สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการปรับทรัพยากรให้เรียบในการจัดการโครงการ

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ คุณจะรู้ว่าคุณสามารถจัดการทรัพยากรของคุณให้ทันกำหนดเวลาและบรรลุความสำเร็จของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด นอกจากนี้ ยังมีบางครั้งที่คุณพบว่าการบรรลุสิ่งที่คุณตั้งเป้าไว้นั้นเป็นเรื่องท้าทาย

การเรียนรู้หลัก: คุณไม่สามารถรับทรัพยากรมากมายได้ตลอดเวลา คุณอาจมีเวลาไม่เพียงพอ ประสบปัญหาต่างๆ เช่น ปัญหาด้านงบประมาณ สมาชิกในทีมหลุดออกจากวงจร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเปลี่ยนลำดับความสำคัญ ฯลฯ

ความลับของคุณอยู่ที่ว่าคุณสามารถจัดทรัพยากรทั้งหมดที่คุณมีได้อย่างราบรื่นเพียงใดและทำให้ขั้นตอนการทำงานดำเนินต่อไป นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการปรับทรัพยากรให้ราบรื่นในการจัดการโครงการหรือการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรจึงเป็นวิธีที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อจัดการกับอุปสรรคประเภทนี้

การปรับทรัพยากรให้เรียบคืออะไร

การปรับทรัพยากรให้เรียบ เป็นเทคนิคการปรับทรัพยากรให้เหมาะสม ซึ่งใช้โฟลตอิสระและโฟลตทั้งหมด โดยไม่กระทบต่อเส้นทางวิกฤติของโปรเจ็กต์

คู่มือองค์ความรู้การบริหารโครงการ ( PMBOK Guide )

การปรับทรัพยากรให้เรียบเป็นส่วนสำคัญของการจัดการทรัพยากร เป็นกระบวนการที่คุณจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่และจำเป็นไปยังส่วนต่างๆ ของวงจรชีวิตโครงการ

เป้าหมายของการปรับทรัพยากรให้ราบรื่นนั้นเรียบง่าย – ลดความยุ่งยากและความยากลำบาก และเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อใช้งานได้อย่างเต็มที่เพื่อให้โครงการเสร็จสิ้นภายในกำหนดเวลา

การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นในการจัดการโครงการคือการดำเนินโครงการที่มีทรัพยากรจำกัด แต่ต้องรักษากำหนดเวลาให้เท่าเทียมและไม่จำกัดจำนวนพนักงาน อาจรวมถึงบุคคลใหม่ๆ เพื่อเปลี่ยนขอบเขตของโครงการหรือเร่งดำเนินการต่างๆ โดยไม่ขัดขวางเส้นทางที่สำคัญ เช่น เส้นตาย

เนื่องจากการวางแผนโครงการและการจัดการโครงการเป็นงานแบบไดนามิก การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นจึงเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการกับสถานการณ์ที่มีความต้องการสูง

Float และ Slack of Time คืออะไร?

“ลอยตัว” และ “หย่อน” กำหนดระยะเวลาโดยเฉพาะที่ทำให้งานหรือกิจกรรมล่าช้าได้ โดยไม่ส่งผลกระทบต่อกำหนดการโดยรวมของโครงการของคุณ

คุณสามารถใช้คำว่า Float และ Slack สลับกันได้ในการจัดการโครงการ อย่างไรก็ตาม บางครั้งก็มีความหมายแตกต่างออกไปเล็กน้อย

ลอยมีสองประเภท -

ก. Total Float (TF): เวลาทั้งหมดที่กิจกรรมสามารถล่าช้าได้โดยไม่ทำให้วันที่เสร็จสมบูรณ์ของโครงการล่าช้า

ข. Free Float (FF): เวลาทั้งหมดที่กิจกรรมสามารถล่าช้าได้โดยไม่ทำให้การเริ่มต้นกิจกรรมที่ต้องพึ่งพานั้นล่าช้า

ดังนั้น 'Slack' จึงเป็นคำที่กว้างกว่า และคุณสามารถใช้แทนกันได้กับ float คุณสามารถคำนวณ Slack ด้วยสูตรเดียวกันในการคำนวณทศนิยม

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการอาจพูดว่า “เรามีไทม์ไลน์ของโครงการล่าช้าอยู่บ้าง” ซึ่งบ่งชี้ว่ายังมีที่ว่างสำหรับความล่าช้าบ้างโดยไม่กระทบต่อกำหนดเวลาของโครงการ

ประโยชน์ของการปรับทรัพยากรให้เรียบในการจัดการโครงการ

มันจะช่วยได้มากหากคุณเลือกใช้ทรัพยากรให้ราบรื่นในช่วงเวลาสำคัญในช่วงอายุของโครงการ เป็นหนึ่งในกลยุทธ์ที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในการเอาชนะสถานการณ์ที่ขัดแย้งกัน นอกจากนี้ ในฐานะผู้จัดการโครงการ มันจะมีประโยชน์เมื่อคุณเข้าใจทุกแง่มุมของเทคนิคนี้ มาดูประโยชน์หลักบางประการของการปรับทรัพยากรให้ราบรื่นกัน –

1. เพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรของคุณ: การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นช่วยให้มั่นใจได้ว่าเวลาและทรัพยากรที่มีอยู่ของคุณจะถูกใช้อย่างเต็มที่

2. ลดการใช้ทรัพยากรมากเกินไป: คุณสามารถระบุและแก้ไขปัญหาการโอเวอร์โหลดของทรัพยากรในกระบวนการปรับให้เหมาะสมได้ สิ่งนี้ช่วยให้คุณลดความเสี่ยงของความเหนื่อยหน่าย ความเครียด และประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงของสมาชิกในทีม

3. ประสิทธิภาพที่ชาร์จมหาศาล: เมื่อคุณทำให้โครงการของคุณราบรื่นตามกำหนดเวลาและจัดทรัพยากรให้สอดคล้องกัน ประสิทธิภาพของทีมและส่วนบุคคลจะค่อยๆ เพิ่มขึ้น

4. เพิ่มความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับตัว: การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นนำคุณภาพที่ปรับตัวมาสู่กระบวนการจัดการโครงการ มันจะช่วยให้คุณตอบสนองต่อการโทรและช่วงเวลาที่ต้องการด้วยมาตรการที่เหมาะสม

5. ความพึงพอใจของลูกค้า: เมื่อคุณสามารถตอบสนองความต้องการเร่งด่วนของลูกค้า และทำตามกำหนดเวลาด้วยงบประมาณและทรัพยากรที่จำกัด จะช่วยเพิ่มความปรารถนาดีของทีมและความพึงพอใจของลูกค้าโดยรวม

เมื่อใดที่ควรใช้การปรับทรัพยากรให้เรียบในโครงการ

การวางแผนตามข้อมูลแบบเรียลไทม์และสมมติฐานอันชาญฉลาด แต่คุณไม่สามารถเป็นหมอดูได้ใช่ไหม? บางครั้ง ความขัดแย้งด้านทรัพยากรก็หลีกเลี่ยงไม่ได้

มันเหมือนกับปัญหาในตัวบุคคลหรือทีมที่ขอความต้องการที่ขัดแย้งกัน เช่น บุคลากร เงินทุน เวลา และอุปกรณ์ ความขัดแย้งจะเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่มีทรัพยากรเหล่านี้มากนัก แต่ความต้องการในทีมต่างๆ เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

หากคุณฝึกฝนการปรับทรัพยากรให้ราบรื่นในการจัดการโครงการ สถานการณ์ที่ขัดแย้งกันประเภทนี้จะสามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างเช่น คุณกำลังทำโปรเจ็กต์พัฒนาเกมซึ่งมีกำหนดเส้นตายภายใน 12 เดือนนับจากนี้ หลังจากทำงานมา 6 เดือน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการให้คุณทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จภายใน 9 เดือน พวกเขาสามารถโน้มน้าวและให้เหตุผลที่ดีกว่าในการดำเนินโครงการให้เสร็จเร็วกว่าเวลาที่จัดสรรไว้ล่วงหน้า

ในกรณีนี้ กำหนดเวลาคือปัญหา และสิ่งที่คุณต้องทำคือปรับเวลาในการจัดการโครงการให้ราบรื่นและดำเนินการให้เสร็จสิ้นภายใน 3 เดือนข้างหน้า

การปรับระดับทรัพยากรเทียบกับการปรับทรัพยากรให้เรียบ - มีความแตกต่างหรือไม่

การปรับระดับทรัพยากรยังเป็นเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรที่คล้ายกันในการจัดการโครงการ อย่างไรก็ตาม พวกมันทำงานกับองค์ประกอบสองอย่างที่แตกต่างกันหากคุณต้องการชี้ให้เห็นถึงความแตกต่าง

การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นช่วยให้คุณจัดการโครงการของคุณด้วยข้อจำกัดด้านเวลา นั่นหมายความว่า เมื่อคุณต้องดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นก่อนกำหนดเวลาโดยประมาณ การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นเป็นวิธีการจัดการเวลาและทรัพยากรอื่นๆ ที่มีอยู่เพื่อดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น

ในทางกลับกัน การปรับระดับทรัพยากรมีความสำคัญเมื่อคุณมีทรัพยากรจำกัด และคุณต้องดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นโดยการปรับองค์ประกอบที่มีอยู่ให้เหมาะสม เช่น กำลังคน งบประมาณ และอุปกรณ์

3 ตัวอย่างการปรับทรัพยากรให้เรียบในการจัดการโครงการ

เพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้น เราได้รวบรวมตัวอย่างที่ดีที่สุดของการปรับทรัพยากรให้ราบรื่นในการจัดการโครงการประเภทต่างๆ ลองดูสิ -

ตัวอย่างที่ 1

สมมติว่าคุณมีทีมนักพัฒนา งานหลายงานในโครงการของคุณขึ้นอยู่กับงานของพวกเขา หากกำหนดการเริ่มแรกมีกลุ่มของงานการเขียนโปรแกรมที่เกิดขึ้นพร้อมกัน การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นอาจเกี่ยวข้องกับการแจกจ่ายงานเหล่านี้ใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ทีมพัฒนาทำงานหนักเกินไปในช่วงเวลาที่กำหนด สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าความพยายามในการเขียนโปรแกรมจะกระจายอย่างสม่ำเสมอยิ่งขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

ตัวอย่างที่ 2

พิจารณาว่าโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ของคุณต้องการข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SME) สำหรับโมดูลเฉพาะ ในกรณีเช่นนี้ การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นสามารถช่วยคุณได้หาก SME พร้อมให้บริการในบางช่วงเวลาเท่านั้น งานที่เกี่ยวข้องกับความเชี่ยวชาญของ SME สามารถกำหนดเวลาให้สอดคล้องกับความพร้อมได้ จะเป็นประโยชน์ในการป้องกันปัญหาคอขวดและความล่าช้าที่เกิดจากความไม่พร้อมใช้งาน

ตัวอย่างที่ 3

สมมติว่า โครงการของคุณเกี่ยวข้องกับงานที่ต้องใช้ทักษะเฉพาะ การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นอาจรวมถึงการกำหนดเวลาเซสชันการฝึกอบรมหรือกิจกรรมการพัฒนาทักษะในช่วงระยะเวลาของกิจกรรมโครงการที่ต่ำกว่า สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมของคุณจะได้รับทักษะที่จำเป็นโดยไม่รบกวนเป้าหมายสำคัญของโครงการ

ผู้จัดการโครงการ WP สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรของคุณได้อย่างไร

การใช้เครื่องมืออันชาญฉลาดจะเพิ่มความคล่องตัวให้กับสินทรัพย์หรือการจัดการทรัพยากรของคุณเสมอ หากคุณเป็นผู้ใช้ WordPress WP Project Manager Pro สามารถช่วยคุณควบคุมโครงการของคุณด้วยการปรับปรุงต่อไปนี้ –

• จัดระเบียบงานของคุณและติดตามความคืบหน้า
• คุณสามารถใช้คัมบัง แผนภูมิแกนต์ และปฏิทินโครงการเพื่อติดตามทรัพยากรและความคืบหน้าของงานได้
• มาพร้อมกับคุณสมบัติการจัดการเวลาขั้นสูงเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาของคุณได้อย่างง่ายดาย
• กำหนดกำหนดเวลาให้สมาชิกในทีม และติดตามกิจกรรมของพวกเขาผ่านแผนภูมิการรายงาน ข้อความในแอป ความคิดเห็น และเธรด
• การรายงานขั้นสูงช่วยให้คุณตรวจสอบได้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ และควรปรับปรุงจุดใดเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จต่อไป

การใช้ WP Project Manager นั้นง่ายดาย คุณสามารถเสียบปลั๊กและเล่นเพื่อจัดการและเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรโครงการของคุณ