วิธีที่โต๊ะโรงแรมสามารถปรับปรุงพื้นที่ทำงานของคุณในสำนักงานได้

การระบาดใหญ่ของโคโรนาไวรัสทำให้คนทั้งโลกต้องห่างไกลกันในปี 2020 และทุกอย่างตั้งแต่การซื้อของชำและการออกกำลังกายไปจนถึงคืนออกเดทและชั่วโมงแห่งความสุขเริ่มเกิดขึ้นภายในบ้านแทนที่จะเป็นนอกบ้าน งานก็ไม่ต่างกัน เนื่องจากบริษัทต่าง ๆ ต่างพยายามตั้งพนักงานที่มีสิทธิ์เข้าถึง อุปกรณ์ และ Zoom เพื่อให้ธุรกิจต่างๆ สามารถอยู่ได้เมื่ออยู่ในที่สาธารณะอันตรายเกินไป แต่ขณะนี้บางบริษัทกำลังเปิดประตูตามตัวอักษร ปัญหาใหม่ก็เกิดขึ้น คุณจะอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานที่อาจ — หรืออาจจะอาจจะไม่ — รู้สึกตื่นเต้นที่จะกลับไปทำงานในสถานที่ทำงานจริง ๆ เมื่อคุณไม่มีอสังหาริมทรัพย์เพียงพอสำหรับทุกคนอีกต่อไป? ทางออกหนึ่งคือการจัดการโรงแรมบนโต๊ะ ซึ่งเป็นวิธีสร้างสถานที่ทำงานแบบผสมผสานกับพนักงานในสำนักงาน พนักงานระยะไกลบางคน และความสามารถในการยืดหยุ่นได้ในเรื่องว่าใครทำงานที่ไหน

Desk Hoteling คืออะไร?

โรงแรมตั้งโต๊ะเป็นกลยุทธ์การแบ่งปันพื้นที่สำหรับสถานที่ทำงานซึ่งพนักงานจองเวิร์กสเตชันของตนไว้ล่วงหน้า ระบบการจองทำงานคล้ายกับการจองห้องพักในโรงแรมของคุณ (จึงเป็นที่มาของชื่อ) คุณจะจองโต๊ะที่คุณต้องการในวันที่ระบุและในช่วงเวลาที่กำหนด เมื่อคุณมาถึงที่ทำงาน คุณจะเช็คอินเพื่อบอกว่าคุณอยู่ที่นั่นและคุณจะเข้าควบคุมเวิร์กสเตชัน การเช็คอินอาจเกิดขึ้นแบบดิจิทัลโดยใช้ซอฟต์แวร์หรือกับบุคคลจริง เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเช็คเอาท์เพื่อแสดงว่าสถานีว่างอีกครั้ง

ที่มา: อิสระ

การจัดการโรงแรมแบบตั้งโต๊ะ vs. การทำโต๊ะแบบเร่งด่วน

การจัดการโรงแรมแบบตั้งโต๊ะและโต๊ะทำงานแบบตั้งโต๊ะมีความคล้ายคลึงกัน แต่มีข้อแตกต่างที่เห็นได้ชัดอย่างหนึ่งคือ ระบบการจอง ด้วยกลยุทธ์ทั้งสองนี้ พนักงานไม่มีโต๊ะทำงานเฉพาะที่พวกเขาทำงานทุกวัน อย่างไรก็ตาม เมื่อใช้โรงแรมแบบโต๊ะทำงาน เวิร์กสเตชันจะถูกสงวนไว้ ในขณะที่โต๊ะทำงานแบบโต๊ะทำงานแบบร้อน เวิร์กสเตชันจะถูกแบ่งออกตามลำดับก่อนหลัง ทั้งสองยังกำหนดให้พนักงานเช็คอิน แต่ด้วยเหตุผลที่แตกต่างกัน เมื่อใช้โต๊ะโรงแรม การเช็คอินจะอ้างสิทธิ์พื้นที่ของคุณและช่วยตรวจสอบความจุของสิ่งอำนวยความสะดวก ในขณะที่โต๊ะทำงานแบบร้อน ความจุไม่เป็นปัญหามากเท่ากับการรับรองการเข้างานและการเข้าใช้เวิร์กสเตชัน

พื้นที่โรงแรมหมายความว่าพนักงานมีความคิดว่าวันทำงานของพวกเขาจะเป็นอย่างไรก่อนที่จะมาปรากฏตัวที่สำนักงาน และถ้าเวิร์กสเตชันที่คุณต้องการไม่พร้อมใช้งาน คุณสามารถตัดสินใจทำงานจากที่บ้านในวันนั้นและไปที่สำนักงานอีกครั้ง เมื่อใช้โต๊ะทำงานแบบร้อน คุณจะรู้สึกอึดอัดเมื่อมาถึงที่ทำงานและไปอยู่ที่ใดที่หนึ่งที่คุณไม่สะดวกหรือทำงานได้ไม่ดี

โต๊ะทำงานประเภทใดที่เหมาะกับโรงแรมที่สุด?

โต๊ะโรงแรมเหมาะที่สุดสำหรับสำนักงานที่ต้องการการควบคุมการใช้พื้นที่เป็นอย่างมาก หากมีโต๊ะไม่เพียงพอสำหรับทุกคน บางคนจะต้องทำงานที่บ้านทุกวัน ผู้ที่จะทำงานในสำนักงานจำเป็นต้องมีระบบที่ได้มาตรฐานในการพิจารณาว่าต้องทำงานที่ไหนและมีพื้นที่ให้ทำหรือไม่

ในทางกลับกัน Hot desking จะดีกว่าสำหรับพื้นที่ทำงานทั่วไปที่ไม่มีปัญหาเรื่องความจุ ถ้าทุกคนตัดสินใจทำงานในสำนักงานในวันเดียวกัน จะมีเวิร์กสเตชันเพียงพอ มันอยู่ที่ว่าทุกคนจะนั่ง ตรงไหน ไม่ว่าพวกเขา จะ นั่งได้หรือเปล่า (แม้ว่าโต๊ะโรงแรมอาจจะยังทำให้พนักงานมีความสุขมากขึ้นในกรณีนี้)

หากคุณตัดสินใจที่จะก้าวไปข้างหน้ากับโรงแรมบนโต๊ะ จงเปิดรับความคิดเห็นของพนักงาน ไม่ว่าใครจะเป็นผู้ชนะเลิศการเปลี่ยนแปลงและใครไม่ได้ ทุกคนจะมีความเห็น เชิญวิพากษ์วิจารณ์และนำข้อเสนอแนะมาสู่หัวใจ พนักงานของคุณรู้ดีกว่าใครๆ ว่าโรงแรมในสำนักงานส่งผลต่อพวกเขาอย่างไร และประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา

ข้อดีและข้อเสียของสำนักงานโรงแรม

การจัดที่นั่งแบบยืดหยุ่นไม่ใช่เรื่องใหม่ทั้งหมด แม้แต่ก่อนเกิดโควิด-19 บริษัทบางแห่งก็ทดลองจัดการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น และเช่นเดียวกับสิ่งอื่น มีทั้งข้อดีและข้อเสียของพื้นที่โรงแรมในสำนักงาน

Pro: ปรับแต่ง Workweeks

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการจัดการโรงแรมบนโต๊ะสำหรับพนักงานคือ พวกเขาสามารถออกแบบสัปดาห์ล่วงหน้า และปรับแต่งสถานที่และวิธีการทำงาน นี่คือตัวอย่างสัปดาห์การทำงาน:

เป็นเรื่องยากสำหรับเจนที่จะออกบ้านตรงเวลาในเช้าวันจันทร์ ดังนั้นเธอจึงเลือกทำงานที่เบากว่าและงานธุรการจากที่บ้านเสมอ วันอังคารถึงวันพฤหัสบดี เธอชอบที่จะทำงานในสำนักงานเพื่อทำงานเชิงลึกมากขึ้น เธอรู้ว่าเธอรู้สึกอึดอัดและถูกปิดอย่างง่ายดาย ดังนั้นในสามวันนี้ เธอจึงจองโต๊ะใกล้หน้าต่างหรือจัดกำหนดการโครงการความร่วมมือในห้องประชุมคณะกรรมการ ในวันศุกร์ เธอใช้เวลาครึ่งหลังของวันกลับบ้านเพื่อเริ่มเวลาครอบครัวให้เร็วที่สุดเมื่อเลิกงาน

นี่เป็นเพียงวิธีหนึ่งที่โต๊ะโรงแรมสามารถทำงานกับตารางเวลาของคุณได้ และเนื่องจากการจองไม่ได้เกิดขึ้นซ้ำๆ พนักงานจึงสร้างสัปดาห์ข้างหน้าได้ แต่จะได้ผลดีที่สุดสำหรับพวกเขา นอกจากนี้ หากคุณไม่สามารถรักษาความปลอดภัยประเภทของพื้นที่ทำงานหรือเทคโนโลยีที่ต้องการได้ คุณก็วางแผนได้เช่นกัน ในท้ายที่สุด พนักงานสามารถมีสัปดาห์แบบที่ต้องการเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลโดยไม่ถูกครอบงำหรือหมดไฟ

คอนดิชั่น: การจัดสำนักงานไม่ดี

แม้ว่าจะมีการควบคุมและการวางแผนเป็นรายบุคคลมากกว่าการจัดการโรงแรมแบบตั้งโต๊ะมากกว่าโต๊ะทำงานแบบด่วน แต่ก็ยังไม่สามารถเข้าใจผิดได้ พนักงานสามารถตัดสินใจได้ว่าจะนั่งที่ไหน และดูว่าใครจะถูกวางไว้ใกล้ ๆ ขึ้นอยู่กับว่าใครได้ที่นั่งแล้ว แต่ถ้าโต๊ะบางตัวยังไม่ได้จองล่ะ เมื่อพนักงานมาถึงที่ทำงาน พวกเขาสามารถพบว่าตัวเองนั่งข้างเพื่อนร่วมงานที่ไม่เหมาะกับสไตล์การทำงานของพวกเขา ตัวอย่างเช่น ถ้าพนักงานต้องการความเงียบเพื่อโฟกัสกับโปรเจ็กต์ พวกเขาอาจลงเอยข้างคนที่ต้องรับโทรศัพท์ทั้งวัน

เพื่อต่อสู้กับสิ่งนี้ ให้พิจารณาสร้างโซนสำหรับงานประเภทต่างๆ ตัวอย่างเช่น พนักงานและกลุ่มที่ต้องพูดคุยมากเพื่อทำงานไม่ควรอยู่ใกล้ผู้ที่ต้องการสภาพแวดล้อมที่เงียบกว่า คุณสามารถกำหนดขอบเขตที่พนักงานสามารถจองพื้นที่ได้ในบางพื้นที่ หรือกำหนดพื้นที่เฉพาะให้เป็นพื้นที่เงียบสงบ

มือโปร: การจองแบบยืดหยุ่น

การจัดการโรงแรมแบบตั้งโต๊ะไม่ได้เป็นเพียงการเลือกโต๊ะในห้องเล็ก ๆ เท่านั้น มีความยืดหยุ่นในตัวมากขึ้น ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถ:

• จองโต๊ะเงียบๆ หากพวกเขาต้องทำงานที่เข้มข้นและมีสมาธิ
• จองโต๊ะริมหน้าต่างหากต้องการให้อากาศบริสุทธิ์หรือแสงแดดมีประสิทธิผลมากขึ้น
• จัดห้องประชุมเมื่อจำเป็นต้องทำงานร่วมกัน
• จองแบบเต็มวัน ครึ่งวัน หรือครั้งละหนึ่งชั่วโมง
• ตัดสินใจทำงานในสำนักงานอื่นหากพวกเขากำลังเดินทางหรือชอบสภาพแวดล้อมแบบหนึ่งมากกว่าที่อื่น (สำหรับบริษัทที่มีสำนักงานหลายแห่งในสถานที่ต่างกัน)

คุณสามารถเสนอทางเลือกต่างๆ ให้กับพนักงานได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับที่พักของสำนักงานของคุณ

Con: ความสงสัยของพนักงาน

พนักงานที่เคยมีพื้นที่ทำงานแบบเปิดโล่งในอดีต โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่เคยใช้โต๊ะทำงานแบบร้อน อาจกังวลกับการเปลี่ยนแปลงจากสถานที่แบบเดิมๆ เป็นโรงแรมที่ทำงานในสำนักงาน สำหรับพนักงานที่กลับมาทำงานที่สำนักงานมาระยะหนึ่งแล้ว ที่กำลังรอคอยการกลับมาหรือไม่เคยทำงานจากที่บ้านตั้งแต่แรก การละทิ้งโต๊ะทำงานที่สะดวกสบายและเป็นส่วนตัวจะรู้สึกเหมือนถูกแทงที่ด้านหลัง พวกเขาอาจกังวลเกี่ยวกับความสะอาดหากพวกเขาไม่รับผิดชอบพื้นที่ทำงานของตนอีกต่อไป

เพื่อให้พนักงานเหล่านี้มีส่วนร่วม อธิบายวิสัยทัศน์ของคุณและเตือนทุกคนถึงเป้าหมายของบริษัท เมื่อคุณมีส่วนร่วมกับพนักงานในแผนของคุณ พวกเขามักจะเข้าใจว่าทำไมการเปลี่ยนแปลงจึงเกิดขึ้นและสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง เป็นเรื่องง่ายสำหรับภาพรวมที่จะหายไปในความรับผิดชอบในแต่ละวัน และการทบทวนว่าทำไมแบรนด์ถึงมีอยู่ สิ่งที่ทุกคนทำงานให้ และวิธีที่โรงแรมบนโต๊ะมีส่วนในเรื่องนี้สามารถเรียกคืนลำดับความสำคัญได้ และหากความสะอาดและสุขอนามัยมีความสำคัญต่อทีมของคุณเป็นอย่างมาก การให้ทีมทำความสะอาดมุ่งเน้นที่เวิร์กสเตชันอย่างเฉพาะเจาะจงมากขึ้นสามารถช่วยบรรเทาข้อกังวลนั้นได้

มือโปร: พื้นที่ทำงานเฉพาะ

ไม่ใช่พนักงานที่ทำงานจากที่บ้านทุกคนจะมีการตั้งค่าอย่างเป็นทางการที่เอื้อต่อความสำเร็จของการทำงาน สำหรับพนักงานเหล่านั้น การสามารถเข้าออฟฟิศได้ในบางวัน (หรือทุกวัน) ที่มีโต๊ะ คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สำนักงาน และที่สำคัญที่สุดคือ ความ เงียบ เป็นก้าวที่ยิ่งใหญ่จากการถูกสุนัขจรจัด -ไม่หยุดเห่า "โฮมออฟฟิศ"

นอกจากนี้ยังต้องเสียค่าใช้จ่ายในการรักษาพื้นที่ทำงานที่ยินดีต้อนรับ รักษาความสะอาด ฆ่าเชื้อ และอัธยาศัยดี สร้างระบบเพื่อให้โต๊ะทำงานถูกสุขอนามัยสำหรับทุกคนที่จองพื้นที่ และเพิ่มองค์ประกอบการตกแต่งที่น่าสนใจ เช่น งานศิลปะ ต้นไม้ และอุปกรณ์เพื่อการผ่อนคลายทางประสาทสัมผัส

คอนดิชั่น: การเปลี่ยนแปลงปฏิสัมพันธ์ทางสังคม

ส่วนหนึ่งของการไปสำนักงานทุกวันคือการทำงานร่วมกับผู้อื่น การมีชีวิตทางสังคมในที่ทำงานช่วยคลายความเครียด ช่วยให้พนักงานแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน และเปิดโอกาสให้ได้สนุกกับวันทำงานมากขึ้น เมื่อใช้โต๊ะโฮเทล เพื่อนร่วมงานหลายคนจะเข้ามาและออกจากที่ทำงานในสำนักงานตลอดทั้งสัปดาห์ แต่จะนั่งอยู่ในพื้นที่ต่างๆ ซึ่งอาจขัดขวางกระแสสังคมสำหรับบางคน (แต่ยังปรับปรุงสำหรับคนอื่นๆ)

Pro: พื้นที่ทำงานที่มีระยะห่างทางกายภาพ

สุขภาพและความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในขณะนี้ (และหวังว่าจะเป็นตลอดไป) ซึ่งทำให้การตั้งค่าพื้นที่ทำงานของโรงแรมน่าสนใจยิ่งขึ้น พื้นที่ทำงานที่เว้นระยะห่างทางกายภาพทำให้ผู้คนรู้สึกปลอดภัยมากขึ้นที่จะกลับไปทำงาน และบริการโรงแรมที่โต๊ะช่วยให้ทุกคนสามารถปกป้องสุขภาพของตนเองได้ ไม่ว่าพวกเขาจะเลือกทำงานในสำนักงานหรืออยู่ที่บ้านก็ดีขึ้น นอกจากนี้ ด้วยเวิร์กสเตชันที่ต้องทำความสะอาดน้อยลง กระบวนการฆ่าเชื้อที่ละเอียดยิ่งขึ้นก็สามารถดำเนินการได้

Con: ภาวะแทรกซ้อนใหม่

ทุกครั้งที่มีการดำเนินการตามกระบวนการ จะเกิดปัญหาที่ไม่คาดฝันและไม่คุ้นเคย โต๊ะโรงแรมก็ไม่มีข้อยกเว้น บริษัทต่างๆ จะต้องจัดการกับปัญหาใหม่ๆ เพื่อแก้ไขปัญหา เช่น:

• การจัดการคำขอพิเศษ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีสถานีไม่เพียงพอที่จะรองรับทุกคำขอพิเศษในคราวเดียว เช่นคนที่ต้องการโต๊ะยืน แต่ไม่มีเวิร์กสเตชันที่พร้อมใช้งาน
• ให้สิทธิ์ในการเข้าถึงพนักงานที่เวิร์กสเตชันของตนอย่างเหมาะสม
• กำลังดำเนินการยกเลิกเมื่อมีคนตัดสินใจที่จะไม่มาทำงาน

นี่ไม่ได้หมายความว่าไม่มีวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้ เพียงเพื่อคาดหวังให้ปัญหาใหม่ ๆ ได้รับการแก้ไข

Pro: ประหยัดค่าใช้จ่าย

เมื่อบริษัทต่างๆ ไม่จำเป็นต้องจัดหาพื้นที่ทำงานให้กับพนักงานทุกคน ก็สามารถเพิ่มเงินออมด้านอสังหาริมทรัพย์ได้อย่างมาก ไม่ว่าพื้นที่โต๊ะทำงานนั้นจะถูกปล่อยทิ้งหรือเปลี่ยนเป็นพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกันหรือการประชุม บริษัทก็มักจะต้องการพื้นที่เป็นตารางฟุตโดยรวมน้อยลง นอกจากนี้ หากคุณตัดสินใจที่จะจ้างพนักงานเพิ่ม คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องเพิ่มพื้นที่สำนักงาน

นอกจากนี้ การลดพื้นที่เป็นมากกว่าแค่การเช่าของคุณ คุณจะประหยัดค่าใช้จ่ายในเรื่องสาธารณูปโภคได้ และจะมีพื้นที่สำหรับตกแต่งและตกแต่งน้อยลง ทรัพยากรจะใช้เวลานานกว่าจะลดน้อยลงหรือหมดอายุการใช้งาน เนื่องจากมีผู้คนน้อยลงในสำนักงานทุกวันในการใช้งาน

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับ Office Hoteling

โต๊ะโรงแรมได้แก้ปัญหาความไม่แน่นอนที่สร้างพื้นที่ทำงานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น ใช่ พนักงานมักจะชอบทางเลือกมากขึ้นเมื่อต้องทำงานที่ไหน เมื่อไร และอย่างไร แต่พวกเขาไม่ต้องการที่จะสงสัย ว่า พวกเขาสามารถทำงานเมื่อถึงเวลาหรือไม่ — โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพวกเขาสามารถทำงานได้อย่างสะดวกสบายในพื้นที่เฉพาะ เมื่อใช้โรงแรมสำนักงาน วัฒนธรรมของการปรับตัวจะคงอยู่โดยไม่ต้องสงสัย

คุณเคยลองโรงแรมแบบตั้งโต๊ะหรือโต๊ะทำงานแบบร้อนหรือไม่? พูดคุยเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณในความคิดเห็น!

ภาพเด่น: Iryna Alex ผ่าน Shutterstock