วิธีใช้ Monday.com | บทช่วยสอนสำหรับผู้เริ่มต้น 2022

การจัดการโครงการไม่ใช่ด้านรองของธุรกิจ

อาจเป็นหนึ่งในการดำเนินธุรกิจที่สำคัญที่สุด

ประโยชน์ของเครื่องมือการจัดการโครงการมีมากกว่าการจัดกำหนดการและการทำงานร่วมกัน

เครื่องมือการจัดการโครงการช่วยปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า การจัดการความเสี่ยง มาตรฐานกระบวนการ การแบ่งปันเอกสาร และการจัดการทรัพยากร

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยลดภาระงานของทีมคุณได้เช่นกัน

แพลตฟอร์มที่ใช้งานง่าย เช่น วันจันทร์ ช่วยลดเวลาการทำงานด้วยตนเองที่สิ้นเปลือง

และแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะไม่พูดถึงการจัดการโครงการและ monday.com ในประโยคเดียวกัน

นับตั้งแต่เปิดตัวในปี 2014 แพลตฟอร์มการจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ของอิสราเอลได้รับความรักและการสนับสนุนจากผู้ใช้หลายพันคนทั่วโลก

แม้จะใช้งานง่ายและแพลตฟอร์มที่เป็นมิตรกับผู้เริ่มต้นใช้งาน แต่ผู้ใช้บางคนอาจรู้สึกว่าล้นหลามที่จะได้รับประโยชน์สูงสุดจาก monday.com

นี่คือที่ที่โพสต์นี้จะช่วยคุณได้

ในบทความนี้เกี่ยวกับวิธีใช้ monday.com ฉันจะแนะนำคุณในแง่มุมต่างๆ ของโซลูชันการจัดการโครงการ monday.com เพื่อให้คุณสามารถเรียนรู้วิธีใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพนี้

บางสิ่งที่ควรทราบก่อนที่เราจะเจาะลึกรายละเอียด

อันดับแรก ฉันจะใช้เวอร์ชันทดลองใช้ฟรีของ Monday.com รุ่น Pro

นี่คือระดับสูงสุดของโซลูชันการจัดการโครงการในวันจันทร์

เริ่มต้นด้วยพื้นฐานทั้งหมดของวันจันทร์

วิธีใช้ monday.com: เริ่มต้นใช้งาน monday.com

หากต้องการใช้แพลตฟอร์มในการจัดการโครงการ คุณจะต้องสมัครใช้งาน

เยี่ยมชมเว็บไซต์ monday.com และลงทะเบียนสำหรับบัญชีโดยคลิกที่ปุ่ม "เริ่มต้น"

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทดลองใช้แผนโปรของวันจันทร์ฟรี (ไม่ใช่แผนพื้นฐาน)

คุณสามารถลงทะเบียนโดยใช้อีเมล Google, LinkedIn หรือแม้แต่บัญชี Slack ของคุณ

ใส่ชื่อของคุณและเลือกรหัสผ่าน

คุณยังสามารถตัดสินใจเลือกชื่อทีมของคุณบนแพลตฟอร์มได้

ถัดไป คุณจะเห็นข้อความแจ้งเกี่ยวกับประเภทการใช้งาน ขนาดทีม และประเภทธุรกิจ

ฉันลองใช้สิ่งเหล่านี้ร่วมกันและพบว่าผลลัพธ์ที่ได้มีความแตกต่างเล็กน้อย

เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอนการลงทะเบียนในวันจันทร์ คุณจะได้รับอีเมลยืนยันสำหรับการทดลองใช้ฟรี

ทำสิ่งที่จำเป็นและคุณควรจะพร้อมใช้ monday.com

คุณจะได้รับ URL เฉพาะที่ควรอ่านดังนี้: companyname.monday.com

วิธีใช้ monday.com: การนำทางบนแพลตฟอร์ม

การเข้าสู่ระบบ monday.com จะนำคุณไปยังแดชบอร์ดหลัก

ที่นี่ คุณจะเห็นป๊อปอัปสองสามรายการเพื่อแนะนำคุณผ่านแพลตฟอร์ม

ฉันพบว่าสิ่งเหล่านี้มีประโยชน์มาก

บริษัททำได้ดีมากในการมอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่ดีพร้อมป๊อปอัปที่มีประโยชน์ในการจัดการโครงการ

อย่างไรก็ตาม หากป๊อปอัปเพียงพอ คุณไม่จำเป็นต้องมีคำแนะนำเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีใช้ monday.com!

เริ่มต้นด้วยการสร้างปฏิทินบรรณาธิการบน monday.com และหารือเกี่ยวกับแง่มุมอื่นๆ ของแพลตฟอร์มในขณะที่เราดำเนินการต่อไป

การสร้างบอร์ด

monday.com ต่างจากเครื่องมือการจัดการโครงการอื่นๆ ส่วนใหญ่ มีคุณสมบัติเพิ่มเติมหลายประการสำหรับการสร้างบอร์ด

ในวันจันทร์ คุณสามารถสร้างกระดานได้หลายกระดาน (และแม้แต่กระดานส่วนตัว)

คุณสามารถสร้างบอร์ดใหม่ได้โดยคลิกปุ่ม "เพิ่ม" จากนั้นคลิกที่ "ตัวเลือกบอร์ดใหม่"

คุณจะเห็นป๊อปอัปที่นี่ขอให้คุณเพิ่มชื่อให้กับบอร์ด การตั้งค่าความเป็นส่วนตัว และการตั้งค่าด้านต่างๆ สำหรับการจัดการบอร์ด

เพื่อความเป็นส่วนตัว คุณมีสามตัวเลือก: หลัก ส่วนตัว และแชร์ได้

สำหรับ “สิ่งที่คุณจัดการในกระดานนี้” คุณสามารถเลือกหนึ่งในรายการเหล่านี้ งบประมาณ พนักงาน แคมเปญ ลูกค้าเป้าหมาย โครงการ ครีเอทีฟ ลูกค้า งาน หรือกำหนดเอง

คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งเหล่านี้ได้ในภายหลัง

เพื่อประโยชน์ของการสนทนานี้ ไปที่ "ส่วนตัว"

เมื่อคุณคลิกที่ "สร้างบอร์ด" คุณจะพบกับป๊อปอัปที่ระบุว่า "ยินดีต้อนรับสู่บอร์ดส่วนตัวชุดแรกของคุณ"

กดปุ่มสีน้ำเงิน "ตกลง รับทราบ" แล้วคุณจะเห็นกระดานของคุณ

อะไรต่อไป?

ถึงเวลาเพิ่มกลุ่มในบอร์ดของเราแล้ว

คณะกรรมการ-> กลุ่ม

คิดว่ากลุ่มเป็นงานที่คุณต้องการสร้างสำหรับบอร์ดของคุณ

คิดว่ากระดานเป็นถัง

ตัวอย่างเช่น หากคุณทำการตลาด คุณสามารถสร้างกลุ่มต่างๆ เช่น การเขียนเนื้อหา โฆษณาบน Facebook และ SEO

เมื่อฉันไปที่บอร์ดของฉัน ฉันเห็นกลุ่มที่ไม่มีชื่ออยู่ 3 กลุ่มที่นั่น

ฉันเปลี่ยนชื่อเหล่านั้น

หากต้องการเพิ่มเติม คุณสามารถคลิกที่ปุ่มสีน้ำเงินใต้ชื่อบอร์ดของคุณที่เขียนว่า "รายการใหม่"

สิ่งนี้จะสร้างกลุ่มที่ไม่มีชื่อเหนือกลุ่มก่อนหน้า

หากคุณต้องการย้ายกลุ่มใหม่ลง คุณสามารถคลิกที่จุดสามจุดถัดจากชื่อกลุ่ม แล้วคลิก 'ย้ายไปที่" ที่นี่คุณควรเห็นสองตัวเลือก - ย้ายไปที่กระดาน และ ย้ายไปด้านบน

หรือคุณสามารถวางเมาส์ไว้ใกล้ชื่อกลุ่ม และจะแสดงไอคอน "มือ" เพื่อลากกลุ่มขึ้นหรือลง

กลุ่ม -> งาน

ต่อไป เราต้องเรียนรู้วิธีเพิ่มงานในกลุ่มบน monday.com

งานเป็นเหมือนสิ่งที่ต้องทำภายในกลุ่ม

ตัวอย่างเช่น สำหรับกลุ่มการเขียนเนื้อหา ฉันต้องการสร้างงานที่ชื่อว่า "การค้นคว้าบทความ"

ในการทำเช่นนั้น ให้เปลี่ยนชื่อรายการ 1, 2 หรือ 3 (นี่คือรายการเริ่มต้นในกลุ่มเริ่มต้นสามกลุ่ม)

และถ้าคุณได้สร้างกลุ่มใหม่ คุณจะเห็น "เพิ่มรายการ"

คลิกที่รายการนั้นแล้วคุณจะเห็นป๊อปอัปด้านข้างที่ควรระบุว่า "รายการใหม่"

คลิกเพื่อเปลี่ยนชื่อเป็นงานที่ต้องการ

ในกรณีนี้ ผมจะตั้งชื่อมันว่า "การวิจัยบทความ"

เมนูนี้เป็นที่ที่คุณสามารถยุบกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งหรือยุบทั้งหมดได้ (เหมาะสำหรับกรณีที่คุณต้องการตรวจสอบรายการบทความแบบง่าย เช่นในกรณีของเรา) รวมทั้งสร้างกลุ่มใหม่หรือย้ายไปยังบอร์ดอื่น คุณยังสามารถเปลี่ยนสีของกลุ่ม (สะดวกสำหรับการเรียงลำดับภาพอย่างรวดเร็ว) และแน่นอนว่าเปลี่ยนชื่อกลุ่ม

ที่นี่ คุณควรเห็นสามตัวเลือก - อัปเดต ไฟล์ และบันทึกกิจกรรม

เมื่อคุณคลิกที่ "อัปเดต" ระบบจะแสดงกล่องพร้อมข้อความ "เขียนและอัปเดต" และข้อความรองใต้ช่องที่ระบุว่า "เขียนการอัปเดตทางอีเมล"

ไปที่ตัวเลือกแรกกันเลย

เมื่อคุณคลิก คุณจะเห็นตัวแก้ไขแบบ WYSIWYG พร้อมด้วยตัวเลือกรายการตรวจสอบ

คิดว่าพื้นที่นี้เป็นแนวทางทั่วไปหรือเป้าหมายที่คุณต้องการให้รายละเอียดเกี่ยวกับงานเฉพาะ

คุณยังสามารถเพิ่มไฟล์, gif, อีโมจิ และแม้กระทั่งพูดถึงใครบางคนในทีมของคุณ

หากคุณคลิกที่ตัวเลือกที่สองถัดจากการอัปเดต เช่น ไฟล์ คุณจะได้รับตัวเลือกในการเพิ่มไฟล์และค้นหาไฟล์

สุดท้าย เรามีแท็บบันทึกกิจกรรมที่แสดงประวัติกิจกรรมสำหรับงานนั้นๆ

เกือบลืมบอกไป

ถัดจากชื่องาน คุณจะเห็นตัวเลือกอีกสองตัวเลือก - วงกลมที่มีโครงร่างมนุษย์และจุดสามจุด

เมื่อคุณคลิกที่วงกลม คุณจะได้รับป๊อปอัปเพื่อเพิ่มสมาชิกทีม

และเมื่อคุณคลิกที่จุดสามจุด คุณจะเห็นตัวเลือกเหล่านี้ - จัดการสมาชิก การตั้งค่าอีเมล ส่งออกไปยัง Excel คัดลอกลิงก์รายการ เก็บถาวร และลบ

วิธีเพิ่มและลบสมาชิกในทีม

ตอนนี้เราได้ตั้งกลุ่มและสาธิตวิธีตั้งค่างานแล้ว มาดูแง่มุมอื่นๆ ของ monday.com กัน

โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถเพิ่มเพื่อนร่วมทีมในกลุ่มได้ในขณะที่เขียนโพสต์บทวิจารณ์นี้

อย่างไรก็ตาม คุณมีตัวเลือกในการเพิ่มลงในงาน

ขั้นตอนที่ 1 คือการเพิ่มลงในบอร์ด

คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่โครงร่างบุคคลพร้อมเครื่องหมายบวกบนแถบด้านข้างแนวตั้งสีน้ำเงินทางด้านซ้าย

เมื่อคุณวางเมาส์เหนือมัน ควรพูดว่า "เชิญสมาชิกในทีม"

การคลิกที่ไอคอนนั้นจะแสดงป๊อปอัปที่จะอ่าน- เชิญไปยัง Work OS ในวันจันทร์

คุณจะเห็นคำเชิญพร้อมตัวเลือกอีเมลเพื่อเชิญสมาชิกในทีม

คุณมีสองตัวเลือกที่นี่

หนึ่ง คุณสามารถเชิญบุคคลนั้นให้เป็นสมาชิกทีมได้

และสอง คุณสามารถเพิ่มพวกเขาเป็น "ผู้ดู"

เมื่อคุณได้เพิ่มสมาชิกในทีมลงในบอร์ดของคุณแล้ว คุณสามารถเพิ่มพวกเขาไปยังงานได้

คลิกที่กลุ่มและตัดสินใจเกี่ยวกับงานที่คุณต้องการให้สมาชิกในทีมเข้าร่วม

ถัดจากงาน คุณจะเห็นคอลัมน์ชื่อ "บุคคล" พร้อมด้วยวงกลมที่มีมนุษย์

คลิกที่แวดวงและเพิ่มบุคคล

อีกทางเลือกหนึ่งคือคลิกที่แท็บอัปเดตแล้วคลิกวงกลมที่มุมขวาบน

หากคุณต้องการลบสมาชิกออกจากงาน ให้คลิกที่วงกลมที่มีชื่อย่อของพวกเขา

จากนั้นคลิกที่เครื่องหมายกากบาท (x) ถัดจากชื่อของพวกเขาในป๊อปอัป

กำลังเพิ่มสถานะ

ตามค่าเริ่มต้น คุณควรเห็นคอลัมน์เหล่านี้ย้ายจากซ้ายไปขวาใต้แต่ละรายการกลุ่ม บุคคล สถานะ วันที่ และเครื่องหมาย "บวก"

คอลัมน์ทั้งหมดเหล่านี้ (ยกเว้นงาน) สามารถเคลื่อนย้ายได้ในแนวนอน

การคลิกที่คอลัมน์สถานะจะมีตัวเลือกให้คุณสี่ตัวเลือก: ทำงานกับมัน, ติดค้าง, เสร็จสิ้น และป้ายสีเทา

ภายใต้นั้น คุณจะเห็นตัวเลือก "แก้ไขป้ายกำกับ"

คุณสามารถเปลี่ยนสีของป้ายกำกับเริ่มต้นทั้งหมดและเพิ่มป้ายกำกับใหม่ได้ที่นี่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกดปุ่ม "ใช้" ที่ด้านล่างหากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่นี่

เพิ่มวันที่

คอลัมน์วันที่ปรากฏที่สามทางด้านขวาของงาน

เมื่อคุณคลิกที่คอลัมน์ถัดจากงาน คุณจะเห็นป๊อปอัปที่แสดง "วันนี้" และปฏิทินของเดือน

คุณสามารถเลือกวันที่ที่นี่ และเพิ่มเวลาได้โดยใช้ปุ่มสลับข้างใต้ปฏิทิน

สิ่งที่ฉันชอบเกี่ยวกับป๊อปอัปนี้คือหน้ายิ้มที่มุมบนขวา

การคลิกที่ไอคอนจะเปิดป๊อปอัปแบบเลื่อนลงพร้อมไอคอน 15 รายการ เช่น เครื่องหมายถูก เครื่องหมายกากบาท และเครื่องหมายคำถาม

นี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของการใช้การติดตามเวลาในซอฟต์แวร์ PM นี้

คอลัมน์สุดท้าย

ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น ยังมีคอลัมน์ถัดจากวันที่ที่มีเครื่องหมาย "+" ด้วย

เมื่อคุณคลิกที่คอลัมน์นี้ คุณจะเห็นตัวเลือกคอลัมน์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น จากที่นี่ คุณสามารถคอลัมน์ต่างๆ เช่น ข้อความ ลิงก์ สถานะ ผู้คน วันที่ รายการแบบเลื่อนลง ประเทศ ตัวเลข ป้ายกำกับ และตัวเลือกอื่นๆ อีกมากมาย

ดูและจัดระเบียบโครงการ

แดชบอร์ดใหม่

คุณสามารถสร้างแดชบอร์ดใหม่ได้โดยคลิกที่ข้อความ "เพิ่ม" ใต้แถบด้านข้างของพื้นที่ทำงาน (ทางด้านซ้าย)

คุณควรเห็นป๊อปอัปแนะนำให้คุณสร้างแดชบอร์ด

เลือกชื่อที่ต้องการสำหรับแดชบอร์ดใหม่ของคุณ และเลือกความเป็นส่วนตัว (หลักหรือส่วนตัว)

ตัวเลือกหลักคือการอนุญาตให้ทุกคนในทีมมองเห็นแดชบอร์ดได้

และตัวเลือก "ส่วนตัว" คือการสร้างแดชบอร์ดสำหรับการทำงานแบบส่วนตัวหรือกับสมาชิกในทีมที่เลือก

ถัดไป คลิกที่ปุ่มสีน้ำเงิน “สร้างแดชบอร์ด” และวิโอลา คุณเพิ่งสร้างแดชบอร์ดใหม่

เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเห็นแดชบอร์ดใหม่พร้อมข้อความว่า "เลือกวิดเจ็ตแรกของคุณ"

วิดเจ็ตคือแอปขนาดเล็กที่ช่วยคุณจัดการงานบน monday.com

วิดเจ็ตบางตัวที่คุณจะเห็น ได้แก่ แบตเตอรี่ ปฏิทิน แผนภูมิ ปริมาณงาน ตัวเลข และแกนต์

คุณยังสามารถคลิกข้อความ "เพิ่มวิดเจ็ต" ข้างบอร์ดเพื่อดูรายการตัวเลือกที่มีได้

สำหรับบทช่วยสอนนี้ ไปที่วิดเจ็ตปฏิทิน

เมื่อคลิกวิดเจ็ตดังกล่าว คุณจะเห็นปฏิทินเติมข้อมูลภายใต้แดชบอร์ดใหม่ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น

คุณสามารถคลิกวันที่ใดก็ได้ในปฏิทิน เพิ่มรายการใหม่ (หรือสิ่งที่ต้องทำ) และปรับแต่งกลุ่ม บุคคล สถานะ และวันที่ในป๊อปอัป

บทช่วยสอน Monday.com: การเพิ่มการดู

Monday.com โดดเด่นในแง่ของฟังก์ชัน "มุมมอง"

คุณลักษณะนี้ประกอบด้วยแผนภูมิและกราฟอื่นๆ สำหรับกลุ่มและสิ่งที่ต้องทำของคุณ

เมื่อใช้สิ่งนี้ คุณจะเข้าใจได้ว่าอะไรและเมื่อไหร่ และทำการเปลี่ยนแปลงได้ทุกที่ทุกเวลา

การเพิ่มมุมมองค่อนข้างง่าย

ไปที่มุมมองตารางและคลิกที่ปุ่ม "ตารางหลัก" ที่ด้านบน

ข้างตารางหลักและไทม์ไลน์ คุณจะเห็นไอคอน "+"

การคลิกที่ไอคอนควรนำดรอปดาวน์พร้อมรายการตัวเลือกต่างๆ เช่น ตาราง แดชบอร์ด มุมมองแผนภูมิ Kanban แผนภูมิแกนต์ การ์ด แบบฟอร์ม คลังไฟล์ แอป และ "มุมมองเพิ่มเติม" ที่ด้านล่าง

คลิกที่ "มุมมองเพิ่มเติม" และคุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติม

ฉันใช้ Kanban View มุมมองแผนภูมิ และมุมมองปฏิทินเป็นการส่วนตัวสำหรับโครงการส่วนใหญ่ของฉัน

บทช่วยสอน Monday.com: Timeline

ฉันชอบคุณสมบัตินี้ของ monday.com

คุณสามารถเข้าถึงได้โดยคลิกที่แท็บ "ไทม์ไลน์" ถัดจาก "ตารางหลัก" ใต้กระดาน

มุมมองนี้แสดงสิ่งที่ต้องทำ กำหนดเวลาของโครงการ และสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมายได้อย่างรวดเร็ว

คุณสามารถส่งออกรายละเอียดไปยัง Excel ได้จากที่นี่

บทช่วยสอน Monday.com: บทสรุป

ฉันพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้ครอบคลุมแง่มุมพื้นฐานของ monday.com

เครื่องมือการจัดการโครงการนี้ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน

monday.com ต่างจากเครื่องมือการจัดการโครงการอื่นๆ ตรงที่มีภาพและปรับแต่งได้อย่างไม่น่าเชื่อ

ด้วยกรณีการใช้งานจำนวนมาก monday.com จึงได้รับชื่อเสียงในเชิงบวก

ผู้จัดการโครงการในธุรกิจทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็กชอบแพลตฟอร์มนี้ในการจัดการงานที่ซ้ำซากและแง่มุมอื่นๆ ของการจัดการโครงการ ไม่เพียงแต่สำหรับการตลาดเท่านั้น แต่สำหรับทีมขายด้วย

ลองใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์นี้ดู และฉันมั่นใจว่าคุณจะชอบความง่ายในการใช้งานและคุณสมบัติมากมาย การเริ่มต้นใช้งาน monday.com นั้นค่อนข้างง่าย

นอกจากนี้ ด้วยการทดลองใช้ฟรี 14 วัน คุณไม่มีอะไรจะเสีย