ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อความสำเร็จในการบริหารโครงการขององค์กรในปี 2566
เผยแพร่แล้ว: 2021-06-24เรากำลังอยู่ในยุคที่ความสำเร็จมีความหมายต่อทุกองค์กรธุรกิจ และเมื่อพูดถึงธุรกิจที่ต้องการความสำเร็จในการจัดการโครงการขององค์กร การบรรลุเป้าหมายหลังจากเสร็จสิ้นโครงการก็มีความสำคัญอย่างยิ่ง นอกจากนี้ ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามความมุ่งมั่นและความทุ่มเทในโครงการที่อยู่ในมือของคุณ แต่บางครั้ง แม้ว่าคุณจะจัดการโครงการร่วมกับทีมได้สำเร็จ คุณก็ยังอาจต้องการแรงบันดาลใจเพื่อทำให้ดีขึ้น
ในยุคที่โซเชียลมีเดียและแพลตฟอร์มดิจิทัลเต็มไปด้วยทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการในทุกที่ การได้รับแรงบันดาลใจที่เหมาะสมไม่ใช่เรื่องยาก ไม่ว่าจะเป็นหนังสือสำหรับการเรียนรู้ศิลปะของการจัดการโครงการหรือสื่อหรือแหล่งข้อมูลวิดีโอที่มีออนไลน์ แต่มีทรัพยากรอีกรูปแบบหนึ่งที่กำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในหมู่ผู้จัดการโครงการที่กำลังจะมาถึงเพื่อเติมโควต้าแรงบันดาลใจที่ได้รับจากผู้มีอิทธิพลในการจัดการโครงการ
แต่วันนี้เราจะพูดถึงปัจจัยแห่งความสำเร็จที่รับผิดชอบในการจัดการโครงการขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ เราค่อนข้างแน่ใจว่าในตอนท้ายของโพสต์นี้ แม้ว่าคุณจะได้รับแรงบันดาลใจให้นำไปใช้เพื่อความสำเร็จในการจัดการโครงการของคุณเอง และคุณจะพบวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการขององค์กร
เรามาดูรายละเอียดคร่าวๆ กันเลยดีกว่า
ปัจจัยสำคัญที่มีอิทธิพลต่อการบริหารโครงการขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพจะนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ แต่อะไรคือปัจจัยสำคัญที่ทำให้โครงการประสบความสำเร็จจากการจัดการที่เหมาะสม? เรามาเรียนรู้ปัจจัยสำคัญของความสำเร็จในการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพโดยละเอียดที่นี่:
ทรัพยากรมนุษย์ที่มีทักษะและประสบการณ์
ไม่ว่าคุณจะรู้หลักสูตรหรือวิธีการทางทฤษฎีมากมายเพียงใด ความสำเร็จของโครงการจะมาพร้อมกับประสบการณ์ภาคปฏิบัติที่คุณรวบรวมมาจนถึงตอนนี้เสมอ สิ่งนี้ก็เช่นเดียวกันหากคุณมีทีมงานที่มีทักษะและประสบการณ์ในบทบาทหน้าที่ที่อยู่เบื้องหลังการจัดการโครงการ
และสมาชิกในทีมหรือบุคคลดังกล่าวสามารถให้ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคของการจัดการโครงการและจัดการกับความรับผิดชอบของผู้นำ ผู้จัดการ/สมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์และมีทักษะคือสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ เนื่องจากจะสร้างทีมที่มั่นคงซึ่งช่วยให้เกิดแรงจูงใจในขณะที่ทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน
การวางแผนอย่างดีและครบถ้วน
องค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับปัจจัยความสำเร็จของการจัดการโครงการคือการมีหรือเตรียมแผนที่เหมาะสมก่อนเริ่มโครงการ บางครั้งผู้จัดการใช้เวลาไม่เพียงพอในการวางแผนสำหรับโครงการและทำผิดพลาดในการเข้าสู่ขั้นตอนการดำเนินการโดยไม่ได้ดำเนินการ
ดังนั้นการมีแผนรองรับที่สมบูรณ์ล่วงหน้าและใช้เวลาเพียงพอในการวางแผน จะช่วยลดโอกาสที่โครงการจะล้มเหลว ยิ่งไปกว่านั้น การวางแผนโครงการอย่างรอบคอบและถี่ถ้วนจะช่วยให้คุณและทีมของคุณทำงานโดยมีเป้าหมายที่แน่นอนอยู่ในใจ
การคาดการณ์ความเสี่ยงและแผนการจัดการ
ไม่มีใครสามารถคาดเดาได้ว่าโครงการจะเป็นไปตามแผนหรือไม่ บางครั้งโครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นและบางครั้งก็ล้มเหลวกลางคันอย่างน่าสังเวช หลายบริษัทสูญเสียเงินหลายล้านดอลลาร์ในแต่ละปีเพียงเพราะพวกเขาไม่มีแผนการจัดการความเสี่ยงก่อนที่จะเริ่มโครงการ ดังนั้นการมองการณ์ไกลถึงความเสี่ยงทั่วไปและการวางแผนฉุกเฉินสำหรับอันตรายเหล่านั้นล่วงหน้าจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าเกิดความเสียหายน้อยที่สุดในเหตุการณ์ที่มีความเสี่ยงดังกล่าวในระหว่างโครงการ
ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าก่อนที่จะรับช่วงต่อโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดหรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการทราบเกี่ยวกับความเสี่ยงทั้งหมดล่วงหน้า หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในภายหลัง พวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยไม่ต้องรู้สึกระแวงหรือทำอะไรไม่ถูก
อ่านเพิ่มเติม: ความต่อเนื่องทางธุรกิจและแผนการกู้คืนความเสียหาย
การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ
การแต่งตั้งผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมเพื่อจัดการงานที่มอบหมายนั้นไม่เพียงพอในปัจจุบัน บริษัทส่วนใหญ่พึ่งพาเครื่องมือการจัดการโครงการที่เชื่อถือได้ เช่น WP Project Manager, Trello, Asana เป็นต้น เพื่อจัดการโครงการของตน เครื่องมือระดับมืออาชีพเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถจัดระเบียบโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยมีข้อผิดพลาดในการจัดการน้อยลงทุกครั้ง ยิ่งไปกว่านั้น เครื่องมือที่ใช้งานง่ายเหล่านี้สร้างภาพรวมที่ดีที่สุดของข้อมูลทีมที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและรายงานความคืบหน้าของโครงการ
กระบวนการทำงานร่วมกันของทีมจะมีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากขึ้นกว่าเดิมด้วยการเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่พวกเขาต้องการ ดังนั้น แทนที่จะต้องดูแลรักษาสเปรดชีตหรือ excel การใช้เครื่องมือประเภทนี้จะทำให้งานของคุณเสร็จอย่างเป็นระเบียบ ดังนั้น การลงทุนในเครื่องมือการจัดการโครงการดังกล่าวจึงเป็นความคิดที่ดี เนื่องจากจะทำให้งานของผู้จัดการโครงการง่ายขึ้น ส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จของโครงการ
การสื่อสารที่มีประสิทธิผล
การเชื่อมการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างสมาชิกในทีมและผู้จัดการโครงการสามารถทำให้พวกเขาเติมเต็มช่องว่างในการสื่อสารระหว่างพวกเขาได้ด้วยการเข้าใจความคืบหน้าในโครงการได้ดีขึ้น ดังนั้นการรักษากระบวนการสื่อสารที่เหมาะสมจะป้องกันผู้จัดการโครงการจากการสื่อสารที่ผิดพลาดและความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการพัฒนาโครงการของพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นผ่านการประชุมส่วนตัว เอกสาร อีเมล การโทร ฯลฯ
ดังนั้นแนวทางปฏิบัติด้านการสื่อสารที่มีประสิทธิผลระหว่างสมาชิกในทีมจึงมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของโครงการเสมอ
การปิดโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับผู้จัดการโครงการใด ๆ การปิดโครงการอย่างแน่นหนาเป็นสิ่งสำคัญเสมอ พวกเขาควรแจ้งและยืนยันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องและไม่ว่าพวกเขาจะบรรลุปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญทั้งหมดหรือไม่ ปัจจัยสำคัญทั้งหมดของความสำเร็จของโครงการต้องได้รับการปฏิบัติตามอย่างดี เริ่มตั้งแต่การทดสอบและข้อตกลงการเผยแพร่ก่อนส่งมอบโครงการ
นอกจากนี้ยังพบว่าผู้จัดการโครงการที่ผ่านการรับรองสามารถนำโครงการไปสู่ความสำเร็จได้ดีกว่าผู้อื่น และผู้จัดการที่มีทักษะที่ผ่านการรับรองจะช่วยเพิ่มอัตราความสำเร็จของโครงการได้มาก และสิ่งนี้ทำให้เกิดผลกระทบในแง่ของ KPI ของทีมสำหรับมาตรฐานโครงการ วันครบกำหนดการประชุม งบประมาณ และขอบเขตและผลประโยชน์ทางธุรกิจอื่นๆ
การติดตามและตรวจสอบ
ในที่สุดการติดตามการพัฒนาโครงการและการติดตามความคืบหน้าก็มีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของโครงการ การประเมินผลการปฏิบัติงานของทีมและผลลัพธ์โดยรวมอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งจำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดและอธิบาย KPI ของสมาชิกทุกคนในทีม เพื่อให้พวกเขาตระหนักดีถึงสิ่งที่จะต้องรับผิดชอบหากโครงการไม่เป็นไปตามแผน
นอกจากนี้ วิเคราะห์ผลลัพธ์เหล่านั้นจากรายงานความคืบหน้าหลายฉบับเพื่อให้ข้อเสนอแนะเพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาผิดพลาดตรงไหนและต้องปรับปรุงและแก้ไขอะไร ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะได้ตระหนักถึงปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ และดำเนินการควบคุมความเสียหายก่อนที่จะสายเกินไป
อ่านเพิ่มเติม: ทักษะการบริหารเวลาของผู้จัดการโครงการ
เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อปรับปรุงการจัดการโครงการขององค์กร
ไม่ว่าคุณจะบริหารโครงการสำหรับองค์กรขนาดใหญ่หรือบริษัทธุรกิจระดับล่างก็ตาม ความเสี่ยงและอุบัติเหตุคือสิ่งที่คุณจะต้องเตรียมพร้อมอยู่เสมอ ในระดับที่ดี ความไม่แน่นอนเหล่านี้สามารถเอาชนะได้เมื่อคุณใช้และปฏิบัติตามปัจจัยที่กล่าวถึงข้างต้นของความสำเร็จของโครงการ แต่เพื่อหลีกเลี่ยงหรืออย่างน้อยก็ลดความเสี่ยงเหล่านี้ด้วยแนวทางปฏิบัติในการจัดการโครงการที่ปราศจากข้อผิดพลาด หลายๆ บริษัทมักจะเลือกใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่เชื่อถือได้ เช่น WP Project Manager
ในขณะที่พยายามจัดการโครงการใดๆ ปลั๊กอินนี้ช่วยให้ผู้ใช้ใช้ประโยชน์จากทรัพยากรและการวางแผนได้ดีที่สุด ด้วยโซลูชันนี้ การติดตามและจัดระเบียบงานและโครงการจะง่ายกว่าที่เคย นอกจากนี้ยังสนับสนุนเครื่องมือการจัดการเวลาขั้นสูงที่ช่วยให้งานเสร็จทันเวลาโดยทำให้การทำงานร่วมกันในทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าที่เคย ไม่ต้องพูดถึงความสามารถในการสร้างรายงานขั้นสูงเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานและให้ข้อมูลเชิงลึกที่สมบูรณ์เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์โครงการของคุณ
คุณสมบัติของ WP Project Manager ประกอบด้วย:
- การจัดการโครงการและงาน
- การอภิปรายของทีม
- รายการสิ่งที่ต้องทำ
- เหตุการณ์สำคัญ
- ปฏิทิน
- ตัวจัดการไฟล์
- บทบาทของผู้ใช้ที่กำหนดเอง
- ควบคุมความสามารถของทีม
- รองรับส่วนหน้า
- การผสานรวมกับ WooCommerce
- รายงานความคืบหน้า
- สรุปรายวัน
- รายงานด้วยข้อมูลเชิงลึก
- แท็บกิจกรรม