โดยไม่คำนึงถึงขนาด ธุรกิจต้องพึ่งพาบัญชีลูกหนี้หรือ AR เป็นอย่างมากสำหรับปัจจัยยังชีพขั้นพื้นฐาน ผู้คนมักเรียกบัญชีลูกหนี้โดยทั่วไปว่าเป็นการชำระเงินที่คุณได้รับสำหรับสินค้าหรือบริการที่ธุรกิจของคุณขายไป

อย่างไรก็ตามนั่นไม่ใช่กรณี AR หมายถึงกรณีที่คุณขายสินค้าหรือบริการแล้วแต่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน อย่างไรก็ตาม กระบวนการบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับ AR อาจใช้ความพยายามมากเกินไปแต่ได้กำไรน้อยเกินไป

นี่คือที่มาของระบบอัตโนมัติ AR ในบทความนี้ เราจะพูดถึงโซลูชันบัญชีลูกหนี้ต่างๆ ที่สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการชำระเงินของธุรกิจของคุณได้

ภาพถ่ายโดย Darlene Alderson จาก Pexels

AR Automation คืออะไร?

AR Automation อาจฟังดูซับซ้อน แต่ในทางปฏิบัตินั้นง่ายมาก ระบบอัตโนมัติของ AR หมายถึงการทำงานบางอย่างของกระบวนการบัญชีลูกหนี้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงสามารถประหยัดเวลาและความพยายาม

ในกระบวนการ AR Automation ซอฟต์แวร์จะถูกนำมาใช้แทนงานบางอย่างที่นักบัญชีต้องดำเนินการ ซึ่งจะทำให้วงจรเครดิตเป็นเงินสดเร็วขึ้น

โปรดทราบว่าวงจรเครดิตเป็นเงินสดหมายถึงการดำเนินการทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างการซื้อผลิตภัณฑ์ไปจนถึงการรับเงินจริง ยิ่งวงจรเครดิตเป็นเงินสดใช้เวลาน้อยลงเท่าใด ธุรกิจก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติ AR

อย่างไรก็ตาม ระบบอัตโนมัติ AR มีประโยชน์อีกมากมายที่จะนำเสนอ มาดูกันดีกว่าว่าระบบอัตโนมัติของ AR มีประโยชน์ต่อบริษัทของคุณอย่างไร:

1) เร่งกระบวนการชำระเงิน

ข้อดีอย่างหนึ่งของระบบอัตโนมัติ AR คือทำให้กระบวนการชำระเงินเร็วขึ้น แทนที่จะต้องประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองและรอเช็คส่งทางไปรษณีย์ ระบบอัตโนมัติ AR ช่วยให้คุณส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์และรับการชำระเงินออนไลน์ได้ ซึ่งหมายความว่าการชำระเงินสามารถดำเนินการได้เร็วกว่ามาก ซึ่งสามารถปรับปรุงกระแสเงินสดและลดเวลาที่ใช้ในการรับเงิน

2) ลดข้อผิดพลาด

ข้อดีอีกอย่างของระบบอัตโนมัติ AR คือช่วยลดข้อผิดพลาด การประมวลผลใบแจ้งหนี้และการชำระเงินด้วยตนเองอาจใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ในทางกลับกัน ระบบอัตโนมัติ AR ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำงานเหล่านี้ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์ สิ่งนี้สามารถช่วยให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ถูกต้องและการชำระเงินได้รับการประมวลผลอย่างถูกต้อง

3) ปรับปรุงการบริการลูกค้า

ระบบอัตโนมัติของ AR ยังสามารถปรับปรุงการบริการลูกค้าด้วยการจัดเตรียมกระบวนการชำระเงินที่คล่องตัวยิ่งขึ้น ลูกค้าสามารถรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์และชำระเงินทางออนไลน์ซึ่งสะดวกกว่าการส่งเช็คทางไปรษณีย์ นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติ AR ยังสามารถให้ข้อมูลอัปเดตสถานะการชำระเงินแก่ลูกค้าแบบเรียลไทม์ ซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสารและลดการสอบถาม

4) ประสบการณ์ส่วนบุคคล

สามารถใช้ AR เพื่อสร้างประสบการณ์การชำระเงินส่วนบุคคลตามความต้องการของลูกค้าและพฤติกรรมในอดีต ตัวอย่างเช่น ลูกค้าที่ซื้อสินค้าบางอย่างเป็นประจำสามารถเสนอตัวเลือกการชำระเงินหรือส่วนลดที่กำหนดเองได้

5) ประหยัดเวลาและเงิน

ระบบอัตโนมัติ AR สามารถประหยัดเวลาและเงินโดยการทำงานอัตโนมัติที่ใช้เวลานาน เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การติดตามการชำระเงิน และการแจ้งเตือนการชำระเงิน ซึ่งหมายความว่าพนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานอื่น ๆ ซึ่งสามารถเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพได้ นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติ AR ยังช่วยลดความจำเป็นในการประมวลผลด้วยตนเอง ซึ่งสามารถลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ใช้กระดาษ

6) ความได้เปรียบในการแข่งขัน

ด้วยการใช้เทคโนโลยี AR ในกระบวนการชำระเงิน ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างความแตกต่างจากคู่แข่งและดึงดูดลูกค้าที่ให้ความสำคัญกับประสบการณ์ที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี

การดำเนินการ

ตอนนี้เราได้พูดถึงประโยชน์ของระบบอัตโนมัติของ AR แล้ว มาดูกันดีกว่าว่าคุณจะนำเทคโนโลยีนี้ไปใช้ในบริษัทของคุณได้อย่างไร

1) ระบุขั้นตอนการชำระเงินของคุณ

ขั้นตอนแรกในการปรับใช้ระบบอัตโนมัติ AR คือการระบุกระบวนการชำระเงินของคุณ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจวิธีดำเนินการชำระเงินของคุณในปัจจุบัน และจุดที่คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการระบุพื้นที่ที่คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ การติดตามการชำระเงิน หรือการแจ้งเตือนการชำระเงินโดยอัตโนมัติ

2) เลือกซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ AR ที่เหมาะสม

เมื่อคุณระบุกระบวนการชำระเงินของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ AR ที่เหมาะสม มีตัวเลือกซอฟต์แวร์ต่างๆ มากมาย ดังนั้นการเลือกโซลูชันที่ตรงกับความต้องการเฉพาะของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ มองหาซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติต่างๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ การติดตามการชำระเงิน และการแจ้งเตือนการชำระเงิน

3) รวมซอฟต์แวร์เข้ากับระบบที่มีอยู่ของคุณ

หลังจากที่คุณได้เลือกซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ AR แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการผสานรวมกับระบบที่มีอยู่ของคุณ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการเชื่อมต่อซอฟต์แวร์กับระบบบัญชีและระบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์เข้ากันได้กับระบบที่มีอยู่ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการผสานรวมเป็นไปอย่างราบรื่น

4) ฝึกอบรมพนักงานของคุณ

เมื่อรวมซอฟต์แวร์แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีใช้งาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่จะใช้ซอฟต์แวร์นี้เข้าใจวิธีการทำงานและประโยชน์ของซอฟต์แวร์ จัดเตรียมเอกสารการฝึกอบรมและการสนับสนุนเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น

ภาพถ่ายโดย Antoni Shkraba จาก Pexels

อุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นกับ AR Automation

แม้ว่าระบบอัตโนมัติของ AR สามารถให้ประโยชน์ที่สำคัญแก่บริษัทต่างๆ ได้ แต่ก็มีอุปสรรคบางประการที่สามารถขัดขวางไม่ให้องค์กรต่างๆ นำเทคโนโลยีนี้ไปใช้ได้ ต่อไปนี้เป็นอุปสรรคทั่วไปบางประการสำหรับระบบอัตโนมัติ AR ในกระบวนการชำระเงิน:

1) ค่าใช้จ่าย

หนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดสำหรับระบบอัตโนมัติของ AR คือค่าใช้จ่าย การนำระบบอัตโนมัติ AR ไปใช้อาจต้องการการลงทุนจำนวนมากในซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และบุคลากร สำหรับบางองค์กร ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าในการปรับใช้ระบบอัตโนมัติ AR อาจสูงเกินไป แม้ว่าผลประโยชน์ระยะยาวจะมีนัยสำคัญก็ตาม

2) การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง

บางองค์กรอาจต่อต้านระบบอัตโนมัติของ AR เพียงเพราะมันแสดงถึงการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่มีอยู่ พนักงานอาจลังเลที่จะเรียนรู้ระบบหรือกระบวนการใหม่ๆ ซึ่งอาจทำให้องค์กรนำระบบอัตโนมัติ AR มาใช้อย่างเต็มที่ได้ยาก

3) ข้อกังวลด้านความปลอดภัย

ระบบอัตโนมัติ AR เกี่ยวข้องกับการส่งข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน ซึ่งอาจทำให้บางองค์กรลังเลที่จะใช้เทคโนโลยีนี้ บริษัทต่างๆ อาจมีความกังวลเกี่ยวกับการละเมิดข้อมูล การโจมตีทางไซเบอร์ และปัญหาด้านความปลอดภัยอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติของ AR

ภาพถ่ายโดย Andri จาก Pexels

บทสรุป

โดยสรุปแล้ว ระบบอัตโนมัติ AR เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่สามารถปรับปรุงกระบวนการชำระเงินของคุณ ลดข้อผิดพลาด ปรับปรุงการบริการลูกค้า และประหยัดเวลาและเงิน ด้วยการระบุกระบวนการชำระเงินของคุณ เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ผสานรวมกับระบบที่มีอยู่ และฝึกอบรมพนักงานของคุณ คุณสามารถปลดล็อกพลังของระบบอัตโนมัติ AR และยกระดับกระบวนการชำระเงินของคุณไปอีกขั้น