Hot Desking คืออะไร? (และเหมาะกับสำนักงานของคุณหรือไม่)

ลองนึกภาพตื่นเช้า เตรียมตัวทำงาน และมาถึงสำนักงาน แต่พบว่า … ไม่มีที่นั่งสำหรับคุณ หรือบางทีคุณอาจได้ทำงานแล้ว — เซอร์ไพรส์! — มีโต๊ะเข้ามุมที่กว้างขวางพร้อมวิวที่สวยงาม และคุณก็สามารถทำงานที่นั่นได้ทั้งวัน ด้วยโต๊ะทำงานแบบ hot desk ทั้งสองสถานการณ์ก็เป็นไปได้ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงประเภทของพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่นได้ และเหตุใดจึงอาจใช่หรือไม่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณ

Hot Desking คืออะไร?

Hot desking เป็นเทรนด์พื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น ซึ่งพนักงานสามารถขัดขวางโต๊ะหรือเวิร์กสเตชันที่พร้อมใช้งานเมื่อมาถึงสำนักงาน นี่เป็นอีกทางเลือกหนึ่งนอกเหนือจากการมีโต๊ะทำงานประจำแบบประจำ เช่นเดียวกับในสำนักงานแบบดั้งเดิมหลายแห่ง โต๊ะร้อนไม่มีใครสามารถอ้างสิทธิ์เก้าอี้ โต๊ะหรือโต๊ะเป็นของพวกเขาอย่างถาวรได้ เมื่อคนงานมาถึงสำนักงาน พวกเขาเลือกว่าจะนั่งที่ไหนโดยพิจารณาจากตำแหน่งที่เปิด เมื่อผู้คนมาและออกจากสำนักงาน การเตรียมการก็จะเปลี่ยนไปเช่นกัน โต๊ะร้อนคล้ายกับการรับประทานอาหารในร้านอาหาร ผู้คนนั่งในที่ว่าง และการเปลี่ยนแปลงนั้นเมื่อผู้มารับประทานอาหาร — เช่น คนงาน — มาถึงและจากไป

Hot Desking vs. Desk Hoteling vs. Meeting Room Booking

ในขณะที่ผู้คนใช้คำว่า "โต๊ะทำงานแบบร้อน" และ "โรงแรมแบบตั้งโต๊ะ" แทนกันได้ พวกเขามีความแตกต่างที่สำคัญอย่างหนึ่ง เมื่อใช้โต๊ะทำงานแบบ hot desk คนงานจะคว้าเอาพื้นที่ทำงานที่มีอยู่ทั้งหมด (ถ้ามีที่ว่างเลย) เมื่อใช้โต๊ะโรงแรม พนักงานจองเวิร์กสเตชันล่วงหน้า คล้ายกับการจองห้องพักในโรงแรม (จึงเป็นชื่อ) ทั้งสองวิธีมีที่นั่งให้บริการตามลำดับก่อนหลัง อย่างไรก็ตาม การจัดโต๊ะทำงานแบบ hot desk นั้นง่ายกว่าการโรงแรมแบบตั้งโต๊ะมาก เนื่องจากไม่มีระบบการจอง

การจองห้องประชุมยังแตกต่างไปจากการจองโต๊ะแบบมีโต๊ะส่วนกลางและโรงแรมแบบตั้งโต๊ะ แม้ว่าจะมีความคล้ายคลึงกัน การจองห้องประชุมเป็นเรื่องปกติทั้งในพื้นที่สำนักงานแบบดั้งเดิมและแบบยืดหยุ่น กลุ่มจองพื้นที่ส่วนกลาง เช่น ห้องประชุมหรือห้องรับรองล่วงหน้า ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจึงมีพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกันโดยเฉพาะ ซึ่งแยกจากส่วนอื่นๆ ในสำนักงาน แม้แต่ในสำนักงานที่มีโต๊ะทำงานแบบร้อน ควรมีระบบแยกต่างหากสำหรับการจองพื้นที่ทำงานร่วมกัน ซอฟต์แวร์บางตัวช่วยให้สามารถจองโต๊ะโรงแรมและห้องประชุมได้เช่นกัน

Hot Desking เหมาะกับสถานที่ทำงานประเภทใด?

บางบริษัทชอบโต๊ะทำงานแบบด่วน แต่สำหรับบริษัทอื่นๆ เป็นสูตรสำเร็จสำหรับพนักงานที่ไม่มีความสุขและประสิทธิภาพการทำงานที่ย่ำแย่ ระบบมีแนวโน้มที่จะทำงานได้ดีในสองกรณี อย่างแรกคือ ถ้าคุณบริหารบริษัทขนาดเล็กที่มีจำนวนจำกัดซึ่งทุกคนทำงานในพื้นที่เดียวกันอยู่แล้ว โต๊ะทำงานแบบด่วนจะไม่รบกวนกรอบงานนั้น อย่างที่สองคือถ้าพนักงานส่วนใหญ่ของคุณอยู่ในสำนักงานในบางครั้งและต้องการพื้นที่โต๊ะทำงานในเวลาอันสั้น บางทีพวกเขาอาจเข้ามาระหว่างการประชุมการขายในภาคสนามหรือเมื่อพวกเขาต้องการเข้าถึงอุปกรณ์ที่พวกเขาไม่มีที่บ้าน ในกรณีนี้ โต๊ะทำงานแบบร้อนนั้นสมเหตุสมผลมากกว่าโต๊ะทำงานเฉพาะที่ไม่ค่อยได้ใช้งาน

ในการพิจารณาว่าการโต๊ะทำงานแบบด่วนเป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับที่ทำงานของคุณหรือไม่ ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• พนักงานในสำนักงาน: มีพนักงานในสำนักงานจำนวนมากในแต่ละวันหรือไม่? หากคุณมีพนักงานน้อยมากที่ทำงานนอกสำนักงานเป็นประจำ อาจทำให้ปวดหัวเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถหาที่นั่งที่พวกเขาพอใจได้
• Office Layout: สำนักงานมีพื้นที่ประเภทใด? คุณกำหนดบางส่วนให้เป็นพื้นที่เงียบสงบหรือพื้นที่ประชุมร่วมกันได้ไหม พนักงานและแผนกจะมีประเภทพื้นที่ที่ต้องการหรือไม่?
• ที่ตั้งสำนักงาน: พนักงานไปและกลับจากที่ทำงานยากไหม ตัวอย่างเช่น หากต้องขึ้นรถไฟใต้ดินทุกวัน การบรรทุกอุปกรณ์ทำงานจำนวนมากอาจเป็นปัญหาได้
• ความปลอดภัย: พนักงานของคุณจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสูงหรือไม่? โต๊ะร้อนอาจไม่มีการจัดที่นั่งส่วนตัวที่เชื่อถือได้

โดยทั่วไป หากทีมของคุณส่วนใหญ่ต้องการโครงสร้างของสำนักงานแบบเดิมหรือต้องนั่งใกล้พนักงานบางคนเป็นประจำเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานร่วมกัน โต๊ะทำงานแบบด่วนไม่ใช่ตัวเลือกที่เหมาะสม หากคุณยังต้องการสถานที่ทำงานแบบไฮบริด ระบบจองอาจเป็นทางเลือกที่ชาญฉลาด ดูบทความของเราเกี่ยวกับวิธีที่โรงแรมบนโต๊ะสามารถปรับปรุงพื้นที่ทำงานในสำนักงานของคุณได้

ข้อดีและข้อเสียของ Hot Desking

โต๊ะร้อนมีทั้งขึ้นและลง เป็นเลิศในสถานที่ทำงานสมัยใหม่ที่พนักงานชอบตารางเวลาที่ยืดหยุ่นและพื้นที่ทำงานแบบผสม ในทางกลับกัน สำนักงานหรือบริษัทแบบเดิมๆ ที่ต้องการให้ทุกคนอยู่ในสำนักงานตลอดเวลาอาจไม่เหมาะกับโต๊ะทำงานแบบตั้งโต๊ะ มาเจาะลึกข้อดีข้อเสียกันทั้งสองฝ่าย

Pro: การทำงานร่วมกัน การขัดเกลาทางสังคม และนวัตกรรม

เมื่อพนักงานหรือแผนกที่ปกติไม่ได้ทำงานร่วมกันต้องทำงานร่วมกันในโครงการ การนั่งใกล้กันจะง่ายกว่า และทุกคนสามารถเลือกโต๊ะทำงานของตนเองได้ จากนั้นเมื่อโครงการปิดตัวลง คนงานก็สามารถแยกย้ายกันไปได้ นอกจากนี้ เนื่องจากเวิร์กสเตชันเปลี่ยนทุกวัน พนักงานจึงลงเอยใกล้กับเพื่อนร่วมงานที่ปกติแล้วไม่ได้มีส่วนร่วมด้วย ซึ่งสามารถสร้างและกระชับความสัมพันธ์ในการทำงาน ส่งเสริมความร่วมมือ และพัฒนาความร่วมมือทั่วทั้งบริษัท

ไม่ว่าพนักงานจะพบว่าโต๊ะทำงานด่วนมีข้อจำกัดหรือว่างหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับบุคคลและประเภทของงานที่พวกเขาทำ ในที่ที่บางคนอาจรู้สึกว่าถูกขัดขวางโดยการเปลี่ยนเวิร์กสเตชัน คนอื่นๆ อาจใช้ประโยชน์จากความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม และหากพนักงานเหล่านั้นประสบความสำเร็จในการทำงานร่วมกัน พวกเขาอาจมีแรงจูงใจมากขึ้นด้วยการนั่งใกล้ผู้คนใหม่ๆ ทุกวัน หากคุณบริหารบริษัทที่สร้างสรรค์โดยมีพนักงานที่มักจะย้ายไปรอบๆ บ่อยๆ และมองว่าโต๊ะทำงานของพวกเขาเป็นเพียงพื้นผิวสำหรับวางพิง โต๊ะทำงานแบบร้อนสามารถช่วยปลดปล่อยจินตนาการของพวกเขาได้

ความเป็นอิสระจำนวนนี้เป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมสำหรับการพัฒนาพนักงาน และสามารถช่วยให้พนักงานรู้สึกว่านายจ้างไว้วางใจพวกเขา การขจัดความจำเป็นในการจัดการไมโครในที่ที่ทุกคนนั่งลง ทำให้พนักงานได้รับสิทธิ์มากขึ้น สำหรับสมาชิกในทีมบางคน การมีความรับผิดชอบเพิ่มเติมจะปลูกฝังความภาคภูมิใจในงานของตน และกระตุ้นให้พวกเขาเป็นเจ้าของงานมากขึ้น

ข้อเสีย: ขาดความเสถียร ลำดับชั้น และการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ

ผู้ปฏิบัติงานที่มีอายุมากกว่าหรือใครก็ตามที่คุ้นเคยกับการตั้งค่าแบบเดิมๆ อาจไม่ชอบความไม่เสถียรของโต๊ะทำงานแบบมีโต๊ะส่วนกลาง การไม่รู้ว่าคุณจะนั่งที่ใดทุกวันหรือหาที่นั่งไม่ได้เลยอาจทำให้เกิดความวิตกกังวลได้ และเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องแบกอุปกรณ์อย่างแล็ปท็อปไปและกลับจากที่ทำงาน หากพนักงานไม่คุ้นเคยกับการทำเช่นนั้น นอกจากนี้ โต๊ะส่วนกลางยังหมายความว่าพนักงานไม่สามารถปรับเปลี่ยนพื้นที่ส่วนตัวหรือปรับสภาพแวดล้อมการทำงานให้เหมาะสมเพื่อช่วยให้พวกเขามีสมาธิจดจ่อ

ในสถานการณ์ที่แย่ที่สุด ทั้งหมดนี้บอกพนักงานว่าพวกเขาไม่สำคัญ พนักงานบางคนอาจรู้สึกว่าถ้าพวกเขามีความสำคัญต่อบริษัท อย่างน้อยพวกเขาก็จะมีที่สำหรับทำงาน โต๊ะทำงานแบบด่วนสามารถส่งผลกระทบต่อลำดับชั้นของสำนักงานได้เช่นกัน เช่น ถ้าหัวหน้างานหรือพนักงานอายุ 20 ปีต้องนั่งใกล้กลุ่มพนักงานใหม่หรือมีการจัดโต๊ะที่แย่กว่าคนที่พวกเขารับผิดชอบ

นอกจากนี้ การขาดเสถียรภาพยังนำไปสู่ปัญหาใหญ่อีกประการหนึ่ง นั่นคือ เชื้อโรค ด้วยการแบ่งปันและแลกเปลี่ยนเวิร์คสเตชั่นกันอย่างมากมาย เชื้อโรคจึงจำเป็นต้องเดินทางไปรอบๆ มากกว่าที่ทุกคนจะมีโต๊ะทำงานเป็นของตัวเอง ซึ่งหมายความว่าพนักงานต้องขยันเป็นพิเศษในการรักษาความสะอาดสถานีเพื่อปกป้องบุคคลต่อไปที่จะใช้งาน การมีทีมทำความสะอาดที่จะฆ่าเชื้อโต๊ะทำงานทุกคืนจะเป็นประโยชน์ แต่โต๊ะร้อนหมายความว่าหลายคนอาจใช้โต๊ะเดียวกันตลอดทั้งวันเมื่อเปลี่ยนกะ เวิร์กสเตชันจำเป็นต้องทำความสะอาดทุกครั้งที่เกิดขึ้น

Pro: องค์กรพื้นที่ทำงานที่ดีขึ้น

การที่พนักงานไม่สามารถจัดของใช้ส่วนตัวบนโต๊ะได้ หมายความว่าพื้นที่ทำงานแต่ละแห่งจะมีพื้นที่น้อยที่สุด ไม่รก และเป็นระเบียบ ทำให้ดูดีโดยรวม และคุณไม่ต้องกังวลว่าโต๊ะทำงานจะเลอะหรือสกปรก สำหรับบางคน การทำเช่นนี้สามารถกระตุ้นให้เกิดความคิดสร้างสรรค์มากกว่าที่จะลดน้อยลง — บางคนสามารถคิดได้ชัดเจนขึ้นเมื่อมีสิ่งรบกวนสมาธิน้อยลง นอกจากนี้ ถึงแม้ว่าเชื้อโรคจะเป็นเรื่องที่น่ากังวล ในขณะที่เราได้กล่าวไปแล้วข้างต้น การมีโต๊ะที่เรียบร้อยกว่านี้ก็ช่วยให้ทำความสะอาดได้ง่ายขึ้น เมื่อมีสิ่งที่ต้องแก้ไขน้อยลง คุณสามารถฆ่าเชื้อและฆ่าเชื้อในที่ที่เข้าถึงยากได้

Con: เสียเวลา

การแสดงไปทำงานโดยไม่รู้ว่าโต๊ะไหนว่างและที่ไหนที่จะทำงานได้อย่างสะดวกสบายอาจกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อ การหาพื้นที่ว่าง การหาที่ตั้ง แล้วปรับตัวให้ชินกับสภาพแวดล้อมก็กินเวลาทำงาน หากไม่มีโต๊ะทำงาน นั่นจำกัดประสิทธิภาพการทำงานมากยิ่งขึ้น และยิ่งพนักงานมาทำงานช้า โอกาสที่โต๊ะทั้งหมด (หรือของดีทั้งหมด) จะถูกอ้างสิทธิ์มากขึ้นเท่านั้น จากนั้นพนักงานต้องรอให้ว่างหรือกลับบ้านหรือไปที่สภาพแวดล้อมการทำงานอื่นเพื่อเริ่มต้นวันใหม่

นี่เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่โต๊ะร้อนอาจทำให้เสียเวลา: เป็นการยากที่จะหาเพื่อนร่วมงานที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะเป็นคนที่คุณคุยด้วยเป็นประจำเกี่ยวกับปัญหาเรื่องงานหรือผู้เชี่ยวชาญที่คุณต้องคุยด้วยในเรื่องที่ใหญ่กว่า การไม่รู้ว่าใครอยู่ที่ไหนเป็นเรื่องยุ่งยาก ในบันทึกเดียวกัน การรวบรวมแผนกต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อการประชุมสั้นๆ สองนาทีอาจใช้เวลานานกว่านั้นมากเมื่อทุกคนกระจัดกระจาย พนักงานยังสามารถลงเอยด้วยประสิทธิภาพการทำงานต่ำได้หากพวกเขาไม่สามารถโฟกัสได้เนื่องจากอยู่ในที่ที่พวกเขากำลังนั่ง ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ต้องการให้ความสำคัญกับโครงการที่สำคัญจะต้องเผชิญกับสิ่งรบกวนสมาธิหากพวกเขาอยู่เคียงข้างคนที่ต้องโทรติดต่อฝ่ายขายตลอดทั้งวัน

Pro: ประหยัดค่าใช้จ่าย

โต๊ะทำงานแบบ Hot desk นั้นคุ้มค่าสำหรับบริษัท เนื่องจากไม่มีพื้นที่ส่วนเกิน ในสำนักงานที่ทีมงานบางส่วนต้องเดินทางหรือทำงานจากระยะไกลเป็นประจำ จำเป็นต้องใช้โต๊ะน้อยลงโดยรวม ด้วยการจำกัดพื้นที่ที่จำเป็นสำหรับโต๊ะทำงานและใช้ประโยชน์จากพื้นที่ที่เหลืออยู่ให้ดีขึ้น ค่าใช้จ่ายด้านอสังหาริมทรัพย์จะลดลง นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการแชร์พื้นที่ทำงานกับบริษัทอื่น คุณสามารถสร้าง coworking space ที่ใช้โต๊ะทำงานแบบ hot desk ลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และแบ่งปันค่าใช้จ่ายในการบริหารสำนักงาน

Con: เทคโนโลยีโลจิสติกส์

เมื่อพนักงานได้มอบหมายโต๊ะทำงาน ทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงจะถูกจัดเตรียมไว้สำหรับพวกเขา โดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์ภายนอกที่พวกเขาไม่ได้ใช้ อย่างไรก็ตาม ด้วยโต๊ะทำงานแบบ hot desk โลจิสติกส์ด้านเทคโนโลยีอาจสร้างความสับสน และมีเรื่องให้ต้องคิดอีกมาก ตัวอย่างเช่น โต๊ะแต่ละโต๊ะควรมีพีซีของตัวเอง หรือคุณต้องการเพียงแค่ที่สำหรับให้พนักงานเสียบแล็ปท็อป และทุกคนนำแล็ปท็อปมาเองหรือควรนำเครื่องที่บริษัทจัดหามาให้ เป็นไปได้ไหมที่แต่ละคนจะขนส่งแล็ปท็อปไปและกลับจากที่ทำงานทุกวันโดยคำนึงถึงความต้องการพิเศษ

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับ Hot Desking

การรู้ว่าพนักงานของคุณทำงานได้ดีที่สุดอย่างไรหมายถึงพนักงานที่มีความสุขและผลิตภาพสูงขึ้น แต่การก้าวขึ้นสู่เทรนด์ออฟฟิศเพื่อเห็นแก่แฟชั่นนั้นไม่ใช่แนวทางที่ชาญฉลาด โต๊ะทำงานด่วนมีไว้สำหรับบริษัทและพนักงานบางประเภท และขึ้นอยู่กับคุณว่าจะเป็นทางเลือกที่ชาญฉลาดหรือไม่ หรือคุณอาจมีสำนักงานแบบไฮบริดที่มีโต๊ะทำงานถาวรพร้อมพื้นที่สำหรับวางโต๊ะทำงานแบบร้อน หรือคุณสามารถพึ่งพาระบบการจองที่มีโครงสร้างมากขึ้นกับโต๊ะโรงแรม

ขณะที่คุณกำลังพิจารณาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ ให้อ่านบทความของเราเกี่ยวกับการเสริมอำนาจให้พนักงานของคุณใช้ศักยภาพสูงสุดของพวกเขา

ภาพเด่น: ClassicVector ผ่าน Shutterstock