วิธีแก้ปัญหาอีเมลไม่ส่งปัญหา

คุณเคยสังเกตหรือไม่ว่าอีเมลของคุณส่งไม่ถูกต้อง? ปัญหานี้สามารถทำลายเวิร์กโฟลว์ของคุณ ลดประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้ลูกค้าคนสำคัญเสียค่าใช้จ่าย

สาเหตุอาจง่ายพอๆ กับปัญหาการเชื่อมต่อเครือข่ายและไฟล์แนบอีเมลขนาดใหญ่ หรือสิ่งที่ซับซ้อนกว่านั้น เช่น การตั้งค่าการตรวจสอบสิทธิ์ SMTP ที่ไม่ถูกต้อง โชคดีที่คุณอาจแก้ปัญหาอีเมลไม่ส่งปัญหาได้ด้วยตัวเอง

5 วิธีแก้อีเมลไม่ส่งปัญหา

สแกนอุปกรณ์เพื่อหามัลแวร์

สาเหตุหนึ่งที่อีเมลของคุณไปไม่ถึงกล่องจดหมายของผู้รับก็คือผู้รับบล็อกที่อยู่ IP ของคุณ อีกทางหนึ่ง คุณต้องพิจารณาถึงความเป็นไปได้ที่ที่อยู่ IP ของคุณอาจถูกเพิ่มในรายการที่บล็อก IP

รายการบล็อก IP เป็นวิธีการกรองที่อยู่ IP ที่ไม่ถูกต้องหรือเป็นอันตราย หากที่อยู่ IP ของคุณถูกบล็อก ไม่ได้หมายความว่าคุณทำอะไรผิดเสมอไป ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณอาจกำหนดที่อยู่ IP ที่ถูกใช้ในทางที่ผิดก่อนหน้านี้ให้คุณแทน

อาจเป็นไปได้ว่าอาจมีใครบางคนกำลังใช้ที่อยู่ IP ของคุณเพื่อสอดแนมหรือทำให้อุปกรณ์ของคุณติดมัลแวร์ ในการทำเช่นนี้ แฮ็กเกอร์สามารถแฮ็คเข้าสู่เครือข่ายของคุณและพยายามเข้าถึงอุปกรณ์ของคุณแบบเดรัจฉาน

หากคุณสงสัยว่ามัลแวร์อาจบุกรุกกิจกรรมการส่งจดหมายของคุณ ให้ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตรายได้บุกรุกอุปกรณ์ของคุณหรือไม่ หากอุปกรณ์ของคุณติดไวรัส เครือข่ายและเว็บไซต์ที่คุณเยี่ยมชมอาจถือว่า IP ของคุณเป็นอันตราย เรียกใช้การสแกนคอมพิวเตอร์ของคุณแบบเต็มและตรวจสอบว่าโปรแกรมป้องกันไวรัสและไฟร์วอลล์ของคุณเป็นเวอร์ชันล่าสุดหรือไม่

ในท้ายที่สุด เพื่อให้ระบบของคุณปลอดภัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรแกรมป้องกันไวรัสของคุณเป็นเวอร์ชันล่าสุด และพิจารณาใช้บริการ VPN VPN สามารถปกปิดที่อยู่ IP ของคุณและทำให้แฮ็กเกอร์ใช้ประโยชน์จากมันได้ยากขึ้น

ตรวจสอบขีดจำกัดการส่งของผู้ให้บริการอีเมลของคุณ

ตามสถิติของ Statista มีการส่งและรับอีเมล 306.4 พันล้านฉบับทั่วโลกในแต่ละวันในปี 2020 และตัวเลขก็จะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในปีต่อๆ ไป อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดในการส่งอีเมลยังคงมีอยู่ และผู้ให้บริการอีเมลกำหนดข้อจำกัดบางประการเพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงานของเซิร์ฟเวอร์อีเมลและรับรองความปลอดภัย

แม้ว่าคุณอาจไม่ได้ส่งอีเมลจำนวนมากขนาดนั้นทุกวัน แต่ผู้ให้บริการอีเมลยังคงมีข้อจำกัดในการส่งอีเมลสำหรับทั้งบุคคลและธุรกิจที่ส่งอีเมลจำนวนมาก

ผู้ให้บริการอีเมลกำหนดจำนวนอีเมลที่บัญชีสามารถส่งได้ในช่วงเวลาที่กำหนด เนื่องจากเซิร์ฟเวอร์อาจโอเวอร์โหลดและสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ หากคุณใช้เกินขีดจำกัด Gmail และบริการอีเมลอื่นๆ อาจสงสัยว่าคุณกำลังส่งสแปม (แม้ว่าคุณจะไม่ได้ส่ง) และบล็อกที่อยู่ IP ของคุณ

หากคุณส่งอีเมลเกินขีดจำกัดที่กำหนดไว้ คุณจะได้รับข้อความเตือนเกี่ยวกับอีเมลดังกล่าว ตัวอย่างเช่น Gmail จำกัดบัญชีทดลองใช้ Gmail อย่างเป็นทางการไว้ที่ 500 อีเมลต่อ 24 ชั่วโมง และผู้รับ 500 รายในอีเมลฉบับเดียว โชคดีที่คุณสามารถส่งอีเมลได้มากขึ้นโดยแปลงเป็นบัญชีแบบชำระเงินหรือสร้างใหม่

ตรวจสอบการตั้งค่าการรับรองความถูกต้องของ SMTP

จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีใครสามารถส่งอีเมลจากบัญชีของคุณ ขโมยลูกค้าของคุณและคัดลอกแนวคิดดั้งเดิมของคุณได้ น่าเศร้าที่นักส่งสแปมสามารถใช้ประโยชน์จากเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณเพื่อส่งอีเมลที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือแม้แต่หลอกให้ผู้รับอีเมลเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น หมายเลขบัตรเครดิต

ตัวอย่างเช่น นักส่งสแปมสามารถแอบอ้างเป็นธนาคารที่คุ้นเคยหรือแหล่งข้อมูลอื่นที่เชื่อถือได้และขอข้อมูลส่วนบุคคล โชคดีที่การตรวจสอบสิทธิ์ SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ช่วยให้เซิร์ฟเวอร์อีเมลระบุผู้ใช้อีเมลที่กำลังส่งอีเมล

นอกจากนี้ SMTP ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีเพียงผู้ใช้ที่ถูกต้องเท่านั้นที่สามารถส่งอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลได้ หากเปิดใช้งาน SMTP คุณต้องระบุชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับเซิร์ฟเวอร์ ถ้าข้อมูลประจำตัวถูกต้อง เมลของผู้ใช้จะได้รับการยอมรับ หากการตรวจสอบล้มเหลว โปรแกรมรับส่งเมลจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด

อย่างไรก็ตาม ความล้มเหลวในการรับรองความถูกต้องไม่ได้แปลว่ามีคนพยายามเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณเสมอไป ตรวจสอบข้อมูลประจำตัวของคุณ เปิดใช้งานการตรวจสอบสิทธิ์ SMTP หรือติดต่อผู้ให้บริการอีเมลของคุณหากโปรแกรมรับส่งเมลของคุณไม่รองรับการตรวจสอบประเภทนี้

กำหนดค่าระเบียน DNS

ต้องขอบคุณ DNS (ระบบชื่อโดเมน) เราจึงสามารถใช้ชื่อเว็บไซต์อย่างง่ายแทนสตริงตัวเลขที่ซับซ้อนได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณพิมพ์ใน google.com DNS จะแปลที่อยู่ IP 142.250.80.14 เพื่อนำคุณไปยังเว็บไซต์ นอกจากการเรียกดูที่ง่ายขึ้นแล้ว ระเบียน DNS ยังรวมถึงการกำหนดค่าเฉพาะเพื่อความปลอดภัยของอีเมลด้วย

เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถส่งอีเมลได้ คุณต้องกำหนดค่าระเบียน DNS สาธารณะของคุณเพื่อให้เซิร์ฟเวอร์อีเมลอื่นเชื่อถือการรับจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น ระเบียน SPF (Sender Policy Framework) ใช้สำหรับการยืนยันอีเมล

ระเบียน SPF ตรวจสอบว่าอีเมลขาเข้ามาจากที่อยู่ IP ที่ได้รับอนุญาตและกรองอีเมลปลอมแปลงหรือไม่ ด้วยระเบียน SPF ในทางทฤษฎีแล้ว แฮ็กเกอร์ควรเผชิญกับความท้าทายที่ใหญ่กว่าเมื่อพยายามเลียนแบบโดเมน ด้วยเหตุนี้ SPF จึงช่วยลดความเสี่ยงของการโจมตีแบบฟิชชิง อีเมลขยะ และการปลอมแปลงได้

หากคุณต้องการกำหนดค่าระเบียน DNS สำหรับกิจกรรมการส่งจดหมายที่ดีขึ้น ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตสามารถเสนอโฮสต์ DNS และการสนับสนุนด้านเทคนิค บริการบางอย่างอาจให้คำแนะนำในเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีสร้างระเบียน DNS ด้วยตนเอง

ติดต่อผู้ให้บริการอีเมล

หากคุณไม่สามารถเข้าถึงอีเมลหรือส่งและรับข้อความได้ ก่อนอื่นให้ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและข้อมูลประจำตัวของบัญชีอีเมลของคุณ หากข้อมูลนั้นถูกต้องและการเชื่อมต่อของคุณดี ให้ตรวจสอบเว็บไซต์ของผู้ให้บริการอีเมลของคุณ เป็นไปได้ว่าผู้ให้บริการกำลังประสบปัญหาบางอย่างหรืออยู่ระหว่างการบำรุงรักษา

คุณสามารถติดต่อผู้ให้บริการโดยตรงเพื่อขอคำยืนยันว่าทุกอย่างเป็นไปตามลำดับ โดยปกติ ผู้ให้บริการอีเมลจะให้ข้อมูลติดต่อที่ด้านล่างของเว็บไซต์ของตน ผู้ให้บริการบางรายเสนอแอปพลิเคชันการแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่น Outlook มีแอปพลิเคชันรับความช่วยเหลือเพื่อช่วยคุณแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

คุณควรติดต่อผู้ให้บริการอีเมลของคุณ หากคุณไม่สามารถแก้ไขอีเมลที่ไม่ได้ส่งปัญหาด้วยตนเอง ผู้ให้บริการที่มีทีมสนับสนุนลูกค้าที่ดีจะคอยให้บริการคุณเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น โดยไม่ต้องสงสัย ผู้ให้บริการจะช่วยเหลือในการปรับการตั้งค่าอีเมลใดๆ เพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความยุ่งยากได้

บทสรุป

การแก้ปัญหาอีเมลไม่ส่งปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากสาเหตุต่างๆ นานาอาจเป็นเรื่องท้าทาย

สิ่งที่เครียดและน่ากลัวที่สุดคือเมื่อมีคนพยายามใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณในกิจกรรมที่เป็นอันตราย อย่างไรก็ตาม ด้วยมาตรการที่เหมาะสม คุณสามารถป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นได้

ข่าวดีก็คือคุณสามารถแก้ไขปัญหาของอีเมลเหล่านี้โดยไม่ส่งปัญหาด้วยตัวเอง แม้ว่าคุณจะไม่สามารถหรือมีข้อสงสัย คุณสามารถติดต่อผู้ให้บริการอีเมลหรือผู้ดูแลระบบเพื่อขอความช่วยเหลือได้ตลอดเวลา