พื้นฐานการบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

หากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจ คุณจะต้องเข้าใจหลักการบัญชีเพื่อตัดสินความสมบูรณ์ขององค์กรและความคืบหน้าไปสู่เป้าหมาย

ธุรกิจถูกสร้างขึ้นจากการทำธุรกรรม พื้นฐานของการบัญชีเริ่มต้นด้วยระบบบันทึกและรายงานธุรกรรมของคุณ แม้ว่าคุณจะวางแผนที่จะจ้างผู้ว่าจ้างภายนอกด้านบัญชีและการทำบัญชี คุณจำเป็นต้องสามารถอ่านและทำความเข้าใจรายงานทางการเงินของคุณได้ และนั่นหมายถึงการเข้าใจการตั้งค่าธุรกิจพื้นฐานและหลักการบัญชีบางประการ

เริ่มต้นด้วยชุดคำถาม:

1. คุณมีธุรกิจประเภทใด?

เป็นธุรกิจบริการ การขายสินค้า การผลิต หรือข้อมูลข่าวสารหรือไม่?

บางบริษัทเป็นลูกผสมตั้งแต่สองประเภทขึ้นไป: ธุรกิจเขย่าอาหารที่นำเข้าวัตถุดิบของตัวเองสำหรับการแปรรูปเป็นผู้ผลิต แต่เมื่อขายเชค จะเป็นผู้ขายสินค้า หากมีสถานที่ตั้งจริง จะกลายเป็นบริการเมื่อมีการจัดเตรียมและมอบเชคให้กับลูกค้า และหากมีชั้นเรียนเกี่ยวกับการขายเชคหรือสมูทตี้ ก็เป็นธุรกิจข้อมูล

ประเภทธุรกิจของคุณเป็นตัวกำหนดธุรกรรมที่จะประกอบเป็นส่วนใหญ่ของบัญชีของคุณ

ถัดไป โครงสร้างความเป็นเจ้าของคืออะไร? มีข้อกำหนดการทำบัญชีและการธนาคารที่แตกต่างกันสำหรับการเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว ห้างหุ้นส่วน บริษัท ห้างหุ้นส่วนจำกัด (LLCs) และสหกรณ์ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่าง

2. คุณมีใบอนุญาตประกอบธุรกิจและใบอนุญาตหรือไม่?

คุณจะต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการเปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจและสามารถรายงานภาษีของคุณได้อย่างถูกต้อง เอกสารที่คุณต้องการจะแตกต่างกันไปตามประเภทของธุรกิจและที่ตั้งของการดำเนินงาน

3. คุณมีบัญชีธนาคารของธุรกิจแยกต่างหากหรือไม่?

โครงสร้างความเป็นเจ้าของส่วนใหญ่ต้องการให้ธุรกิจของคุณมีบัญชีแยกต่างหาก แต่ ขอแนะนำ สำหรับทุกธุรกิจที่คุณไม่ต้องการให้การทำธุรกรรมส่วนตัวของคุณปะปนกับธุรกิจของคุณหากคุณสามารถช่วยได้

4. คุณจะมีพนักงานหรือไม่?

ถ้าไม่เช่นนั้น คุณจะมีกระบวนการบัญชีที่ง่ายกว่ามาก แต่ถ้าคุณวางแผนที่จะมีพนักงาน คุณจะต้องกำหนดขั้นตอนภาษีหัก ณ ที่จ่าย

แม้ว่าตอนนี้จะเป็นแค่คุณ แต่คุณก็ยังอาจจ้างผู้รับเหมาก่อสร้างสำหรับโครงการบางโครงการ ผู้รับเหมาที่ได้รับเงินเกินจำนวนที่กำหนดต่อปีในสหรัฐอเมริกาจะต้องส่ง 1099 ดังนั้นโปรดแน่ใจว่า:

• ติดตามคนที่คุณจ่ายไปและจำนวนเงินที่คุณจ่ายไป
• รับแบบฟอร์ม W-9 จากผู้รับเหมาแต่ละราย
• เก็บที่อยู่ปัจจุบันไว้ในไฟล์สำหรับทุกคนที่คุณจ้าง

5. คุณมีซอฟต์แวร์บัญชีหรือไม่?

หากคุณคาดว่าจะมีธุรกรรมนับร้อยหรือหลายพันรายการต่อเดือน คุณจะต้องการซอฟต์แวร์บัญชี เช่น QuickBooks หรือ FreshBooks ธุรกิจที่มีธุรกรรมน้อยกว่าสามารถใช้สเปรดชีต Excel ได้ แต่ธุรกิจที่มีธุรกรรมสูงจะไม่สามารถติดตามรายการด้วยตนเองได้

ซอฟต์แวร์การบัญชีทำให้กระบวนการที่จำเป็นส่วนใหญ่เป็นไปโดยอัตโนมัติและช่วยให้คุณจัดการงานจำนวนมากได้ มันบันทึก จัดเก็บ และดึงข้อมูลธุรกรรม และใช้เพื่อสร้างงบการเงินและรายงาน ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้และเขียนเช็คได้

หากคุณตัดสินใจใช้ซอฟต์แวร์บัญชี คุณสามารถซิงค์ข้อมูลร้านค้าของคุณกับ QuickBooks Sync for WooCommerce หรือ WooCommerce FreshBooks

เมื่อคำถามพื้นฐานเหล่านี้ได้รับการแก้ไขแล้วและรากฐานธุรกิจของคุณพร้อมแล้ว คุณก็พร้อมสำหรับขั้นตอนต่อไปในกระบวนการบัญชี

อันดับแรก ให้ชัดเจนเกี่ยวกับคำศัพท์บางคำ

ธุรกรรม

ในคำศัพท์ทางบัญชี ธุรกรรมจะเกิดขึ้นทุกครั้งที่มีการให้ รับ หรือขอเงินจากธุรกิจหรือผู้ขาย

ธุรกรรมอาจเป็นสิ่งต่อไปนี้:

• เงินที่เจ้าของลงทุนในธุรกิจ
• รายได้จากการขาย.
• ใบแจ้งหนี้
• ค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าจ้าง การตลาด ค่าเดินทาง และค่าก่อสร้าง
• ทรัพย์สินที่ซื้อ เช่น ยานพาหนะ อุปกรณ์สำนักงาน ทรัพย์สิน หรือวัสดุ

ธุรกรรมเดียวสามารถมีได้หลายองค์ประกอบ เมื่อคุณจ่ายเงินให้พนักงานรายชั่วโมง คุณต้องทราบระยะเวลาที่พวกเขาทำงาน ค่าจ้างขั้นต้น การหักภาษี และรายได้สุทธิ ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณสามารถทำงานเหล่านี้ทั้งหมดได้

เดบิตและเครดิต

ธุรกรรมทั้งหมดถูกติดตามโดยระบบเดบิตและเครดิต วิธีที่ดีที่สุดในการทำความเข้าใจคือใช้สมการบัญชีพื้นฐานนี้:

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน (ของเจ้าของหรือบริษัท)

เดบิตจะถูกเพิ่มที่ด้านซ้ายของสมการ เครดิตจะถูกเพิ่มทางด้านขวา

ตัวอย่างเช่น หากคุณขายได้ $500 เงินนั้นจะถูกหัก $500 ซึ่งหมายความว่าจะถูกเพิ่มในสินทรัพย์ธุรกิจของคุณ และยังได้รับเครดิตเป็นส่วนของเจ้าของในรูปแบบของรายได้ เมื่อใดก็ตามที่มีการหักเงิน จะต้องให้เครดิตอย่างอื่นเพราะจะทำให้สมการสมดุล

นั่นเป็นเวอร์ชันที่เรียบง่ายอย่างมากของบางสิ่งที่เราสามารถใช้พูดถึงหนังสือหลายเล่มได้ แต่จะช่วยให้คุณมีแนวคิดพื้นฐานว่าซอฟต์แวร์บัญชีของคุณกำลังทำอะไรเมื่อคุณทำธุรกรรม

การบัญชีวิธีเงินสดและวิธีคงค้าง

มีสองวิธีการพื้นฐานในการบัญชี – วิธีเงินสดและวิธีการคงค้าง วิธีการคงค้างเป็นวิธีที่ใช้กันทั่วไป และกฎหมายอาจกำหนดโดยขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของธุรกิจของคุณ

ความแตกต่างพื้นฐานระหว่างวิธีการคือ เมื่อ รับรู้ธุรกรรม

ในการบัญชีเงินสด ธุรกรรมจะถูกรับรู้เมื่อเงินจริงได้เปลี่ยนมือ ในการบัญชีคงค้าง ธุรกรรมจะถูกรับรู้เมื่องานเสร็จสมบูรณ์และส่งใบแจ้งหนี้ สมมติว่าคุณสั่งซื้อกระดาษสำนักงานในเดือนมกราคมและใส่ไว้ในบัตรเครดิตธุรกิจของคุณ คุณได้รับกระดาษสำนักงานทันที แต่จริง ๆ แล้วคุณไม่ต้องชำระเงินจนถึงเดือนกุมภาพันธ์เมื่อใบแจ้งยอดบัตรเครดิตของคุณมาถึง

ในการบัญชีคงค้าง ธุรกรรมจะเกิดขึ้นทันทีที่คุณซื้อกระดาษ คุณรับใบเสร็จ เก็บไว้ในระบบไฟล์ของคุณ และบันทึกค่าใช้จ่าย เป็นค่าใช้จ่ายสำหรับเดือนมกราคม แม้ว่าคุณจะไม่จ่ายจนกว่าจะถึงปีหน้าก็ตาม

ในการบัญชีเงินสด ธุรกรรมจะเกิดขึ้นเมื่อคุณชำระเงิน นั่นคือเมื่อเงินจริงเปลี่ยนมือ ดังนั้น เป็นค่าใช้จ่ายเดือนกุมภาพันธ์ แม้ว่าคุณจะได้รับเอกสารในเดือนมกราคมก็ตาม

รายได้ดำเนินการในลักษณะเดียวกัน หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าในเดือนพฤษภาคมและลูกค้าไม่ชำระเงินจนถึงเดือนกรกฎาคม ธุรกรรมจะถูกบันทึกในเดือนพฤษภาคมโดยใช้วิธีการคงค้าง แต่ในเดือนกรกฎาคมโดยใช้วิธีเงินสด

การบัญชีคงค้างเป็นวิธีที่แนะนำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ ช่วยให้คุณเห็นภาพต้นทุนสินค้าหรือบริการที่ขายได้ชัดเจนขึ้นในแต่ละเดือน หากคุณซื้อกระดาษในเดือนสิงหาคม กระดาษนั้นเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ ในเดือนสิงหาคม ไม่ใช่เมื่อคุณต้องจ่ายเงิน หากคุณทำการขายในเดือนพฤษภาคม แสดงว่าคุณทำการขายใน เดือนพฤษภาคม ไม่ใช่ในเดือนกรกฎาคมที่ลูกค้าจะเข้ามาส่งเงินให้คุณ

เมื่อใช้วิธีการคงค้าง คุณสามารถกระทบยอดค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจในแต่ละเดือน เพื่อให้คุณเห็นว่าเดือนใดมีอัตรากำไรสูงสุด คำนวณระยะขอบด้วยสมการนี้:

มาร์จิ้น = (รายได้ – ต้นทุนสินค้า) / รายได้

(เพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการนี้ WooCommerce มีส่วนขยายที่คำนวณต้นทุนสินค้าของคุณ เพื่อให้คุณสามารถคำนวณต้นทุนของผลิตภัณฑ์เฉพาะแต่ละรายการที่คุณขาย หมวดหมู่ของผลิตภัณฑ์ หรือผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของคุณในช่วงเวลาใดๆ ที่คุณเลือก)

งบการเงินหลักสามประการ

เมื่อระบบบัญชีและซอฟต์แวร์ของคุณพร้อม และข้อมูลธุรกรรมของคุณถูกป้อน คุณจะสามารถเตรียมงบการเงินพื้นฐานสามรายการของคุณได้: งบกำไรขาดทุน (หรือที่เรียกว่า “งบกำไรขาดทุน” หรือ P&L) งบดุล และ งบกระแสเงินสด

งบกำไรขาดทุน

งบกำไรขาดทุนจะรายงาน กำไรที่ได้รับในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น เดือน กำไรนี้คือสิ่งที่ผู้คนพูดถึงเมื่อพวกเขาใช้คำว่า "บรรทัดล่าง" กำไรของคุณคือรายได้สุทธิของคุณ หรือหากคุณสูญเสียเงินในช่วงเวลานั้น ขาดทุนสุทธิของคุณ

ในแง่ง่ายๆ กำไรคำนวณโดยการลบค่าใช้จ่ายออกจากรายได้ ซึ่งเป็นการตอกย้ำเหตุผลในการใช้วิธีบัญชีคงค้าง หากคุณใช้วิธีเงินสด คุณจะไม่สามารถเห็นได้ชัดเจนว่าคุณได้รับและใช้จ่ายอะไรไปจริง ๆ ใน เดือนนั้น ๆ ของธุรกิจนั้นๆ อย่างชัดเจน

งบดุล

งบดุลของคุณจะรายงานสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง โดยปกติแล้วจะอยู่ที่สิ้นเดือน ไตรมาส หรือปี เป็นภาพรวมของสุขภาพทางการเงินของคุณ

สินทรัพย์คือสิ่งที่เป็นเจ้าของที่มีมูลค่า เช่น เงินสด วัสดุสิ้นเปลือง อุปกรณ์ ยานพาหนะ ทรัพย์สิน สินค้าคงคลัง และบัญชีลูกหนี้ “บัญชีลูกหนี้” คือเงื่อนไขสำหรับเงินที่คุณเป็นหนี้อยู่แต่ยังไม่ได้ชำระเงิน

หนี้สินคือสิ่งที่คุณเป็นหนี้ เช่น เงินกู้ การจ่ายดอกเบี้ย ค่าจ้าง และอะไรก็ตามที่เป็นเครดิต หนี้สินมักจะเรียกว่า "เจ้าหนี้"

หากคุณมองย้อนกลับไปที่สมการบัญชีพื้นฐานที่แสดงไว้ก่อนหน้านี้ คุณจะเห็นว่าส่วนได้เสียเป็นเพียงส่วนต่างระหว่างสินทรัพย์และหนี้สิน ลบหนี้สินออกจากสินทรัพย์ และคุณมีสิ่งที่เรียกว่า “มูลค่าตามบัญชี” หรือทุนของธุรกิจของคุณ

งบกระแสเงินสด

นี่เป็นเพียงคำชี้แจงที่แสดงให้เห็นว่าเงินสดในมือมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรในช่วงเวลาที่กำหนด

ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณสามารถสร้างงบการเงินพื้นฐานทั้งสามนี้ได้อย่างรวดเร็ว ตราบใดที่คุณมีความขยันหมั่นเพียรในการป้อนข้อมูลธุรกรรมของคุณ หากคุณไม่มีเวลาสำหรับเรื่องนั้น คุณอาจต้องการพิจารณาจ้างคนทำบัญชี

พื้นฐานการบัญชีขั้นสุดท้ายสองประการสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

1. เก็บใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และบันทึกการชำระเงินทั้งหมด

หลักความน่าเชื่อถือของการบัญชีระบุว่าควรบันทึกเฉพาะธุรกรรมที่มี เอกสารสนับสนุน เท่านั้น หากคุณไม่มีบันทึกการทำธุรกรรม คุณจะไม่สามารถนับเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายได้ ซึ่งจะทำให้หนังสือของคุณยุ่งเหยิง หากคุณพยายามขอหักลดหย่อนภาษีสำหรับค่าใช้จ่ายที่คุณไม่มีหลักฐานว่าคุณเคยจ่ายไป อาจเรียกได้ว่าเป็นการฉ้อโกงทางภาษี

ดังนั้นให้เก็บใบเสร็จรับเงินไว้ในไฟล์ หรือถ่ายภาพและจัดเก็บแบบดิจิทัล เก็บใบแจ้งหนี้และใบเสร็จทางอีเมลทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์อีเมลแยกต่างหากด้วย ไม่ใช่แค่กล่องจดหมายทั่วไปของคุณ

2. รู้ข้อกำหนดด้านภาษีของคุณ

ข้อกำหนดด้านภาษีแตกต่างกันไปอย่างมากขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจและที่ดำเนินการ คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับภาษีการขาย ภาษีนำเข้า หากคุณมีธุรกรรมระหว่างประเทศ การหักภาษี ณ ที่จ่าย การชำระภาษีรายไตรมาสโดยประมาณ และภาษีอื่นๆ เฉพาะสำหรับประเทศ รัฐ จังหวัด เมือง หรือภูมิภาคของคุณ

ภาษีเหล่านี้จะรวมอยู่ในซอฟต์แวร์บัญชีและงบการเงินของคุณ ขอแนะนำให้ปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังปฏิบัติตามขั้นตอนที่ถูกต้อง

WooCommerce ครอบคลุมการทำบัญชี

WooCommerce เข้าใจถึงความรับผิดชอบของเจ้าของธุรกิจในแต่ละวัน การป้อนข้อมูลธุรกรรมด้วยตนเองและการสร้างรายงานทางการเงินอาจใช้เวลานาน แต่การบัญชีเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ

เพื่อลดภาระของเจ้าของร้านค้า WooCommerce มีส่วนขยายที่หลากหลายที่ทำให้กระบวนการบัญชีหลักเป็นไปโดยอัตโนมัติ เยี่ยมชมหน้านี้เพื่อดูรายการส่วนขยายทางบัญชีทั้งหมดสำหรับร้านค้า WooCommerce