ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การบริหารเวลาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม

ความเชื่อที่ว่าการติดตามเวลาจะทำให้เราช้าลงแทนที่จะทำให้เร็วขึ้นนั้นไม่มีอะไรเลยนอกจากความเข้าใจผิด ในโลกแห่งความเป็นจริง การติดตามเวลาทำให้คุณสามารถวัดความเร็วในการทำงาน ปรับให้เข้ากับกำหนดเวลา และช่วยให้คุณท้าทายตัวเองอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เหนือกว่าผลงานที่ผ่านมา ในยุคดิจิทัลนี้ การติดตามเวลาที่เหมาะสมต้องใช้ซอฟต์แวร์ในปัจจุบัน และมีประโยชน์ด้านซอฟต์แวร์การจัดการเวลาที่น่าสังเกตมากมายที่เราจะพูดถึงในโพสต์วันนี้

จากจุดเริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุดของโครงการ คุณจะพบกับสถานการณ์ทั่วไปบางอย่างเช่น "เราต้องทำโครงการนี้ให้เสร็จกี่ชั่วโมง", "พนักงานคนใดสามารถทำได้เร็วกว่านี้", "ใครมีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดในการมอบหมาย งาน?", "จะปรับปรุงคำพูดและการประมาณการของฉันได้อย่างไร" และอื่น ๆ อีกมากมาย.

ดังนั้น โปรดอย่ารอช้าที่จะค้นพบว่าประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการเวลาสามารถช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จลุล่วงและใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร นอกจากนี้ เรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน จัดการโครงการของคุณ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยกระบวนการจัดการเวลาที่เหมาะสม

ความสำคัญของการบริหารเวลาในโครงการสำหรับธุรกิจ

ในหลายธุรกิจ เรามักเห็นโครงการไม่เสร็จทันเวลา นี่เป็นเพียงเพราะพวกเขาไม่มีกระบวนการจัดการเวลาที่เหมาะสม โดยพื้นฐานแล้ว พวกเขาไม่ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารเวลาในธุรกิจด้วยซ้ำ นี่คือปัจจัยที่ทำให้การบริหารเวลามีความสำคัญมาก

การจัดการเวลาช่วยให้คุณ:

• เรียนรู้วิธีจัดการเวลาและทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและทำงานให้เสร็จลุล่วงมากขึ้น
• ทำโครงการให้เสร็จตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ
• เห็นภาพและควบคุมสถานะโครงการ
• คาดการณ์กำหนดการโครงการในอนาคตและทรัพยากร
• ให้ผู้จัดการโครงการควบคุมเวลาและค่าใช้จ่ายอย่างใกล้ชิด
• จัดการเวลาของคุณในขณะที่ทำงานในโครงการเพื่อให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประโยชน์หลักของการจัดการเวลาหรือซอฟต์แวร์ติดตามคืออะไร?

ขณะที่เรากำลังจัดการธุรกิจด้วยโซลูชันตัวติดตามเวลา เราพบว่าปัจจัยต่อไปนี้ซึ่งรวบรวมได้จากประสบการณ์ของเรามีประโยชน์

ผลักดันพนักงานให้ทันกำหนดเวลาเร่งด่วน

หากพนักงานของคุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวลา พวกเขาสามารถดูสถานะของงานได้จากแดชบอร์ดซอฟต์แวร์หรือจากรายการงาน สิ่งนี้จะผลักดันให้พวกเขาส่งงานที่ได้รับมอบหมายในเวลาที่กำหนด

การช่วยเหลือเพื่อนร่วมทีมของคุณให้ก้าวไปสู่ภารกิจที่มีความสำคัญสูงกว่า

เป็นปรากฏการณ์ทั่วไปที่หลังจากเสร็จสิ้นงานบางอย่าง พนักงานของคุณไม่สามารถทราบได้ว่างานใดที่พวกเขาควรมีสมาธิหรือเริ่มต้น นี่คือจุดที่ เครื่องมือติดตามเวลา เข้ามาช่วยเหลือ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะไม่เพียงแต่มองเห็นงานถัดไปเท่านั้น แต่ยังสามารถดูระดับความสำคัญ (ต่ำ กลาง และสูง) ของงานได้ด้วย ดังนั้น พนักงานสามารถวัดเวลาของตนสำหรับงานที่ได้รับมอบหมาย และสามารถไปยังงานต่อไปที่ต้องการลำดับความสำคัญสูงกว่าได้

การปรับปรุงใบเสนอราคาและประมาณการสำหรับความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า

การติดตามเวลาในทุกส่วนของโครงการจะช่วยให้คุณสร้างรายงานเกี่ยวกับงานประเภทต่างๆ ที่ต้องทำ จากรายงานนี้ คุณสามารถตั้งสมมติฐานได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นจึงสามารถประมาณเวลาที่จะทำโครงการให้เสร็จได้โดยเสนอราคาที่ปรับปรุงแล้วให้กับลูกค้าของคุณ

การวัดชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้อย่างแม่นยำ

หากทีมของคุณใช้เวลานานโดยไม่จำเป็นในการดำเนินการโครงการบางอย่างหรืองานชุดหนึ่งให้เสร็จสิ้น การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าของคุณเกี่ยวกับเวลานั้นจะไม่ให้ผลลัพธ์ที่ดี ลูกค้าของคุณอาจสูญเสียความไว้วางใจในตัวคุณเพราะเขาหรือเธออาจคิดว่าคุณกำลังเรียกเก็บเงินจากเขามากกว่าที่คุณสมควรได้รับ ดังนั้น คุณต้องระบุและลดชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้

ข่าวดีก็คือ หากคุณยังคงวัดผลงานของคุณอย่างเหมาะสม คุณจะสามารถเรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณตามจำนวนเวลาสุทธิและงานที่ทำโดยทั้งทีมของคุณ

หลีกเลี่ยง “ความต้องการคืบคลาน”

การขาดความละเอียด เอกสารประกอบที่ดี และการควบคุมอาจนำคุณไปสู่ปัญหาการคืบคลานของฟีเจอร์ซึ่งอาจค่อยๆ เพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป นอกจากนี้ scope creep ยังทำงานเป็น backlog ของโปรเจ็กต์ของคุณอีกด้วย

จากการสำรวจ Pulse of the Profession ประจำปี 2018 ของ PMI พบว่า 52% ของโครงการประสบปัญหาการคืบคลานของขอบเขต

เนื่องจากคุณจะติดตามเวลาสำหรับงานแต่ละงาน ลูกค้าของคุณจะเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าจะไม่เพิ่มความต้องการใดๆ

การจ่ายเงินให้ฟรีแลนซ์หรือผู้รับเหมาในสิ่งที่พวกเขาสมควรได้รับ

ด้วยโซลูชันตัวติดตามเวลา คุณสามารถติดตามจำนวนเวลาทำงานทั้งหมดของผู้รับเหมาหรือฟรีแลนซ์ของคุณได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะจ่ายเงินให้พวกเขาสำหรับสิ่งที่พวกเขาสมควรได้รับจริงๆ หรือสำหรับสิ่งที่พวกเขาได้ทำจริงๆ ซึ่งสามารถทำได้ในลักษณะเดียวกับที่พนักงานของคุณกรอกใบบันทึกเวลาในระบบติดตามเวลาเดียวกัน

การตรวจสอบสถานะของงานทั้งหมดในคราวเดียว

เมื่อคุณจัดการโครงการต่างๆ ในแต่ละครั้ง เป็นเรื่องยากมากที่จะทราบสถานะของงานตามความต้องการ คุณจะรู้สึกว่ามีงานเข้ามาเรื่อยๆ และค่อยๆ หายไปจากทางของคุณ

อย่างไรก็ตาม ด้วยตัวเลือกการค้นหาขั้นสูง คุณจะต้องใส่ชื่องานบางอย่างหรือชื่อผู้ใช้ที่เชื่อมโยงกับงานนั้นบนแถบค้นหาและกดปุ่ม Enter เพื่อช่วยเหลืองานที่สูญหายในแบบของคุณ นอกจากนี้ เครื่องมือติดตามเวลาพร้อมแดชบอร์ดเฉพาะจะช่วยให้คุณเห็นงานทั้งหมดของโครงการทั้งหมดจากมุมสูง

การปรับปรุงกำหนดการโครงการให้เป็นกรอบเวลาที่สมจริงยิ่งขึ้น

ไม่ว่าคุณจะมีความชำนาญและมีประสบการณ์เพียงใดในการประเมินกำหนดการโครงการของคุณอย่างถูกต้อง ย่อมมีความไม่แน่นอนในการทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่กำหนด หากคุณไม่ส่งโครงการของคุณภายในระยะเวลาที่กำหนด ลูกค้าของคุณจะถือว่าคุณ 'ไม่เป็นมืออาชีพ'

ในทางกลับกัน หากคุณมีข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับโครงการหรืองานที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนหน้านี้ คุณสามารถกำหนดเวลาที่คาดว่าจะเสร็จสิ้นโครงการได้ และการตั้งค่ากำหนดการของโครงการให้เป็นกรอบเวลาที่สมจริงยิ่งขึ้นจะง่ายขึ้นสำหรับคุณ

รับโอกาสในการเปรียบเทียบโครงการและปรับปรุงประสิทธิภาพ

ด้วยประวัติข้อมูลที่ผ่านมาของโปรเจ็กต์ที่ทำไปแล้วก่อนหน้านี้ คุณสามารถเปรียบเทียบโปรเจ็กต์ที่เสร็จสมบูรณ์ในปัจจุบันของคุณ เพื่อให้คุณสามารถวัดได้ว่าคุณใช้เวลาเท่ากันหรือน้อยกว่า นี่จะเป็นการปูทางที่จะท้าทายตัวเองพร้อมกับทั้งทีมของคุณเพื่อทำงานเดียวกันภายในเวลาอันสั้น

เลี่ยงปัญหาการบรรทุกเกินพิกัด

เมื่อได้งานที่ได้รับมอบหมาย ผู้คนจำนวนมากก็รับไว้ด้วยความเต็มใจ เป็นเพราะคนเหล่านี้ชอบช่วยเหลือผู้อื่น แต่เมื่อเวลาผ่านไป งานเหล่านั้นก็เรียงกันต่อหน้าพวกเขา และมันก็ยากจริงๆ ที่จะทำให้สำเร็จทั้งหมด ด้วยการติดตามเวลาอย่างเหมาะสม คุณจะสัมผัสได้ว่าใครใช้เวลานานกว่าในการดำเนินการงาน และสามารถระบุได้ว่าพวกเขารับภาระงานมากเกินไปหรือไม่

การให้รางวัลเพื่อนร่วมทีมที่มีประสิทธิภาพ

หากคุณกำลังติดตามเวลาที่แน่นอนซึ่งเพื่อนร่วมทีมคนหนึ่งทำเพื่อทำงานชุดหนึ่งให้สำเร็จ และหากคุณสังเกตว่าเขาหรือเธอบรรลุวัตถุประสงค์และทำงานพิเศษได้สำเร็จ ก็ถึงเวลาให้รางวัลแก่บุคคลนั้น แรงจูงใจนี้จะกระตุ้นให้เขาหรือเธอทำได้ดีขึ้นในอนาคต

เปลี่ยนผลงานของคุณให้เต็มที่ด้วยซอฟต์แวร์จัดการเวลาที่ดีที่สุด

หวังว่าคุณจะจดบันทึกประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการเวลาที่น่าทึ่งเหล่านี้ เราหวังว่าผลประโยชน์เหล่านี้จะส่งผลต่อคุณอย่างแน่นอนเพื่อให้ทีมของคุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือซอฟต์แวร์ติดตาม เนื่องจากในบางอุตสาหกรรม จำเป็นต้องวัดชั่วโมงการทำงานของพนักงานของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานและการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเมื่อพิจารณาถึงประโยชน์ที่เห็นได้ชัด การใช้ซอฟต์แวร์การบริหารเวลาจะช่วยให้คุณก้าวกระโดดเหนือคู่แข่งอย่างควอนตัม

ยิ่งไปกว่านั้น เครื่องมือติดตามเวลาแบบออนไลน์จะช่วยให้คุณเป็นอิสระทั่วทั้งจักรวาล เนื่องจากคุณสามารถเข้าถึงแดชบอร์ดของคุณได้ทุกเมื่อด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตจากอุปกรณ์ทุกประเภท นี่คือเหตุผลที่คุณต้องการซอฟต์แวร์ติดตามหรือจัดการเวลาที่เชื่อถือได้และทรงพลัง ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของความพยายามของทีมคุณได้

เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างหนึ่งคือ WP Project Manager ซึ่งไม่เพียงช่วยคุณในการจัดการงานของคุณและทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังติดตามเวลาของโครงการทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณหรือทีมของคุณจะไม่เลยกำหนดเวลา ดังนั้นหากคุณมีปัญหาในการจัดการหรือติดตามเวลาของโครงการของคุณหรือสมาชิกในทีมคนใดคนหนึ่ง เครื่องมือนี้สามารถสร้างความแตกต่างในการจัดการเวลาของงานได้อย่างแน่นอน

หากคุณสนุกกับการอ่านเนื้อหาในหัวข้อที่พร้อมและน่าสนใจ เข้าร่วมผู้อ่านกว่า 63K+ ของเราโดยสมัครรับจดหมายข่าวของเรา