วิธีสร้างระบบการจองตั๋ว: คู่มือทีละขั้นตอน

ภาพนี้ : คุณกลับมาจากวันหยุดพักผ่อนในเช้าวันจันทร์ที่วุ่นวาย - คุณเข้าสู่ระบบของคุณ - เพื่อค้นหาการแจ้งเตือนหลายร้อยครั้งคำขอบริการลูกค้าข้อความลูกค้าที่โกรธแค้นการขายและคำขอคืนเงิน

เพียงเพราะทีมบริการลูกค้าของคุณไม่สามารถจัดการกับคำถามของลูกค้าหรือจัดลำดับความสำคัญโดยไม่มีคุณ

ระบบการจองตั๋วเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจใด ๆ ที่ให้บริการลูกค้าการสนับสนุนหรือสอบถามรายละเอียดล่วงหน้า

เพื่อให้แน่ใจว่า สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นกับคุณ สร้างระบบการจองตั๋วเพื่อ:

• ปรับปรุงกระบวนการ
• จัดลำดับความสำคัญของลูกค้าสำคัญ
• ส่งเสริมความเป็นผู้นำและการแบ่งปันข้อมูล
• ช่วยตอบคำถามได้อย่างมีประสิทธิภาพและเร็วขึ้น

เข้าร่วมกับเราในคู่มือนี้ที่คุณจะได้เรียนรู้และสร้างระบบการจองตั๋วของคุณเอง เริ่มกันเถอะ!

เราทดสอบและวิจัยอย่างจริงจังทุกผลิตภัณฑ์ที่เราแนะนำผ่าน Herothemes กระบวนการตรวจสอบของเรา เราอาจได้รับค่าคอมมิชชั่นหากคุณทำการซื้อผ่านลิงก์ของเรา

ระบบตั๋วคืออะไร?

ระบบการจองตั๋วเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่รวมศูนย์การร้องขอการสนับสนุนลูกค้าโดยการแปลงการโต้ตอบของลูกค้าเป็นตั๋วจัดระเบียบ

มันมีคุณสมบัติในการทำซ้ำงานซ้ำ ๆ ติดตามความคืบหน้าเพิ่มความร่วมมือการตัดสินใจและการจัดการและจัดลำดับความสำคัญของตั๋วที่มีผลกระทบสูง-ทำให้คุณมีประสิทธิภาพและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญ

ระบบการจองตั๋วทำงานอย่างไร?

ข้อกำหนดเบื้องต้นและข้อกำหนดการตั้งค่า

คุณต้องเตรียมบางสิ่งก่อนเริ่มต้นด้วยกระบวนการตั้งค่าระบบการจองตั๋วจริง

1. ไซต์ WordPress

WordPress เป็น CMS ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด (ระบบการจัดการเนื้อหา) ที่มีปลั๊กอินนับพันเพื่อสร้างเว็บไซต์ทุกประเภทที่คุณต้องการ

ซอฟต์แวร์การจองตั๋ว (กล่องจดหมายฮีโร่) เราจะใช้ในบทช่วยสอนนี้คือปลั๊กอิน WordPress

เมื่อเทียบกับซอฟต์แวร์การจองตั๋ว SaaS ที่คล้ายกันกับ WordPress และ Heroic Inbox คุณจะ ประหยัดได้มากถึง 70-90% ในแต่ละปี

สร้างไซต์ WordPress หากคุณยังไม่มี

กระบวนการสร้างเว็บไซต์ WordPress นั้นค่อนข้างง่าย:

1. ซื้อชื่อโดเมนและบริการโฮสติ้ง
2. เชื่อมต่อโดเมนกับบริการโฮสติ้งโดยการอัปเดต Nameservers
3. ติดตั้ง WordPress ผ่าน Dashboard / cpanel โฮสติ้งของคุณ
4. ทดสอบเว็บไซต์ของคุณ

WPBEGINNER มีบทช่วยสอนที่ดีมากเกี่ยวกับการสร้างเว็บไซต์ WordPress ตรวจสอบ

หมายเหตุ: ติดต่อทีมสนับสนุนโฮสติ้งของคุณพวกเขายินดีที่จะตั้งค่า WordPress ให้คุณ

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบัญชีผู้ดูแลระบบในไซต์ WordPress ของคุณ เพื่อติดตั้งปลั๊กอินที่จำเป็น

2. กล่องจดหมายฮีโร่: ปลั๊กอิน Helppress Helpdesk

Heroic Inbox เป็นปลั๊กอิน WordPress Premium WordPress และปลั๊กอินสนับสนุนลูกค้า ให้คุณมีคุณสมบัติที่จำเป็นในการจัดการอีเมลและตั๋วผ่านกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

ทำไมต้องเป็นฮีโร่กล่องจดหมายผ่าน Gmail หรือ Outlook?

คุณอาจใช้ Gmail หรือ Outlook เพื่อให้บริการลูกค้า ณ ตอนนี้ ไม่ต้องสงสัยเลยว่านี่คือบริการอีเมลยอดนิยมและคุณสามารถใช้/เชื่อมต่ออีเมลแบรนด์ของคุณกับบริการอีเมลเหล่านี้

แต่พวกเขามี ข้อ จำกัด มาก ในแง่ของการทำงานร่วมกันของทีมกิจกรรมกลุ่มและการสื่อสารติดตามทั่วไป ฉันพบว่า Gmail และ Outlook มีประโยชน์เฉพาะสำหรับการตรวจสอบบัญชี (ผ่าน OTP) การแชร์ไฟล์และส่งอีเมลเป็นครั้งคราว

สมองของคุณอาจจะทอด (ฉันมีปัญหาคล้ายกัน) มองไปที่ Gmail เป็นเวลา 10-15 นาทีและสงสัยว่า ฉันต้องทำอะไรที่นี่

นั่นคือสิ่งที่เครื่องมือเช่นกล่องจดหมายฮีโร่️เปล่งประกาย มันมีให้:

• อินเทอร์เฟซที่สะอาด
• มุ่งเน้นไปที่งานลำดับความสำคัญมากขึ้น
• ช่วยในการร่างคำตอบที่มีประสิทธิภาพ
• แบ่งปันภาระงานกับสมาชิกในทีมและติดตามความคืบหน้า

คุณสมบัติที่สำคัญ:

• Unified Inbox: ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมหลายคนผ่านกล่องจดหมายแบบ Unified Unified
• กล่องจดหมายหลายกล่อง : จัดการอีเมล บริษัท ทั้งหมดของคุณเช่น support@, sales@หรืออีเมลทีมอื่น ๆ ในที่เดียว
• การทำงานร่วมกันของทีม: สร้างบันทึกของทีม, ร่างตอบ, กำหนดตั๋ว, สถานะการอัปเดตและการอภิปรายภายใน
• เครื่องมืออัตโนมัติ: บันทึกการตอบกลับผู้ตอบแบบอัตโนมัติการตรวจจับการชน (หยุดข้อความที่กำหนดไม่ให้ส่งเมื่อตรวจพบข้อความที่เข้ามา) และการติดตามประวัติตั๋ว
• ข้อมูลเชิงลึกของลูกค้า: รับโปรไฟล์ลูกค้าและการโต้ตอบก่อนหน้านี้ควบคู่ไปกับตั๋ว

แผนกล่องจดหมายฮีโร่เริ่มต้นที่ $ 199.50/ปี ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติที่สำคัญทั้งหมดเพื่อให้คุณเริ่มต้นและไม่มีข้อ จำกัด สำหรับผู้ใช้และตั๋ว

คู่มือทีละขั้นตอนในการสร้างระบบตั๋ว

เมื่อคุณทำตามข้อกำหนดเบื้องต้นก็ถึงเวลาเริ่มต้นด้วยกระบวนการตั้งค่าระบบการจองตั๋วจริง

ขั้นตอนที่ 1: ติดตั้งและเปิดใช้งานปลั๊กอิน Heroic Inbox Helpdesk

ดาวน์โหลดปลั๊กอินกล่องจดหมายฮีโร่จากส่วนดาวน์โหลดบัญชีของคุณ

ในการติดตั้งปลั๊กอินตั๋วใน WordPress:

1. เข้าถึงแดชบอร์ดเว็บไซต์ของคุณ โดยเพิ่ม / WP-admin / ในตอนท้ายของชื่อโดเมนของคุณ
2. คลิกที่เมนู ปลั๊กอิน จากแถบด้านข้างซ้าย> เพิ่มปลั๊กอินใหม่
3. คลิกที่ปุ่ม อัปโหลดปลั๊กอิน
4. เรียกดูและเลือก ไฟล์ซิปกล่องจดหมายฮีโร่ที่ดาวน์โหลด
5. คลิก ติดตั้งทันที
6. เปิดใช้งาน ปลั๊กอิน

คุณจะได้รับแจ้งด้วย ตัวช่วยสร้างต้อนรับ

เปิดใช้งานปลั๊กอินด้วย รหัสลิขสิทธิ์ ซึ่งสามารถพบได้เมื่อคุณดาวน์โหลดไฟล์ปลั๊กอินจาก

ตอนนี้ เพิ่มกล่องจดหมายใหม่ ตามระบบที่มีอยู่ของคุณ:

• IMAP/SMTP
• เครื่องตัดหญ้า
• มุมมอง

เพื่อประโยชน์ของการสอนนี้ เรามาเชื่อมต่อบัญชี Gmail กับกล่องจดหมายฮีโร่ :

1. คลิกที่ปุ่ม การตั้งค่าคลิกเดียว จากส่วน gmail
2. เลือกหรือเข้าสู่ระบบด้วย บัญชีที่ต้องการ
3. ให้การเข้าถึงบัญชี herothemes ในบัญชี Google ของคุณ
4. นำเข้าอีเมลทั้งหมดหรือดำเนินการตามการตั้งค่าของคุณ

ยินดีด้วย! คุณตั้งค่ากล่องจดหมายครั้งแรกเสร็จแล้ว นั่นเป็นวิธีที่ง่ายในการตั้งค่ากล่องจดหมายฮีโร่

ขั้นตอนที่ 2: การกำหนดค่าการตั้งค่า Helpdesk

นี่คือบางสิ่งที่คุณควรทำเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากกล่องจดหมายฮีโร่

1. การเพิ่มผู้ใช้

กระบวนการเพิ่มและกำหนดผู้ใช้ให้กับกล่องจดหมายที่สร้างขึ้นนั้นตรงไปตรงมามาก

1. เข้าถึงเว็บไซต์ของคุณ ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
2. คลิกที่เมนู ผู้ใช้ จากแถบด้านข้างซ้าย> เพิ่มผู้ใช้ใหม่
3. กรอกแบบฟอร์ม
4. ตั้งค่าบทบาทผู้ใช้ (หมายเหตุ: คุณต้องตั้งค่าผู้สนับสนุนบทบาทหรือสูงกว่าเพื่อให้สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายฮีโร่ได้)
5. คลิกที่ปุ่ม เพิ่มผู้ใช้ใหม่ เพื่อดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์

ตอนนี้ตรงไปที่:

1. กล่องจดหมายฮีโร่> การตั้งค่า
2. กล่องจดหมาย> เลือกกล่องจดหมายที่คุณสร้างขึ้น
3. ใน การตั้งค่าผู้ใช้> เพิ่มผู้ใช้ > เลือก ผู้ใช้ที่คุณสร้างขึ้นและ กำหนดบทบาทที่ต้องการ

นั่นคือวิธีที่คุณเพิ่มผู้ใช้ใหม่ลงในกล่องจดหมายของคุณด้วยกล่องจดหมายฮีโร่ Heroic Inbox ไม่ได้เพิ่มขีด จำกัด ใด ๆ ให้กับผู้ใช้ดังนั้นคุณสามารถ เพิ่มผู้ใช้ให้มากที่สุดเท่าที่คุณต้องการ

อย่าลืมทดสอบสิ่งต่างๆ ฉันแน่ใจว่าทุกอย่างจะได้ผล

2. การสร้างคำตอบที่บันทึกไว้หรือเทมเพลต

การตอบกลับที่บันทึกไว้ (เทมเพลตอีเมล) เป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากในการประหยัดเวลาของทีมมากมาย

สร้างคอลเลกชันของการตอบสนองก่อนกำหนดเลือกและส่ง

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างเทมเพลตการตอบกลับก่อนกำหนดสำหรับสถานการณ์เหล่านี้:

• อีเมลติดตามผล
• อีเมลเย็นเผยแพร่
• ตอบคำถามซ้ำ ๆ (เช่นนโยบายการคืนเงินโครงสร้างราคา)

เพื่อเพิ่มการตอบกลับที่บันทึกไว้ในกล่องจดหมายฮีโร่:

1. เข้าถึง แดชบอร์ดเว็บไซต์ ของคุณ
2. กล่องจดหมายฮีโร่> บันทึกการตอบกลับ
3. คลิกที่ปุ่ม ตอบกลับที่บันทึกใหม่
4. กรอกแบบฟอร์ม และ บันทึกการเปลี่ยนแปลง

เมื่อใดก็ตามที่คุณตอบกลับอีเมลหรือเพิ่มโน้ตคุณสามารถใช้เทมเพลต premade นี้ได้โดยคลิกที่ไอคอนการตอบกลับที่บันทึกไว้

คุณได้รับความคิดเกี่ยวกับวิธีการใช้กล่องจดหมายฮีโร่ มีคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมายในกล่องจดหมายฮีโร่ที่ควรค่าแก่การสำรวจเช่นผู้เผชิญเหตุรถยนต์และสถานะ ลองใช้ตัวเองและแจ้งให้เราทราบว่าคุณคิดอย่างไรโดยแสดงความคิดเห็นด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 3: การสร้างแบบฟอร์มการส่งตั๋วส่วนหน้า

เป็นการดีที่สุดที่จะรวบรวมข้อมูลที่เป็นไปได้ทั้งหมดเกี่ยวกับปัญหาของลูกค้า แต่อย่าทำมากเกินไปและทำให้แบบฟอร์มเหล่านี้น่าเบื่อที่จะเติมเต็ม

การมีข้อมูลเพียงพอจะช่วยให้คุณกำหนดสมาชิกในทีมที่เหมาะสมในการแก้ปัญหาและแก้ไขปัญหาของลูกค้าด้วยการโต้ตอบครั้งแรก

นี่คือข้อมูลทั่วไปที่คุณควรรวบรวมจากแบบฟอร์มส่งตั๋ว:

• ชื่อลูกค้า
• ที่อยู่อีเมล
• ประเภทการบริการลูกค้า (ฟรีหรือลูกค้าพรีเมี่ยม)
• หมวดหมู่ปัญหา (ทั่วไปการสอบถามการขายล่วงหน้าหุ้นส่วนการเรียกเก็บเงินการเรียกเก็บเงินเทคนิคหรือการสนับสนุนบัญชี)
• เรื่องสั้น ๆ
• ไฟล์แนบไฟล์

วิธีสร้างแบบฟอร์มส่งตั๋ว

WordPress มีตัวเลือกฟรีและชำระเงินมากมายเพื่อสร้างแบบฟอร์มส่งตั๋วด้วย แต่ฉันขอแนะนำ WPForms และรูปแบบที่น่ากลัวเนื่องจากความเรียบง่ายและตัวเลือกที่หลากหลาย

ตัวอย่างเช่นใน การสร้างแบบฟอร์มการจองตั๋วด้วย WPFORMS :

1. ติดตั้งปลั๊กอิน WPFORMS จากส่วนปลั๊กอินของเว็บไซต์ของคุณ (หมายเหตุ: คุณสามารถติดตั้ง WPFORMS ได้โดยตรงโดยค้นหาไดเรกทอรีปลั๊กอิน WordPress)
2. เปิดใช้งานปลั๊กอิน
3. เข้าถึงการตั้งค่า wpforms จากเมนูแถบด้านข้างซ้าย> เพิ่มใหม่
4. ใช้ AI, เทมเพลตแบบฟอร์มก่อนกำหนดหรือลากและวางตัวสร้างเพื่อ สร้างแบบฟอร์มของคุณ
5. อัปเดต การตั้งค่าการแจ้งเตือน ส่งรายละเอียดแบบฟอร์มไปยังที่อยู่อีเมลกล่องจดหมายที่คุณตั้งค่าก่อนหน้านี้กับกล่องจดหมายฮีโร่
6. เล่นกับการตั้งค่าอื่น ๆ ที่คุณต้องการตั้งค่าและกดปุ่ม บันทึก

คุณได้ สร้างแบบฟอร์มส่งตั๋วของคุณสำเร็จ ตอนนี้ถึงเวลาที่จะฝังไว้ในหน้าเว็บไซต์ของคุณแล้ว เป็นไปได้มากที่สุดในหน้าติดต่อของคุณ

เพื่อฝังแบบฟอร์ม WPFORMS ในหน้าเว็บ:

1. แก้ไขหน้าเว็บ ที่คุณต้องการเพิ่มแบบฟอร์มส่งตั๋ว
2. แทรกบล็อก WPFORMS ลงในหน้าของคุณ (คุณสามารถค้นหา WPFORMS Block หรือ Type /WPFORMS เพื่อรับบล็อกนี้)
3. เลือกแบบฟอร์มที่คุณสร้างขึ้น
4. บันทึก การเปลี่ยนแปลง

แค่ไหน! กรอกแบบฟอร์มผ่านส่วนหน้าของหน้าเว็บและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับอีเมลอย่างถูกต้อง

ระบบการจองตั๋วแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ระบบตั๋วที่ใช้งานได้ดีจะต้องจับคู่กับเวิร์กโฟลว์อัจฉริยะเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด นี่คือแนวทางปฏิบัติบางอย่างที่คุณควรติดตามในขณะที่สร้างระบบการจองตั๋วของคุณ

1. การส่งตั๋วให้เหมาะสมที่สุด

คุณควรให้ลูกค้าด้วยวิธีที่ง่ายในการเข้าถึงทีมสนับสนุนลูกค้า แต่พวกเขาไม่จำเป็นต้องสร้างตั๋วสำหรับการสืบค้นทุกครั้ง

ลอง แก้ปัญหาทั่วไปก่อนที่จะกลายเป็นตั๋วสนับสนุน นอกจากนี้ อย่าทำให้กระบวนการส่ง น่ากลัว จนลูกค้าตัดสินใจที่จะไปกับผลิตภัณฑ์อื่น

นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการส่งตั๋วของคุณ:

• เพิ่มช่องค้นหาเพื่อค้นหาเนื้อหาช่วยเหลือตนเอง (คู่มือฐานความรู้)
• ให้คำแนะนำการแก้ไขปัญหาทั่วไป เกี่ยวกับแบบฟอร์มการส่งตั๋วเพื่อแก้ไขปัญหาทั่วไปอย่างรวดเร็ว
• สร้างรูปแบบที่แตกต่างกันสำหรับสถานการณ์ที่แตกต่างกัน (ตัวอย่างเช่นการขายล่วงหน้าหุ้นส่วน)
• สร้างแบบฟอร์มหลายขั้นตอน หากแบบฟอร์มของคุณยาวขึ้น

เราสำรวจเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบฟอร์มการสนับสนุนตั๋วผ่านคู่มือเชิงลึกของเราลองดู!

2. การจัดหมวดหมู่และการจัดลำดับความสำคัญ

โดยการจัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญตั๋ว - ตัวแทนทำงานกับตั๋วที่เกี่ยวข้องกับความเชี่ยวชาญของพวกเขา นำไปสู่การแก้ปัญหาประสิทธิภาพและความพึงพอใจของลูกค้าที่เร็วขึ้น

นี่คือประโยชน์ทั้งหมดของการจัดหมวดหมู่และการจัดลำดับความสำคัญ:

• ตัวแทนทำงานกับตั๋วที่เกี่ยวข้องกับความเชี่ยวชาญของพวกเขา
• การเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโหลด
• ลดเวลาตอบสนองและความละเอียดที่เร็วขึ้น
• ปรับปรุงประสิทธิภาพและผลผลิต
• เพิ่มประสบการณ์ลูกค้าด้วยการตอบสนองที่สะอาดและแม่นยำยิ่งขึ้น
• การรายงานที่ถูกต้องและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปัญหาทั่วไปและประสิทธิภาพของทีม
• ปรับปรุงคำแนะนำการบริการตนเอง
• ความพยายามที่ซ้ำกันน้อยลง
• ปรับปรุงการรักษาลูกค้า

ดังนั้นอย่าพลาดอันนี้

3. โดยอัตโนมัติหากเป็นไปได้

การสนับสนุนลูกค้าหรือระบบการจองตั๋วเป็นหนึ่งในสถานที่ที่ธุรกิจสามารถได้รับประโยชน์อย่างมากจากระบบอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่นระบบอัตโนมัติในระบบตั๋วสามารถใช้:

• การกำหนดตั๋ว : การกำหนดตั๋วอัตโนมัติให้กับตัวแทนที่เหมาะสมตามบริบทของตั๋ว หากตั๋วมีการกล่าวถึงการเป็นหุ้นส่วนการตลาด - คุณสามารถสร้างกฎเพื่อกำหนดตั๋วดังกล่าวให้กับตัวแทนเฉพาะ
• การตอบสนองแบบกระป๋อง เพื่อเร่งการตอบกลับไปยังคิวรีทั่วไป
• การจัดลำดับความสำคัญของตั๋ว : ขึ้นอยู่กับการจัดหมวดหมู่ตั๋วและประเภทของลูกค้า (ฟรีหรือชำระเงิน) ตั๋วสามารถจัดลำดับความสำคัญให้เสร็จสิ้นตรงเวลาหรือล่าช้า
• ปรับปรุงคำแนะนำการบริการตนเองและการตอบสนองอัตโนมัติ : AI กำลังปฏิวัติวิธีการทำงานของเรา-ดังนั้นทำไมไม่ใช้ในการบริการลูกค้า? คุณสามารถใช้ AI เพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติที่ดีกว่าและมีประโยชน์ก่อนที่ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะเข้ามา
• Workflow Automation : หากต้องการตั๋วที่ได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติ, การแจ้งเตือนการติดตาม, การแจ้งเตือนเกี่ยวกับตั๋วล่าช้า, การกำหนดตั๋ว, การติดแท็กและคอลเลกชันข้อเสนอแนะ
• การรายงานและการวิเคราะห์อัตโนมัติ : การรายงานตามเวลาเกี่ยวกับตัวชี้วัดหลักเช่นเวลาตอบสนองครั้งแรกความพึงพอใจของลูกค้าหรือจำนวนตั๋วที่ได้รับการแก้ไข

4. ตรวจสอบความละเอียดตั๋วที่มีประสิทธิภาพ

ในระบบการออกตั๋ว การแก้ไขปัญหาการติดต่อครั้งแรก (FCR) มีความสำคัญมาก โดยทั่วไปจะแสดงให้คุณเห็นว่าทีมบริการลูกค้าของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด

FCR คำนวณตามจำนวนตั๋วที่ได้รับการแก้ไขด้วยการตอบสนองครั้งแรก (โดยปกติจะเป็นการตอบสนองจากมนุษย์)

ไม่มีใครชอบการติดตามมันเป็นกระบวนการใช้เวลานานซึ่งมักจะใช้เวลาหลายวันและทำให้เกิดความไม่พอใจ

ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณพยายาม ตั้งเป้าหมายสำหรับคะแนน FCR ที่ดีขึ้น นี่คือเคล็ดลับเล็กน้อย:

• ติดตามปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำและอัปเดตเอกสาร
• ใช้โน้ตภายใน โดยทั่วไปผู้บริหารระดับสูงจะรู้ถึงปัญหาทั้งหมดของปัญหาผลิตภัณฑ์ดังนั้นการเพิ่มบันทึกสำหรับสมาชิกรุ่นเยาว์จะช่วย FCR
• ตั๋วเส้นทางไปยังตัวแทนที่เหมาะสม (การกำหนดเส้นทางตามทักษะ) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าปัญหาที่ซับซ้อนเข้าถึงเจ้าหน้าที่สนับสนุนอาวุโส
• จัดเตรียมตัวแทนสนับสนุนด้วยเครื่องมือและความรู้ที่เหมาะสม ฐานความรู้ส่วนกลางที่มีการบันทึกไว้เป็นอย่างดีคือสิ่งที่คุณกำลังมองหาที่นี่
• การติดตามประวัติลูกค้า: คุณลักษณะความสะดวกสบายในการติดตามการสนทนาของลูกค้าทั้งหมดเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจปัญหาก่อนหน้านี้และรับข้อมูลเพิ่มเติม

5. ใช้การวิเคราะห์และข้อเสนอแนะ

การติดตามตัวชี้วัดการบริการลูกค้าที่สำคัญอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณเข้าใจประสิทธิภาพของทีมบริการลูกค้าของคุณ

มีตัวชี้วัดที่สำคัญบางประการที่คุณควรติดตามและตั้งเป้าหมายที่จะปรับปรุงในระบบการจองตั๋ว

• เวลาตอบสนอง
• ความละเอียดติดต่อครั้งแรก (FCR)
• คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า
• ความคิดเห็นของลูกค้า

6. ส่งเสริมความเป็นผู้นำ

การมีความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่งในระบบการจัดการตั๋วจะสร้างความแตกต่างอย่างมากในวิธีที่ทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณจัดการงานประจำวันของพวกเขา

การสนับสนุนความเป็นผู้นำจะช่วย:

• ส่งเสริมความรับผิดชอบและการรับรู้
• ลดต้นทุนการดำเนินงาน
• ให้การฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องและส่งเสริมการฟังอย่างแข็งขันระหว่างตัวแทน
• กำหนดเป้าหมายและความคาดหวังที่ชัดเจน

7. ส่งเสริมการเก็บรักษาความรู้

เราได้เห็นประโยชน์ของการสนับสนุนความเป็นผู้นำ แต่การมีผู้นำมากกว่าหนึ่งคน (สำหรับทีม) จะทำให้เกิดผลกระทบเชิงลบมากกว่าสิ่งที่เป็นบวก เช่นความคิดเห็นที่ขัดแย้งกันอำนาจที่ไม่ชัดเจนตำหนิการขยับและอื่น ๆ

สมาชิกในทีมมักมองหาโอกาสในการเติบโต - ในกรณีเช่นนี้คุณต้องปล่อยให้พวกเขาไป ทิ้งช่องว่างความรู้ขนาดใหญ่ไว้ข้างหลังและการฝึกอบรมพนักงานใหม่อย่างต่อเนื่อง

การเก็บรักษาความรู้เป็น วิธีปฏิบัติที่ บริษัท ที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่ติดตาม ตัวอย่างเช่นพนักงานต้องผ่านระยะเวลาแจ้งให้ทราบล่วงหน้า 1-3 เดือนซึ่งพวกเขาต้องจดบันทึกงานประจำวันสร้าง SOPS มัคคุเทศก์ฝึกอบรมพนักงานใหม่และอื่น ๆ

ในระบบการจองตั๋ว (หรือโดยทั่วไป) คุณสามารถใช้โอกาสนี้เพื่อปรับปรุงฐานความรู้ของคุณสร้างคำแนะนำที่ขาดหายไปเกี่ยวกับคำถามและปัญหาซ้ำ ๆ และเข้าใจสิ่งที่ทดสอบการทำงานและไม่ทำงาน

สำรวจ : วิธีสร้างเว็บไซต์ฐานความรู้ด้วย WordPress

คำถามที่พบบ่อย

SharePoint คืออะไร? ดีสำหรับระบบตั๋วหรือไม่?

คุณมักจะพบว่า SharePoint เป็นเครื่องมือที่แนะนำสำหรับการสร้างระบบตั๋ว

SharePoint เป็นแพลตฟอร์มบนเว็บเพื่อจัดการเอกสารภายในสำหรับใช้เป็นเว็บไซต์อินทราเน็ตหรือเป็นเว็บไซต์ภายนอกสำหรับข่าวและโพสต์ของ บริษัท

คุณสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการจำหน่ายตั๋วได้ แต่มันซับซ้อนมากเมื่อเทียบกับแพลตฟอร์ม WordPress หรือ SaaS

หากธุรกิจของคุณต้องพึ่งพา Microsoft Suite ฉันจะแนะนำให้ลองใช้มิฉะนั้นไม่

บทสรุป

แม้แต่ระบบการจองตั๋วขั้นพื้นฐานก็จะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าการใช้งานที่ไม่มี เราได้พูดคุยเกี่ยวกับประโยชน์มากมายของมันนี่คือการสรุป:

• ช่วยจัดลำดับความสำคัญงาน
• เพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต
• ทำให้สิ่งต่างๆเป็นระเบียบและไม่ลืมบางสิ่งบางอย่าง
• ปรับปรุงความโปร่งใส

เมื่อคุณดูผลประโยชน์เหล่านี้ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ระบบตั๋วเช่นกล่องจดหมายฮีโร่จะได้รับการกู้คืนได้อย่างง่ายดายภายในเดือนแรก

คุณไม่จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์แฟนซีที่มีคุณสมบัติหลายร้อยรายการที่สร้างข้อบกพร่องและปัญหามากขึ้นในการอัปเดตแต่ละครั้งและมีค่าใช้จ่ายหลายดอลลาร์ในแต่ละเดือน

คุณต้องมีซอฟต์แวร์การจัดการตั๋วที่น่าเชื่อถือและรหัสที่มีความน่าเชื่อถือพร้อมชุดคุณสมบัติที่สำคัญที่ทำงานเหมือนมีเสน่ห์ทุกครั้งดังนั้นคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหาของลูกค้าไม่ใช่ระบบของคุณ

ลองกล่องจดหมายฮีโร่ มันมีราคาไม่แพงและมาพร้อมกับการรับประกันคืนเงิน 14 วัน