้องการจริงๆ ทั้งหมดนี้อาจเป็นหายนะต่อชื่อเสียงของคุณ

หากคุณไม่ได้กำหนดขอบเขตของโครงการอย่างถูกต้อง มันง่ายสำหรับโครงการของคุณที่จะเติบโตเกินความคาดหมายเดิม

สาเหตุทั่วไปของขอบเขตการคืบคลาน

ขอบเขตการคืบคลานเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ และอาจเกิดจากความผิดพลาดของลูกค้าหรือทีมงานโครงการ ขอบเขตที่คืบคลานอาจส่งผลต่อนักออกแบบเว็บไซต์ นักพัฒนา และผู้ประกอบการ ต่อไปนี้คือสาเหตุทั่วไปบางประการของการคืบคลานขอบเขต

ขอบเขตโครงการไม่ชัดเจนหรือไม่ได้กำหนด

การขาดความชัดเจนในคำจำกัดความของขอบเขตของโครงการเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการส่งเสริมขอบเขตการคืบคลาน ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องเข้าใจกระบวนการและข้อกำหนดที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ มิฉะนั้น ผลิตภัณฑ์สุดท้ายจะเบี่ยงเบนไปจากความตั้งใจของลูกค้าของคุณ

บางครั้งลูกค้าอาจถูกตำหนิสำหรับความคลุมเครือของขอบเขตโครงการ เนื่องจากพวกเขาไม่มีความคิดที่แน่ชัดว่าพวกเขาต้องการอะไร ต้องใช้การสื่อสารการจัดการโครงการที่เหมาะสมเพื่อแนะนำลูกค้าดังกล่าวให้มีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน ลูกค้า "ต้องการคิดออก" ในขณะที่โครงการดำเนินไปเป็นสัญญาณที่ชัดเจนของขอบเขตที่เป็นไปได้ในอนาคต

แนวทางการจัดการโครงการที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

การมีขอบข่ายโครงการและแนวปฏิบัติด้านการจัดการเป็นเรื่องหนึ่ง แต่เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ต้องยึดถือแนวปฏิบัติ การหลีกเลี่ยงแนวทางการจัดการโครงการของคุณสำหรับคำขอเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยจะสนับสนุนให้ขอบเขตคืบคลาน

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าของคุณขอให้คุณเปลี่ยนสีธีมของหน้าเว็บเล็กน้อย การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะไม่ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงจึงจะมีผล ดังนั้น คุณอาจถูกล่อลวงให้นำไปใช้นอกแนวทางปฏิบัติ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นวิธีที่ขอบเขตเล็ดลอดเข้ามาและสามารถสะสมเมื่อเวลาผ่านไป

การปฏิบัติตามแนวทางการจัดการโครงการจะช่วยให้คุณติดตามในขณะที่ป้องกันไม่ให้คำขอคุณลักษณะที่ได้รับอนุมัติเบี่ยงเบนโครงการจากเป้าหมายเดิม

ข้อตกลงที่ไม่มีเอกสารหรือไม่ชัดเจน

การลดการติดต่อและข้อตกลงทั้งหมดกับลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีที่ดีในการจำกัดขอบเขตการคืบคลาน วิธีง่ายๆ ในการจัดทำเอกสารการสื่อสารของคุณกับลูกค้าคือการทำให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่สำคัญผ่านอีเมล ไม่ใช่ผ่านการโทร หรือโดยการขอข้อตกลงผ่านการประชุมทางกายภาพและการโทรได้รับการยืนยันอีกครั้งผ่านอีเมล

นอกจากนี้ การมีสัญญาที่ยืดหยุ่นซึ่งมีข้อกำหนด เงื่อนไข และภาระผูกพันที่ตกลงร่วมกันของโครงการของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการตรวจสอบความชัดเจนและกีดกันคำขอคุณลักษณะที่ไม่จำเป็นจากลูกค้า แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดมีความชัดเจนและชัดเจน ดังนั้นจึงไม่มีฝ่ายใดอยู่ภายใต้การเข้าใจผิดใดๆ

กระบวนการขอคุณสมบัติที่ไม่ได้รับการควบคุม

การเปลี่ยนแปลงระหว่างโครงการมักจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในฐานะผู้จัดการโครงการผู้เชี่ยวชาญ การสร้างพื้นที่สำหรับการปรับปรุงจึงเป็นเรื่องที่ทำได้จริง คำขอคุณลักษณะใดๆ จะต้องสอดคล้องกับกระบวนการที่รับรองว่าต้นทุน ทรัพยากร และเวลาได้รับการพิจารณา

นอกเหนือจากคำขอของลูกค้าแล้ว บางครั้งทีมโครงการอาจเน้นที่การเพิ่มคุณสมบัติพิเศษเพื่อสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า ต้องปฏิบัติตามช่องทางที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดผลย้อนกลับและทำให้คุณเสียเงินและเวลา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำให้กระบวนการสำหรับการเพิ่มเติมมีความยืดหยุ่น ดังนั้นจึงไม่ระงับความคิดสร้างสรรค์ แต่ยังควบคุมขอบเขตการคืบคลาน โครงสร้างที่เหมาะสมสำหรับการรวมคำขอจะช่วยขจัดความล่าช้าที่ไม่ต้องการและลูกค้าที่ไม่พอใจ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายโครงการโดยไม่มีเป้าหมายเป็นเอกฉันท์

สาเหตุของการคืบคลานขอบเขตนี้มักเกิดขึ้นเมื่อลูกค้ามีบุคคลหลายคนที่ดูแลด้านต่างๆ ของโครงการ โดยปกติ แต่ละคนจะมีความคิดหรือมุมมองที่แตกต่างกันเกี่ยวกับวิธีการดำเนินโครงการ

นี่เป็นกรณีคลาสสิกของการมี 'พ่อครัวในครัวมากเกินไป' หากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม เมื่อลูกค้ามีบุคคลหลายคนที่มีอำนาจในการตัดสินใจในโครงการ พวกเขาจะต้องมีความสม่ำเสมอในการมองเห็นเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการคืบคลานในขอบเขต

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องตระหนักถึงความไม่ลงรอยกันนี้และให้แน่ใจว่ามีการผนึกกำลังกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก่อนที่จะดำเนินการตามคำขอเปลี่ยนแปลงใดๆ จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายใดรายหนึ่ง

สาเหตุอื่นๆ ได้แก่:

  • ขาดงบโครงการ
  • การสัมภาษณ์ลูกค้าไม่เป็นทางการและคลุมเครือ
  • งบประมาณและกรอบเวลาที่ไม่สมจริง
  • เปลี่ยนผู้บริหารบริษัทลูกค้า
  • วิสัยทัศน์ของลูกค้าที่คลุมเครือหรือคลุมเครือ
  • การจัดการโครงการที่ไม่มีประสิทธิภาพ
  • ช่องว่างในการสื่อสารกับลูกค้า

ตัวอย่างของ Scope Creep

แม้ว่าขอบเขตการคืบคลานมักจะมาเป็นคำขอเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับการอนุมัติ แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้นเสมอไป คำขอที่ได้รับอนุญาตอาจทำให้เกิดปัญหาเดียวกันได้หากไม่รู้จักว่าเป็นขอบเขตที่คืบคลานตั้งแต่เนิ่นๆ
ด้านล่างนี้คือตัวอย่างขอบเขตการคืบคลานสามตัวอย่างเพื่อช่วยคุณระบุในสถานการณ์จริง

ตัวอย่างที่ 1: เนื้อหาที่หยุดชะงัก

พิจารณาว่าบริษัทอีคอมเมิร์ซเข้าหาบริษัทพัฒนาเว็บไซต์ของคุณเพื่อสร้างเว็บไซต์ WordPress คุณมีการสัมภาษณ์ลูกค้าและขอบเขตโครงการได้รับการอนุมัติจากทั้งสองฝ่าย คุณได้จัดเตรียมขั้นตอนสำหรับการร้องขอการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย หากจำเป็น

อย่างไรก็ตาม ในข้อกำหนดสำหรับโครงการเว็บ ลูกค้ายืนยันที่จะให้เนื้อหาสำหรับเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซและปฏิเสธที่จะใช้บริการเพิ่มเติมของคุณในการจัดหาเนื้อหาเว็บไซต์ เว็บไซต์คาดว่าจะเปิดตัวในอีกสองเดือน การส่งมอบเนื้อหาโดยลูกค้ากำหนดไว้ 3 สัปดาห์ก่อนการเปิดตัว

ไคลเอ็นต์ไม่สามารถส่งเนื้อหาเว็บตามวันที่กำหนด ไม่มีการสื่อสารใดๆ จากลูกค้าจนถึง 5 วันก่อนการเปิดตัวตามกำหนดการ ในที่สุดลูกค้าก็ยื่นมือออกไปและดำเนินการตามคำขอสำหรับการพัฒนาและตรวจสอบเนื้อหาเว็บ โดยมีค่าใช้จ่ายที่คาดหวัง แต่ไม่มีการขยายเวลาในวันเปิดตัวตามกำหนดการ

นี่คือขอบเขตที่คืบคลานและหากได้รับการอนุมัติก็จะมีผลที่คล้ายคลึงกันกับที่ไม่ได้รับการอนุมัติ เว้นแต่จะมีการพิจารณาที่สำคัญในการส่งมอบเวลาของโครงการ จะทำให้ผลิตภาพ ทรัพยากรบุคคล และอาจเกิดความล่าช้าในการเปิดตัว

ตัวอย่างที่ 2: สนามบินนานาชาติเดนเวอร์

มาสู่ตัวอย่างชีวิตจริงของการคืบคลานขอบเขต: เรื่องราวเกี่ยวกับท่าอากาศยานนานาชาติเดนเวอร์ (DIA) มันค่อนข้างมีชื่อเสียงเพราะมันแสดงให้เห็นว่าการคืบของขอบเขตอันตรายได้อย่างไร โครงการสนามบินเพื่อสร้างระบบจัดการสัมภาระอัตโนมัติเต็มรูปแบบมีการเปลี่ยนแปลงการออกแบบมากกว่า 2,000 รายการ แม้ว่าโครงการจะเสร็จช้ากว่ากำหนด 16 เดือนและเกินงบประมาณ 250% แต่ในที่สุดก็ล้มเหลว

สาเหตุหลักของขอบเขตที่คืบคลานในขั้นตอนการออกแบบเป็นผลมาจากการไม่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในขั้นตอนการวางแผน เช่น สายการบิน ระบบจัดการสัมภาระก็ล้มเหลวเช่นกันเนื่องจากโครงการที่สำคัญถูกเพิกเฉย

จากนี้เราสามารถสังเกตการหลุดจากไคลเอนต์และทีมงานโครงการ ผู้จัดการโครงการต้องจัดลำดับความสำคัญในการสร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เมื่อสร้างขอบเขตของโครงการ จำเป็น ดังที่เห็นในตัวอย่างนี้ ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดต้องเข้าใจตรงกันก่อนดำเนินการต่อ

ตัวอย่างที่ 3: การแก้ไขการออกแบบ

พิจารณาลูกค้าที่ต้องการออกแบบเว็บไซต์แต่ไม่รู้ว่าผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายควรเป็นอย่างไร ลูกค้าบอกว่า "เมื่อฉันเห็นสิ่งที่ฉันชอบ ฉันจะรู้" ในขณะที่ไม่ได้มีส่วนสำคัญต่อกระบวนการวางแผน

ในขั้นตอนการออกแบบ คุณส่งการออกแบบปัจจุบันให้กับลูกค้า และพวกเขาก็ไม่พอใจเนื่องจากไม่มีสิ่งใดที่จะจับภาพสิ่งที่พวกเขาชอบได้ ลูกค้ายังคงขอให้มีการแก้ไขการออกแบบ ซึ่งจะทำให้โครงการทั้งหมดต้องหยุดชะงัก การออกแบบได้รับการอนุมัติภายในไม่กี่วันก่อนการเปิดตัวที่คาดการณ์ไว้ และคาดว่าคุณจะยังคงส่งมอบเว็บไซต์ได้ทันเวลาสำหรับการเปิดตัว

จากตัวอย่างนี้ เห็นได้ชัดว่าคำสั่งที่คลุมเครือจากลูกค้าจะต้องนำไปสู่ขอบเขตที่คืบคลานซึ่งมาในรูปแบบของการแก้ไขที่ไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้ประสิทธิภาพและทรัพยากรของคุณผิดหวังและอาจเกิดความล่าช้า

วิธีหลีกเลี่ยงขอบเขตการคืบคลาน

ขอบเขตการคืบคลานเป็นสาเหตุสำคัญของโครงการที่ใช้งบประมาณเกินงบประมาณและล่าช้า โดยเฉพาะในด้านซอฟต์แวร์ การออกแบบเว็บไซต์ และการพัฒนาโลก ด้วยการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับอนุญาตอย่างน้อย โครงการของคุณจะได้เห็นการปรับปรุงที่สำคัญในด้านผลผลิต อัตรากำไร และการจัดการเวลา ทำให้คุณมีเวลาเหลือเฟือในการดำเนินการตามคำขอเปลี่ยนแปลงที่สำคัญจากลูกค้า

ต่อไปนี้คือ 5 วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันไม่ให้ขอบเขตการคืบคลานมาทำลายโครงการของคุณ:

1. เก็บบันทึกข้อกำหนดของโครงการ

แม้ว่าจะดูเหมือนง่าย แต่การบันทึกข้อกำหนดของโครงการจากลูกค้าไม่ได้ทำเสมอไป การบันทึกข้อกำหนดของโครงการทำให้คุณสามารถกำหนดขอบเขตของโครงการได้อย่างชัดเจน

เริ่มต้นด้วยการให้คำปรึกษากับลูกค้าเพื่อค้นหาว่าลูกค้าของคุณต้องการอะไร เมื่อคุณได้จัดทำเอกสารข้อกำหนดของโครงการจากการประชุมกับลูกค้าแล้ว อย่าลืมแบ่งปันกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เอกสารควรมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ

โปรดทราบว่าข้อกำหนดควรจัดลำดับความสำคัญตามความสำคัญ เนื่องจากข้อกำหนดทั้งหมดอาจไม่สามารถทำได้ ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณอยู่ในการตรวจสอบโดยป้องกันไม่ให้เสียเวลาไปกับการมุ่งเน้นไปที่งานที่ไม่สำคัญหรือเป็นไปไม่ได้

2. กำหนดขั้นตอนการร้องขอการเปลี่ยนแปลง

ไม่ว่าขอบเขตโครงการของคุณจะมีการเตรียมการไว้อย่างดีเพียงใด การคาดหวังว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงในขณะที่โครงการดำเนินไปนั้นถือปฏิบัติได้จริงเท่านั้น นี่คือเหตุผลที่คุณต้องรวมส่วนคำสั่งที่ให้ขั้นตอนการร้องขอการเปลี่ยนแปลงในสัญญาของคุณกับลูกค้า

ขั้นตอนการร้องขอการเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยคุณจัดการความน่าจะเป็นของการครีปขอบเขตที่ไม่คาดคิด แต่สำหรับสิ่งนี้ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างเคร่งครัด มิฉะนั้น กระบวนการนี้จะไร้ประโยชน์ รวมถึงค่าใช้จ่ายและเวลาที่เหมาะสมสำหรับคำขอเปลี่ยนแปลงเพื่อกีดกันคำขอที่ไม่สำคัญจากลูกค้าและรักษาอัตรากำไร

การตั้งค่าขั้นตอนนี้ง่ายมากเมื่อมีการร้องขอ ขั้นตอนขั้นตอนพื้นฐานคือการ ทบทวน การอนุมัติ หรือ การปฏิเสธ และ การรวมตัวกันเพื่อปฏิบัติตาม อย่ากลัวที่จะปฏิเสธคำขอเปลี่ยนแปลงเมื่อสถานการณ์เรียกร้อง อย่างไรก็ตาม ให้อธิบายเหตุผลอย่างชัดเจนว่าเหตุใดจึงไม่อนุญาตคำขอบางรายการและให้ทางเลือกอื่น

3. ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมในกระบวนการขอบเขตโครงการ

การสื่อสารที่ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเป็นสิ่งจำเป็นในการสร้างขอบเขตของโครงการ ในฐานะผู้จัดการโครงการ จำเป็นต้องยืนยันว่าคุณได้รวบรวมและเข้าใจข้อกำหนดทั้งหมดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว ด้วยการแบ่งปันเอกสารความต้องการของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณจะขจัดความสับสนที่อาจเกิดขึ้นได้ในภายหลัง ดังนั้น ให้ใช้เวลาพอสมควรในการตรวจสอบขอบเขตของโครงการให้มากที่สุด

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ เข้าใจขั้นตอนและนัยของการขอเปลี่ยนแปลงคุณลักษณะหลังจากเสร็จสิ้นขอบเขตโครงการแล้ว การไม่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถทำลายโครงการได้ เนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถร้องขอที่สำคัญในระหว่างการพัฒนาโครงการ และถ้าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักจะไม่สามารถมีส่วนร่วมในขอบเขตของโครงการได้อย่างมาก ขอแนะนำให้ใช้การแจ้งเตือนเป็นประจำในขณะที่คุณดำเนินการกับโครงการ

4. นำสมาชิกในทีมโครงการไปด้วย

สิ่งที่สำคัญคือการทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอยู่ในวงเสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณอยู่ในวงด้วยก็มีความสำคัญเท่าเทียมกัน สมาชิกในทีมจะต้องตระหนักถึงขั้นตอนการขอเปลี่ยนแปลงและจะส่งผลต่อพวกเขาอย่างไร

มีแนวโน้มที่ขอบเขตจะมาจากสมาชิกในทีมของคุณเพื่อส่งมอบเกินและสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า การทำให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทราบถึงขอบเขตและคำชี้แจงของโครงการ คุณสามารถป้องกันไม่ให้พวกเขาลงน้ำได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เบี่ยงเบนไปจากคำแถลงโครงการที่ตกลงกันไว้ผ่านการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับอนุญาตในส่วนของคุณ

5. เป็นเชิงรุก

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงการคืบคลานขอบเขตคือการคาดการณ์พื้นที่ที่อาจจะเกิดขึ้นในโครงการ จากนั้นจึงนำวิธีการต่างๆ มาใช้เพื่อควบคุมการคืบคลานของขอบเขตนั้น การเป็นเชิงรุกจะทำให้คุณนำหน้าการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นได้และไม่ต้องคอยระวังการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายจากลูกค้า

บางครั้ง คำขอเปลี่ยนแปลงมีความสมเหตุสมผลและสามารถคาดการณ์ได้ ในฐานะผู้จัดการโครงการเชิงรุก คุณสามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้สำหรับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ตั้งแต่เนิ่นๆ แทนที่จะรอให้ลูกค้าร้องขอการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในภายหลังในโครงการที่อาจไม่สะดวกมาก

เช่นเดียวกับในตัวอย่างที่ 1 ในฐานะนักพัฒนาเว็บที่เห็นได้ชัดว่าลูกค้าจะส่งมอบเนื้อหาเว็บไซต์ล่าช้า คุณสามารถดำเนินการเชิงรุกและร่างเนื้อหาและส่งให้ลูกค้าเพื่อยืนยันได้ เพื่อหลีกเลี่ยงคำขอในนาทีสุดท้ายที่จะขยายกำหนดการโครงการหรือทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นในภายหลัง

ห่อ

ความคลาดเคลื่อนของขอบเขตเป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้โครงการส่วนใหญ่ล้มเหลวหรือประสบกับความล่าช้าและต้นทุนที่สูงขึ้น เป็นสิ่งสำคัญในฐานะผู้จัดการโครงการที่คุณเข้าใจไม่เพียงแต่ผลกระทบของขอบเขตการคืบคลานเท่านั้น แต่ยังสามารถระบุและป้องกันก่อนที่จะเกิดขึ้น การเปลี่ยนแปลงระหว่างโครงการไม่ได้เลวร้ายโดยเนื้อแท้ อย่างไรก็ตามพวกเขาจะต้องได้รับการตรวจสอบและจัดการเพื่อไม่ให้ตกรางและชะลอโครงการจากเป้าหมาย

คำนึงถึงสาเหตุและตัวอย่างของขอบเขตการคืบคลานที่แบ่งปันในบทความนี้ มันจะช่วยให้คุณจำรูปแบบได้ทุกครั้งที่มันปรากฏขึ้น จากนั้นคุณสามารถใช้หนึ่งใน 5 วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงขอบเขตการคืบคลานในโครงการต่อไปของคุณ

รับเนื้อหาโบนัส: วิธีรับเนื้อหาเว็บไซต์จากลูกค้า
คลิกที่นี่