ขอบเขตการทำงานคืออะไร?

เผยแพร่แล้ว: 2022-07-07

การทำงานกับลูกค้าไม่ใช่เรื่องง่าย สาเหตุหลักประการหนึ่งที่ทำให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าแย่ลงคือเมื่อมีข้อขัดแย้งเกี่ยวกับบริการที่ลูกค้าควรได้รับ คุณต้องมีเครื่องมือที่ระบุว่าคุณจะให้บริการใดแก่พวกเขาอย่างชัดเจน เครื่องมือนั้นเรียกว่าขอบเขตของงาน

คุณเคยพบว่าตัวเองทำงานพิเศษโดยไม่ได้รับค่าจ้างให้กับลูกค้าหรือถูกกล่าวหาว่าไม่ให้งานเพียงพอกับสิ่งที่พวกเขาตกลงหรือไม่?

ที่มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นโดยเฉพาะในวิชาชีพดิจิทัลเช่นการออกแบบเว็บและการพัฒนา

ลูกค้าอาจคิดว่าเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณที่จะเพิ่มงานพิเศษและคาดหวังให้คุณทำโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าหรือไม่มีค่าตอบแทน บางครั้งพวกเขาก็สับสนเกี่ยวกับสิ่งที่รวมอยู่ในบริการเฉพาะ ในบางครั้ง คุณจะได้ลูกค้าที่พยายามทำงานให้คุณฟรีๆ ให้ได้มากที่สุด

เพื่อป้องกันปัญหาไคลเอ็นต์เหล่านี้ คุณต้องมีขอบเขตของงาน ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าขอบเขตของงานคืออะไร เหตุใดคุณจึงต้องมี และจะสร้างได้อย่างไร

ขอบเขตการทำงานคืออะไร?

ขอบเขตของงานคือข้อตกลงเกี่ยวกับงานที่จะทำภายในโครงการ มีรายละเอียดว่าจะทำอะไร จะทำเมื่อไหร่ และอย่างไร

ขอบเขตของงานกำหนดขอบเขตและข้อจำกัดของการบริการ

ขอบเขตงานเทียบกับงบทำงาน

ขอบเขตของงานมักสับสนกับข้อความของงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากทั้งสองมีตัวย่อเดียวกัน – SoW แต่คำเหล่านี้ไม่ตรงกัน

ขอบเขตของงาน จะสรุปบริการที่ดำเนินการ ควบคู่ไปกับงานแต่ละงานที่จะแล้วเสร็จเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

คำชี้แจงของงาน เป็นโครงร่างโครงการและเอกสารการจัดการโครงการที่กว้างและครอบคลุมยิ่งขึ้น มันมีทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับงานที่จะทำ คำชี้แจงเกี่ยวกับงานอาจรวมถึงข้อมูลต่างๆ เช่น ข้อมูลผู้รับเหมาช่วงหรือข้อกำหนดด้านการเดินทาง เอกสารเหล่านี้มักจะใช้ร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากกว่าขอบเขตของงาน

ขอบเขตงาน

เหตุใดขอบเขตการทำงานจึงมีความสำคัญ

ขอบเขตของงานจะสื่อสารอย่างรัดกุมกับลูกค้าว่าพวกเขาจะได้รับอะไรจากคุณและวิธีการทำงานของคุณ สองสิ่งนี้มีความสำคัญ

ขอบเขตของงานสามารถใช้เพื่อให้ความรู้แก่ลูกค้าเกี่ยวกับกระบวนการภายในของคุณ เป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน และสามารถประหยัดเวลาและอาการปวดหัวได้มาก

ต้องการป้องกันไม่ให้ลูกค้าถามคุณอยู่เสมอว่าคุณทำสำเร็จไปมากแค่ไหนและพวกเขาสามารถคาดหวังการส่งมอบได้เมื่อใด เขียนขอบข่ายงานโดยละเอียด

นอกจากนี้ยังป้องกันการเล็ดลอดขอบเขตและการร้องเรียนหลังการบริการโดยแสดงให้เห็นว่าพวกเขาตกลงที่จะให้บริการและงานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน หากต้องการ คุณสามารถระบุวิธีให้พวกเขาเพิ่มบริการเพิ่มเติมได้

คุณสามารถสร้างเวอร์ชันแบบแยกส่วนซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับบริการและงานบางอย่าง หรือคุณสามารถสร้างขอบเขตที่กว้างขึ้นซึ่งแชร์กำหนดเวลาการอนุมัติได้

ฉันจำเป็นต้องมีขอบเขตการทำงานหรือไม่?

ใช่. หากคุณกำลังให้บริการแก่ลูกค้า คุณต้องมีเอกสารที่ระบุว่าคุณให้บริการใด ขอบเขตและข้อจำกัดของบริการเหล่านั้น และวิธีที่คุณจะส่งมอบบริการเหล่านั้น ข้อมูลนี้ไม่ครอบคลุมในข้อเสนอหรือสัญญา

ขอบเขตของงานควรทำสำหรับทุกๆ บริการ แม้ว่าจะเป็นบริการซ้ำสำหรับลูกค้าระยะยาวก็ตาม ไม่มีเหตุผลที่จะคาดหวังให้ลูกค้ารู้หรือจดจำรายละเอียดทั้งหมดของกระบวนการของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้ทุกอย่างเป็นมืออาชีพและช่วยคุณได้หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

การทำงานโดยปราศจากขอบเขตของงานเป็นการเตรียมพร้อมสำหรับความล้มเหลว

ขอบเขตงานควรรวมอะไรบ้าง?

ขอบเขตของงานสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับบริการ โครงการ และลูกค้าของคุณได้ อย่างน้อยต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับบริการที่คุณให้บริการ เมื่อคุณให้บริการ วิธีที่คุณให้บริการ และสิ่งที่ลูกค้าจะได้รับ

เราได้รวบรวมรายการองค์ประกอบ 20 รายการที่สามารถนำไปใช้ในขอบเขตของงานได้ ไม่ใช่ทั้งหมดที่เหมาะสมกับทุกโครงการ คุณสามารถเลือกรายการที่จะรวมและสิ่งที่จะละทิ้งได้

โปรดจำไว้ว่า ทั้งหมดเกี่ยวกับการสื่อสารรายละเอียดโครงการที่จะช่วยให้ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับนักออกแบบของคุณง่ายขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น มีประสิทธิผลมากขึ้น และมีความเสี่ยงน้อยลง

องค์ประกอบต่อไปนี้ถือได้ว่าจำเป็น:

  • ภาพรวม
  • วัตถุประสงค์/เป้าหมาย
  • ขอบเขตงาน
  • เปลี่ยนโปรโตคอล
  • เงื่อนไขการอนุมัติ
  • รายละเอียดการบริการ
  • สินค้าพร้อมส่ง
  • เหตุการณ์สำคัญ
  • รายงานความคืบหน้า
  • ไทม์ไลน์/กำหนดการ

สามารถรวมสิ่งต่อไปนี้ได้ตามความต้องการของคุณ:

  • คำชี้แจงปัญหา
  • อภิธานศัพท์
  • รายการนอกขอบเขต
  • รายการงาน
  • ทรัพยากร
  • สถานที่ทำงาน
  • การบริหารโครงการ
  • การทดสอบ
  • เงื่อนไขการชำระเงิน
  • การจัดสรรงบประมาณหรือทรัพยากร

1. ภาพรวมโครงการหรือความเป็นมา

ภาพรวมโครงการสรุปโครงการ จะต้องมีรายละเอียดพื้นฐานของโครงการด้วย: ใครคือลูกค้า ใครเป็นผู้ให้บริการ และบริการใดบ้างที่กำลังให้บริการ

ภาพรวมส่วนใหญ่ยังให้ข้อมูลพื้นฐานพร้อมบริบทเกี่ยวกับงานที่ทำอยู่ ซึ่งอาจรวมถึงเหตุผลว่าทำไมคุณถึงได้รับเลือกเป็นผู้ให้บริการและวิธีที่ลูกค้าตัดสินใจ นอกจากนี้ยังสามารถรวมไทม์ไลน์โดยประมาณ

2. วัตถุประสงค์โครงการ

วัตถุประสงค์ของโครงการอธิบายผลลัพธ์และผลลัพธ์ที่บริการของคุณตั้งเป้าเพื่อให้บรรลุ

นี่เป็นคำอธิบายทั่วไปในภาพรวมในระดับพื้นผิว ไม่ควรรวมรายการรายละเอียดของสิ่งที่ส่งมอบหรือขอข้อมูลทางเทคนิค

คิดว่า "หน้า Landing Page พร้อมตะกร้าสินค้า" กับ "การวางโครงร่าง, SEO ในหน้า, การรวมตะกร้าสินค้า" เป็นต้น

3. คำชี้แจงปัญหา

คำชี้แจงปัญหาจะอธิบายปัญหา ปัญหา หรือความต้องการที่บริการนี้กำลังแก้ไข เป็นส่วนสั้น ๆ ที่สรุปเหตุผลของโครงการ

ส่วนนี้ถือได้ว่าเป็นทางเลือก ใช้ไม่ได้กับทุกโครงการ แต่ควรรวมไว้ด้วยหากคุณรู้สึกว่าเหมาะสม

ตัวอย่างเช่น นักออกแบบเว็บไซต์ที่ทำงานเกี่ยวกับการรีเฟรชไซต์อาจต้องการรวมข้อความแจ้งปัญหาที่อธิบายอัตราตีกลับที่สูงของเว็บไซต์หรือการไม่สามารถเข้าถึงผู้ที่มีความทุพพลภาพได้

4. อภิธานศัพท์

คุณควรพิจารณารวมอภิธานศัพท์เมื่อทำงานกับบุคคลที่อาจไม่คุ้นเคยกับภาษาที่ใช้อธิบายบริการของคุณ

ระบุและกำหนดสิ่งที่บุคคลภายนอกอาจไม่ทราบ

ซึ่งอาจรวมถึงคำย่อ คำศัพท์ และศัพท์แสงที่ใช้ในสายงานและอุตสาหกรรมของคุณ นอกจากนี้ยังควรรวมถึงข้อกำหนด เงื่อนไข และข้อกำหนดในการให้บริการ

หากรวมไว้ ควรวางอภิธานศัพท์ไว้ใกล้กับจุดเริ่มต้นของเอกสาร อย่างน้อยควรวางไว้ก่อนข้อกำหนดใดๆ ที่ต้องกำหนด

5. ขอบเขตงาน

ขอบเขตของส่วนงานแสดงรายการบริการเฉพาะที่ลูกค้าจะได้รับ

ส่วนนี้คล้ายกับแต่แตกต่างจากรายการที่ส่งมอบหรืองาน มันแสดงรายการบริการและบริการย่อยที่แตกต่างกันที่คุณให้ไว้

ตัวอย่างเช่น นักออกแบบเว็บไซต์ที่ให้บริการออกแบบกราฟิกอาจรวมถึงการวางโครงลวด การออกแบบโลโก้ 3 แบบ ภาพพื้นหลัง และการพิมพ์ตัวอักษร

หากมีระดับการบริการที่แตกต่างกัน ส่วนนี้ควรรวมถึงขอบเขตของงานนั้นด้วย

6. รายการนอกขอบเขต

ส่วนที่อยู่นอกขอบเขตแสดงรายการงานที่จะไม่ดำเนินการระหว่างบริการนี้ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการป้องกันการคืบคลานของขอบเขต - ไม่ว่าจะโดยไม่ได้ตั้งใจหรือลูกค้าพยายามแก้ไขให้คุณ

ส่วนนี้แสดงรายการบริการเพิ่มเติมที่ลูกค้ามักจะขอตลอดทั้งโครงการหรือบริการที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ แต่จะไม่ดำเนินการให้เสร็จสิ้น

ผู้ให้บริการที่ทำงานในโครงการที่ต้องพึ่งพาบุคคลภายนอกหรือปัจจัยภายนอกจะต้องมีส่วนกิจกรรมที่อยู่นอกขอบเขต มันปกป้องคุณจากการรับผิดชอบต่อสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ ส่วนนี้ยังช่วยขจัดความคาดหวังของงานฟรีหรือบริการโบนัสได้อย่างชัดเจน

ลูกค้ามักจะถามนักออกแบบเว็บไซต์เกี่ยวกับคุณสมบัติ การอัพเกรด การเปลี่ยนแปลง หรือคุณสมบัติเพิ่มเติมอื่นๆ ที่นี่และที่นั่น บางครั้งสิ่งนั้นเกิดขึ้นเพราะพวกเขาไม่ได้คิดไว้ล่วงหน้า ลืมใส่สิ่งต่าง ๆ หรือรู้สึกว่าจะถูกรวม นึกถึงสิ่งที่เป็นอภินันทนาการ เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิด หรือกว้างกว่าที่คุณให้

ลูกค้าจำนวนมากเลือกที่จะเพิ่มบริการเพิ่มเติมในข้อตกลงเมื่อเห็นรายการในส่วนที่อยู่นอกขอบเขต ดังนั้น ให้พิจารณาว่านี่เป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มยอดขาย

7. เปลี่ยนโปรโตคอล

ลูกค้าจะต้องการเปลี่ยนแปลง คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งนั้นด้วยชุดโปรโตคอลสำหรับจัดการกับการเปลี่ยนแปลงกับลูกค้าและกระบวนการในโปรเจ็กต์

การให้ความรู้แก่ลูกค้าล่วงหน้าเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนแปลงและควรทำ ช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น นำเสนอโครงสร้างที่มากขึ้นในกระบวนการทำงานของคุณ แสดงความเป็นมืออาชีพ และเพิ่มความรู้สึกเป็นทางการให้กับความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณ

มันแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณทำงานของคุณอย่างจริงจังและมีความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับพฤติกรรมของพวกเขาในระหว่างโครงการ

ลูกค้าเคารพผู้กำหนดขอบเขตที่ชัดเจน พวกเขาควรเข้าใจว่าคุณไม่ได้ดำเนินการบนพื้นฐาน "อะไรก็ตาม"

โพรโทคอลการเปลี่ยนแปลงหรือส่วนกระบวนการจะสรุปสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากลูกค้าต้องการทำการเปลี่ยนแปลง ควรมีอย่างน้อยสิ่งต่อไปนี้:

  • การเปลี่ยนแปลงใดบ้างที่รวมอยู่ในขอบเขตของข้อตกลง
  • ลูกค้าควรดำเนินการเปลี่ยนแปลงอย่างไร
  • จะเกิดอะไรขึ้นหากพวกเขาไม่ทำการเปลี่ยนแปลงภายในเงื่อนไขที่กำหนด
  • วิธีจัดการกับการเปลี่ยนแปลงที่อยู่นอกเหนือบริการที่ตกลงกันไว้
  • ราคาและเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม

รวมทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงการจัดการง่ายขึ้นสำหรับคุณ ผู้ให้บริการมักต้องการจำกัดการเปลี่ยนแปลงไว้เฉพาะตัวเลขที่กำหนดและภายในระยะเวลาที่จำกัด

ส่วนนี้ป้องกันคำขอเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงไม่วุ่นวาย และลดการคืบคลานของขอบเขต

8. คำอธิบายของบริการ

ส่วนคำอธิบายบริการจะอธิบายบริการที่คุณจะทำ คิดในแง่ของประเภทและหมวดหมู่ ไม่ใช่งาน

ตัวอย่างเช่น บริการเว็บสำหรับเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซอาจเป็นการวิจัย SEO การพัฒนาเว็บไซต์ WordPress การปรับแต่งธีม การเพิ่มประสิทธิภาพมือถือ และการรวมปลั๊กอินทางการตลาด

คุณสามารถใช้ส่วนคำอธิบายบริการเป็นโอกาสในการเสริมคุณค่าของคุณ

9. รายการงานและรายละเอียด

ส่วนนี้ประกอบด้วยงานทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการแต่ละบริการให้เสร็จสิ้นพร้อมกับกำหนดเวลา เป็นรายการที่ละเอียดที่สุดของสิ่งที่คุณกำลังทำเพื่อลูกค้า

ส่วนของงานอาจเริ่มยาวโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อให้บริการเว็บหรืองานอื่น ๆ ที่บริการเดียวสามารถรวมรายการงานยาวได้ ดังนั้น ให้ส่วนนี้เป็นระเบียบเรียบร้อยและมีเหตุผล

หากมีบุคคลหลายคนเกี่ยวข้องในเรื่องนี้หรือจะต้องอ้างอิงถึง หัวข้อนี้ควรมีรายละเอียดมากพอที่จะใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้

10. ทรัพยากร

ควรรวมส่วนทรัพยากรไว้ด้วยหากลูกค้าจำเป็นต้องจัดหาทรัพยากร ข้อมูล หรือสิ่งอื่นใดเพื่อให้บริการแก่คุณ

นี่ควรเป็นรายการสิ่งที่คุณต้องการสำหรับพวกเขา กำหนดเวลาในการจัดหาทรัพยากรแต่ละรายการ และวิธีการที่คุณต้องการรับทรัพยากร

11. สถานที่ทำงานหรือสถานที่ปฏิบัติงาน

ส่วนนี้บอกว่างานจะดำเนินการที่ไหน สำหรับผู้ให้บริการหลายราย นี่หมายถึงสถานที่ทำงานเสมือนหรือจากระยะไกล

อย่างไรก็ตาม อาจเป็นแบบผสมถ้าคุณมีการประชุมแบบตัวต่อตัวกับลูกค้า

12. สิ่งที่ส่งมอบ

ส่วนนี้แสดงรายการผลิตภัณฑ์ปลายทางที่แตกต่างกันซึ่งลูกค้าจะได้รับซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบริการที่ได้รับ คุณสามารถเลือกที่จะรวมวิธีการจัดหาได้

นี่คือตัวอย่างสองตัวอย่าง:

  • ผลงานของนักออกแบบโลโก้อาจเป็นโลโก้ 5 เวอร์ชันที่มีให้ในรูปแบบ SVG และ JPG บน Google Drive
  • ผลงานโครงการออกแบบเว็บอาจเป็นการวิเคราะห์คู่แข่ง, เวอร์ชันเว็บไซต์ 2 เวอร์ชันสำหรับการทดสอบ A/B, เนื้อหาที่สร้างสรรค์ และแนวทางสไตล์

ส่วนนี้เป็นสิ่งจำเป็น ลูกค้าของคุณต้องรู้ว่าสิ่งที่พวกเขาจะได้รับเมื่อสิ้นสุดโครงการ

13. การบริหารโครงการหรืองาน

ส่วนการบริหารรายละเอียดการจัดการโครงการของคุณที่เกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมของลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

สิ่งนี้ควรรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น การประชุมเสมือนจริง การสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุมทางวิดีโอ การอภิปรายของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ฯลฯ

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการประชุมรายสัปดาห์เพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้า ให้ใส่ไว้ในส่วนนี้

14. เหตุการณ์สำคัญ

ส่วนเหตุการณ์สำคัญนั้นเหมาะสมกับงานเกือบทุกประเภท รายการนี้แสดงจุดสำคัญตลอดทั้งโครงการ

มันสามารถสัมพันธ์กับขั้นตอนการจัดการโครงการที่แตกต่างกันและ/หรือทำเครื่องหมายความสำเร็จที่สรุปได้

15. กำหนดการหรือไทม์ไลน์การทำงาน

ขอบเขตของงานจะมีกำหนดการเสมอ ควรแสดงรายการวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการ (หรือวันที่สิ้นสุดโดยประมาณ) พร้อมกับวันที่สำหรับเหตุการณ์สำคัญใดๆ

คุณยังสามารถเลือกที่จะให้ไทม์ไลน์ของเฟสของโครงการแก่ลูกค้าได้ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยให้พวกเขาติดตามว่าสิ่งต่างๆ อยู่ที่ไหน

กำหนดการทั่วไปจะมี:

  • วันที่เริ่มโครงการ
  • วันที่สิ้นสุดโครงการโดยประมาณ
  • วันที่สิ้นสุดโครงการ
  • วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงาน
  • วันที่สำคัญ
  • วันที่ครบกำหนดส่งมอบ
  • วันที่โดยประมาณสำหรับขั้นตอนสำคัญ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แยกความแตกต่างระหว่างวันที่ที่แน่นอนและวันที่โดยประมาณ วันที่เริ่มต้นของโปรเจ็กต์มักจะเป็นวันเดียวที่สามารถตรึงไว้ได้อย่างแน่นอน

เมื่อพูดถึงเหตุการณ์สำคัญและขั้นตอนของโครงการ คุณอาจต้องการระบุช่วงวันที่หรือกำหนดเวลาสุดท้าย แทนที่จะเป็นวันที่เดียว

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าเข้าใจเมื่อคุณกำหนดเส้นตายที่ชัดเจนกับไทม์ไลน์โดยประมาณ

16. รายงานความคืบหน้า

ขอบเขตงานส่วนนี้อธิบายวิธีที่คุณจะแบ่งปันรายงานสถานะและการอัปเดตกับลูกค้า

บอกพวกเขาว่าพวกเขาจะได้รับข้อมูลประเภทใด จะได้รับเมื่อใด จะอยู่ในรูปแบบใด และจะจัดส่งอย่างไร

ทางที่ดีควรจัดทำรายงานความคืบหน้าในลักษณะที่สามารถตรวจสอบได้ในภายหลัง

17. การทดสอบและจุดตรวจ

ขอบเขตของงานควรรวมถึงส่วนการทดสอบหรือจุดตรวจสอบ หากเป็นส่วนสำคัญของบริการที่คุณดำเนินการอยู่

ควรมี:

  • จะสอบทำงานอะไร
  • จะทำการทดสอบประเภทใด
  • ขอบเขตของการทดสอบเหล่านั้น
  • เมื่อจะทำการทดสอบ

สิ่งนี้ทำให้ลูกค้ารู้ว่ามาตรฐานของคุณคืออะไร และป้องกันไม่ให้พวกเขาร้องเรียนหรือข้อกล่าวหาเรื่องบริการย่อยหลังจากข้อเท็จจริง

สิ่งเหล่านี้ควรรวมอยู่ในกำหนดการหรือไทม์ไลน์ของคุณ

18. เงื่อนไขการยอมรับและการอนุมัติ

ขอบเขตงานของคุณควรรวมความคาดหวังที่กำหนดไว้เสมอสำหรับการอนุมัติและการยอมรับงานของลูกค้า

ควรแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงสิ่งที่จะต้องได้รับการอนุมัติ วิธีที่พวกเขาควรทำการอนุมัติเหล่านั้น และเวลาที่ต้องทำ ความล้มเหลวของลูกค้าในการปฏิบัติตามเงื่อนไขเหล่านี้จะถือเป็นการยอมรับงาน

ลูกค้าควรอนุมัติงานไปพร้อมกัน รวมการอนุมัติแบบทีละขั้นสำหรับทุกขั้นตอนที่สำคัญ การส่งมอบ เหตุการณ์สำคัญ และการปิดโครงการครั้งสุดท้าย

19. เงื่อนไขการชำระเงิน

ขอบเขตของงานอาจรวมถึงเงื่อนไขการชำระเงินและวันครบกำหนด ข้อกำหนดเหล่านี้ควรครอบคลุมในเอกสารอื่นๆ เช่น สัญญาและข้อเสนอ

อย่างไรก็ตาม การกล่าวย้ำในขอบเขตของงานเป็นการตอกย้ำข้อเท็จจริงที่ว่างานนั้นมีเงื่อนไขว่าจะต้องปฏิบัติตาม

20. งบประมาณโครงการหรือการจัดสรรทรัพยากร

ขอบเขตของงานสำหรับโครงการที่สำคัญอาจรวมถึงส่วนที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับการจัดสรรงบประมาณ

ห่อ

ขอบเขตของงานควรทำให้ความสัมพันธ์ในการทำงานของคุณง่ายขึ้น ในขณะเดียวกันก็ให้การคุ้มครองทางกฎหมายต่อการร้องเรียนและความขัดแย้ง

เน้นที่พื้นฐานในตอนแรก จากนั้นเพิ่มสิ่งที่จะช่วยให้คุณและลูกค้าเข้าใจตรงกัน

นี่คือเคล็ดลับสุดท้ายบางประการ:

  • เขียนให้ชัดเจนและเรียบง่าย
  • ให้ละเอียดและละเอียด
  • ไปทีละขั้นตอน คิดถึงทุกอย่างที่ทำตั้งแต่เตรียมการจนถึงปิด
  • แบ่งงานออกเป็นบริการ บริการย่อย งาน และงานย่อย
  • กำหนดเกณฑ์มาตรฐาน เกณฑ์ความสำเร็จ และขั้นตอนที่ชัดเจน
  • ให้คนอื่นตรวจสอบขอบเขตของงานหรือปล่อยให้มันพักและตรวจสอบอีกครั้ง

ชมการสัมมนาผ่านเว็บ: วิธีสร้างขอบเขตการทำงานที่ครอบคลุม

โพสต์นี้อิงจากการสัมมนาผ่านเว็บ "วิธีสร้างขอบเขตการทำงานที่ครอบคลุม" จาก iThemes Training เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างขอบเขตหรือคำชี้แจงการทำงานที่ทำให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น