วิธีสร้างใบแจ้งหนี้การออกแบบเว็บไซต์ (+ เทมเพลตฟรี)

ไม่ว่าคุณจะยังใหม่กับการออกแบบเว็บไซต์หรือเคยชินกับประสบการณ์ คุณอาจทราบดีอยู่แล้วถึงความสำคัญของการสร้างใบแจ้งหนี้การออกแบบเว็บไซต์ที่ยอดเยี่ยมเพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณ การออกใบแจ้งหนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการรับเงินสำหรับงานที่คุณทำ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกัน ไม่ว่าคุณจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณในระหว่างโครงการเมื่อใด การรู้ขั้นตอนของใบแจ้งหนี้และวิธีสร้างใบแจ้งหนี้นั้นเป็นสิ่งที่จำเป็น!

ในบทความนี้ ฉันจะเจาะลึกองค์ประกอบต่างๆ ของใบแจ้งหนี้การออกแบบเว็บ :

• ทำไมคุณต้องมีใบแจ้งหนี้
• วิธีสร้างใบแจ้งหนี้
• เวลาที่ดีที่สุดในการส่งใบแจ้งหนี้
• ดาวน์โหลดเทมเพลตใบแจ้งหนี้การออกแบบเว็บฟรี

ทำไมคุณต้องมีใบแจ้งหนี้

กระบวนการออกใบแจ้งหนี้มีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ แต่ประการแรก (และสำคัญที่สุด) คือกระบวนการนี้เป็นวิธีที่คุณจะได้รับเงินจากลูกค้าของคุณ! โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเริ่มปรับขนาด คุณจะต้องการเอกสารหรือแผ่นงานที่ทำให้คุณและลูกค้าเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ต้องชำระ

สรุปข้อมูลสำคัญ

การมีใบแจ้งหนี้มาตรฐานทำให้คุณและลูกค้าเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับบริการที่คุณทำเพื่อพวกเขา และจำนวนเงินที่พวกเขาเป็นหนี้คุณ โดยทั่วไป ใบแจ้งหนี้จะประกอบด้วยข้อมูลติดต่อสำหรับทั้งคุณและลูกค้า คำอธิบายบริการหรือค่าบริการ จำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ และวันที่ครบกำหนดชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการรับเงินจากลูกค้าอย่างครบถ้วน ตรงเวลา ในแต่ละครั้ง ทำหน้าที่เป็นวิธีการสื่อสาร เนื่องจากทั้งสองฝ่ายควรเข้าใจบริการ จำนวนเงินที่ต้องชำระ และวันครบกำหนดชำระเงิน

ติดตามจำนวนเงินที่คุณเรียกเก็บจากลูกค้าได้อย่างง่ายดาย

การสื่อสารกับลูกค้านั้นแตกต่างกันไปในแต่ละลูกค้า และเชื่อฉันเถอะว่ามันจะมีความท้าทายมากขึ้นเมื่อคุณขยายขนาดธุรกิจของคุณ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือดักฟังลูกค้าเกี่ยวกับการรับเงินหรือตรวจสอบซ้ำว่าเช็คมีชื่อที่ถูกต้องหรือไม่ การออกใบแจ้งหนี้ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งการออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติหรือการใช้เทมเพลต) ลดการสื่อสารเพิ่มเติมกับลูกค้า ซึ่งช่วยประหยัดเวลาของทุกคนในที่สุด!

ใช้เวลาน้อยลงในการตอบคำถามเกี่ยวกับการชำระเงิน

ลองนึกภาพสิ่งนี้: ลูกค้าที่เห็นด้วยกับทุกอย่างเกี่ยวกับโครงการออกแบบเว็บไซต์และชำระบิลตรงเวลา เราฝันได้ใช่ไหม? แต่อย่างจริงจัง สมมติว่าธุรกิจของคุณกำลังเฟื่องฟูและคุณต้องออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า 10 รายในเวลาเดียวกัน แทนที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับลูกค้าทุกราย คุณสามารถใช้เทมเพลต ปรับเปลี่ยนรายการสองสามรายการ และส่งออกไป นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้อง และคุณไม่พลาดสิ่งสำคัญ (เช่น วันครบกำหนดชำระเงิน!) ในใบแจ้งหนี้ของคุณ

ยิ่งลูกค้าของคุณมีกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่ดีเท่าไร ความสัมพันธ์ของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น และยิ่งความสัมพันธ์ของคุณดีเท่าไร พวกเขาก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะแนะนำคุณมากขึ้นเท่านั้น! คุณรู้หรือไม่ว่ากว่า 92% ของโฆษณาค้นหาลูกค้าใหม่ผ่านการอ้างอิง การออกใบแจ้งหนี้เป็นวิธีที่ราบรื่นที่สุดในการทำให้ธุรกิจการออกแบบเว็บของคุณเติบโต

ตอนนี้คุณรู้เหตุผลสำคัญว่าทำไมคุณควรมีใบแจ้งหนี้แล้ว เรามาเจาะลึกและเรียนรู้วิธีสร้างใบแจ้งหนี้กัน!

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้

มีหลายวิธีในการสร้างใบแจ้งหนี้ ดังนั้นสิ่งแรกที่คุณจะต้องตัดสินใจคือวิธีการออกใบแจ้งหนี้ใดที่เหมาะกับคุณและธุรกิจของคุณมากกว่า แต่ก่อนที่ฉันจะก้าวไปข้างหน้า มาทำลายกระบวนการนี้กันเถอะ!

นี่คือขั้นตอนในการสร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้เทมเพลต:

1. ตัดสินใจว่าคุณกำลังใช้วิธีใบแจ้งหนี้ใด
2. เพิ่มข้อมูลการติดต่อ
3. รวมรายละเอียดการติดตามใบแจ้งหนี้
4. รายการบริการ
5. คำนวณค่าใช้จ่ายทั้งหมด
6. รับเงิน

ขั้นตอนที่ 1: ตัดสินใจว่าคุณกำลังใช้วิธีออกใบแจ้งหนี้แบบใด

การสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับลูกค้าใหม่ทุกรายอาจฟังดูเหนื่อย ลองคิดดูว่าคุณจะประหยัดเวลาได้มากแค่ไหนเพียงแค่ทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ! วิธีการออกใบแจ้งหนี้ ซอฟต์แวร์ และเทมเพลตทั้งสองนี้เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม ดังนั้นเรามาทบทวนข้อดีและข้อเสียเพื่อให้คุณตัดสินใจได้ว่าวิธีใดเหมาะสมกว่ากัน

ใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้

เมื่อคุณเลือกที่จะออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าของคุณโดยใช้ซอฟต์แวร์ คุณจะประหยัดเวลาและเงิน เนื่องจากซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติและง่ายต่อการเข้าถึง แก้ไขฟิลด์ และส่งไปยังไคลเอนต์ การดำเนินการนี้อาจเป็นประโยชน์หากคุณมีลูกค้าไม่กี่รายซึ่งโดยปกติแล้วคุณจะเรียกเก็บเงินสำหรับบริการตามปกติในแต่ละเดือน

อย่างไรก็ตาม คุณอาจพบว่าการใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ได้เงินมากกว่าที่คุณยินดีจ่าย หรืออาจไม่ง่ายเท่าถ้าคุณมีลูกค้ากรณีพิเศษ สมมติว่าคุณส่งใบแจ้งหนี้รายเดือนไปยังลูกค้าสำหรับการบำรุงรักษาไซต์ อย่างไรก็ตาม ในเดือนนี้คุณใช้เวลาเพิ่มอีกชั่วโมงและร่างกลยุทธ์สำหรับพวกเขา ในกรณีนี้ คุณต้องการตัวเลือกใบแจ้งหนี้ที่สามารถปรับแต่งได้สำหรับลูกค้าของคุณ ไม่ว่าจะเรียบง่ายหรือซับซ้อนเพียงใด

ความหายนะอีกประการหนึ่งของการใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้คือการขาดอิสระในการสร้างสรรค์ คุณจะพบว่าตัวเลือกซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่มีช่องที่สามารถแก้ไขได้และพื้นที่สำหรับเพิ่มโลโก้บริษัทของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณเป็นนักออกแบบเว็บไซต์ ดังนั้นคุณจึงมักต้องการอิสระในการสร้างรูปลักษณ์ ความรู้สึก และเพิ่มแบรนด์ของคุณเข้าไปอีกเล็กน้อย การออกใบแจ้งหนี้ไม่ใช่เอกสารที่น่าตื่นเต้นที่สุดเท่าที่คุณจะเคยสร้างมา แต่ควรเป็นสิ่งที่คุณภูมิใจที่จะแสดงและแบ่งปัน

หากคุณตัดสินใจว่าซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้เป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับคุณและธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือตัวเลือกที่ดีในการเริ่มต้น:

• เครื่องกำเนิดใบแจ้งหนี้
• โซโห

เครื่องกำเนิดใบแจ้งหนี้

ใช้เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์นี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีตราสินค้าอย่างสวยงามด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว! เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วจากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ ใบแจ้งหนี้ที่คุณทำสามารถส่งและชำระเงินทางออนไลน์หรือดาวน์โหลดเป็น PDF

มีใบแจ้งหนี้มากกว่าหนึ่งใบที่จะสร้าง? อย่ากลัว! Invoiced ให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ได้ไม่จำกัดจำนวน โบนัส: คุณสามารถเพิ่มโลโก้ของคุณเพื่อทำให้ใบแจ้งหนี้ของคุณดูดียิ่งขึ้น!

โซโห

Zoho นำเสนอตัวสร้างที่ใช้งานง่ายกว่านี้ไม่มีอีกแล้ว คุณสามารถกรอกที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงิน ที่อยู่ของลูกค้า กำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ และมีคำอธิบายสั้นๆ หรือยาวสำหรับรายการที่คุณกำลังเรียกเก็บเงิน คุณยังสามารถแสดงรายการหลายรายการสำหรับโครงการขนาดใหญ่เหล่านั้นที่เรียกเก็บเงินทั้งหมดในคราวเดียว และเพิ่มในบันทึก "ขอบคุณ" ที่กำหนดเองสำหรับลูกค้าที่สามารถปรับแต่งได้ตามที่เห็นสมควร

ใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้เดียวและอัปเดตเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการสำหรับสถานการณ์ของลูกค้าที่เข้ามาหาคุณ

เทมเพลตให้อิสระแก่คุณในการปรับแต่งใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการ ส่วนที่ดีที่สุด: ฟรี! เรามาพูดถึงขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้เทมเพลตกัน

มีเทมเพลตมากมายในโลกนี้ แต่อย่าไปหาเทมเพลตใหม่ โชคดีสำหรับคุณ เรามีเทมเพลตใบแจ้งหนี้การออกแบบเว็บที่ยอดเยี่ยมอยู่แล้ว! คว้าของคุณที่นี่

เพิ่มข้อมูลการติดต่อ

ข้อมูลชิ้นแรกที่คุณต้องการเพิ่มในใบแจ้งหนี้การออกแบบเว็บคือข้อมูลติดต่อของคุณ เนื่องจากเป็นมาตรฐานและจะไม่เปลี่ยนแปลงจนกว่าธุรกิจของคุณจะเปลี่ยนแปลง คุณจึงเพิ่มชื่อธุรกิจ ข้อมูลติดต่อ เช่น อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และโลโก้ของคุณได้

หมายเหตุ: ที่นี่คุณสามารถกดบันทึกได้ เนื่องจากขั้นตอนที่เหลือมีไว้สำหรับการออกใบแจ้งหนี้กับลูกค้ารายใดรายหนึ่ง!

ขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มชื่อลูกค้าและ/หรือชื่อธุรกิจของคุณ และข้อมูลติดต่อ รวมถึงที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ ตรวจสอบอีกครั้งเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้ถูกต้อง เนื่องจากคุณไม่ต้องการให้มีผลเมื่อคุณรับเงิน

รวมรายละเอียดการติดตามใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนนี้อาจเกี่ยวข้องกับคุณหรือไม่ก็ได้ หากคุณมีไคลเอนต์ขนาดเล็กเพียงหนึ่งหรือสองเครื่อง คุณอาจไม่รู้สึกว่าจำเป็นต้องรวมรายละเอียดการติดตามใบแจ้งหนี้ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ และวันครบกำหนดที่ไม่ซ้ำใคร ในทางกลับกัน เราขอแนะนำให้เพิ่มรายละเอียดการติดตามบางประเภทเพื่อธุรกิจของคุณ การจัดระเบียบจะดีกว่า และโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเริ่มปรับขนาด คุณจะต้องการระบบติดตามที่มั่นคงตั้งแต่เริ่มต้น

แสดงรายการบริการและการชำระเงินสำหรับแต่ละรายการ

ได้เวลาแสดงรายการบริการทั้งหมดที่คุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้า คุณสามารถระบุให้คลุมเครือหรือลงรายละเอียดได้มากเท่าที่คุณต้องการ (เพิ่มคำอธิบายได้ตามต้องการ!) อย่างไรก็ตาม ลูกค้าควรทราบอยู่แล้วว่าบริการใดบ้างที่จะได้รับในใบแจ้งหนี้

ระวังตัวย่อหรือชื่อเล่นที่คุณใช้เพื่ออธิบายบริการของคุณ สมมติว่าลูกค้ามีความเข้าใจเกี่ยวกับการออกแบบเว็บเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกจัดวางอย่างชัดเจน คุณจึงไม่ต้องเสียเวลาอธิบายค่าใช้จ่ายกับลูกค้า

คำนวณต้นทุนทั้งหมด

คำนวณค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับบริการทั้งหมดที่คุณระบุไว้ สิ่งที่คุณต้องทำคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าต้นทุนสินค้าแต่ละรายการถูกต้อง คำนวณต้นทุนทั้งหมด และตรวจสอบตัวเลขแต่ละรายการอีกครั้ง

โบนัส: เราได้เรียนรู้จาก รายงานธุรกิจการออกแบบเว็บไซต์ ว่านักออกแบบเว็บไซต์ยังเพิ่มเงื่อนไขการชำระเงินและข้อมูลเพิ่มเติมที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ อย่าลังเลที่จะลองใช้ อย่างไรก็ตาม การมีไว้และไม่จำเป็นต้องมีสำหรับใบแจ้งหนี้การออกแบบเว็บของคุณเป็นเรื่องที่ดีมากกว่า

รับเงิน

นี่เป็นขั้นตอนที่ง่ายที่สุด! การดำเนินการเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยเนื่องจากใบแจ้งหนี้ของคุณเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าแล้ว และตอนนี้คุณก็รอ

ในบางครั้ง ปัญหาการออกใบแจ้งหนี้เกิดขึ้นกับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าที่ไม่จ่ายเงินให้คุณหรือออกใบแจ้งหนี้ คุณควรเตรียมพร้อมล่วงหน้า

เวลาที่ดีที่สุดในการส่งใบแจ้งหนี้

ตอนนี้คุณได้สร้างใบแจ้งหนี้ที่ยอดเยี่ยมสำหรับลูกค้าแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการส่งไปให้พวกเขาเพื่อให้พวกเขาสามารถชำระเงินได้! คุณอาจสงสัยว่าเวลาที่ดีที่สุดในการส่งใบแจ้งหนี้คือเมื่อใด เป็นช่วงเริ่มต้นโครงการ สิ้นสุดโครงการ รายเดือน หรือความถี่อื่น?

จริงๆแล้วมันขึ้นอยู่กับ! ลูกค้าบางรายอาจต้องการจ่ายล่วงหน้า ในขณะที่บางรายอาจต้องการหลังจากงานเสร็จสิ้น การสนทนานั้นดีที่สุดก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ เนื่องจากคุณไม่ต้องการส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าหากพวกเขาไม่รู้ว่ากำลังจะมา ยิ่งกระบวนการโปร่งใสมากเท่าไหร่ การเรียกเก็บเงินก็จะง่ายขึ้นเท่านั้น

บทสรุป

การออกใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการออกแบบเว็บไซต์ แม้ว่าการสร้างผลงานที่ยอดเยี่ยมให้กับลูกค้าจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็จำเป็นต้องได้รับค่าตอบแทนอย่างยุติธรรมสำหรับงานที่คุณกำลังทำอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่นๆ ที่ต้องใช้กับลูกค้าถูกต้อง เพื่อให้คุณสามารถกลับไปทำสิ่งที่คุณทำได้ดีที่สุด นั่นคือการสร้างเว็บไซต์ที่สวยงาม!

ดาวน์โหลดเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรี!

กำลังมองหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ยอดเยี่ยมเพื่อเริ่มต้นใช้งานอยู่ใช่ไหม มองไม่เพิ่มเติม! เทมเพลตนี้มีรายละเอียดและส่วนต่างๆ ที่สำคัญทั้งหมดที่คุณต้องการในใบแจ้งหนี้ ขัดขวางของคุณด้านล่าง!