การเลือกโซลูชันการโฮสต์อีเมลที่เหมาะสมสำหรับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

การสื่อสารทางธุรกิจไม่สามารถอยู่ได้หากไม่มีอีเมลเนื่องจากเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารหลักในโลกสมัยใหม่ มันรองรับการสื่อสารทุกรูปแบบกับลูกค้าความร่วมมือภายในภายในทีมและสัญญารายงานและการจัดส่งใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ในโลกที่เวลาและความน่าเชื่อถือเป็นปัจจัยสำคัญในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจการเลือกบริการโฮสติ้งอีเมลไม่ได้เป็นเพียงความหรูหรา แต่เป็นสิ่งจำเป็น อย่างไรก็ตามมีบริการมากมายในปัจจุบันตั้งแต่โฮสติ้งที่ใช้ร่วมกันไปจนถึงโฮสติ้งคลาวด์ระดับไฮเอนด์และคุณอาจสับสนว่าจะเลือกแบบไหน

คู่มือนี้ให้ภาพรวมของการโฮสต์อีเมลประเภทของโซลูชันที่มีอยู่ในตลาดและสรุปพารามิเตอร์ที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

อีเมลโฮสติ้งคืออะไร?

การโฮสต์อีเมลเป็นบริการเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลและเสนอโซลูชั่นอีเมลขององค์กรหรือธุรกิจที่มุ่งเน้น เมื่อเทียบกับบริการโฮสติ้งอีเมลฟรีเช่น Gmail หรือ Yahoo, Advanced Email Hosting ให้บริการโฮสติ้งโดเมนมาตรการรักษาความปลอดภัยการจัดส่งที่ดีขึ้นและการสนับสนุนลูกค้า ความสามารถเหล่านี้ทำให้เป็นทางออกที่ยอดเยี่ยมสำหรับองค์กรใด ๆ ที่กำลังมองหาวิธีการสื่อสารระดับมืออาชีพปลอดภัยและเชื่อถือได้ อย่างไรก็ตามการประเมินความสามารถในการส่งอีเมลปัจจุบันเป็นสิ่งสำคัญเพื่อรับประกันว่าข้อความของคุณจะไปถึงกล่องจดหมายของผู้รับที่ต้องการ

ประเภทของโซลูชันการโฮสต์อีเมล

ขั้นตอนแรกในการเลือกโฮสติ้งอีเมลที่ถูกต้องคือการระบุประเภทของบริการที่เสนอเนื่องจากหลายคนได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลายโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีและค่าใช้จ่าย นี่คือตัวเลือกที่ต้องการมากที่สุดและสิ่งที่พวกเขารวมถึง:

อีเมลโฮสติ้งที่ใช้ร่วมกัน

ซึ่งมักจะรวมอยู่ในแผนการเว็บโฮสติ้งและค่อนข้างถูกกว่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่เพิ่งเริ่ม มันง่ายมากที่จะใช้และจัดการ อย่างไรก็ตามมันไม่ได้หลากหลายมากมีพื้นที่เก็บข้อมูลน้อยกว่าและมีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าเนื่องจากบริการโฮสติ้งที่ใช้ร่วมกัน

โฮสติ้งอีเมลเฉพาะ

สำหรับผู้ที่ต้องการการควบคุมมากขึ้นและประสิทธิภาพที่ดีขึ้นโฮสติ้งอีเมลเฉพาะให้เซิร์ฟเวอร์แยกต่างหากสำหรับอีเมลเท่านั้น สิ่งนี้ปรับปรุงในประเด็นก่อนหน้านี้ของการใช้งานการรักษาความปลอดภัยและการปรับแต่งเว็บไซต์ก่อนหน้านี้ แต่อาจมีค่าใช้จ่ายสูงมากเมื่อเทียบกับโฮสติ้งที่ใช้ร่วมกันและมีภาวะแทรกซ้อนในการจัดการมากกว่าอดีต

โฮสติ้งอีเมลบนคลาวด์

ซอฟต์แวร์เป็นบริการในหมวดหมู่นี้รวมถึง Google Workspace และ Microsoft 365 และอื่น ๆ มันเหมาะกับรูปแบบธุรกิจอย่างสมบูรณ์แบบมันยืดหยุ่นและปรับขนาดได้และคุณสมบัติขั้นสูงทำให้มันน่าดึงดูด เครื่องมือบางอย่างรวมถึงปฏิทินการจัดเก็บและการทำงานร่วมกันทำให้แพลตฟอร์มเหมาะสำหรับทีมใด ๆ ข้อเสียคือมันมาพร้อมกับค่าสมัครสมาชิกรายเดือนซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงหากชำระทุกเดือน

อีเมลโฮสต์ตัวเอง

สำหรับองค์กรที่ต้องการความเป็นอิสระอย่างเต็มที่ผ่านระบบอีเมลของพวกเขาการโฮสต์ตนเองเป็นไปได้ มันให้การควบคุมข้อมูลและความยืดหยุ่นในการใช้งานอย่างสมบูรณ์ แต่ บริษัท มีหน้าที่รับผิดชอบเพียงอย่างเดียวในการตั้งค่าการจัดการและความปลอดภัยซึ่งอาจจำเป็นต้องมีพนักงานไอที

ปัจจัยที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกผู้ให้บริการอีเมลของคุณ

การเลือกผู้ให้บริการโฮสติ้งอีเมลที่เหมาะสมนั้นสำคัญมากสำหรับธุรกิจใด ๆ ด้านล่างนี้เป็นปัจจัยบางอย่างที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกผู้ให้บริการโฮสต์อีเมล:

รับประกันความปลอดภัยทางอีเมล

อีเมลธุรกิจมักจะเขียนเพื่อถ่ายทอดข้อมูลทางธุรกิจและการรั่วไหลของข้อมูลนี้อาจส่งผลให้เกิดการสูญเสียทางการเงินการดำเนินงานหรือแม้กระทั่งการสูญเสียชื่อเสียง เมื่อให้คะแนนความปลอดภัยของผู้ให้บริการโฮสต์อีเมลเฉพาะสิ่งสำคัญสามประการที่ควรพิจารณาคือการเข้ารหัสแบบครบวงจรการตรวจสอบความถูกต้องสองปัจจัยและการควบคุมความเป็นส่วนตัวของข้อมูล สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจถึงความปลอดภัยของการสื่อสารของคุณและหลีกเลี่ยงการบุกรุกของบุคคลที่สาม

รับประกันการใช้งานอย่างน้อย 99%

อีเมลเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารทางธุรกิจที่สำคัญที่สุดและการหยุดชะงักในบริการนี้ไม่เป็นที่พึงปรารถนา บริการโฮสติ้งอีเมลของคุณควรรับประกันความพร้อมใช้งานอย่างน้อย 99.99% เพื่อให้อีเมลสามารถเรียกคืนได้อย่างง่ายดาย เลือกผู้ให้บริการที่มีศูนย์ข้อมูลหลายแห่งเพื่อให้หากระบบหนึ่งหยุดทำงานอีกระบบหนึ่งสามารถเข้ายึดครองได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่อบริการ

การเข้าถึงอีเมลทุกที่ทุกเวลา

ในโลกปัจจุบันและโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับหน่วยงานธุรกิจการเข้าถึงอีเมลไม่ควร จำกัด อยู่ในสถานที่ธุรกิจ โฮสติ้งอีเมลทั้งหมดของคุณควรให้การเข้าถึงผ่านสมาร์ทโฟนแท็บเล็ตหรืออุปกรณ์อื่น ๆ และจากที่ใดก็ได้ตลอดเวลา โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าอีเมลของคุณควรเข้าถึงธุรกิจเพื่อดำเนินการตามปกติ

ความเข้ากันได้

บริการอีเมลของคุณควรเข้ากันได้กับระบบปฏิบัติการที่ใช้มากที่สุด (iOS, Windows, Linux, Android) และแอปพลิเคชันธุรกิจ (Microsoft Outlook, Thunderbird) นอกจากนี้ความเข้ากันได้กับแอปพลิเคชันอื่น ๆ เช่น Microsoft Office 365 หรือ Google G-Suite เป็นสิ่งสำคัญสำหรับ บริษัท ที่ใช้เครื่องมือเหล่านี้สำหรับการทำงานของพวกเขา

ความสะดวกในการบริหารและการดำเนินงาน

สิ่งสำคัญที่สุดในการหลีกเลี่ยงการเพิ่มงานผู้ดูแลระบบมากขึ้นคือการทำให้อินเทอร์เฟซเป็นมิตรมากที่สุด การโฮสต์อีเมลของคุณควรช่วยให้คุณสร้างและลบบัญชีผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่านตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติและกรองข้อความสำหรับกล่องจดหมายต่างๆ สำหรับองค์กรขนาดใหญ่พอร์ทัลผู้ดูแลระบบควรอนุญาตให้มีการสร้างการลบและการจัดการผู้ใช้และการเข้าถึงพอร์ทัลเพื่อความสะดวกในการทำงานของแผนกไอที

การจัดเก็บที่ดีที่สุดและความสามารถในการปรับขนาด

การโฮสต์อีเมลธุรกิจต้องใช้พื้นที่เก็บข้อมูลที่เพียงพอและโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจขยายตัว ซึ่งหมายความว่าคุณต้องการผู้ให้บริการที่จะให้พื้นที่กล่องจดหมายเพียงพอสำหรับผู้ใช้ทุกคนในองค์กรและในเวลาเดียวกันควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับจำนวนผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้น อย่าไปหาผู้ให้บริการที่อ้างว่าเสนอ SPAC แบบไม่ จำกัด ซึ่งเป็นเรื่องปกติที่เกี่ยวข้องกับข้อ จำกัด บางอย่าง น่าเสียดายที่เราควรหลีกเลี่ยงแผนการจัดเก็บข้อมูลที่ซ่อนอยู่ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในวันนี้ในขณะที่จำกัดความสามารถในการขยายตัวในอนาคต

ความยืดหยุ่นและคุ้มค่า

ในธุรกิจใด ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจเล็กการกำหนดราคาและความยืดหยุ่นบริการเป็นสิ่งสำคัญ บริการของผู้ให้บริการโฮสติ้งอีเมลที่ดีควรมีความยืดหยุ่นพร้อมตัวเลือกสำหรับลูกค้าที่จะเริ่มต้นด้วยแพ็คเกจขนาดเล็กและใหญ่ขึ้น ในองค์กรขนาดใหญ่มีความเป็นไปได้ที่จะประหยัดเงินจำนวนมากเนื่องจากความยืดหยุ่นของขั้นตอนเมื่อเทียบกับวิธีการทั่วไป

การเลือกผู้ให้บริการโฮสติ้งอีเมลที่ดีที่สุดนั้นสำคัญมากและควรทำขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจของคุณ ขึ้นอยู่กับว่าข้อกังวลหลักคือความปลอดภัยราคาหรือความเข้ากันได้กับโปรแกรมอื่น ๆ มีการโฮสต์อีเมลที่เหมาะสมสำหรับทุกธุรกิจ ใช้เวลาและความพยายามในการอ่านบทวิจารณ์เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายและพิจารณาคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ