องค์ประกอบที่สำคัญของใบแจ้งหนี้ PDF ของ WooCommerce และการสร้างใน WooCommerce

สมมติว่าคุณเป็นลูกค้า ในร้านค้าออฟไลน์ทั้งหมด คุณจะได้รับใบแจ้งหนี้เมื่อคุณทำการสั่งซื้อ ในทำนองเดียวกัน คุณจะได้รับใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองหลังจากทำการสั่งซื้อที่ร้านค้าออนไลน์

ข้อมูลการสั่งซื้อทั้งหมด รวมถึงชื่อบริษัท โลโก้ ที่อยู่ ชื่อลูกค้า ที่อยู่ วันที่สั่งซื้อ รายละเอียดสินค้า ฯลฯ จะอยู่ในใบแจ้งหนี้

ใช้เวลาสักครู่และจินตนาการว่าตัวเองเป็นเจ้าของร้าน เมื่อใดก็ตามที่ลูกค้าทำการสั่งซื้อ คุณต้องส่งใบแจ้งหนี้ไปให้ใช่หรือไม่?

คุณอาจมีคำถามหนึ่งข้อในใจ ยังไง? เป็นคำถามที่ดีเนื่องจากคุณสามารถมีคำสั่งซื้อได้หลายรายการ และเป็นการยากที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองสำหรับแต่ละคำสั่งซื้อ ไม่ต้องกังวลในขณะนี้

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงส่วนประกอบที่สำคัญของใบแจ้งหนี้รวมถึงวิธีใช้ปลั๊กอิน "WooCommerce PDF ใบแจ้งหนี้ ใบบรรจุภัณฑ์ บันทึกการจัดส่ง และป้ายกำกับการจัดส่ง" ของ Webtoffee เพื่อสร้างและปรับแต่งใบแจ้งหนี้ WooCommerce สำหรับลูกค้าของคุณโดยอัตโนมัติ

มาเริ่มกันเลยไหม

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่คุณส่งให้กับลูกค้าที่กำลังจะซื้อสินค้าและบริการของคุณเพื่อเรียกเก็บเงินหรือให้กับลูกค้าที่ชำระเงินแล้ว

ใบกำกับสินค้าทำหน้าที่เป็นหลักฐานการซื้อสำหรับลูกค้าที่เคยซื้อสินค้ามาก่อน นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นบันทึกทางกฎหมายในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดหรือความเสียหายต่อสินค้าที่ต้องคืนเงิน

นอกจากนี้ ลูกค้ายังสามารถใช้ใบแจ้งหนี้เป็นหลักฐานได้หากพวกเขาทำการเรียกร้องที่เป็นเท็จ

อะไรคือองค์ประกอบหลักของใบแจ้งหนี้?

1. โลโก้บริษัท
2. รายละเอียดบริษัท
3. รายละเอียดลูกค้า
4. เลขใบสั่งของ
5. วันสั่ง
6. วิธีการชำระเงิน
7. สินค้าที่ซื้อ
8. ราคาและปริมาณ
9. รายละเอียดภาษี
10. บาร์โค้ด/รหัส QR
11. นโยบายการคืนเงิน
12. บันทึกของลูกค้า

ในตอนหลังของบทความ เราจะพูดถึงส่วนประกอบเหล่านี้ของใบแจ้งหนี้ เรามาตรวจสอบข้อดีบางประการของใบแจ้งหนี้กันก่อน

แม้ว่าธุรกิจ WooCommerce ของคุณจะเล็ก การส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าแสดงว่าคุณเป็นมืออาชีพ ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นอย่างมืออาชีพพร้อมส่วนประกอบที่จำเป็นทั้งหมดจะช่วยให้คุณสร้างความแตกต่างจากคู่แข่งและเอาชนะใจลูกค้าได้

หลายบริษัท รวมถึงคู่แข่งของ WooCommerce มองข้ามโอกาสที่ใบแจ้งหนี้นำเสนอ เส้นทางการซื้อของลูกค้าเริ่มต้นด้วยการรับใบแจ้งหนี้และดำเนินต่อไปตราบเท่าที่จำเป็น

การซื้อออนไลน์วันนี้มีตัวเลือกมากมาย การสร้างเอกลักษณ์ของแบรนด์จึงเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างผลกระทบต่อจิตใจของลูกค้า ด้วยการใช้องค์ประกอบภาพในใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้ของ WooCommerce สามารถแก้ไขปัญหานี้ได้สำเร็จ ดังนั้นจึงช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับการระบุตราสินค้าของธุรกิจออนไลน์ของคุณ

ไม่ต้องสงสัยเลยว่านี่คือประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของใบแจ้งหนี้ บันทึกทางกฎหมายเกี่ยวกับการขายของคุณจะช่วยให้คุณติดตามว่าผลิตภัณฑ์ใดขายและใคร

นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ยังช่วยให้เข้าถึงข้อมูลการชำระเงินก่อนหน้าได้ง่าย เพิ่มศักยภาพทางธุรกิจ ทำให้การเตรียมภาษีง่ายขึ้น และใช้เป็นการคุ้มครองทางกฎหมาย

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ส่วนนี้จะกล่าวถึงองค์ประกอบที่สำคัญของใบแจ้งหนี้

เอาล่ะ.

1. โลโก้บริษัท

โลโก้เป็นรากฐานของเอกลักษณ์ของแบรนด์ การสร้างความประทับใจแรกพบที่ดีคือการดึงดูดความสนใจของลูกค้า

ใบแจ้งหนี้ของ WooCommerce ควรมีโลโก้ของคุณเพราะจะทำให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น เป็นผลให้ลูกค้าของคุณมีแนวโน้มที่จะไว้วางใจคุณมากขึ้น

2. รายละเอียดบริษัท

เห็นได้ชัดว่าองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของใบแจ้งหนี้คือข้อมูลประจำตัวของบริษัท คุณควรเพิ่มรายละเอียดบริษัทหรือธุรกิจของคุณที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้

รวมชื่อธุรกิจตามกฎหมาย ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของคุณ หากธุรกิจของคุณดำเนินการในประเทศหรือเขตอำนาจศาล คุณอาจต้องให้ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือหมายเลข VAT

3. รายละเอียดลูกค้า s

ในใบแจ้งหนี้ คุณต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าหรือลูกค้าของคุณ เช่น ชื่อ ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ทางไปรษณีย์ GSTIN ภาษีมูลค่าเพิ่ม หมายเลข SSN เป็นต้น

สามารถใช้รายการแบบฟอร์มหน้าชำระเงินเพื่อรับข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ WooCommerce ในใบแจ้งหนี้ ควรระบุที่อยู่สำหรับจัดส่งและที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงินด้วย

4. หมายเลขใบแจ้งหนี้

ติดตามและจัดระเบียบได้ง่ายขึ้นด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้ ด้วยการกำหนดตัวระบุที่ไม่ซ้ำให้กับใบแจ้งหนี้ของคุณ คุณสามารถค้นหาและค้นหาประวัติการซื้อของคุณได้อย่างรวดเร็ว

ปลั๊กอินใบแจ้งหนี้ PDF ของคุณจะสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ WooCommerce

คุณสามารถเลือกรูปแบบสำหรับใบแจ้งหนี้ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการคำนำหน้าหรือส่วนต่อท้าย หรือรูปแบบตัวเลขที่กำหนดเอง

5. วันที่สั่งซื้อ

ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมีองค์ประกอบหลักนี้ ใบแจ้งหนี้ของคุณยืนยันเมื่อมีการทำธุรกรรมโดยแสดงวันที่สั่งซื้อ

คุณจะสามารถติดตามว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณถูกขายหรือจัดหาด้วยวิธีนี้เมื่อใด ในกรณีที่มีปัญหาในการจัดส่ง วันที่ทำรายการในใบแจ้งหนี้จะช่วยขจัดความสับสน

6. วิธีการชำระเงิน

ต้องระบุวิธีการชำระเงินที่คุณยอมรับในใบแจ้งหนี้ หากคุณกำลังดำเนินการเพื่อเรียกเก็บเงิน Pay Pal การโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเครดิต ฯลฯ เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วน

การจัดการการเรียกร้องเงินคืนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณ และจะช่วยให้คุณติดตามวิธีการชำระเงินที่ลูกค้าของคุณใช้อยู่

7. สินค้าที่ซื้อ

ในใบแจ้งหนี้ คุณต้องระบุสิ่งที่ลูกค้าซื้อ คุณสามารถเพิ่มแอตทริบิวต์ต่างๆ ได้ เช่น SKU รูปภาพผลิตภัณฑ์ คำอธิบายสั้นๆ ฯลฯ เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ของ WooCommerce

หน่วยเก็บสต็อคหรือ SKU เป็นตัวระบุที่โดดเด่นซึ่งมีเพียงเจ้าของธุรกิจ WooCommerce เท่านั้นที่สามารถเข้าใจได้ เพื่อระบุสินค้าคงคลังของพวกเขา พวกเขาใช้ SKU

ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะรวม SKU หรือ ID ผลิตภัณฑ์เพื่อจัดการการคืนสินค้าและการคืนเงินอย่างราบรื่น

8. ราคาและปริมาณ

คุณต้องใส่หมายเลข ราคาต่อสินค้า และต้นทุนรวมย่อยของผลิตภัณฑ์นอกเหนือจากรายการสินค้า

ในกรณีที่มีการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์เดียวกันหลายรายการ ไม่สะดวกที่จะแยกรายการแต่ละรายการแยกกัน ใบแจ้งหนี้ของคุณจะเต็มไปด้วยข้อมูลนี้

ดังนั้น ในบรรทัดเดียวกัน ให้ระบุราคาสำหรับสินค้า ปริมาณ และต้นทุนรวมของใบสั่ง

9. รายละเอียดภาษี

ใบแจ้งหนี้ต้องรวมภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้องหรือภาษีการขายอีคอมเมิร์ซที่ใช้กับที่ตั้งของบริษัทของคุณ ลูกค้าของคุณ หรือทั้งสองอย่าง

คำนวณราคารวม รวมภาษี และเพิ่มไปยังสรุปราคาของยอดรวมย่อย

10. บาร์โค้ด/QRcode

เพื่อให้เข้าถึงและจัดการผลิตภัณฑ์ของคุณได้อย่างง่ายดายระหว่างการขนส่ง จำเป็นต้องใส่บาร์โค้ดหรือรหัส QR

บาร์โค้ดคือฉลากที่เครื่องอ่านได้ซึ่งมีข้อมูลอยู่ในใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ รหัส QR เป็นบาร์โค้ดประเภทหนึ่ง ซึ่งคุณจะสามารถเรียกหมายเลขคำสั่งซื้อหรือหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้โดยการสแกนรหัส QR บนใบแจ้งหนี้

11. นโยบายการคืนเงิน

เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดใดๆ กับลูกค้าของคุณ คุณควรเสนอขั้นตอนการคืนสินค้า

รวมข้อกำหนดและเงื่อนไขที่จำเป็น ข้อมูลภาษี ประโยคที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงิน นโยบายการคืนเงิน ฯลฯ ลูกค้าไม่สามารถปฏิเสธข้อกำหนดและเงื่อนไขเหล่านี้ได้ในภายหลังหากคุณระบุไว้ในใบแจ้งหนี้

คุณสามารถรวมนโยบายการคืนเงินไว้ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ WooCommerce หากคุณเป็นผู้จัดทำ

12. บันทึกของลูกค้า

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการมีส่วนร่วมกับลูกค้าของคุณและได้รับความเชื่อถือจากพวกเขาคือการจดบันทึกของลูกค้า

ลูกค้าสามารถระบุคำขอที่ต้องการให้บริษัทดำเนินการได้ เช่น การเพิ่มหมายเหตุในการห่อของขวัญหรือคำแนะนำในการจัดส่ง

คุณยังสามารถทำสิ่งมหัศจรรย์สำหรับชื่อเสียงของแบรนด์ของคุณด้วยข้อความขอบคุณง่ายๆ ที่ส่วนท้าย ความเป็นส่วนตัวที่คุณเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้จะทำให้ลูกค้ารู้สึกชื่นชม

เมื่อได้เรียนรู้ว่าใบแจ้งหนี้ของ WooCommerce เป็นอย่างไร คุณสามารถเริ่มสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับร้านค้า WooCommerce ของคุณได้

คำถามคือ ทำอย่างไร?

ลูกค้าต้องการการตอบสนองที่รวดเร็วและบริการที่มีประสิทธิภาพในโลกที่วุ่นวายของอีคอมเมิร์ซ ดังนั้น การเตรียมใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองสำหรับคำสั่งซื้อบนเว็บไซต์ WooCommerce ของคุณจะใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพ

WooCommerce รองรับคุณสมบัติการออกใบแจ้งหนี้มาตรฐาน แต่มีปลั๊กอินมากมายที่สามารถช่วยคุณส่งใบแจ้งหนี้ที่ดูเป็นมืออาชีพให้กับลูกค้าของคุณได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ดูเป็นมืออาชีพ เราจะใช้ใบแจ้งหนี้ WooCommerce PDF ของ WooCommerce สลิปการจัดส่ง บันทึกการจัดส่ง และปลั๊กอินป้ายกำกับการจัดส่ง

ใบแจ้งหนี้/ใบบรรจุภัณฑ์ PDF ของ WooCommerce เป็นปลั๊กอิน freemium ในอุดมคติที่ทำให้การสร้างใบแจ้งหนี้ WooCommerce แบบกำหนดเองที่มีคุณภาพระดับมืออาชีพสำหรับลูกค้าแต่ละราย ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจประเภทใด

ปลั๊กอิน freemium มีเวอร์ชันที่ต้องชำระเงินนอกเหนือจากเวอร์ชันฟรี เวอร์ชันที่ต้องชำระเงินมีฟังก์ชันการทำงานมากกว่า ในขณะที่เวอร์ชันฟรีสามารถนำเสนอฟังก์ชันพื้นฐานส่วนใหญ่เท่านั้น

เมื่อลูกค้าดำเนินการสั่งซื้อเสร็จสิ้น ปลั๊กอินนี้จะสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติและแนบไปกับอีเมลยืนยันคำสั่งซื้อ ลูกค้ายังสามารถดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ได้จากหน้ายืนยันคำสั่งซื้อหรือหน้า "บัญชีของฉัน"

หากต้องการเพิ่มปลั๊กอิน ให้ไปที่แผงผู้ดูแลระบบ WordPress และเลือก Plugins > Add New ค้นหาแล้วติดตั้งและเปิดใช้งานปลั๊กอิน WooCommerce PDF Invoices และ Packing Slips

เมื่อติดตั้งแล้ว ไปที่ ใบแจ้งหนี้/การบรรจุ > ใบแจ้งหนี้ และกำหนดการตั้งค่าทั่วไปสำหรับใบแจ้งหนี้ pdf

คำแนะนำในบทความนี้จะช่วยคุณกำหนดค่าการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ PDF สำหรับ Woocommerce โดยละเอียด

หลังจากกำหนดการตั้งค่าทั่วไปแล้ว ให้ไปที่แท็บกำหนดเอง ที่นี่ คุณสามารถเปิดหรือปิดใช้งานตัวเลือกในใบแจ้งหนี้ได้โดยสลับปุ่มที่ด้านขวามือของหน้าและดูตัวอย่างสดทางด้านซ้าย

ด้วยการปรับแต่งใบแจ้งหนี้ PDF ของ WooCommerce ในการแสดงตัวอย่างแบบสด คุณสามารถดูได้ว่าใบแจ้งหนี้ของคุณจะมีลักษณะอย่างไร

WooCommerce PDF ใบแจ้งหนี้/สลิปบรรจุภัณฑ์ยังช่วยให้คุณปรับแต่งเลย์เอาต์ใบแจ้งหนี้ตามธุรกิจของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มรหัส QR ลงในใบแจ้งหนี้ซึ่งเป็นคุณลักษณะขั้นสูงของปลั๊กอินรุ่นพรีเมียมนี้

และสุดท้าย ในการซื้อ ติดตั้ง และเปิดใช้งานปลั๊กอินรุ่นโปร - โปรดดูบทความนี้

ในร้าน WooCommerce ของคุณ การเดินทางของลูกค้าควรราบรื่นและน่าพึงพอใจตั้งแต่ต้นจนจบ

ใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพที่ออกแบบเองสามารถช่วยลูกค้าของคุณในการเดินทางที่ร้านค้าของคุณ ได้รับความไว้วางใจจากพวกเขา และแม้กระทั่งเปลี่ยนพวกเขาให้เป็นลูกค้าที่กลับมาประจำ นอกจากนี้ มันจะปกป้องธุรกิจ WooCommerce ของคุณจากข้อผิดพลาดและการฉ้อโกง

เราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจองค์ประกอบสำคัญของใบแจ้งหนี้ และจะช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ PDF ของ WooCommerce แบบมืออาชีพได้